Працівник пише заяву

1. ЯК ОФОРМИТИ ЗАЯВУ
2. РЕЄСТРАЦІЯ І МАРШРУТ РУХУ ЗАЯВ
3. ЗАЯВИ НА РІЗНІ ВИПАДКИ КАДРОВОЙ ЖИТТЯ
4. ПРИЙОМ НА РОБОТУ
5. ВІДПУСТКУ ЗГІДНО ГРАФИКУ
6. ВІДПУСТКУ ПОЗА ГРАФІКА
7. ДЕКРЕТНА ВІДПУСТКА
8. ЗВІЛЬНЕННЯ
9. РОБОЧИЙ ЧАС
10. ВИДАЧА ДОВІДОК І ДОКУМЕНТІВ
11. ЗМІНИ ВІДОМОСТЕЙ І ПЕРЕКЛАД НА ІНШУ ПОСАДУ
12. ЗАРОБІТНА ПЛАТА І ПОСІБНИКИ

У статті ми розповімо, як скласти заяву, і з'ясуємо особливості їх реєстрації. Наведемо приклади формулювань заяв на всі випадки кадрової життя - від прийому на роботу до прохання видати довідки при звільненні.

За час роботи в організації працівник оформляє безліч заяв. Заява - документ, який фіксує:

• ініціативу працівника по вчиненню будь-які дії, що має для нього певні правові наслідки;

• згоду працівника з будь-якими діями роботодавця.

Письмова форма звернення працівника до роботодавця обов'язкове, якщо роботодавець повинен вчинити будь-яку дію тільки «за письмовою заявою» або «на письмове прохання» працівника. Наприклад, видати копії документів, пов'язаних з роботою (наказ про прийом на роботу, про звільнення, виписки з трудової книжки), за письмовою заявою працівника не пізніше трьох робочих днів з дня подачі цієї заяви (ст. 62 ТК РФ).

Однак ТК РФ вказує, що багато питань повинні вирішуватися «за згодою сторін» або «за згодою працівника». У цих ситуаціях, як правило, створюються не заяви, а інші документи: полягають письмові угоди, працівникові направляються письмові пропозиції та ін.

Але навіть якщо трудове законодавство не вимагає оформляти заяву в письмовій формі, краще все-таки його написати. Усна заява працівника буде важко довести в суді. Письмові заяви підстраховують роботодавця, так і працівникові спокійніше - якщо заяву зареєстрували, на прохання обов'язково дадуть відповідь.

ЯК ОФОРМИТИ ЗАЯВУ

Заяву можна написати від руки (складається в довільній формі) або заповнити спеціальну форму, розроблену в організації.

Якщо організація невелика або привід для написання заяви рідкісний, то частіше заява пишеться від руки. Однак якщо організація численна, а привід для написання заяви типовий (відпустка, звільнення), то нерідко відділ кадрів розробляє бланк, в якому працівник тільки проставляє прізвище, дати, підпис. Обидва варіанти прийнятні з точки зору законодавства.

Але якщо працівник не бажає використовувати бланк, змусити його не можна. Також неправомірно вимагати, щоб працівник переписав заяву, якщо воно складено «не по формі» або якщо працівник написав його з граматичними і орфографічними помилками.

КОРОТКО ПРО ЗАЯВУ

Текст будь-якої заяви починається з суті питання, потім - деталізація порушеного питання. Основна частина заяви містить особисте прохання заявника. Стиль викладу - вільний. Текст заявник може написати від руки або набрати на комп'ютері.

Автор підписує заяву і передає керівництву для прийняття рішення. Своє рішення керівництво оформляє в резолюції. Заява з резолюцією служить підставою до видання наказу по особовому складу або іншого документа (листи автору про прийняття рішення, наказу про проведення експертизи, перевірки і т.п.).

Заява містить такі реквізити (Приклад 1):

• дані про адресата - роботодавця і його представника: назва організації, П.І.Б. керівника організації або іншого повноважного посадової особи, які вказуються в давальному відмінку;

• дані про автора заяви (адресант): П.І.Б. заявника (працівника) в родовому відмінку;

• назва структурного підрозділу (заява);

• опис програм, якщо вони є (медичний висновок, рішення суду, довідки і т.д.);

• дата складання заяви;

• підпис заявника, ініціали та прізвище;

• резолюція керівника і відмітка про виконання документа.

РЕЄСТРАЦІЯ І МАРШРУТ РУХУ ЗАЯВ

Надійшли заяви бажано реєструвати, щоб уникнути їх втрати і непорозумінь з працівником.

Згідно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »реєстрація документа - це присвоєння документу реєстраційного номера і внесення даних про документ у реєстраційно-облікову форму (п. 84).

Відповідно до п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів » [1] реєстраційний номер документа - цифровий або буквено-цифровий ідентифікатор документа, що складається з порядкового номера документа, який за рішенням організації може доповнюватися цифровими або літерними кодами (індексами) відповідно до використовуваних класифікаторів (індексом справи за номенклатурою справ, кодом кореспондента, кодом посадової особи і ін.).

При реєстрації вхідному документу присвоюється реєстраційний номер, а на заяві в лівому верхньому куті лицьового боку першого аркуша проставляється відмітка про надходження документа в організацію - за допомогою спеціального реєстраційного штампа або від руки (див. Малюнок).

Реєстраційний штамп містить такі реквізити: найменування організації - одержувача документа, дату надходження, реєстраційний номер.

Якщо такого штампа немає, від руки пишуться тільки реєстраційний номер і дата надходження документа (див. Приклад 1).

Заяви, що надходять від працівників організації, як правило, реєструються в день їх підписання працівником і передаються уповноваженому представнику роботодавця.

Зазвичай заяви реєструють в журналі обліку заяв працівників (Приклад 2) або в журналі реєстрації вхідних документів.

Хто саме реєструє заяви працівників (кадровик або секретар), кожна організація вирішує самостійно. Якщо заяви реєструє кадровик, він, як правило, заводить окремий журнал. Якщо реєстрацією заяв займається секретар, частіше використовується журнал реєстрації вхідних документів.

Після реєстрації заяву передається керівнику організації або іншому уповноваженому представнику роботодавця для вирішення питання. Керівник організації проставляє на заяві резолюцію, яка містить прийняте ним рішення.

Після візування заяву надходить кадровому працівникові для оформлення відповідних документів. Якщо в проханні відмовлено, про це необхідно повідомити працівника (при необхідності письмово). Однак сама заява працівника не повертається, а залишається на зберіганні в організації. Заяви, як і інші виконані документи, оформляються для подальшого зберігання.

Терміни зберігання заяв. Згідно п. 22.1 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (в ред. Від 18.06.2017) документи з особового складу повинні зберігати всі організації:

• 75 років від дня створення - якщо документи, в тому числі заяви працівників, створені до 2003 року;

• 50 років від дня створення - якщо документи створені починаючи з 2003 року.

Заяви працівників згідно з Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, в ред. Від 16.02.2016) мають такі строки зберігання :

• увійшли до складу особових справ (якщо вони ведуться роботодавцем) - 50 (або 75) років [2] (Ст. 656);

• не увійшли до складу особових справ - 5 років (ст. 415).

ЗАЯВИ НА РІЗНІ ВИПАДКИ КАДРОВОЙ ЖИТТЯ

Заяви на адресу роботодавця надходять не тільки від працівників, а й громадян, які не є працівниками, наприклад від кандидатів (про видачу письмової відмови в прийомі на роботу), від колишніх працівників (про видачу довідок). Однак ці випадки не так часті. Розглянемо основні види заяв саме працівників.

ПРИЙОМ НА РОБОТУ

Згідно з чинним трудовим законодавством документ, який свідчить про наявність трудових відносин, - трудовий договір. Тому заяву про прийом на роботу - зайвий документ, так як питання про прийом на роботу вирішується не на прохання працівника, а за угодою сторін.

Письмове волевиявлення працівника не є порушенням трудового законодавства. Але оскільки воно множить зайві документи і ускладнює процедуру оформлення, писати заяву про прийом на роботу немає необхідності.

• Про видачу нової трудової книжки. Відповідно до ст. 65 ТК РФ при укладенні трудового договору працівник зобов'язаний пред'явити трудову книжку. Виняток встановлюється для випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва.

Згідно п. 8 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців (затверджені постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, в ред. Від 25.03.2013) оформити працівникові трудову книжку необхідно протягом тижня з дня прийняття на роботу.

Якщо працівник не має трудової книжки (влаштовується на роботу в перший раз, книжка загублена або зіпсована), працівник повинен написати заяву про видачу трудової книжки. Прохання видати нову трудову книжку можна сформулювати так:

• Про оформлення страхового свідоцтва. Страхове свідоцтво - документ, який містить страховий номер індивідуального особового рахунку в Пенсійному фонді РФ (далі - СНІЛС) і анкетні дані громадянина. СНІЛС буде потрібен, щоб заповнити персоніфіковану звітність в ПФР по працівнику (ст. 7 Федерального закону від 01.04.1996 № 27-ФЗ «Про індивідуальному (персоніфікованому) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування», в ред. Від 28.12.2016; далі - Федеральний закон № 27-ФЗ).

Пред'являти страхове свідоцтво зобов'язані всі працівники, крім тих, хто влаштовується на роботу вперше. Оформити страхове свідоцтво такому працівникові повинен працедавець (частина четверта ст. 65 ТК РФ, ст. 9 Закону № 27-ФЗ).

У цьому випадку працівник також подає заяву:

ВІДПУСТКУ ЗГІДНО ГРАФИКУ

• Планування відпустки. Черговість надання відпусток визначається графіками відпусток (частина перша ст. 123 ТК РФ). Роботодавець затверджує графік не пізніше ніж за два тижні до початку року, на який він складений.

Для складання графіка необхідні заяви працівників. Адже якщо відпустка надається частинами, роботодавцю необхідно буде довести, що працівник був згоден на такий поділ (ст. 125 ТК РФ). Краще, якщо працівник запросить терміни надання відпустки письмово:

• Перенесення відпустки. Якщо працівник не може піти відпустку в передбачений графіком термін, він просить роботодавця про перенесення:

ВІДПУСТКУ ПОЗА ГРАФІКА

• Щорічний черговий оплачувану відпустку. Якщо працівника прийняли пізніше дати затвердження графіка відпусток, або він має право на надання йому відпустки у зручний для нього час, або він не зможе піти у відпустку за графіком, заяву писати доведеться:

• Відпустка без збереження заробітної плати. Згідно ст. 128 ТК РФ за сімейними обставинами та з інших поважних причин працівникові за його письмовою заявою може бути надана відпустка без збереження заробітної плати, тривалість якого визначається за угодою між працівником і роботодавцем. Однак деяким категоріям працівників роботодавець зобов'язаний надати таку відпустку:

• Навчальна відпустка. Глава 26 ТК РФ передбачає право працівника на оплачувану навчальну відпустку. В цьому випадку до заяви необхідно додати довідку-виклик:

ДЕКРЕТНА ВІДПУСТКА

Працівники повинні писати заяви про надання відпусток у зв'язку з вагітністю та пологами, по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, наприклад:

А також при поверненні з даних відпусток (ст. 255-256 ТК РФ):

ЗВІЛЬНЕННЯ

• З урахуванням строку попередження. Відповідно до частини першої ст. 80 ТК РФ право розірвати трудовий договір виникає у працівника, якщо він попередив роботодавця в письмовій формі не пізніше ніж за два тижні до дати звільнення. Цей термін починає текти на наступний день після отримання працедавцем заяви працівника про звільнення.

Заяву про звільнення за власним бажанням оформляється в довільній формі. У заяві необхідно точно сформулювати прохання про звільнення ( «прошу звільнити», «прошу розірвати трудовий договір» і т.п.).

Часто працівники в заяві скаржаться на умови роботи, а роботодавець сприймає цю скаргу як прохання про звільнення. В цьому випадку попросіть працівника уточнити і дописати, про що саме він просить - звільнити його або звернути увагу на виниклі, на його думку, проблеми. Бажано, щоб в заяві була вказана точна дата звільнення. Це важливо для визначення терміну попередження.

Якщо працівник подає заяву без зазначення дати звільнення (Приклад 3), роботодавець застосовує правила, передбачені ст. 80 ТК РФ, і звільняє працівника за два тижні.

Однак краще просити працівника вказати останній день роботи в організації. наприклад:

• До закінчення строку попередження. Нерідко працівники звертаються до роботодавця з проханням звільнити раніше, до закінчення строку попередження. У цьому випадку працівник, як правило, вказує в заяві дату звільнення. Дійсно, трудовий договір може бути розірваний і до закінчення строку попередження про звільнення, якщо згодні обидві сторони. Керівник в цьому випадку ставить на заяві відповідну резолюцію. Але якщо керівник не згоден на звільнення до закінчення терміну попередження, в резолюції він вказує дату звільнення з урахуванням двотижневого терміну попередження (Приклад 4).
• Відпустка з наступним звільненням. Іноді працівник бажає піти у відпустку і звільнитися, не виходячи на роботу. В цьому випадку формулювання наступна:

Зверніть увагу: якщо працівник подає дві заяви - одне на відпустку, інше на звільнення, це вже не відпустка з подальшим звільненням, а два окремих заяви, не пов'язані один з одним. Тому якщо оформляється відпустку з подальшим звільненням, то саме це і повинно бути вказано в заяві.

• Переклад до іншого роботодавця. Окремим підставою звільнення є звільнення у зв'язку з переведенням до іншого роботодавця (п. 5 частини першої ст. 77 ТК РФ). Якщо працівник хоче звільнитися з цієї підстави, то саме це слід вказати в заяві:

• За угодою сторін (п. 1 частини першої ст. 77 ТК РФ). Ініціатором в цьому випадку може бути також і працівник. Наприклад, він має право запропонувати суму компенсації, при виплаті якої згоден залишити місце роботи:

РОБОЧИЙ ЧАС

Робочий час, прописане в правилах внутрішнього трудового розпорядку або трудовому договорі, не залишається незмінним протягом усього періоду роботи.

Раз у раз працівник і роботодавець погоджуються про якісь зміни. Наприклад, що працівник буде працювати понаднормово або вийде на роботу у вихідний день, або працівникові буде встановлено неповний робочий час, або зміниться графік роботи і т.д.

Ініціатором цих змін може бути як працівник, так і роботодавець. У першому випадку працівник пише відповідну заяву, в другому - дає письмову згоду.

• Понаднормова робота. Свою згоду попрацювати понаднормово працівник може оформити у вигляді заяви або написати згоду на пропозицію про понаднормову роботу, яку підготував роботодавець (ст. 99 ТК РФ):

• Робота у вихідний день. Аналогічним чином оформляється згоду на залучення до роботи у вихідний день:

• Зміна графіка роботи. Якщо працівник просить змінити графік роботи, йому також необхідно звернутися до роботодавця письмово:

• Неповний робочий час. Іноді працівники просять встановити їм режим неповного робочого часу. При цьому в окремих випадках роботодавець зобов'язаний це зробити. Наприклад, якщо про неповний робочий час просить вагітна жінка. У такому випадку роботодавець повинен встановити їй неповний робочий день або неповний робочий тиждень (ст. 93 ТК РФ) з оплатою пропорційно відпрацьованому часу:

Якщо про неповний робочий час просить працівниця з дитиною до трьох років, роботодавець встановлює їй режим неповного робочого часу зі збереженням права на одержання допомоги по догляду за дитиною (ст. 256 ТК РФ). Прохання в заяві можна сформулювати наступним чином:

ВИДАЧА ДОВІДОК І ДОКУМЕНТІВ

Згідно ст. 62 ТК РФ за письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подачі заяви працівником видати йому трудову книжку, копії документів, пов'язаних з роботою. Йдеться про копії наказів, виписках з трудової книжки, довідки про заробітну плату, про нараховані та фактично сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування, про період роботи у даного роботодавця і т.д. Копії документів, пов'язаних з роботою, слід запевнити належним чином і надати працівникові безоплатно.

Якщо працівників багато і вони звертаються за довідками часто, можна підготувати бланк з переліком всіх можливих видів довідок. Працівникам залишиться тільки відзначити необхідні їм довідки (Приклад 5).

Щоб отримати документи (копії або оригінали), працівник також повинен написати заяву. Наприклад, прохання видати оригінал трудової книжки може виглядати наступним чином:

ЗМІНИ ВІДОМОСТЕЙ І ПЕРЕКЛАД НА ІНШУ ПОСАДУ

Согласно ст. 72.1 ТК РФ за згодою працівника його можуть перевести на іншу посаду. Ініціатором такого перекладу може бути як роботодавець, так і працівник. Якщо працівник проявляє ініціативу і просить його перевести, то він також звертається до роботодавця із заявою. например:

Нерідко працівник просить змінити в трудовому договорі ті чи інші відомості, наприклад прізвище, паспортні дані. Тоді звернення виглядає так:

ЗАРОБІТНА ПЛАТА І ПОСІБНИКИ

• Утримання із заробітної плати. Согласно ст. 137 ТК РФ утримання із заробітної плати працівника виробляються для погашення його заборгованості роботодавцю. Однак з ініціативи працівника з його заробітної плати можуть бути утримані суми, зазначені в його заяві. Наприклад, якщо працівник згоден повернути помилково нараховані суми:

Заява про утримання сум із заробітної плати працівник пише також, якщо заподіяв організації матеріальні збитки і згоден відшкодувати його. Согласно ст. 248 ТК РФ працівник, винний у заподіянні шкоди роботодавцю, може добровільно відшкодувати його повністю або частково:

• Виплата допомоги. Найчастіше працівники просять виплатити допомогу, пов'язані з народженням дітей.

Так, допомога по догляду за дитиною виплачується, якщо працівник звернувся із заявою не пізніше шести місяців з дня досягнення дитиною віку півтора років (ч. 2.1 ст. 12 Федерального закону від 29.12.2006 № 255-ФЗ «Про обов'язкове соціальне страхування на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством », в ред. від 01.05.2017).

Посібник має бути призначено протягом 10 календарних днів з моменту надання працівником необхідних для цього документів та буде виплачуватися протягом всього періоду відпустки по догляду за дитиною. В цьому випадку краще підготувати шаблон заяви, так як п. 58 наказу Міністерства охорони здоров'я України від 23.12.2009 № 1012н передбачає відомості, які необхідно відобразити в такій заяві:

Як бачимо, заяви відіграють значну роль в оформленні трудових відносин, і їх не можна залишати без уваги. Життєвий цикл заяви представлений в блок-схемі.

[1] З 1 липня 2018 року набирає чинності ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів », який замінить ГОСТ Р 6.30-2003.

[2] Пункти 1, 2 ст. 22.1 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (в ред. Від 18.06.2017).

Ю.Ю. Жижерін, незалежний консультант з трудового права