Підсумований облік робочого часу і як його ввести в організації

1. Як ввести підсумований облік робочого часу
2. Інструкція по введенню підсумованого обліку робочого часу
3. Відповідальність за порушення
4. Часті питання при підсумованому обліку робочого часу

На будь-якому підприємстві або ІП ведеться облік робочого часу. При цьому графік роботи може бути стандартним (9 годин в день або 40 годин в тиждень), змінним, ненормованим , Гнучким і т. Д. Однак, коли робочий графік не вписується ні в один з них, то, швидше за все, в компанії потрібно вводити підсумований облік робочого часу. Такий спосіб дозволить враховувати робочий час не по днях або тижнях, а за місяць, квартал або інший обліковий період, але не більше року або не більше ніж за 3 місяці при шкідливій роботі.

При підсумованому обліку робочого часу графік роботи для співробітників складається щомісяця. Регламентує підсумований облік стаття 104 Трудового кодексу. Обмежень для введення такого обліку немає, проте має бути його обгрунтування керівником. Найчастіше підсумований облік застосовується при сезонній роботі, а також коли відбуваються напливи і спади обсягів робіт, наприклад, покупців в супер-маркетах і в інших обставинах.

За трудовим законодавством порядок ведення підсумованого обліку робочого часу встановлюють згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку (ВТР), які існують на підприємстві (ст. 104 ТК РФ). А сам процес ведення та інші питання, пов'язані з підсумованим обліком, регулюються внутрішніми локальними нормативними актами (ЛНА). І хоча встановлюється такий облік наказом керівника, враховувати треба і думка профспілки організації, а також брати згоду кожного працівника.

Як ввести підсумований облік робочого часу

Підсумований облік робочого часу може поширюватися на всіх працівників або ж тільки на окремих. При цьому є ряд співробітників, для яких підсумований облік обов'язковий:

• працівники, які займаються видобутком;
• співробітники, що працюють за гнучким графіком;
• водії;
• члени екіпажів цивільної авіації.

Але в будь-якому випадку з кожним з них ці умови повинні бути прописані в трудовому договорі.

Якщо в правилах ВТР, що існували на підприємстві досі, не передбачений підсумований облік робочого часу співробітників, а тепер виникла необхідність ввести такі зміни, їх вносять відповідно до російського трудового законодавства. З документами же, визначальними введення нового обліку робочого часу, в обов'язковому порядку повинні бути ознайомлені всі члени робочого колективу, яких він стосується. І кожен з цих працівників зобов'язаний розписатися в тому, що він ознайомлений з даним порядком обліку його робочого часу і згоден з цим.

Перед введенням потрібно визначитися з обліковим періодом, за який період буде вважатися робочий час:

• 1 місяць;
• 3 місяці;
• 6 місяців;
• інший проміжок часу, але не більше 1 року (або не більше 3-х місяців - для працівників шкідливого і небезпечного виробництва).

При цьому нові правила робочого часу перед їх введенням затверджуються з урахуванням думки виборного органу робітників підприємства або профспілки, куди роботодавець направляє проект акта про зміни і обгрунтування по ньому. Далі, не пізніше 5-денного терміну після надання проекту, профспілковий комітет зобов'язаний дати вмотивовану відповідь у письмовому вигляді, чи згоден він з нововведенням.

Якщо профспілковий орган не згоден, роботодавець повинен провести додаткові консультації, збори співробітників, щоб досягти взаєморозуміння. Якщо профспілкового органу або організації на даному підприємстві немає або в ній значиться менше половини штату, то на загальних зборах співробітники можуть доручити представляти інтереси колективу обраному з їх числа представнику.

Після згоди профспілки чи іншого органу на запровадження підсумованого обліку робочого часу на підприємстві, видається відповідний наказ, з яким знайомляться працівники. Також роботодавець обов'язково повинен надати графік робіт, щоб ознайомити співробітників з новим режимом роботи.

Графік роботи кожного працівника вводиться зазвичай наказом керівника. А оскільки в законодавстві відсутня стаття про терміни і формі ознайомлення штату підприємства з графіком роботи, надається це право керівнику. Він самостійно встановлює термін і порядок, згідно з яким співробітники знайомляться з ним. Але треба пам'ятати, що працівники повинні про нього знати заздалегідь (бажано за 1 місяць до початку періоду).

Інструкція по введенню підсумованого обліку робочого часу

• Видається наказ про запровадження підсумованого обліку робочого часу (не менше ніж за 2 місяці до початку введення);
• Затверджується перелік посад, на яких поширюється підсумований облік;
• Готуються і вносяться зміни в правила ВТР;
• Повідомляються співробітники про запровадження підсумованого обліку і під підпис їх знайомлять з прийнятими локальними нормативними актами (також не менше ніж за 2 місяці до введення);
• Підписуються працівниками додаткові угоди до трудових договорів про зміни умов праці;
• Затверджуються нові графіки робіт і з ними знайомляться працівники під підпис;
• Організовується підсумований облік робочого часу.

Як вести підсумований облік робочого часу

Обов'язок за дотриманням порядку ведення підсумованого обліку робочого часу, яке відпрацював фактично кожен співробітник, покладено, як правило, на керівника підприємства. Для цього вводяться спеціальні форми документів. Складається так само і табель, в якому ведеться облік фактичного робочого часу. причому табель обліку складається в єдиному екземплярі. Заповнює його співробітник, якому ця робота доручена.

Табель необхідно здавати в бухгалтерію підприємства. Він є документом для розрахунків і нарахування працівникам підприємства зарплати. Табель зберігається зазвичай протягом 5 років, а в разі, коли на підприємстві небезпечні і важкі умови роботи, то протягом 75 років. Як правило, табель заповнюється раз на місяць, але якщо на підприємстві видається аванс, то табель потрібно заповнювати двічі на місяць і здавати в бухгалтерію перед видачею авансу і перед видачею решти зарплати.

Відповідальність за порушення

Трудовий Кодекс передбачає відповідальність роботодавців за різні порушення законодавства в сфері праці та обліку робочого часу зокрема. За подібні порушення законів передбачаються деякі санкції, наприклад, адміністративні штрафи на посадових осіб від 1 000 до 5 000 рублів і в розмірі не більше 50 000 рублів на юридичних осіб. Крім цього може ще бути застосована зупинка діяльності підприємства терміном до 90 днів.

Часті питання при підсумованому обліку робочого часу

1. Яка сума оплати праці співробітника, якщо його зміна відповідно до умов підсумованого обліку робочого часу збігається зі святковим днем?

Робота в день, що вважається за законом святковим, включається до місячного графік підсумованого обліку і ніякими знаками не відрізняється. Тільки це зовсім не означає, що оплачуватися цей день повинен так само, як звичайний. Відповідно до російського законодавства, робота у вихідні або неробочі святкові дні повинна бути оплачена в подвійному і більш розмірі від ставки оплати в звичайний день.

За законодавством робота в дні, встановлені законом як святкові, причому незалежно, від того як встановлено графік змінності, затверджений на підприємстві, обов'язково оплачується за підвищеним тарифом. У разі порушення встановленого кодексом порядку оплати, працівник може звернутися до суду, так як в цьому випадку порушується трудове законодавство Росії.

Причому оплата роботи у святковий день нараховується працівнику не по змінах в обліковому табелі, а в кінці кожного місяця, з оформленням додаткової оплати. Тільки слід пам'ятати, що за подвійним тарифом оплачуються тільки ті години, які були насправді відпрацьовані в період святкового часу (від 0 до 24 годин святкового дня). Частина робочої зміни після закінчення святкових діб, оплачується за звичайною ставкою. Якщо ця робота вважається також і понаднормової, то вона не буде врахована ще і як понаднормова, оскільки, вже оплачена за подвійним тарифом.

2. Як повинен оплачуватися праця працівника, залученого до понаднормової роботи в нічний час при підсумованому обліку?

Понаднормової прийнято вважати роботу, яку співробітник виконує понад графіка і встановленої тривалості робочого часу. Причому ця кількість понаднормових годин не повинно бути більше ніж 4 робочих години двох поруч стоять дня, а також більше, ніж 120 годин за весь рік. І оплачується понаднормова робота по тарифами, визначеними законом для цього випадку:

• перші 2 години оплачуються - в 1,5 рази вище ставки часу роботи за графіком;
• всі наступні години - в 2 рази вище.

Працівник може за позаурочну роботу взяти додатковий вихідний замість підвищеної оплати.

Нічним прийнято згідно із законом вважати час від 22:00 години вечора до 6:00 ранку наступної доби. Тут оплачується робота з доплатою в розмірі 20% від денної ставки.

Слід також знати, що в Трудовому кодексі немає вказівок щодо того, щоб один вид доплат замінювати іншим. Тобто в умовах застосовуються обидва види доплати за працю вночі і в позаурочний час.

Закон не конкретизує, від якої суми зарплати працівникові виплачується підвищений розмір ставки за понаднормову роботу. В кінці облікового періоду зіставляються фактично відпрацьовані в нічний час годинник для того, щоб визначити розмір виплати. Тому ця інформація повинна бути доведена до всіх співробітників. Вони повинні знати, скільки їм платитимуть за їх роботу, в тому числі і за позаурочні та святкові години.

Такий розрахунок оплати понаднормових робіт у нічний час не єдиний. Просто цей варіант вважається найбільш прийнятним для відносин працівника з роботодавцем. При такому варіанті оплати конфліктних ситуацій виникатиме набагато менше.

Щоб звести до мінімуму ризик появи судових суперечок, необхідно закріпити порядок виплати компенсацій (або надання «відгулів») в спеціальному документі, з яким повинен бути ознайомлений кожен працівник.

3. Чи можна перенести фактично відпрацьовані години, що перевищують встановлений ліміт в одному обліковому періоді при підсумованому обліку робочого часу, на наступний період з урахуванням дотримання цього ліміту?

Відповідно до закону роботодавець не повинен допускати перевищення норми тривалості часу роботи кожного співробітника підприємства за даний період, за який проводиться облік. При підсумованому ж обліку за тиждень або хоча б один день цей час може перевищити норму. Якщо таке перевищення компенсовано меншою кількістю годин роботи в інші дні в межах наступних облікових періодів, то тривалість робочого часу, обумовлена ​​законом про працю, що не буде законодавчо порушена. У цьому випадку працівникові переносять час, яке він фактично відпрацював, на інші дні.

Якщо ж після закінчення облікового періоду, який встановлений на підприємстві, виявляється, що працівник відпрацював більше допустимого часу, роботодавцем повинна бути проведена доплата як за понаднормову роботу. У разі відмови роботодавця в такій оплаті, працівник може звернутися до суду. Саме з цих причин рекомендується не допускати перенесення робочого часу з одного облікового часу на інший, а краще спеціально обумовлювати це з працівником заздалегідь.

Див. також: