Прийом передача справ і кадрових документів за правилами

1. Прийом передача кадрової документації
2. створюємо комісію
3. Починаємо перевірку документів
4. Акт прийому передачі кадрової документації
5. Акт прийому передачі трудових книжок
6. Якщо документи передати нікому
7. висновок

Не важливо, з яким настроєм кадровик звільняється з підприємства, правонаступника відділ він повинен передати в робочому стані, щоб не залишити про себе нехорошого враження і не виказати непрофесіоналізм. Однак на практиці прийом - передача справ відділу кадрів не завжди оформляється як треба, а іноді і не проводиться зовсім, адже немає чітких правил, що регулюють цю процедуру. Певний порядок все ж склався, і він не суперечить законодавству, а значить, що цілком може застосовуватися при зміні кадрового працівника.

Зміст статті

Прийом передача кадрової документації

Ні відносини з директором, ні негативні мотиви звільнення не повинні позначатися на роботі. Не можна кадровику ось так просто все кинути і піти. А адже в практиці були і такі випадки, що звільняється не тільки не передавав справи, а й зумисне їх знищував. Уявляєте, яка думка про нього залишилося? Тут ні про які позитивних рекомендацій не може йти мова.

А якщо все буде оформлено як треба, і відділ кадрів буде працювати за графіком навіть з новим працівником, про попередньому кадровиків залишаться тільки позитивні враження.

Тим часом, процедура передачі справ не так вже й складна, алгоритм її такий:

• створюється комісія з передачі справ;
• перевіряються кадрові документи;
• складається акт прийому-передачі.

А тепер все по порядку і детально.

створюємо комісію

Підставою до створення комісії і взагалі розпочати процедуру передачі справ, звичайно, повинен бути наказ ось такого плану . У наказі потрібно відобразити:

• для чого потрібна комісія;
• її склад;
• завдання.

При цьому в члени комісії обов'язково потрібно включити і працівника, який звільняється кадровика.

Починаємо перевірку документів

В термін, відведений наказом, комісія повинна перевірити і оцінити:

• повноту і склад кадрових справ;
• порядок реєстрації документів (журнали реєстрації);
• систему зберігання документів і підготовки їх до здачі в архів;
• програмне забезпечення.

Великою підмогою в роботі комісії буде номенклатура справ ОК: там адже перераховані всі обов'язкові папки, які повинні бути у відділі. Перелік може бути вказаний і в Положенні про ОК. Якщо ж номенклатури у відділі немає, переписувати документи і їх стан доведеться поголовно - «від шафи до шафи».

Обов'язково потрібно перевірити кадрові документи організації, а саме наявність:

• копій установчих документів та Статуту фірми;
• штатного розкладу;
• ПВТР і колдоговору;
• графіка відпусток;
• ЛНА (положення про ОК, про оплату праці, з дисципліни, про комерційну таємницю, про захист персональних даних);
• графіків змінності;
• посадових інструкцій;
• трудових договорів;
• договорів про матеріальну відповідальність;
• наказів по основній діяльності;
• наказів по особовому складу (про прийом, звільнення, перекладах, дисципліни);
• особистих карток;
• особистих справ;
• трудових книжок.

Це списку не закритий, адже у вашій фірмі можуть бути відсутніми одні документи і бути присутнім інші.

Після перевірки потрібно всі документи занести в акт.

Акт прийому передачі кадрової документації

Це основний документ, яким завершується трудова діяльність кадровика.
Оформляється документ так:

• прописується назва фірми, місце і дата складання акта;
• вставляється гриф обмеження доступу до директора;
• пишеться - хто кому передає документи;
• заповнюється таблиця;
• проставляються візи всіх членів комісії.

Приблизний акт передачі справ можете скачати тут .

У таблицю можна занести стовпці:

• номер підпункту;
• назва документа (або справи);
• кількість листків;
• період часу документів;
• дані про відсутність або пошкодження документів або справ.

Важливо: в останньому стовпці можна вказати на те, що документ не виконаний, наприклад, не підписаний співробітником або директором.

Увага: до трудових книжок потрібен окремий підхід, щоб не упустити порушень, адже поки вони в ходу, відповідальність за правильне оформлення несе працює кадровик. Тому краще оформити книжки окремим документом.

Акт прийому передачі трудових книжок

Цей документ повинен містити дані всіх наявних трудових книжок:

• П. І. Б. працівника;
• серія і номер книжки (і вкладиша);
• наявність запису про роботу.

Можна включити в акт відомості:

• про незатребуваних трудових;
• про наявність бланків книжок і вкладишів.

приклад акту можете взяти тут .

Якщо документи передати нікому

Припустимо, ви улаштовуєтеся кадровиком, а прийом передача справ ніким не оформлена. Як зняти з себе відповідальність за чужі помилки? Діяти потрібно так:

• точно так же наказом створити комісію з прийому справ;
• перевірити наявність документів;
• скласти вищенаведені акти.

Тільки в цьому випадку передавати документи буде не звільнився кадровик, а інший член комісії, наприклад, бухгалтер.

увага!

Важливо: після підписання актів обов'язково потрібно видати наказ, що ви несете відповідальність з моменту прийняття справ.

У такому випадку, якщо раптом нагряне ГИТ з перевіркою, від відповідальності ви звільняєтесь. Але порядок в справах все ж потрібно буде навести.

висновок

Описана вище процедура може застосовуватися і в тому випадку, коли звільняється не єдиний кадровик фірми, а один з працівників відділу кадрів. Тоді враховувати потрібно не всі документи ОК, а тільки ті, які передаються. Наприклад, якщо звільняється табельщик, перевірити потрібно тільки табеля обліку часу - їх заповнення і відповідність законам.