Правила роботи з касовим апаратом (ККТ) згідно із законом: крок за кроком
- Перевірці дати ККТ
- Відкриття зміни на касовому апараті
- авансова система
- Відключення електрики (світла) при роботі на касі
- Вибивається неправильна сума на чеку
- Повернення товару через касу
- Завершення робочого дня на касовому апараті
Будь-яка робота на місці касира починається з заправки касового апарату. Для цього в нього вставляється стрічка, на яку наноситься спеціальне маркування з вмістом номера апарату і його типу. Також на стрічці міститься дата роботи, точний час включення. На початку наноситься показання лічильника на момент заступлення касира. Перед першою операцією все статистичні дані завіряються операціоністом або керівником зміни.
Перевірці дати ККТ
Наступний етап полягає в перевірці дати ККТ. Більшість електронних касових апаратів виробляють автоматичну установку і звірку дати. Але окремі механічні моделі вимагають ручної перевірки. В середньому дата повинна бути не раніше, ніж було проведено останній Z звіт. В іншому випадку буде неможливим почати поточну роботу.
Всі норми і вимоги по установці і контролю часу і дати містяться в Постанові Російської Федерації, яке вийшло в січні 1992 року. Якщо на касовому апараті буде відзначено відхилення часу на 5 хвилин або більше, то при податковій перевірці працівники піддаються штрафу за незастосування ККТ.
Відкриття зміни на касовому апараті
При відкритті зміни проводиться перевірка касової машини на працездатність. Для цього друкується пробний чек. При необхідності може бути проведена друк декількох чеків, на яких значиться нульова сума. Основне завдання нульового чека - перевірити чіткість друку, якість позначення реквізитів, дат, контрольних цифр. До початку пробивки реальних цифр в роботу ККТ, дату і час можна внести корективи. Пробні чеки зберігаються до закінчення зміни операціоніста або завершення роботи відділу. Вони прикладаються до звіту з касової машини.
Після цього проводиться друк X-звіту. Він носить проміжний характер. Під час його пресі не обнуляється поточна сума. На X-звіті відображаються поточні показники лічильників. Вони підрозділяються по секціях і загальних показників. Основне завдання першого звіту - звірка показників в 9 графі Журналу за попередній день з поточними даними. Вони ж записуються в Журнал операціоніста за поточний день в 6 графу. Протягом роботи операціоніста знімається кілька X звітів. Вони призначені для контролю і коштів в касовий апарат. Також вони роздруковуються під час здачі частини виручки. Кількість пробитих X-звітів за день не обмежена. Воно не впливає на статистику роботи, але допомагає касирові відстежити правильність розрахункових операцій.
X-звіти розрізняються за типом. Їх можна зняти по секціях, за підсумками зміни або кінцевого результату. Вони контролюють наявність недосдача або надлишку коштів на касі. При роздруківці звіту проводиться звірка значення з поточної готівкою в ящику ККМ.
Найпростіші моделі проводять друк чека тільки після того, як була пробита вартість товару і натиснута клавіша введення. Більшість кас має введення вартості за допомогою штрих-коду. Також є можливість провести проміжні операції, обчислити здачу від отриманої суми, внести знижки за спеціальними картками.
Чек, що підтверджує покупку, передається покупцеві в момент взяття готівки. Видавати чек під час подачі товару вважається неправильним. Дуже різним є операції з пробивки чека, коли розрахунок проводиться безготівковим шляхом (банківські картки, чеки, талони).
авансова система
При роботі підприємців допускається авансова система. В її випадку оплата за товари і послуги надходить на касу заздалегідь в частковому обсязі. Це явище носить назву авансу. У податковій системі наполягають, щоб для авансу видавався чек з ККМ. Якщо була отримана частина суми, а решта вартість вноситься під час вступу товару, тоді на цю суму має бути вибитий окремий чек. Таким чином, вся вартість товарів і послуг повинна проходити через касу.
Окремі підприємці не згодні з такою розстановкою. Вони відзначають, що продаж відбувається тільки при передачі товару, отже, аванс через касу не проходить. Але в такому випадку ситуація оскаржується в судовому порядку.
Відключення електрики (світла) при роботі на касі
Часто виникають ситуації, коли в приміщеннях відключається електроенергія. Якщо апарат не працює, то підприємці або касири повинні зупинити роботу до моменту включення світла. Звітність за формою ОКУД №0700003 не допускається, так як вона не обумовлена в законі. Згідно з листом від 19 квітня 2005 року «Про застосування контрольно-касової техніки при здійсненні грошових розрахунків з населенням» і іншим правовим документам, суд виносить засуджувальне рішення, якщо під час відключення світла не був пробитий чек. Так відомі випадки, коли підприємець був оштрафований на суму до 30 тисяч рублів за відсутність чека, особливо при наявності ККТ, які працюють без прямого підключення до мережі живлення.
Вибивається неправильна сума на чеку
При роботі під навантаженням виникають ситуації, коли вибивається неправильна сума на чеку. В такому випадку, слід повторно вибити чек на правильну вартість. Помилковий чек зберігається до закінчення роботи в погашенні вигляді. При закритті зміни і здачі денного звіту вони додаються і оформляються в один документ. Він носить назву Акт про повернення грошових сум покупцям по невикористаних касових чеків. В акті зазначаються модель, тип, клас, номер її виробника, реєстраційний номер каси. Графа Прикладна програма містить відомості про програму, яка застосовується для обліку товарів і ведення бухгалтерії у підприємця. Якщо програма не встановлена, то в графі вказується прочерк. Рядок касир повинна містять відомості про табельний номер операціоніста, який здає звітність і неправильно пробив касовий чек. Також в акті міститься інформація про номер чека, суму, яка була на ньому пробита. Сам чек наклеюється на лист і прикріплюється до акту.
Сам акт завіряється касиром і підприємцем. Якщо керівник підприємства сам знаходиться за касовим апаратом, тоді він підписує і затверджує акт самостійно.
Повернення товару через касу
Аналогічно оформляються документи в разі повернення товару при виявленні дефектів. У законі «Про захист прав споживачів» від 7 лютого 1992 року підкреслено, що покупець має право відмовитися від товару і вимагати повернення грошових коштів за придбаний товар, в разі виявлення у нього істотних недоліків і дефектів. Повернення здійснює в гарантійний термін, який становить не більше 2-х років. Повернення товару може бути здійснений без касового чека або інших документів, що підтверджують покупку. Згідно з пунктом 5 статті 18 статті магазин не має права відмовити покупцеві, але може зажадати написання особистої заяви із зазначенням паспортних даних та причин повернення. Крім того, покупець повинен буде довести факт покупки саме в цьому відділенні магазину.
Поверненню також підлягають вироби, які не підійшли покупцеві по ряду причин: фасон, колір, розміри або інші причини. В такому випадку покупець може оформити повернення грошей, якщо виріб не був у експлуатації, не має дефектів і на нього збережені документи. При зверненні в магазин необхідно надати бирки і чек, за яким його було придбано. Також вказується причина, по якій відбулася відмова. В якості документів можуть виступати: гарантійний талон, касовий або товарний чек, контрольна стрічка, яку можна запросити у підприємця. В середньому вона повинна зберігатися протягом п'яти років.
При поверненні покупки в день придбання можна пред'явити касовий чек. В такому випадку касир або операціоніст, який оформляє повернення, ставить на ньому підпис. Після цього складається документ про повернення товару. Він носить довільну форму. Після оформлення документів та їх підписання підприємцем або менеджером, касир може видати покупцеві гроші. Далі необхідно оформити акт, який відповідає за повернення грошової суми покупцеві. Процедура оформлення акта була описана вище. Акт оформляється за всіма вимогами, відповідним формі №КМ-3. Сума повернення прописується в 15 графі журналу операціоніста. Денна виручка зменшується на суму виданих коштів. Відповідно, якщо чек приноситься в день, відмінний від оформлення повернення, то він не проходить за документами.
Завершення робочого дня на касовому апараті
На завершення робочої зміни друкується X-звіт. Він служить для попередньої звірки стану ККМ і готівкових коштів. Після цього касир пробиває Z-звіт. Він служить для обнулення денний інформації в касовому апараті. Всі дані переносяться з оперативної пам'яті каси в фіскальну. В результаті відбувається обнуління денної виручки, фіскальна зміна закривається.
Z-звіт служить не тільки для відображення поточних сум, які пройшли через касу протягом робочого дня, а й показу кількості повернень. У ньому відображаються проведені знижки, анульовані покупки і інша інформація. В результаті денна виручка в касовому апараті повинна відповідати інформації, яка показу в контрольній цифрі звіту і сумі, яка була здана підприємцю. Здача виручки може здійснюватися кілька разів за робочу зміну. Частота збору грошей залежить від обсягу скоєних покупок. При зборі коштів проводиться оформлення касового ордера. Він має форму КО-1. При цьому касир залишає у себе квитанцію, на якій вказується, яка сума була здана. У разі якщо керівник виконує функції касира, то він може обійтися без здачі грошей і оформлення ордера.
Всі звіти, які знімаються з касового апарату, мають порядкові номер. У міру зняття Z-звітів номер збільшується на 1. Вся звіти, не залежно від їх типу зберігаються протягом дня і зберігаються в окремій документації. Вони прикріплюються до денного звіту касира при завершенні зміни.
При завершенні зміни касир оформляє довідку. Вона має форму № КМ-6 і носить звітну форму. Дані для довідки беруться з фінального Z-звіту. Основне завдання - вказати в ній значення лічильників касового апарату, денну виручку, здійснені повернення. Дати та номер прибуткових ордерів у разі роботи самого підприємця не оформляються. У разі якщо виручка здається в банк інкасатору, заповнюються поля «Здано в Банк» і номер квитанції.
Якщо на торговій точці працює кілька апаратів, то по завершенні робочого дня створюється зведений звіт. Він має форму №КМ-7. У нього заносяться дані отримані зі Довідок-звітів всіх касирів. Більш детально про нього можна дізнатися в постанові №132.
Після того як касир завершив зміну і зняв Z-звіт він зобов'язаний в журналі зробити записи про значення лічильників грошових сум на початку і кінці зміни. Вони відзначаються в 6 і 9 графі. Також в 10 графі він заносить свідчення денної виручки. На завершення він залишає особистий підпис під даними. Його інформацію запевняє підписом підприємець або головний менеджер.
Всі записи для журналу здійснюються за Z-звітів. У разі якщо за день виручка була відсутня, знімається нульовий звіт. Всі поля заповнюються відповідним чином. У першій графі завжди вказується дата, коли був знятий Z-звіт. Після цього проставляється порядковий номер звіту. Для них призначені 4 і 5 графи. У 11 пункті журналу знаходиться інформація про зданих підприємцю або головному менеджеру готівці. У цю графу заносяться дані про суми, які керівник вилучає з касового апарату з різних причин.
Для внесення інформації про покупках, які були здійснені безготівковим розрахунком (кредитні та банківські картки) існують графи 12 і 13. У них заноситься загальна вартість всіх таких покупок. 15 розділ журналу призначений для занесення коштів, які були повернуті за товари або пробиті неправильно.
Всі дані, які були внесені в журнал, повинні бути завірені підписом касира-операціоніста, який здає зміну і підприємця або головного менеджера. Для цього призначені графи 8, 17 і 7, 16 відповідно. При відсутності в підприємстві окремого касира, керівник може залишити підпис тільки в графах 7 і 16.
Вся інформація, яка підтверджує передачу та отримання грошових коштів, це журнал касира, z-звіти за всі робочі дні, контрольні стрічки та інші папери, зберігаються на термін, який встановлений для зберігання первинних документів. Він становить не менше 5 років. Вся відповідальність за зберігання інформації лягає на підприємця.
У разі зняття ккм з обліку податкова інспекція має право зажадати на перевірку всі документи, що підтверджують проходження коштів через касовий апарат.