Приклад списання ПММ за дорожніми листами і без них: як списати бензин

1. Поняття «ПММ» і «Подорожній лист»
2. Правила і порядок
3. приклад розрахунку
4. Чи можна списати без подорожнього листа
5. особливості обліку

Всі витрати організації або підприємства з метою бухгалтерського і податкового обліку повинні документально підтверджуватися, в іншому випадку невраховані витрати будуть вважатися серйозним порушенням, і керівництво юридичної особи може понести через них досить серйозну відповідальність.

Це стосується також витрат на ПММ, при цьому варто відзначити, що правильно розраховані і оформлені вони можуть бути віднесені на витратні статті балансу. В результаті може зменшитися оподатковуваний база, що береться за основу при розрахунку податку на прибуток.

Поняття «ПММ» і «Подорожній лист»

Облік руху паливно-мастильних матеріалів безпосередньо пов'язаний з дорожніми листами, при цьому під ПММ розуміють:

• паливо різних видів, наприклад, дизель, бензин, газ;
• масла й змащення;
• різні присадки і добавки, наприклад, охолоджуючі та гальмівні.

Конкретний перелік використовуваних паливно-мастильних матеріалів, які використовуються при експлуатації транспортного засобу, залежить від його виду і моделі. Існують автомобілі, що працюють на бензині і дизельному паливі. Крім того, деякі транспортні засоби, наприклад, автобуси, оснащують газотопливною обладнанням для економії.

У цьому випадку газ також відноситься до ПММ. Існують нормативи їх списання, затверджені Мінтрансом Росії, також вони можуть бути прийняті на підприємстві самостійно. Такі нормативи враховують деякі додаткові параметри, наприклад, час року і сезон, а також різні коригувальні коефіцієнти.

Облік даних матеріалів на підприємстві в більшості випадків проводитися на основі первинного документа обліку - подорожнього листа. Під дорожнім листом розуміють документ, в якому фіксується місце відправлення і прибуття автомобільного транспорту, витрата палива і мастильних матеріалів при цьому, найменування вантажу, що перевозиться, мета поїздки і інші відомості, що мають відношення до неї.

Подорожній лист оформляється як на власний транспорт, так і на взятий в оренду. У загальних випадках використовують шляховий лист форми №3, для комерційного транспорту передбачено лист форми №ПГ-1, при використанні вантажівки з погодинна формою оплати застосовується форма №4-П. Існують також інші форми подорожніх листів.

Правила і порядок

Крім подорожнього листа для списання паливно-мастильних матеріалів необхідний наказ керівника юридичної особи, в якому затверджені норми такого списання. При цьому варто відзначити, що використання особистого автомобіля в інтересах компанії також оформляється подорожнім листом для списання ПММ.

Надходження даних матеріалів на підприємство оформляється прибутковим ордером. Саме ж списання відбувається зазвичай один раз на місяць особою, відповідальною за це. Такою особою практично завжди є співробітник бухгалтерії, наприклад, матеріальний бухгалтер.

Що ж стосується самого порядку списання, то він полягає в складанні відповідного акту представниками спеціально створеної для цього комісії в кількості не менше трьох осіб.

До нього прикладають документи первинної бухгалтерської звітності, а саме: накладна-вимога, заправні картки, чеки АЗС. Мета даних документів - підтвердити фактичний обсяг спожитих паливно-мастильних матеріалів.

приклад розрахунку

Розрахунок списання ПММ проводитися на кожну марку автомобільного транспорту окремо, при цьому обов'язково враховується загальний кілометраж пройденого шляху. Так, проводити розрахунок для легкового автомобіля можна за формулою:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), де

• H - базова норма витрати палива, що визначається у вигляді пробігу автомобіля в літрах на 100 кілометрів;
• S - загальний пробіг транспорту протягом робочої зміни в кілометрах;
• D - поправочний коефіцієнт у відсотках.

Як приклад можна взяти досить поширений на виробництвах автомобіль марки ГАЗ-3110 з двигуном ЗМЗ-4026.10. У нього базова норма споживання палива дорівнює 13 літрів на 100 кілометрів.

Автомобіль використовувався для збуту готової продукції в зимовий період. Загальний пробіг склав по області (НРО) 104 кілометри, по місту (HPг) - 128 кілометрів. В результаті за експлуатацію в зимовий період була взята надбавка 10% і за експлуатацію

Розраховуємо норму витрати палива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 літра НРО = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 літра. Згідно з даними подорожнього листа було витрачено 30,2 літра протягом робочого дня. Якщо брати такий показник за середній, то за місяць витрата ПММ в виробничих цілях складе:

НРМ = НРР * Т, де

НРМ - це нормативні витрати палива за робочий день, Т - це кількість робочих днів в одному місяці.

Таким чином, НРМ = 30,2 - 21 = 634,27 літра.

В цьому випадку при списанні ГСМ може бути вказано 623,27 літра палива при роботі автомобіля протягом місяця. Що ж стосується списання тосола, гальмівної рідини і т.д., то їх списання проводиться згідно з раніше затвердженим нормам споживання.

Окремо варто згадати про те, що в разі капітального ремонту автомобіля або ж досягнення нею терміну експлуатації 5 років, норма витрат мастильних матеріалів і палива може бути збільшена на 20%.

Чи можна списати без подорожнього листа

Існують випадки, коли списання ПММ проводитися без використання колійного особи. це:

• облік за лімітами;
• компенсація понесених витрат.

У першому випадку на підприємстві повинна бути встановлена система контролю витрат паливно-мастильних матеріалів. У цьому випадку на одиницю транспорту в місяць виділяють зарезервовані кошти на їх придбання.

Також для цього використовуються паливні карти АЗС, при цьому гроші за них не повинні перевищувати встановлену норму. Дана система хороша в разі використання автотранспорту по одному і тому ж щоденного маршруту.

У другому випадку потрібно укласти договір на використання особистого автомобіля між організацією і її співробітником на підставі ст. 188 Трудового кодексу РФ .

Тут обмеження на виплати встановлюються в залежності від марки, моделі і модифікації автомобіля. Саме ж списання ПММ проводиться на підставі встановлених підприємством норм.

особливості обліку

Перш ніж приступити до списання паливно-мастильних матеріалів, юридичній особі необхідно визначитися зі способом його обліку. Так безпосередньо заправку палива виконує сам водій автомобіля, використовуючи виділені на це кошти. Після закінчення заправки він зобов'язаний здати авансовий звіт до бухгалтерії. До нього додається чек АЗС. Паливо в подальшому оприбутковується за рахунком 10 «Матеріали».

Документи для скачування (безкоштовно)

Витрачені ПММ відбиваються при списанні на наступних рахунках:

• 20 «Основне виробництво»;
• 26 «Загальногосподарські витрати»;
• 44 «Витрати на продаж».

Безпосередньо вибір того чи іншого рахунку лежить на керівництві підприємства. При цьому з податкового обліку операція списання ПММ проводитися по статті 254 Податкового кодексу і включається до матеріальних затрат.

При цьому ніщо не перешкоджає віднести їх до інших витрат на підставі ст. 264 НК РФ . У будь-якому випадку з політикою обліку та списання ПММ варто визначитися заздалегідь, так як ці процедури є поточними і будуть періодично повторюватися.

Покрокова інструкція по списанню ПММ в 1С представлена ​​нижче.