Підпис головного бухгалтера на аутсорсингу

А утсорсінг бухгалтерських послуг набуває все більшої популярності. У зв'язку з цим у компаній виникає питання: як оформляти підпис головбуха на документах, якщо ведення бухгалтерії віддається сторонньої організації? При цьому адже треба наділити співробітника, який не входить в штат компанії-замовника, правом другого підпису в організації. Про те, як це зробити, журнал «Податковий облік для бухгалтера» поговорив з провідними експертами галузі. Юлія Тарасова, юрист корпоративного департаменту LEVINE Bridge law firm

Відсутність штатного бухгалтера і передача повноважень з бухгалтерського обліку сторонньої організації - досить поширена ситуація. У зв'язку з цим на практиці часто виникає питання, як правильно оформляти документи, щоб за головного бухгалтера організації документи могло підписувати третя особа - представник аутсорсингової компанії.

Тут є ряд нюансів, на які, без сумніву, варто звернути увагу. Це дозволить уникнути притягнення до відповідальності за порушення правил обліку доходів і витрат організації (внаслідок підписання первинних документів не уповноваженими належним чином особами та подальшого можливого визнання податковими органами необгрунтованими і непідтвердженими витрат організації за даними первинних документів). Адже згідно з положеннями ст. 120 НК РФ штраф, який накладається на організацію за дане порушення, може скласти від 10 000 до 40 000 рублів і вище, залежно від конкретного виду порушення. Крім того, відповідно до п. 4 ст. 108 НК РФ у разі залучення організації до відповідальності її посадові особи при наявності необхідних підстав не звільняються від адміністративної, кримінальної та іншої відповідальності за допущені порушення. Тому посадова особа організації (зокрема, директор) може бути притягнутий за ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в розмірі від 5000 до 20 000 рублів або дискваліфікація на строк від 1 до 2 років).

Оскільки цивільне і трудове законодавство спеціальних норм про аутсорсинг не містить, до таких правовідносин застосовуються норми про оплатне надання послуг. Згідно з положеннями п. 1, 4 ст. 185 Цивільного кодексу РФ, правомочності, рівносильні довіреності, будуть поширюватися і на випадок, коли повноваження представника містяться в договорі (в тому числі між представником і акредитуючою).

Таким чином, щоб підписант від сторонньої організації став уповноваженим для більшості випадків, необхідно в договорі про надання послуг з бухгалтерського обліку чітко прописати:

1. чиї повноваження передаються сторонній організації (в нашому випадку - головного бухгалтера);
2. -яка фізична особа - представник третьої сторони - право підписувати документи за головного бухгалтера (П.І.Б., паспортні дані, посада в сторонньої організації);
3. право на підписання яких конкретно документів передано за договором уповноваженій особі сторонньої організації (перерахувати всі необхідні документи).

Прописавши в договорі ці аспекти, в подальшому при підписанні документів уповноваженою особою в реквізиті підписи досить вказати «Головний бухгалтер (згідно з договором від _____ № __)», де в пропущених графах необхідно позначити реквізити договору про надання послуг з бухгалтерського обліку.

Разом з тим існують винятки, що поширюються на податкові відносини, а також відносини, пов'язані з нарахуванням і сплатою страхових внесків. Так, для підписання документів за головного бухгалтера в цих сферах підписанту від сторонньої організації буде необхідно додатково оформити довіреність відповідно до чинного законодавства РФ (виходячи з п. 3 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ, ч. 8 ст. 13 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», п. 17 Положення з бухгалтерського обліку «Бухгалтерська звітність організації» (ПБО 4/99), затвердженого наказом Мінфіну РФ від 06.07.1999 № 43н, і п. 38 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Феде рації, затвердженого наказом Мінфіну РФ від 29.07.1998 № 34н).

В цьому випадку посаду в реквізиті підписи на документах буде виглядати наступним чином: «Головний бухгалтер (за дорученням від ______ № __)», де в пропущених графах необхідно позначити реквізити виданої від організації-замовника послуг довіреності.

Окремо варто звернути увагу читачів на випадки неправильного вживання реквізитів підпису головного бухгалтера при передачі його повноважень сторонньої організації: так, використання словосполучень «в.о. головного бухгалтера »,« т.в.о. головного бухгалтера »,« за головного бухгалтера »не є виправданим з точки зору чинного законодавства. Справа в тому, що норми законів не містять таких понять, а в загальноприйнятому значенні вони зв'язуються лише з тимчасової передачею повноважень одного співробітника іншому всередині організації (на випадок лікарняних, відпусток, внутрішнього сумісництва і т.п.).

Таким чином, порядок наділення повноваженнями підписання документів за головного бухгалтера представника аутсорсингової компанії залежить від категорії того чи іншого підписується документа (документи по кадровому обліку; документи, пов'язані з податковими зобов'язаннями; документи з нарахування та сплати страхових внесків і т.д.).

Тетяна Євдокимова, експерт сервісу «Контур.Бухгалтерія» компанії СКБ Контур

В даний час аутсорсинг вельми поширений в діловому середовищі. В основному тому, що така форма отримання послуг допомагає організації істотно заощадити на витратах на оплату праці фахівця, який потрібно в компанію періодично або на неповний робочий день. Причому одним з найбільш поширених можна назвати бухгалтерський аутсорсинг. На ринку існує велика кількість пропозицій від бухгалтерських фірм, які пропонують свою допомогу у веденні обліку і складанні бухгалтерської та податкової звітності.

Оскільки бухгалтерію підприємства веде аутсорсингова компанія, у директора можуть виникнути питання: хто повинен підписувати звітність, ставити підпис на документах в графі «головний бухгалтер»? Та інші.

Розглянемо цю ситуацію. У Федеральному законі від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон про бухоблік) сказано, що відповідальність за ведення бухгалтерського обліку покладається на керівника. При цьому він може залучити до ведення обліку співробітника або організацію, а також вести облік особисто (ст. 7 Закону про бухоблік).

Покласти обов'язки головного бухгалтера можна на обслуговуючу організацію, проте це в обов'язковому порядку повинно бути прописано в договорі між обслуговуючою компанією і аутсорсингової фірмою. Причому останні іноді надають послугу «головний бухгалтер» за додаткову плату.

Отже, які документи і хто зможе підписувати? У ст. 26 НК РФ зазначено, що платник податків (організація-замовник) у відносинах з податковою інспекцією може діяти через уповноваженого представника. Такий представник здійснює свої повноваження на підставі довіреності, яка видається відповідно до вимог цивільного законодавства (п. 1 і 3 ст. 29 НК РФ).

Уповноважена особа аутсорсингової компанії може підписувати податкову декларацію обслуговується організації, підтверджуючи повноту і достовірність зазначених у ній відомостей (п. 5 ст. 80 НК РФ). При цьому до податкової звітності обов'язково додається копія довіреності, що підтверджує повноваження представника на підпис цього звітного документа.

Що стосується бухгалтерської звітності, то її підписання керівник організації також може доручити на підставі довіреності уповноваженої бухгалтерії. З таким запитанням було розглянуто в листі ФНС Росії від 26.06.2013 № ОД-4-3 / 11569 @. У ньому податківці послалися на лист Мінфіну Росії від 30.04.2013 № 07-01-10 / 15212, в якому фінансисти вказали, що в Законі про бухоблік не міститься положень, що обмежують право керівника економічного суб'єкта передавати свої повноваження щодо підписання бухгалтерської (фінансової) звітності іншій особі на підставі довіреності.

Тепер зупинимося докладніше, як повинен виглядати реквізит підпису на документах, що подаються контролюючим органам. Якщо директор компанії передоручає за дорученням підготовку і здачу звітності директору бухгалтерської фірми, то що завіряє підпис на звіті проставляється вже в спеціальному розділі, відведеному для підпису уповноваженого представника із зазначенням реквізитів документа, що дає право підпису: дати і номера довіреності. Звертаємо особливу увагу, що в разі підписання звітності уповноваженим представником, обов'язковим як додаток до такого звіту є довіреність. У разі відправки звіту по телекомунікаційних каналах зв'язку, скан довіреності також додається в підписується і передається для податкової інспекції пакет документів.

Якщо довіреність не збагну, то податківці можуть відмовити в прийомі документів, оскільки право діяти без довіреності від імені організації є тільки у виконавчого органу компанії - керівника.

Що стосується підпису головного бухгалтера на первинних документах, то це також має бути обумовлено в договорі з аутсорсингової компанією.

Нерідко виникає питання, як краще проставити саму підпис на первинному документі «за дорученням» чи «виконуючий обов'язки головного бухгалтера». Зверніть увагу: якщо право підпису було отримано за дорученням, то і формулювання повинна бути відповідною.

Підпис у вигляді «виконуючий обов'язки» може бути поставлена, лише якщо людина дійсно виконує посадові обов'язки тимчасово відсутнього співробітника. Коли ж така посада, як «головний бухгалтер», в штаті компанії відсутній, то як можна тимчасово виконувати обов'язки по ній (див. Ст. 60.2 ТК РФ, п. 2 роз'яснень Держкомпраці СРСР, ВЦРПС від 29.12.1965 № 30/39 « Про порядок оплати тимчасового заступництва », затверджених постановою Державного комітету Ради Міністрів СРСР з питань праці і заробітної плати, Секретаріату ВЦРПС від 29.12.1965 № 820/39)?

На закінчення додамо: щоб документ мав юридичну силу, його потрібно не тільки правильно скласти, але і підписання має бути здійснено уповноваженим на це відповідно до законодавства особою.

Дмитро Коваленко, директор департаменту бухгалтерських послуг BDO Unicon Outsourcing

Як оформляти підпис головбуха на документах, якщо ведення бухгалтерії віддається на аутсорсинг? Відповідь на це питання звучить просто: не оформляти зовсім. Закон вимагає підпису головного бухгалтера тільки в дуже обмеженому переліку документів. А на практиці замість головного бухгалтера такі документи підписують на підставі довіреності від генерального директора уповноважені представники.

Річна і квартальна фінансова звітність, податкова звітність не вимагають підпису головного бухгалтера. Баланс підписує керівник компанії. Більшу частину фінансових документів на сьогоднішній день підписує або керівник компанії, або уповноважена на підписання конкретного документа особа. Тобто поставити, наприклад, на рахунку-фактурі підпис може будь-який співробітник підприємства, так само як і фахівець аутсорсингової компанії, що має довіреність від директора.

За фактом для керівника це означає, що він один несе на собі всю відповідальність за дії компанії і всі ризики лягають саме на нього. І це одна з причин, по якій багато керівників організацій вважають за краще передавати бухгалтерське обслуговування на аутсорсинг. У такому вигляді директор може управляти ризиками, а в якості основного інструменту управління виступає договір з провайдером. Директорам компаній важливо мати можливість звернутися до незалежного експерта, який не зацікавлений у спотворенні фінансової інформації і відповідає за правильність своїх дій своїм добрим ім'ям, а часто і грошима.

Віра Иритикова, професійний керуючий документами, документознавець, запрошений лектор Російської академії народного господарства і державної служби при Президенті РФ

Дійсно, співробітник компанії-аутсорсера повинен бути наділений відповідними повноваженнями. Відповідно до Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» керівник організації - економічного суб'єкта покладає на головного бухгалтера, бухгалтера чи іншого рахункового працівника відповідальність за ведення бухгалтерського та податкового обліку організації. До речі, функції лічильного працівника може виконувати і сам керівник. Така відповідальність покладається наказом по основній діяльності. Права підписання відповідних документів виникають з дати покладання подібних обов'язків.

Ведення бухгалтерського і податкового обліку на умовах аутсорсингу передається сторонньої компанії на підставі договору. Одним з його умов є точна вказівка ​​посади, прізвища, імені та по батькові основного співробітника компанії-аутсорсера, який буде вами займатися (а в разі його тимчасової відсутності - його заміщує). Наказом по основній діяльності керівник організації покладає на нього функції ведення бухгалтерського та податкового обліку з наданням права підписання відповідних первинних облікових, звітних і бухгалтерських документів. В якості підстави в наказі вказуються дата і номер договору про надання послуг з компанією-аутсорсером.

Розмовляла Наталія Свистунова