Прибутковий касовий ордер: зразок заповнення, бланк, правила оформлення в 2019 році

1. Що це за документ
2. Автоматизоване оформлення прибуткового ордера
3. оформлення ПКО
4. Порядок заповнення ПКО
5. Як касир повинен перевіряти ПКО
6. Кілька деталей, які потрібно знати

У даній статті ми розберемо, що це за документ - прибутковий касовий ордер, для чого він потрібен, на яких підприємствах використовується, хто і як його підписує.

Крім цього, ви зможете подивитися зразки заповнення ордера для ІП і ТОВ.

Зміст статті

Що це за документ

Прибутковим касовим ордером (ПКО) називають документ для звіту, який оформляється при прийомі касою будь-якої організації грошового еквівалента. ПКО є уніфікованим, затверджений 18 серпня 1998 р

Є підприємства, в яких ще дотримуються звітності, складеної вручну, а інші переходять на комп'ютеризацію всього процесу. Пріходнік створюється тільки в одному варіанті.

Без цього нюансу не обійтися при всіх грошових операціях, адже саме так можна підтвердити надходження готівки за допомогою первинного документа. Вам знадобиться ПКО для юридичного оформлення грошей, які надійшли від усіх осіб: від засновника, при продажу майна, при відшкодуванні шкоди, завданої штатом компанії, від замовника роботи, покупця товару в вигляді виручених коштів.

На наступному відео детально роз'яснено, для чого потрібен ПКО:

Автоматизоване оформлення прибуткового ордера

Для здійснення прибуткових операцій дозволено використовувати онлайн-сервіси для бухгалтера або автоматизовані засоби.

Поширеними програмами є: 1С, ІНФО-Бухгалтер, БЕСТ, Парус, ABACUS, Галактика, за допомогою яких можна прискорити оформлення документа. Зручно користуватися такою системою і за рахунок того, що номер буде визначатися і вноситися в журнал обліку автоматично. Крім того, база програм нормативної документації постійно оновлюється, що є позитивним аспектом для бухгалтерії.

оформлення ПКО

Виробничий наказ свідчить, що заповнення касового ордера входить в обов'язки одного співробітника - бухгалтера. На готовому документі, який складається з двох частин (безпосередньо ордер і частина з відривний квитанцією), повинна стояти підпис головного бухгалтера або, за відсутності такого по ряду причин, уповноваженої особи компанії для здійснення даного роду дій. Перевірити справжність бланка повинен і касир.

Далі ставиться печатка таким чином, щоб більша частина її заступала на відривну квитанцію і лише невелика частина на сам бланк. Обов'язково робиться запис у зошиті для реєстрацій всіх операцій з використанням касової документації. Коли гроші передаються касиру, він відриває квитанцію і віддає людині, який вносив кошти. Основний документ необхідно залишити в касі.

Приймаються готівку в касу строго в той день, коли був складений і підписаний документ.

Зразок заповнення бланка прибуткового касового ордера для ВП і ТОВ .

Порядок заповнення ПКО

Розберемо поетапно, як правильно заповнити бланк уніфікованої форми № КО-1:

• У самому верху стоїть пункт «Організація» - тут необхідно вписати назву організації (яка видає пріходнік) так, як вона зареєстрована в установчих документах.
• Далі, в наступній сходинці «Структурний підрозділ» вкажіть структурний відділення підприємства, що видає ПКО. При його відсутності просто відзначте прочерком.
• Смуга «Номер документа» передбачає запис порядкового номера прибуткового ордера. Його ви визначите по реєстрації в журналі прибуткових і видаткових документів, в якому ведеться облік всіх операцій. Нумерація не повинна перериватися.
• Графа «Дата складання» повинна вмістити число, коли документ був оформлений (формат: дд, мм, рррр).
• Рядок «Дебет» - ставиться номер рахунку бухгалтерії або інша аналітична інформація. Цей пункт не є обов'язковим для заповнення.
• Пункт «Кредит» - необхідно відзначити, який код підрозділу структури, куди вносяться кошти (якщо його немає на підприємстві, не заповнюємо, також ставимо прочерк); номера рахунків, субрахунків, за кредитами яких здійснюється прихід готівки в касу; аналітичний код обліку по кореспондуючих рахунках. При відсутності такої кодування поставте прочерк.
• У рядку «Код структурного підрозділу» вкажіть номер коду відділу організації, на який оформляється прихід.
• Графа «Код аналітичного обліку» - впишіть аналітичний предмет кореспондуючих рахунків.
• «Субрахунок» - цей пункт призначений для запису кредитового рахунку операції чи іншої аналітичної інформації.
• У рядок «Сума» запишіть суму грошових коштів, які надійшли на прихід в касу (у цифрах і прописом з великої літери). Якщо залишилося небагато місця в цій графі після заповнення, поставте прочерк.
• Пункт «Код цільового призначення» - вкажіть кодове число призначень використання грошей, які надійшли на підприємство. При відсутності коду в документації ТОВ можна не заповнювати, а поставити прочерк.
• «Прийнято від». Тут потрібно записати назву компанії, прізвище та ім'я представника організації (в родовому відмінку), який передає готівку в касу, за умови, що гроші надходять від співробітника стороннього підприємства. Необхідно вказати тільки особисті дані особи в разі, коли каса приймає грошові кошти від працівника компанії, яка виписала пріходнік.
• Далі слід записати, яке підстава здійснює операції: оплата або позику за договорами, виручка від роздробу і подібне.
• «У тому числі» - пункт, де вказується сума ПДВ (можна в цифрах). За умови, що прихід коштів не оподатковуємо, пишіть «Без податку ПДВ»
• «Додаток» - запис реквізитів доданих документів (вказавши номери), якщо вони є.

Друга частина (відривна) заповнюється аналогічним способом.

На документах, що додавалися до ордеру, також слід поставити штамп з позначкою «Отримано» і записати дату.

Як касир повинен перевіряти ПКО

Касиром обов'язково повинна бути проведена перевірка і звірка даних ПКО. Необхідно звернути увагу, справжня чи зафіксована на оформленому бланку підпис представника бухгалтерії або особи з правом заміщати його. Перечитати, чи правильно записані дані і чи немає помилок. Простежити, щоб в наявності були всі відмічені в документації програми.

Якщо все виконано відповідно до правил і не було помічено відхилень, касир прийме готівку, поставить число здійснення операції і підпише бланк і квитанцію пріходніка. Якщо при підготовці документа були зроблені помилки, він касир повертає на переробку.

Поставлений підпис необхідно завірити печаткою так, щоб відбиток був добре видно.

Кілька деталей, які потрібно знати

Ні в якому разі не допускається внесення виправлень, помилок та інших помилок. При наявності будь-якої помарки пріходнік повинен оформлятися заново. Чи не допустимим фактором є внесення додаткових пунктів і поправок.

Чи не дозволено приймати гроші в касу без оформлення прибуткового ордера. Такі дії вважаються порушеннями і тягнуть за собою покарання у вигляді штрафу. Посадова особа, в обов'язки якого входить готувати ордера, має буде заплатити до 5 000 руб., А організація - до 50 000 руб.

Якщо підприємство частково або повністю не оприбуткувало готівку по пріходніку, то податкова перевірка розцінить це як грубе порушення оформлення обліку, і відповідальна особа буде обкладатися штрафними санкціями.