Посада адміністративного директора в масовій свідомості росіян

керуючого у великій компанії полягає в тому, що в його підпорядкуванні знаходиться безліч відділів, які працюють за різними напрямками. Це секретаріат, канцелярія, архів, харчоблок, відділ матеріально-технічного забезпечення, відділ реклами, IT-відділ, кур'єрська служба, клінінгова фірма, транспортний відділ, корпоративний відділ, офіс-менеджери в регіонах або дочірніх компаніях. Я не зустрічалася з подібною калейдоскопичностью в роботі інших управлінь. Крім вищеназваного, частина часу відводиться на вирішення оперативних питань, координацію роботи відділів і служб, вивчення документів, проведення нарад, переговорів, зустрічей.

Сфера діяльності адміністративних керуючих фахівців може бути представлена наступним чином:

рганізація прийому осіб, які прибули в службові відрядження; оренда квартир для співробітників, організація і управління діловодством і архівним збереженням; організація ділових відряджень (візи, проїзд, проживання); організація корпоративних і клієнтських заходів, конференцій, тренінгів, управління кореспонденцією; управління кур'єрською службою, управління автопарком, проведення інвентаризації; пошук приміщень для переїзду). Складання бюджету, управління бюджетом на адміністративно-господарські потреби та оптимізації витрат. Організація атестації робочих місць, сертифікація підприємства. Організація робіт з експлуатації та обслуговування будівель (з одержание будівель і приміщень в належному стані відповідно до чинного санітарно-гігієнічними, протипожежним та корпоративними нормами); проведення ППР та контроль справності інженерного обладнання (систем електропостачання, вентиляції, кондиціонування, опалення, водопостачання); забезпечення пожежної безпеки, контроль експлуатації ліфтів; проведення поточного та капітального ремонтів, участь в розробці інтер'єрів приміщень, зонування приміщень, контроль проектно-кошторисної документації; організація робіт з благоустрою та прибирання офісних приміщень та прилеглих територією, вивезення сміття, оформлення до свят фасаду і офісів. Матеріально-технічне забезпечення (про рганізація і оснащення робочих місць, забезпечення співробітників необхідним обладнанням, оргтехнікою, меблями, господарськими товарами, канцелярським приладдям). Організація соціально-побутового обслуговування працівників (організація харчування, корпоративні, святкові, культурні, фізкультурно-оздоровчі заходи, парковка). Взаємодія з наглядовими організаціями (з питань охорони праці, пожежної та електробезпеки, СЕС). Надання долікарської допомоги.

Різноманітний характер діяльності вимагає від адміністративного керуючого постійно бути на плаву. Це передбачає наявність у нього таких властивостей характеру як зібраність, готовність постійно освоювати нове. Невід'ємними якостями успішних адміністративних керуючих, як показує практика, є відсутність лінощів, прагнення освоювати нові області знання, вивчати конкурентів, ринок товарів і послуг, ціноутворення і т.д. Не дивно, що у адміністративного директора ненормований робочий день. Фактично він працює сім днів на тиждень по 24 години на добу. Незалежно від того хворіє він або знаходиться у відпустці він пов'язаний з необхідністю постійно підтримувати зв'язок з персоналом. Спосіб зв'язку може бути різний - корпоративний телефон, скайп, інтернет. Головне - активувати сформовану систему контролю, так як структура управління людьми, які працюють в таких різноманітних відділах увазі її необхідність. З особистого досвіду знаю, що якщо ця система дає збій - чекай підступу.

Складність роботи керівника адміністративного управління полягає в тому, що він повинен володіти основними питаннями роботи управління, брати активну участь в житті колективу управління, на нарадах у вищого керівництва звітувати за його роботу.

Насправді доводиться стикатися з тим, що в багатьох великих організаціях структура управління працює неефективно. Про це переконливо свідчить поширена практика особистих звернень співробітників різних відділів (транспортного, адміністративно господарського, секретаріату, архіву тощо) до президента компанії або віце-президенту з проблемами, рахунками і пропозиціями. Я вважаю, що практика особистих звернень з одного боку, ігнорує субординацію, а з іншого боку, перешкоджає оптимізації витрат, раціоналізації управлінського обліку, прозорості звітності. Крім того, купуючи необхідне, співробітники, як правило, ні за що не відповідають.

На мій погляд, такий стан речей говорить про те, що або керівника влаштовує існуючий стан справ, або він недостатньо орієнтується в операційно-господарської діяльності. Доводиться констатувати, що компанія престижна, працює на ринку багато років, а всередині - повний хаос.

Чи не імпонує мені і практика візитів до вищого керівництва через голову безпосереднього начальника. Захотів один з начальників відділу по будь-якому питанню потрапити на прийом до вищого керівництва - будь ласка, заходь. Ніколи не поділяла цю точку зору, так як вважаю, що «стрибати через голову» не дуже коректно. Я спробую пояснити свою позицію. Керівник вищого рівня внаслідок зайнятості не має можливості слухати годинами монологи співробітників і вникати в їхні проблеми. Він може поцікавитися причинами, які призвели відвідувача до нього і з'ясувати його наміри. Результат візиту може бути неоднозначний - можуть зарплату підняти, а можуть і звільнити.

Якщо керівник вищого рівня бере в штат адміністративного керуючого і наділяє його відповідними повноваженнями, то тим самим він звільняється від маси проблем і непотрібної інформації. Він справедливо вважає, що все це лягає на плечі адміністративного керуючого. Керівник розраховує, що у всіх підлеглих йому відділах почнеться оптимізація витрат бюджету. Буде акумулюватися інформація про те, де беремо, в якому обсязі, за якими цінами, чи проводиться маркетинг, тендери проводяться відкриті або закриті, яка репутація фірм-постачальників на ринку, які надаються первинні документи, необхідність закупівель і т.д.

Навряд чи комусь сподобається, якщо в компанію прийде такий фахівець. Думаю, що тільки здорове вище керівництво вкрай потребує його, так як ця людина - сполучна ланка в усіх напрямках, що відносяться до адміністративно-господарському управлінню. Це такий собі «паровоз», що несе в собі специфічний вантаж - величезний обсяг інформації. Цей вантаж не приносить прямого прибутку, але без цього паровоза жодна поважаюча себе компанія не зможе ефективно і якісно розвиватися і виходити на новий рівень з оптимізацією витрат.

Наведу приклад зі своєї практики. На прохання друзів я проводила аудит в одній великої російської компанії. Мені вдалося встановити наступне: в компанії відсутній керівник в адміністративному блоці, штат роздутий, відсутній затверджений бюджет, значно завищені статті витрат (аж до того, що співробітники кожен день додому їздять на таксі за рахунок організації), зарплати високі, співробітники щомісяця в розмірі окладу отримують премії, не приносячи ніякого прибутку. В ході бесід зі співробітниками різних відділів я зрозуміла, що ніхто ні за що не відповідає. У компанії відсутні елементарні речі: посадові інструкції, положення про відділи, не підписана ні з ким матеріальна відповідальність і т.д. Підсумок плачевний: господар в мільярдних збитках, а фірма - банкрут. В значній мірі це сталося через те, що в компанії не було людини, яка б замикав на собі зазначені питання і здійснював контролюючі функції.

Разом з тим, приймаючи на роботу керівника адміністративно-господарського управління, в відділі кадрів нерідко вважають, що людина буде зайнятий суто закупівлями канцелярських товарів і побутової хімії, керувати прибиральницями. Тим самим кадрова служба демонструє вузько-примітивне уявлення про спектр посадових обов'язків вказаного співробітника і не вникає, що криється за кожним рядком його функціональних обов'язків. З цієї причини пропонована заробітна плата керівника адміністративно-господарського управління в ряді організацій дається навмання і не відповідає реальному обсягу виконуваної ним роботи. Таким чином, витрати роботи кадрової служби не зуміла описати в повному обсязі функціональні обов'язки керівника адміністративно-господарського управління, часто не дозволяють підвищити йому зарплату. Вважаю, що на посаду адміністративного керуючого може претендувати співробітник знає специфіку роботи підприємства (установи або організації), який не тільки знаходиться в курсі їх проблем, а й здатний запропонувати шляхи і способи їх вирішення. Крім того, керівник адміністративно-господарського управління, повинен володіти такими професійними якостями як здатність самостійно розробляти документацію в межах своєї компетенції, грамотно вести звітність, вміло керувати співробітниками.

Мені часто ставлять запитання: «Як бути, якщо організація невелика?» Я вважаю, що для того, щоб структура працювала, слід взяти співробітника на посаду начальника адміністративно-господарського управління. Цей співробітник не повинен займати посаду начальника адміністративно-господарського відділу, тому що статус начальника конкретного відділу (в даному випадку - начальник АГВ) має на увазі під собою вузьку спеціалізацію - керівництво господарським блоком. З цієї причини начальник адміністративно-господарського відділу не може бути керівником у інших відділів, в той час як начальнику адміністративно-господарського управління підпорядковані різні відділи. Проте, на практиці зустрічаються випадки, коли начальнику адміністративно-господарського відділу підпорядковані різні відділи.

Часто чую, що в фірмі співробітники не розуміють, чим саме займається адміністративний директор, тому я хочу розповісти про деякі його функціональні обов'язки.
Створити з нуля адміністративно-господарське управління набагато простіше, ніж зробити це в діючій фірмі. Начебто все необхідне є, але ситуація, що структура не працює. Коли починаєш вивчати посадові інструкції, то виявляєш, що функціональні обов'язки дублюються. Як тільки починаєш їх перерозподіляти, стикаєшся з негативною реакцією. Починаєш пояснювати, що справа не в тому, що «прийшла тут ділова», а в тому, що в фірмі низька продуктивність праці. Хтось йде, тому що працювати з повною віддачею він не буде. Хтось зовні приймає правила гри, але в дійсності грає по своєму, тобто починає будувати підступи і скаржитися. Думаю, що це все можна виправити.
Добре, коли в організації є електронний документообіг. Ти запускаєш рахунок на оплату або договір на узгодження і забуваєш про них. Документи проходять узгодження, рахунок на оплату потрапляє в бухгалтерію, а договір повертається назад до мене, залишається тільки роздрукувати його з листком узгодження і віднести на підпис. Тут все зрозуміло і прозоро. Якщо в організації погодження документів відбувається інакше (сканування документа, набір тексту вручну, відсутність важелів відстеження проходження документа), то доводиться витрачати багато сил і часу в марною листуванні. Як правило, винного не знайти, а час, сили і гроші втрачені. Контрагент може тільки через місяць зателефонувати і запитати, де їх екземпляр договору або коли буде оплачений рахунок. Доводиться проводити розслідування ...
У чому проблема замовити канцтовари? Перш за все, необхідно визначити періодичність і потреба закупівель, перш ніж щомісяця витрачати гроші на те, чим завалений склад. Для цього необхідно провести ряд заходів в цьому напрямку, щоб закуповувати те, що потрібно, але не частіше ніж один раз на квартал. При цьому необхідно вести розмову з постачальниками про зниження ціни або на суму рахунку, або за окремими позиціями. Це теж потрібно вміти робити вчасно.

Великих труднощів варто узгодження рахунків на покупку витратних матеріалів в регіони або дочірні компанії. Спочатку потрібно домовитися, а потім підписати договір з 20 містами, які входять в наш холдинг про те, що вони повинні закупити товари (це може бути вода, канцтовари, папір, побутова хімія) за однаковою відпускній ціні. При перевірці рахунків може виявитися, що ціни не відповідають підписаним договорам. Доводиться телефонувати, з'ясовувати, перевиставляє рахунку. Це вимагає значного часу.

Досить трудомістким є процес укладення договорів з оренди. Це пов'язано з тим, що договори не стандартні, з різними умовами і забезпечувальними платежами, проведення переговорів з обслуговуючою компанією за тарифними ставками.
Маса проблем виникає при роботі з рахунками за мобільний зв'язок. Спробуйте зателефонувати з усіма, хто перевищив ліміт і зажадати пояснювальну записку, коли у тебе тільки міжнародного роумінгу на захмарну суму. Це ціла історія, в фіналі якої ти стаєш для співробітника ворогом ...
Проведення спільно з бухгалтерією інвентаризації. Це копітка робота, що займає багато часу. Потрібно визначити, кому належить матеріальна цінність, виявити надлишки або недостачу, результати запротоколювати. У мене є досвід проведення інвентаризації 90.000 найменувань матеріальних цінностей.
У разі переїзду з одного офісу в інший, зобов'язаний знайти компанію по переїздах і організувати переїзд за вихідні, щоб люди вийшли на новий робочий тиждень до нового офісу.
Забезпечує документальне узгодження, а також необхідні умови для проведення семінарів, тренінгів, круглих столів, а також корпоративних заходів до свят (з періодичністю раз в квартал). Якщо планується корпоративний захід з виїздом за кордон, робота починається за рік, так як необхідно зібрати всі дані по співробітниках, придбати квитки за доступною ціною, розселити всіх в готелі, обговорити програму корпоративного вечора.
У його компетенцію входить організація і участь в перевірках і ревізіях в регіонах, дочірніх компаніях і підготовка консолідованих даних за її підсумками.
Складним напрямком в роботі є закриття і відкриття офісів в регіонах. Це передбачає закриття всіх договорів, необхідністю пересилки матеріальних цінностей в Москву, прийняття їх на склад і облік. Це відповідальна і складна задача. Крім того, необхідно відстежувати, щоб не було розкрадань, перевіряти компанію з пересилання і контролювати пересування матеріальних цінностей компанії. Складність полягає в тому, що бувають випадки розкрадання, але жодна компанія з пересилання НЕ берет на себе відповідальність за крадіжку. Відповідальність настає лише за умови страхування вантажу, але страховка обходиться дорого.

Переміщення матеріальних цінностей в офісах і за його межами. Співробітники вносять, виносять цінності, навіть і не підозрюючи, що вони цього робити не мають права. Тільки за виписаним пропуску адміністративним керуючим, можуть щось внести в організацію і що то винести, деякі співробітники починають сперечатися. А це теж час ...

Не втрачає актуальності такий напрямок роботи як забезпечення протипожежної безпеки.

Разом з тим, існують структури, в яких відсутній елементарний план евакуації, всі запасні виходи закриті, відсутня система оповіщення та вогнегасники, десятиліттями не проводяться навчання. Коли починаєш говорити про це, відповідають, що це не так важливо.

У деяких фірмах є архів. Щокварталу архіваріус здає звіт, в якому зафіксовано, хто з відповідальних співробітників в встановлені за регламентом терміни не надав в архів документи. Це серйозно, тому доводиться розбиратися. Вимогливість не завжди сприймається адекватно, з цієї причини можна нажити недоброзичливців.

Адміністративний директор займається складанням бюджету на рік. Складність полягає в тому, що суми, які закладаються в документ, обов'язково повинні бути підтверджені посиланнями на договори.
Особливої ​​уваги потребує забезпечення функціонування парку машин. Це страхування, технічне обслуговування, пробіг, відстеження паливних карт, правильне заповнення подорожніх листів для податкової служби.
Опрацьовує перелік закупівлі продуктів з кухарями, контролює закупівлю продуктів і відстежує їх кількість і якість, контролює складання меню. Займається, організацією передплати, надавати допомогу дитячим будинкам та інвалідам.