Процес організації ведення обліку складу в кур'єрської компанії

1. Традиційно схема роботи з доставки замовлень включає кілька етапів:
2. 1. Приймання замовлень від клієнта і кур'єра
3. 2. Видача замовлень на доставку та повернення клієнту
4. 3. Інвентаризація та оперативна звітність по складу

Невід'ємною завданням в роботі кур'єрської компанії є організація складського обліку, оскільки кількість замовлень на доставку може досягати до тисячі штук в день. У будь-який момент часу важливо розуміти місцезнаходження замовлення і мати можливість подивитися його руху між кур'єрами і складами. У кожній кур'єрській службі є своя специфіка обліку. Розглянемо, як відбувається організація і автоматизація складського обліку на прикладі програмного забезпечення Delans. Доставка для кур'єрських компаній .

Традиційно схема роботи з доставки замовлень включає кілька етапів:

Розглянемо три найбільш важливих процесу в організації складу: отримання замовлень від кур'єрів і клієнтів в процесі доставки, видача та їх повернення, проведення складської інвентаризації, аналіз і звітність по доставці і складу підприємства.

1. Приймання замовлень від клієнта і кур'єра

Для того щоб зафіксувати факт надходження замовлень на склад кур'єрської компанії, заводиться документ «Прийняття». Комірник шляхом сканування накладних звіряє наявність вантажів, що надійшли за реєстрами. Якщо в результаті перевірки спостерігається недостача або надлишок у кількості, а також пошкодженість замовлення то, це фіксується в документі «Акт розбіжностей».

Приймання замовлень від кур'єра оформляється на підставі «Звіту про доставку» і автоматично заповнюється зібраними замовленнями і недоставлення одержувачам замовленнями. У документі є можливість ручного коректування полів ваги і габаритів. При скануванні замовлення автоматично запускається друк накладної, якщо така функція була встановлена ​​в картці замовника.

У процесі приймання є можливість розкласти замовлення по зонам складу, в тому числі автоматично: замовлення з ознакою «Проблема» програма запропонує розмістити в відповідну зону, замовлення з датою доставки сьогодні / завтра в зону «До видачі», інші - в зону «Комора» .

Кур'єрська компанія може мати кілька власних філій або партнерських складів, і тоді виникає необхідність перемістити замовлення на такий склад. У програмі це дозволяє відобразити документ «Переміщення». За фактом приходу замовлень на склад філії або партнера створюється документ «Прийняття».

2. Видача замовлень на доставку та повернення клієнту

Починаючи свою роботу кур'єр шляхом сканування накладних приймає до виконання свої замовлення на доставку. Замовлення залишається на поточному складі, але отримує додаткову аналітику по відповідальному кур'єру. Ця інформація відображається у звіті «Замовлення на складі».

Доставлені замовлення списується з кур'єра, пропущені або частково прийняті в процесі доставки замовлення, оформляються на склад і підлягають поверненню замовнику. За фактом повернення вони також списуються зі складу.

3. Інвентаризація та оперативна звітність по складу

Інвентаризацію складу можна проводити щодня або за потребою, по всьому або по його окремих зонах, наприклад: зони найближчій доставки, зони проблемних замовлень і т. Д. В залежності від потреб кур'єрської служби.

У програмі таблична частина документа «Інвентаризація» автоматично заповнюється залишками замовлень на складі і осередку, зазначеними в документі, на дату документа. Інвентаризація проводиться комірником шляхом сканування накладних для звірки їх фактичної наявності з даними системи. При фізичному наявності замовлення по ньому проставляється ознака «Перевірено». При виявленні нестач або надлишків система зафіксує це в документі «Акт інвентаризації». При проведенні документа «Інвентаризація» замовлення з найближчими датами доставки, для яких вказана осередок «До видачі», перемістяться в неї, при цьому недостачі перемістяться в осередок «Проблема» до з'ясування. Багато компаній проводять дану операцію вручну за допомогою таблиць Excel, що природно, збільшує обсяг роботи в кілька разів, в той час як сучасні системи обліку допомагають уникнути помилок і прискорюють робочий процес.

Для контролю роботи складу в програмі передбачені два звіти «Замовлення на складі» і «Руху замовлень по складах». Перший відображає актуальні залишки замовлень на складі з розбивкою по зонам (наприклад: Проблема, До видачі, Комора) і по відповідальним кур'єрам, які прийняли замовлення до виконання.

Звіт «Руху замовлень по складах» показує документи, за допомогою яких відбувалося переміщення замовлення: Приймання, Переміщення по складах в тому числі партнерським, Переміщення на кур'єра, звіт про доставку, Повернення замовлень.

З розширенням сфери діяльності кур'єрської компанії стає трудомістким відстежувати рухи замовлення, аналізувати місцезнаходження і його стан (пошкоджений, підготовлений до доставки, переміщений на склад партнера) в процесі обробки, вести складський облік і проводити інвентаризацію. Оскільки організація складського обліку в кур'єрській службі сьогодні - невід'ємна частина щоденних операцій, то основним пріоритетом для багатьох власників бізнесу стає гарантія швидкості виконання роботи, дотримання термінів з доставки, а також відстеження ТМЦ замовника і клієнта. Сучасні облікові системи вирішують всі ці завдання і допомагають спростити як ведення складу, так і всієї кур'єрської служби.

Організуйте і Ви ефективне управління складу.
Замовте безкоштовну демонстрацію!

Замовити демонстрацію