Призначення відповідального за кадрове діловодство
Чим менше організація, тим частіше один фахівець виконує роботу відразу двох співробітників. Дуже часто це секретар і кадровик. У статті розберемо, як правильно оформити призначення відповідального за кадрове діловодство і чому для цього потрібно оформити два накази, а не один.
Два в одному
Сама по собі посаду секретаря - яскравий приклад офісної роботи в режимі багатозадачності. Людина приймає відвідувачів в офісі, здійснює вхідні та вихідні дзвінки, допомагає керівнику грамотно спланувати робочий день, веде ділове листування з партнерами та клієнтами підприємства, замовляє канцелярські товари. Здійснює особливі доручення, наприклад, бронює номери в готелі і замовляє квиток на літак, якщо співробітнику або керівнику терміново потрібно поїхати у відрядження ...
Реалії сучасного бізнесу, особливо в невеликих компаніях, такі, що до обов'язків секретаря додаються обов'язки кадровика. І тоді крім виконання своєї основної роботи потрібно: створювати і вести бази документів з особового складу, підтримувати в акуратному стані кадровий архів - що взагалі обов'язково, оформляти прийом і переведення працівників і т.д.
Призначення відповідального за кадрове діловодство
Не можна просто так взяти і навантажити працівника новими обов'язками. Читаємо Трудовий кодекс, ст. 60.2:
«З письмової згоди працівника йому може бути доручено виконання протягом встановленої тривалості робочого дня (зміни) поряд з роботою, визначеної трудовим договором, додаткової роботи за іншою або такий же професії (посади) за додаткову оплату».
Призначення відповідального за кадрове діловодство працівника оформляється двома наказами.
По-перше, на підприємстві оформляється наказ по основній діяльності, в якому фіксується відповідальність секретаря за ведення кадрового діловодства.
Наказ про призначення відповідального за кадрове діловодство, зразок в PDF
По-друге, випускається наказ по особовому складу, в ньому прописуємо розмір оплати і згоду працівника.
Наказ про покладання обов'язків по веденню кадрового діловодства, зразок в PDF
Чому два накази?
Обидва наказу містять персональні дані. Однак, першим ми фіксуємо лише факт, що співробітник (секретар) крім своїх основних обов'язків приступає до нового фронту робіт і займається в компанії кадровим діловодством. Це інформація, якщо можна так висловитися, загального користування: все в компанії знають, хто тепер кадровик. А ось другим наказом фіксується розмір додаткового заробітку - це закрита інформація, яка відноситься до категорії персональних даних, і надбанням громадськості робити її не можна.