Позначення в табелі обліку робочого часу

1. Літерні позначення в табелі обліку робочого часу
2. Позначення відпустки в табелі
3. Умовні позначення в табелі обліку робочого часу
4. Навчальна відпустка позначення в табелі
5. Позначення лікарняного в табелі обліку робочого часу

Позначення в табелі обліку робочого часу роблять за допомогою буквених або цифрових кодів. Спосіб заповнення залежить від режиму роботи організації методом суцільної реєстрації явок, неявок або методом фіксації відхилень. Порядок ведення первинного облікового документа закріплюють у внутрішніх нормативних актах підприємства.

Скачайте корисний документ:

Літерні позначення в табелі обліку робочого часу

Позначення в табелі обліку робочого часу відносяться до інформації про фактично відпрацьований час в поточному місяці кожним працівником. При цьому застосовують дві форми:

• типова форма бланка № Т-12 призначена для обліку робочого часу і розрахунку оплати при ручній обробці даних;
• при автоматизованому способі обробки рекомендується застосовувати табель форми № Т-13.

Обидва бланка затверджені наказом Мінстату України від 5 січня 2004 року №1. Організації комерційного типу можуть використовувати форми табеля, розроблені в індивідуальному порядку на підставі статей 7 і 9 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ, листи Мінфіну Росії від 4 грудня 2012 року № ПЗ-10/2012.

Підказка для кадровика. Умовні позначення відхилень для заповнення табеля за формою № 0504421

У муніципальних установах застосовують форму табеля обліку робочого часу № 0504421, скориставшись вказівками, затвердженими постановою Держкомстату РФ від 5 січня 2004 року №1.Рекомендаціі по внесенню позначень в табелі обліку робочого часу форми № 0504421 відображені в наказі Мінфіну РФ від 30 березня 2015 роки за номером 52Н.

ОКУД 0504421. Табель обліку використання робочого часу

Зверніть увагу: при веденні табеля обліку робочого часу в електронному вигляді немає необхідності заповнювати спеціальну форму № Т-13 на паперовому носії. Досить запевнити табель електронним цифровим підписом.

Позначення в табелі робочого часу проводяться за допомогою цифрових, буквених кодів, встановлених для відповідної форми. Можливе використання власних кодів, затверджених наказом організації.

Позначення в табелі обліку робочого часу методом суцільний реєстрації і відхилень від робочого графіка:

• при суцільний реєстрації явок і неявок в табелі відзначають кожен день місяця в окремій графі. Під кодовою або літерним позначенням вказують кількість відпрацьованих співробітником годин;
• при реєстрації відхилень відзначають запізнення, неявки і понаднормово відпрацьовані години. Верхній рядок призначена для зазначення кодів, нижні рядки залишають порожніми. Такий спосіб фіксування застосовують тільки при стандартному незмінному робочому дні або зміні.

Позначення відпустки в табелі

Порядок позначення відпустки в табелі обліку робочого часу залежить від виду відпустки:

1. Літерне позначення «ОЖ» в табелі розшифровується як відпустку по догляду за дитиною. Цифровий код 15.
2. Вказівка ​​«ДО» в табелі позначає відпустку без утримання, наданий за погодженням з роботодавцем. Цифрове позначення 16.
3. Літерний код «ОД» в табелі обліку робочого часу позначає відпустку додаткова оплачувана, що надається щорічно. Цифрове позначення 10.

Співробітники можуть отримати відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами, щорічна оплачувана відпустка, навчальний, що надається для здачі сесії. Позначення в табелі обліку робочого часу матиме свій буквений і цифровий код.

Уніфіковану форму Т-12 заповнюють:

• шляхом внесення змін до графи 2 і 3 відомостей про працівника: ПІБ, посада, табельний номер;
• в 4 графі зазначається літерний або цифровий код явки, неявки на роботу;
• в 5 графі фіксується кількість днів, годин за половину місяця;
• У 6 графі кількість загальних днів і годин за весь місяць.

Форма № Т-12. Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці

Уніфіковану форму Т-13 заповнюють методом додаткового внесення відомостей про оплату праці в графи 7-9. У решти графах фіксують відомості про причини неявок, запізнень, прогули.

Форма № Т-13. Табель обліку робочого часу

Умовні позначення в табелі обліку робочого часу

Умовне цифрове і буквене позначення в табелі обліку робочого часу дозволяє зафіксувати характер роботи кожного співробітника протягом календарного місяця:

• робота, яка здійснюється в денний час: літерний код «Я», цифровий (01);
• робота в ніч: літерний код «Н», цифровий (02);
• робота неробочі святкові дні або у вихідні: літерний код «РП», цифровий (03);
• робота, виконувана понаднормово: літерний код «С», цифровий (04);
• вахта: літерний код «ВМ», цифровий (05);
• службове відрядження: літерний код «К», цифровий (06);
• відпустку основний, що надається щорічно: літерний код «ВІД», цифровий (09);
• відпустку додатковий, що надається щорічно: літерний код «ОД», цифровий (10);
• відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами: літерний код «Р», цифровий (14);
• відпустку по догляду за дитиною: літерний код «ОЖ», цифровий (15);
• відпустку без утримання, що надається працівникові з дозволу роботодавця: літерний код «ДО», цифровий (16);
• тимчасова непрацездатність з призначенням допомоги: літерний код «Б», цифровий (19);
• тимчасова непрацездатність без призначення допомоги: літерний код «Т», цифровий (20);
• прогул: літерний код «ПР», цифровий (24);
• вихідні та неробочі святкові дні: літерний код, цифровий «В» (26);
• неявки з нез'ясованих причин (до моменту з'ясування обставин): літерний код «НН», цифровий (30);
• прогул: ПР (24);
• вихідний або неробочий святковий день: В (26);
• час простою з вини працівника: ВП (33);
• невихід на роботу у зв'язку з виконанням державних або громадських обов'язків: Г (23);
• додаткова оплачувана відпустка у зв'язку з навчанням: У (11);
• підвищення кваліфікації з відривом від роботи: ПК (07).

Позначки в табель вносить особа, відповідальна за ведення первинного документа обліку робочого часу. Табель обліку робочого часу дозволено заповнювати з позначенням тільки букв або цифр. При допущенні помилки однією рисою закреслюють невірну інформацію, зверху пишуть правильну і вказують дату виправлення (підстава: стаття № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» від 6.12 2011).

Кожен структурний підрозділ заповнює окремий табель обліку робочого часу. Не пізніше 1 і 15 числа щомісяця первинний звітний документ передають в бухгалтерію для проведення розрахунку по нарахуванню заробітної плати.

Умовні позначення в табелі дозволяють швидко заповнити форму первинної облікової документації на паперовому або електронному носії. Важливість точної фіксації робочого часу використовується не тільки для нарахування зарплати. Документ призначений для формування звітності за статистичними даними.

За допомогою табеля легко простежити дотримання трудового режиму, встановленого роботодавцем. Після заповнення документ підписує відповідальна особа і керівник структурного підрозділу.

Позначення в табелі обліку робочого часу не змінилися. Відповідно до чинного законодавства, ведення табелю довіряється табельнику або уповноваженим особам. Невеликі компанії делегують виконання цього обов'язку фахівця кадрової служби або керівнику підрозділу. Повноваження відображають в трудовому договорі і вносять до посадової інструкції співробітника.

Позначення прогулів в табелі обліку робочого часу фіксується літерним кодом ПР або цифровим 24. Про інцидент необхідно повідомити керівництво організації. Якщо в подальшому з'ясується, що неявка співробітника була узгоджена з адміністрацією, код виправляють на «А», через хворобу на «Б».

Табель обліку робочого часу. прогул

Навчальна відпустка позначення в табелі

Позначення в табелі обліку робочого часу навчального відпустки позначається літерним кодом «У» або цифровим 11. Відвідування лекцій, здача проміжних або державних іспитів, написання дисертації, дипломної роботи вимагає часу. Якщо співробітник працевлаштований не по сумісництву, керівництво зобов'язане надати навчальну відпустку і оплатити його.

Навчальна відпустка надається працівникам, які отримують першу вищу або спеціальну освіту.

• довідку-виклик необхідно пред'явити в відділ кадрів;
• письмову заяву подати на ім'я керівника.

Табель обліку робочого часу з умовними позначеннями заповнюють відповідно до діючих правил. Якщо на підприємстві умови праці відносяться до нормальних, термін зберігання документів первинного обліку становить 5 років. При обліку робочого часу персоналу, які відповідають за діяльність у шкідливих та небезпечних умовах, табель передають в архів і зберігають 75 років.

Позначення лікарняного в табелі обліку робочого часу

Позначення лікарняного в табелі обліку робочого часу фіксується літерним кодом «Б» або цифровим 19. Код проставляється в першій половині рядка табеля. При подачі документа обліку в бухгалтерії слід прорахувати кількість відпрацьованих днів або годин, за винятком часу, коли працівник перебував на лікарняному.

Якщо співробітник хворів під час відпустки:

• позначення в табелі обліку робочого часу проводяться з використанням літерного коду «ВІД», цифрового 09;
• вихідні дні в період відпустки не відзначають, розрахунок проводиться в календарних, а не в робочих днях;
• відпустка продовжується, в табелі робиться позначка «ВІД».

Роботодавцю необхідно враховувати, на підставі ст. 124 ТК РФ, щорічна оплачувана відпустка може бути продовжений або перенесений на інший час. Продовжити відпустку через хворобу не можна автоматично. Тільки на підставі заяви співробітника відпустка може бути перенесена на інший час.