Положення про претензійно позовну роботу на підприємстві, і способи її автоматизації

1. Положення про претензійно-позовну роботу на підприємстві
2. Положення про претензійно-позовну роботу
3. Автоматизація претензійно-позовної роботи юристів

Як ми могли переконатися при аналізі структури юридичного відділу і функціональних обов'язків корпоративного юриста, претензійно-позовна робота є ключовим напрямком діяльності юридичної служби.

Положення про претензійно-позовну роботу на підприємстві

Претензійно-позовна робота - це сукупність дій юридичного департаменту, а також інших структурних підрозділів і працівників підприємства, за пред'явленням і розгляду претензій та позовів. В ході здійснення такої роботи відбувається врегулювання цивільно-правових спорів, в яких бере участь підприємство.

З метою забезпечення безперебійної роботи за цим напрямком юридичної підтримки, особливо в великих юридичних департаментах (5 і більше юристів), часто має сенс створити окремий структурний підрозділ - відділ претензійно позовної роботи. Юристи цього відділу повинні володіти високими компетенціями і вузькою спеціалізацією в даній області, так як займаються вони, як правило, виключно веденням претензійно-позовних (або судово-претензійних) справ.

Важливо розуміти, що крім юридичної служби в здійснення претензійно-позовної роботи можуть бути залучені і інші структурні підрозділи компанії. Так, ініціатором пред'явлення вихідної претензії або позову, як правило, виступає співробітник, відповідальний за виконання договору з контрагентом, так як він веде контрагента і контролює своєчасність оплат від нього. Документи і інформація, необхідні для пред'явлення і розгляду претензій та позовів, можуть перебувати в різних підрозділах (бухгалтерія, фінансова служба та інші). Належну взаємодію різних підрозділів між собою при здійсненні претензійно-позовної роботи є важливим чинником, що визначає її результати. Часто оперативно підготовлену відповідь на претензію, заснований на вивченні всіх наявних документів, дозволяє уникнути судового розгляду, а своєчасно пред'явленої претензії буває досить для спонукання контрагента до виконання зобов'язань. Для цього процес судово-претензійної роботи повинен бути добре регламентований.

Питання регламентації судової та претензійної роботи досить важливий, оскільки дозволяє встановити чіткі правила (бізнес-процеси) роботи з документами: позовами, претензіями, порядок і терміни реакції на них ітп. Саме тому в юридичному відділі, в діяльності якого робота з претензіями і позовами складає досить висока питома вага (від 30% часу), або кількість одночасно ведуться судово-претензійних справ більше 10, має бути розроблено та затверджено Положення про претензійно-позовну роботу.

Положення про претензійно-позовну роботу

Положення про претензійно-позовну роботу (поряд з становищем про договірну роботу ) - це основоположний локально-розпорядчий документ, який функціонально повинен виконуватися і дотримуватися юристами відповідного профілю.

Перелічимо основні розділи і питання, відповіді на які має містити Положення про судово-претензійної роботи.

1. загальні положення
   Повинні бути встановлені цілі і завдання претензійно-позовної роботи, як-то:
   
   • захист фінансово-економічних інтересів компанії шляхом зниження і попередження непродуктивних витрат і втрат;
   • захист і відновлення майнових і немайнових прав та охоронюваних законом інтересів компанії;
   • захист ділової репутації компанії;
   • встановлення і усунення причин і умов, що викликають невиконання договірних зобов'язань компанією та його контрагентами.
2. Претензійний порядок врегулювання спорів
   Цей розділ регламенту повинен передбачати поділ претензій на вхідні та вихідні. У частині вихідних претензій потрібно встановити:
   
   • випадки обов'язкового ініціювання претензій співробітниками бізнес-підрозділів. Наприклад, може бути встановлено, що передача матеріалів юристам для пред'явлення претензій є обов'язковою при допущенні контрагентом прострочення у виконанні зобов'язань понад певного терміну (наприклад, 30 днів), а також в інших випадках (наприклад, поставка продукції неналежної якості);
   • порядок і терміни передачі інформації і матеріалів юристам, перелік порушень, при допущенні контрагентами яких однозначно повинна формуватися претензія.
     Питання контролю за своєчасністю передачі в юридичну службу матеріалів для пред'явлення претензій є вкрай актуальним. Практика показує, що далеко не завжди підрозділу належним чином ставляться до виконання цього обов'язку. Досить ефективним засобом контролю є періодичне вивчення даних про дебіторської заборгованості із зазначенням моменту її виникнення. Зазначена обов'язок може бути покладено на менеджерів по роботі з клієнтами, абонентський відділ, рідше - бухгалтерію, але ніяк не на юристів. Це дозволяє визначити контрагентів, які порушили свої зобов'язання, момент виникнення заборгованості та фахівців, не звернулися в юридичну службу.
   • порядок і терміни передачі інформації і матеріалів юристам, перелік порушень, при допущенні контрагентами яких однозначно повинна формуватися претензія;
   • вимоги до змісту і форми претензії (хто підписує);
   • порядок відправки (передачі) претензії контрагенту, а також її комплектності (які документи до неї додаються).
   У частині вхідних претензій необхідно визначити:
   
   • терміни обробки (відповіді на претензію);
   • комплектність документів, які повинні бути включені до претензії від контрагента;
   • приблизний зміст відповіді на претензію;
   • встановити порядок взаємодії юриста, який відповідає на претензію, і співробітників бізнес-напрямків, а також бухгалтерії, з питань передачі юристам інформації та матеріалів за що містяться в претензії вимогам;
   • встановити порядок зберігання претензій.
   Крім усього іншого, в цьому розділі варто описати загальний підхід до договірного встановлення обов'язкового претензійного порядку досудового врегулювання спорів. Даний порядок також може бути встановлений в Положенні про договірну роботу .
3. Судово-позовної порядок врегулювання суперечок
   Знову-таки, як і в випадку з претензіями, слід передбачити поділ процесів обробки вхідних позовів, а також складання і подачу вихідних позовів. Повинні бути визначені:
   
   • безумовні підстави для подання позовної заяви
   • коло можливих підписантів позовної заяви, чи можна підписувати його за дорученням
   • вимоги до змісту підготовлюваного позовної заяви, а також відкликання на вхідне позовну заяву. Тут мова йде тільки про ряд обов'язкових реквізитів, які в основному вже передбачені АПК РФ і ЦПК РФ. Структура формування, формулювання, доводи, обгрунтування правової позиції в нетиповий позовній заяві задаються юристом довільно, експертно-правовим шляхом.
   • порядок і терміни підготовки документів судово-позовної процесу: відзивів, клопотань, заяв итд
   • порядок зберігання надходять в компанію позовних заяв і направляються від неї контрагентам
   Весь хід подальшої роботи юриста в основному регламентується АПК і ЦПК РФ, тому не потребує дублюючої регламентації, за винятком внутрішніх термінів підготовки процесуальних документів.
4. Супровід виконавчого провадження У російській практиці одним з найбільш складних і в той же час актуальних напрямків претензійно-позовної роботи є виконання судових рішень. Для того щоб зробити цю роботу ефективною, необхідно працювати в тісному контакті з підрозділами служби судових приставів, брати участь у виконавчих діях, надавати транспорт, організовувати присутність понятих, надавати іншу допомогу. Така робота часто має роз'їзний характер. З урахуванням викладеного, вважаємо за доцільне на рівні Положення про претензійно-позовну роботу виділити цей напрямок як окреме, доручивши його одному або декільком співробітникам юридичної служби, які б зосередили на ньому всіх зусиль і по можливості, не притягувалися для вирішення інших питань. В цілому судово-претензійної регламент повинен відповідати на такі питання:
   • в яких випадках є обов'язковою передача матеріалів в юридичну службу для пред'явлення претензії або позову контрагенту;
   • які терміни виконання запитів юридичної служби про надання додаткових документів;
   • хто несе відповідальність за прийняття рішень про пред'явлення, визнання, відхиленні претензії (позову), укладення мирової угоди;
   • в якому порядку відбувається узгодження умов угоди про врегулювання спору;
   • який порядок і терміни для пред'явлення претензій (позовів);
   • які вимоги до форми і змісту претензій (позовів);
   • в чому полягає порядок діловодства (облік, оформлення, зберігання матеріалів, що надходять);
   • як контролювати своєчасність передачі матеріалів в юридичну службу іншими підрозділами;
   • підходи до оцінки правових ризиків при розгляді входить претензії (позову), а також підготовці вихідної претензії (позову).
   Для цілей неухильного дотримання Положення про судово-претензійної роботи не тільки юристами, але і співробітниками інших підрозділів, в ньому доцільно встановити, працівники якого структурного підрозділу, крім юристів, відповідають за виконання тих чи інших пунктів інструкції. Не зайвим буде також встановити порядок інструктажу, інформування та перевірки знань не юридичних підрозділів щодо їх обов'язків згідно з Положенням. Найчастіше буває корисно затвердити зразки (шаблони) типових позовних заяв та претензій як додатка до Положення. Типові позовні заяви особливо широко використовуються в юридичних відділах ресурсо-постачальних організацій, у яких багато боржників за стандартними договорами приєднання (електрика, газ, вода). Другий за поширеністю портрет юридичних відділів, суворо регламентує процес претензійно-позовної роботи, це юридичні відділи державних органів, муніципальних підприємств, компаній з державною участю. У тому випадку, коли процес судового стягнення жорстко стандартизований, а також при складанні позовних заяв, багато в чому потрібно не творчий, а «ксерокс-підхід», тобто тільки заповнення змінних полів (відповідач / боржник, сума боргу, період прострочення ітп). Причому розроблені вони повинні бути не стільки для самих юристів, скільки для менеджерів: співробітників абонентських відділів, служб стягнення закладеності, які змушені подавати в суди такого роду заяви в масовому порядку.

Автоматизація претензійно-позовної роботи юристів

Автоматизація претензійно-позовної роботи юристів - це наступний органічний крок після її регламентації.

В програмі «Юрайт: Судово-претензійна робота» передбачений великий набір функціональних можливостей як для юриста, що займається претензійно-позовною роботою, так і для його керівника:

По-перше, забезпечено ведення карток позовів, претензій, виконавчих проваджень та виконавчих листів.

У розрізі карток справ можна реєструвати надходять і вихідні документи, планувати судові засідання, оцінювати праві і фінансові ризики. По-друге, ключовий функцій для судово-арбітражного юриста буде синхронізація з арбітр.ру, коли всі, хто вступає документи і призначені судові засідання з системи арбітр.ру відразу ж потрапляють в систему, автоматично прикріплений до карток справ.

По-третє, важливим доповненням для керівника юридичного відділу є швидке побудова звітів по судовій, претензійній роботі, а також за виконавчим провадженням:

Нарешті, є ряд зручних функцій для судово-претензійної юриста і його керівника, як-то:

Вас також можуть зацікавити: