Первинні документи бухгалтерського обліку

  1. Визначення і поняття даної документації
  2. Законодавче регулювання питання і основні правила оформлення
  3. Особливості складання форм
  4. Що входить до переліку цих документів
  5. терміни зберігання

Господарські операції підприємств оформляються документами первинного обліку Господарські операції підприємств оформляються документами первинного обліку. Запис проводиться в момент здійснення операції або відразу після її закінчення. Підприємства заповнюють первинні форми суцільним способом, шляхом документування всіх об'єктів і операцій.

Документи ведуться на паперовому носії або в електронному вигляді з подальшим виведенням їх на паперовий носій. Якщо електронна форма завірена підписом, паперовий носій є копією. Після 19 червня 2015 року дозволений електронний документообіг між підприємствами, що мають взаємну домовленість.

Визначення і поняття даної документації

Під первинними документами розуміють форми, на підставі яких враховують:

  • Прийом і видачу ТМЦ, грошових коштів, інших активів, що беруть участь у веденні діяльності.
  • Оформлення приходу основних засобів.
  • Видачу підзвітних коштів, цінних паперів, коштів оплати праці.
  • Оформлення наданих послуг, виконаних робіт.
  • Ведення кадрового обліку.
  • Інші дії і операції діяльності підприємства.

Про те, що таке первинні бухгалтерські документи, дивіться в наступному відеоматеріалі:

Законодавче регулювання питання і основні правила оформлення

Порядок оформлення і ведення первинної документації регулюються законом «Про бухгалтерський облік».

До складу інформації на документах треба ставитися відповідально. Документи лежать в основі бухгалтерської звітності і оподаткування.

Форми мають юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: Форми мають юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів:

  • Найменування форми.
  • Дата складання.
  • Дані економічного суб'єкта.
  • Зміст операції.
  • Натуральне і вартісне вираження факту господарської діяльності.
  • Дані особи, що завірила документ.
  • Підпис відповідальної особи.

Відсутність будь-якого з реквізитів не дозволяє застосувати документ в обліку. Дані первинного обліку повинні бути документально підтверджені й економічно виправдані.

При складанні форм працівники підприємств можуть допустити помилки і неточності.

Допускається виправлення помилкового запису в наступному порядку:

  • Перекреслення неправильного тексту. Помилкові дані повинні бути доступні для читання.
  • Внесення поруч правильного запису і коментарями: «Правильно» або «Виправленому вірити».
  • Проставлення дати виправлення.
  • Засвідчити текст підписом з розшифровкою даних особи, який зробив виправлення.

У зв'язку з можливістю заповнення одного бланка в друкованому та ручному вигляді, виправлення можуть проводиться і в документах, роздрукованих з використанням спеціалізованих програм.

Первинні документи можуть мати некоректні форми виконання у вигляді:

  • Відсутності печатки. У зв'язку внесенням допущення про можливість оформлення документації без використання печатки підприємство може видавати форми без відбитка. Для запобігання претензій з боку податкових органів право необхідно закріпити в локальних внутрішніх актах і договорах.
  • Факсимільного підпису. Право застосування факсиміле необхідно погоджувати з партнерами. Податкові органи не приймають факсимільні документи.
  • Підписів осіб, які не зазначені в наказах. Дану помилку можна виправити довіреністю , Що вказують на право підпису документів особами, складовими форми.

За відсутність документів бухгалтерського обліку або використання форм, складених з недостатніми даними і використовуються в оподаткуванні, накладається штраф відповідно до ст. 120 НК РФ.

Особливості складання форм

Компанія може використовувати уніфіковані форми або розробити їх самостійно.

Перелік застосовуваних документів затверджений в додатку до облікової політики підприємства.

Не допускається самостійно розробляти документи для ведення:

  1. Касового обліку.
  2. Розрахунків з використанням техніки ККМ.
  3. Транспортних перевезень.

Чи не замінюються інші документи, розроблені міністерствами для вузькоспеціалізованого використання. Наприклад, не змінюються підприємствами бланки шляхових листів стандартного зразка, затверджені Мінтрансавто.

Практика показує, що підприємства переважно використовують бланки уніфікованих форм Практика показує, що підприємства переважно використовують бланки уніфікованих форм. При розробці компанією самостійно бланків обліку дотримується порядок дій:

  • Включення обов'язкових реквізитів.
  • Затвердження бланків в порядку документообігу, встановленому обліковою політикою.
  • Інформування ИФНС про застосування бланків.
  • Узгодження форм документів з партнерами і додаток бланків до договору. Для партнерів, які використовують форми в розрахунку податків, необхідно мати підтвердження законності і юридичної сили документів.

Види використовуваних форм залежать від профілю діяльності підприємства.

Що входить до переліку цих документів

Форми первинного обліку групуються за видами операцій.

Підприємства в обліку використовують: Підприємства в обліку використовують:

  1. Форми касового обліку. Для обліку готівкових грошових операцій застосовують:
    • касові ордери , Які оформляють прийом і видачу коштів. Документи оформляються на кожну операцію. Форма ПКО оформляє прихід, отриманий у вигляді виручки через касу ККМ. Документи реєструються в журналі з присвоєнням унікального номера.
    • Касова книга . У журнал вносяться дані про отримані і витрачені грошей за робочий день. На кінець дня виводиться залишок готівки. Документ ведеться в єдиному екземплярі.
      При наявності БСО в касі ведеться журнал їх реєстрації та звітної видачі.
  2. Документи для ведення банківського обліку. Для обліку безготівкових розрахунків застосовують:
    • Платіжне доручення. Форма використовується для перерахування коштів з розрахункового рахунку одержувачу, зазначеному в документі. Прийом розпорядження про переведення коштів приймається банком лише за наявності підпису або ЕЦП , Узгоджених з установою.
    • Інкасове доручення і меморіальний ордер. Застосовуються для безакцептного списання коштів.
    • Чекова книга. Форма є хранителем чеків для отримання грошей з розрахункового рахунку і використаних корінців.
      Книжка ведеться окремо для кожного відкритого рахунку.
  3. Форми для обліку заробітної плати. В обліку винагород працівників використовують:
  4. Документи з обліку ТМЦ і ОС. застосовуються:
    • накладна ( ТОРГ-12 ). Основна форма, що дозволяє передати товар і інші цінності, отримати його і оприбуткувати на склад. Форма підтверджує факт наявності ТМЦ.
    • акт інвентаризації . Документ є підсумковою формою при перевірці матеріальних цінностей.
    • Акт про передачу ОС. Застосовується для підтвердження факту передачі і оприбуткування основних засобів.
    • Картка обліку товарів. Показує рух товару або групи активів.
    • Акт про повернення. Підтверджує шлюб і супроводжує повернення товару , Яке не відповідає споживчим вимогам.

Значна група первинних документів призначена для ведення кадрового обліку.

терміни зберігання

Підприємство повинно забезпечити збереження документів первинного бухгалтерського обліку протягом 5 років Підприємство повинно забезпечити збереження документів первинного бухгалтерського обліку протягом 5 років. Форми можуть бути затребувані для уточнення даних і для підтвердження правильності ведення обліку, сплати податків до бюджету під час перевірки.

Винятки становлять форми, що підтверджують виплати заробітної плати співробітникам. Картки обліку, накази по кадрам, відомості зберігаються протягом 75 років.

Зберігання здійснює підприємство або міський архів.

Нюанси обороту даних документів викладені в наступному відеосюжеті: