Посадова інструкція керівника служби доу
- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Як і будь-яка інша посадова інструкція, ДІ керівника містить розділи:
- Функціональні обов'язки керівника служби доу
- Наприклад, керівник служби доу в кредитній організації може бути наділений такими специфічними обов'язками:...
Абревіатурою ДОУ позначають підрозділ юридичної особи, що відповідає за документообіг організації. Великі організації формують цілі структурні підрозділи, а функціональні обов'язки співробітників такого відділу містять посадові інструкції служби доу.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Чітко налагоджений документообіг організації - запорука її успіху. Результатом злагодженої роботи фахівців-
документознавців є швидкий доступ до будь-якого акту компанії, чітка реєстрація потоків вхідних і вихідних документів, порядок у внутрішніх і зовнішніх відносинах.
У невеликих організаціях, де з документообігом може впоратися одна людина, як правило, ці обов'язки покладають на секретаря або діловода. Компанії, де з об'ємом документації поодинці не впоратися, змушені створювати цілі служби. Зрозуміло, трудові функції керівника і рядових співробітників будуть відрізнятися.
Оскільки в статті ми розглядаємо функціонал керівника, то і процес створення його посадової інструкції наведемо стосовно наявності служби.
Всі посадові інструкції служби доу повинні бути взаємопов'язані з положенням про відділ. При цьому найменування структурного підрозділу компанії, що відповідає за документообіг , Може бути різним:
керування справами;
служба документаційного забезпечення;
управління документообігу;
секретаріат;
відділ діловодства і т.д.
Велика кількість різних найменувань не змінює суті - такий підрозділ відповідає за роботу з документами. Воно виконує наступні завдання:
підготовка проектів документів;
узгодження, візування;
реєстрація документації;
рух документів всередині компанії і прийом-передача третім особам;
нагляд за належним виконанням прийнятих актів;
забезпечення доступу до документів;
збереження, архівування.
Як правило, саме ці завдання прописуються в положеннях про даний структурний підрозділ. Таким чином, посадовий склад служби доу покликаний забезпечити виконання цих завдань. А керівник служби доу несе відповідальність за належне їх виконання.
Читайте також:
Якими діями досягається виконання - як раз і вказується в посадовій інструкції.
Довідка
Як і будь-яка інша посадова інструкція, ДІ керівника містить розділи:
- загальні положення (де прописуються вимоги до професійної підготовки співробітника, його підпорядкованість, порядок призначення на посаду, перелік локальних нормативних актів та актів законодавства, які повинен знати керівник);
- службові обов'язки (чітка перерахування по пунктам функціоналу співробітника);
- права (будь-який працівник крім обов'язків має і правами);
- відповідальність.
До перелічених розділах може додаватися інформація про умови роботи керівника, про заохочення, про заменяемости на період відсутності, про норми етики, прийнятих у роботодавця та ін.
Проект ДІ, як правило, узгоджується з юридичним відділом, затверджується керівником, вводиться наказом керівника. З посадовою інструкцією керівник служби доу знайомиться під розпис. Після виконання всіх цих кроків документ набуває юридичної сили і стає обов'язковим до виконання керівником.
Функціональні обов'язки керівника служби доу
При написанні розділу ДІ, що містить службові обов'язки, за основу слід брати Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затверджений Постановою Мінпраці Росії від 21.08.1998 № 37. Найбільш близькою посадою до розглянутої є завідувач канцелярією. Його основний функціонал описаний так:
організація роботи канцелярії;
забезпечення своєчасної обробки вхідної і відправляється кореспонденції;
контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням;
облік, зберігання і передача до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства;
забезпечення працівників підрозділу необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, обладнанням;
контроль за своєчасною здачею справ в архів.
Вищевказані службові обов'язки можна взяти за основу, а в ДІ врахувати специфіку організації, продумати, якими діями керівник служби доу зможе забезпечити виконання поставлених перед відділом завдань. І ці дії описати максимально чітко.
Довідка
Наприклад, керівник служби доу в кредитній організації може бути наділений такими специфічними обов'язками:
- забезпечення схоронності банківської таємниці при роботі з документацією;
- навчання використанню програмного забезпечення електронного документообігу організації.
Якісь із службових обов'язків керівника будуть дублюватися з обов'язками, які містять посадові інструкції служби доу. Це нормально, тому що все підрозділ виконує єдині завдання, а до обов'язків керівника додається контроль за всіма діями підлеглих і заміна відсутніх співробітників.
Служби документаційного забезпечення управління можуть самі складатися з підрозділів і відділів. Часто така розгалужена структура формується на особливо великих підприємствах з філіальною мережею. Наприклад, працівники служби доу можуть об'єднуватися по структурним підрозділам в залежності від функціоналу. Так, служба документаційного забезпечення може містити відділ по копіювально-розмножувальної роботі, архів, службу кур'єрської доставки, групу за методологією (для розробки інструктивних і методичних матеріалів, зразків та форм документів), відділ діловодства, відділ реєстрації.
Зрозуміло, чим складніше посадовий склад служби доу, тим об'ємніше і конкретніше повинні бути посадові інструкції служби доу. Відрізнятися один від одного вони будуть не тільки в частині службових обов'язків співробітників, але і набором нормативно-правових та локальних актів, які зобов'язані знати співробітники, обсягом прав, умовами роботи (очевидно, що роз'їзні умови роботи співробітника служби експедиторів будуть інші в порівнянні з співробітником відділу реєстрації).
Чим конкретніше, об'ємніше будуть вказані службові обов'язки керівника, чим повніше будуть посадові інструкції служби доу, тим більш злагоджено буде поставлена робота.
Читайте також: