Порядок списання документів з простроченим терміном
- Списання документів - необхідний етап в роботі
- Відстеження строків зберігання документів
- Вчасно списувати документів вкрай важливо!
- Склад акта списання документів з простроченим терміном
- Списання документів як метод оптимізації роботи архіву
- Як ми працюємо?
- процедура знищення
- Отримати додаткову інформацію Ви можете за телефоном: 8 (495) 233-73-92
У будь-якій компанії з плином часу накопичується неймовірна кількість документів: з бухгалтерії, первинного списку документації, з відділу кадрів і, звичайно, в архівах. Частина цих документів продовжує використовуватися в роботі, частина - просто зберігається в архівах. При цьому з роками терміни зберігання багатьох документів просто закінчуються. Їх необхідно списувати і знищувати для того, щоб з часом уникнути плутанини в паперах.
Списання документів - необхідний етап в роботі
Далеко не в кожній організації є штатний архіваріус, який би міг провести всю роботу по документації, підготувати акт списання документів, реалізувати роботу по їх знищенню.
Відстеження строків зберігання документів
Саме з цієї причини стежити за термінами зберігання документації доводиться іншим співробітникам компанії. Цей обов'язок нерідко лягає на плечі бухгалтерів, керівників відділів і т.д. Тих співробітників, які займаються профільної роботою і, звичайно, не в змозі забезпечувати порядок в архіві - на це просто не вистачає часу. Саме з цієї причини компанія "Архів Гарант" вирішила запропонувати своїм клієнтам послуги списання документів з простроченим терміном.
Вчасно списувати документів вкрай важливо!
- Офісна площа не займатиметься масштабними архівами, якщо вчасно "наводити порядок" в документації.
- З роками кількість документів не буде зростати, якщо буде дотримуватися порядок списання документів.
- Документи після списання в обов'язковому порядку будуть знищуватися - ви зможете уникнути ризику "витоку" інформації.
Ми перевіримо цінність документації з простроченим терміном
При проведенні експертизи цінності документації - обов'язкового етапу в процесі списання документів, формується список документів, термін зберігання яких закінчився і які підлягають знищенню, складається акт списання документів і т.д. Крім того, створюється окремий архів для тих документів, які повинні зберігатися протягом тривалого часу.
Склад акта списання документів з простроченим терміном
В акт списання документів з простроченим терміном, як правило, включаються документи первинної бухгалтерії (вони зберігаються в архіві протягом 5 років). Вся бухгалтерська документація списується перед шредірованіем.
Списання документів як метод оптимізації роботи архіву
Списання документів - це один з найбільш простих і дієвих методів оптимізації роботи архіву, роботи компанії в цілому, зниження витрат на зберігання документів, які перестають бути важливими і потрібними.
Як ми працюємо?
Фахівці компанії "Архів Гарант" обов'язково перевірять документи на предмет їх цінності, виділять документацію, яка не повинна зберігатися в архіві. Як тільки ця робота буде перевірена, ми складемо спеціальний акт списання документів. Саме вони будуть відправлені на знищення.
процедура знищення
Документи, спрямовані на знищення, ми забираємо на наш власний ділянку для утилізації. Все підлягають знищенню документи будуть упаковані для зручності транспортування, занурені і вивезені. Сама процедура відбувається під суворим наглядом співробітника "Архів Гарант", відповідального за збереження документації нашого клієнта. На знищення документи передаються за накладною, де чітко вказані список документації та дата їх передачі.
Всі документи будуть списані в суворій відповідності з нормами чинного законодавства Російської Федерації.