Проект документа: стадія узгодження

1. види узгодження
2. порядок узгодження
3. терміни узгодження
4. Доопрацювання проекту розпорядчого документа за зауваженнями
5. повторне візування
6. Віза узгодження
7. думка експерта
8. Коли фахівець відсутня
9. Робота з договорами

Коли в «Довіднику кадровика» ми наводимо зразки оформлення документів, як правило, вони включають візи узгодження і ознайомлення з даним документом (його проектом) зацікавлених осіб. Чи замислювалися ви, наскільки вони потрібні? Або це просто звичай ділового обороту і зайвий головний біль для діловодів? Постараємося розібратися.

Узгодження здійснюється у випадках, коли документи містять будь-які правові норми і потрібно їх експертиза на предмет відповідності чинним нормативно-правовим актам, коли вони зачіпають інтереси інших організацій, посадових осіб і т. П.

Читайте також:

В ході узгодження документа його текст коригується і змінюється на основі зауважень, доповнень, внесених фахівцями в початковий варіант документа. Процедура погодження документа - одна з важливих складових частин процесу своєчасного прийняття єдино вірного управлінського рішення.

види узгодження

Зверніть увагу!
Процедура погодження проекту документа з зацікавленими посадовими особами за загальним правилом не є обов'язковою. Але в тих випадках, коли діючі у роботодавця локальні нормативні акти з діловодства передбачають узгодження тих чи інших документів, воно стає обов'язковою процедурою в процесі створення документа

Узгодження може бути зовнішнім або внутрішнім. При внутрішньому узгодженні оцінку змісту проекту документа дають фахівці (співробітники) організації-учасника. При зовнішньому узгодженні експертизу (оцінку) змісту проводять компетентні зовнішні організації, чиї інтереси зачіпає документ, в т. Ч. Різні «дозвільні» інстанції та органи, що не входять в структуру організації. Зовнішнє узгодження здійснюється після того, як проведено внутрішнє погодження.

Внутрішнє і зовнішнє узгодження виражаються в різних формах: для внутрішнього узгодження використовується візування документів, для зовнішнього - оформляється гриф узгодження.

Порядок внутрішнього і зовнішнього узгодження документів, а також вимоги до оформлення реквізитів документа «Віза» і «Гриф погодження» визначено Державним стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »і Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. наказом Мінкультури Росії від 08.11.05 № 536 (далі - Інструкція з діловодства).

порядок узгодження

Роботодавець визначає випадки і порядок узгодження документів на локальному рівні. Робота з документами, як правило, регламентується комплексом документів з діловодства, що додаються до Інструкції з діловодства. Рух потоків документів - від створення або отримання до виконання або відправки - зазвичай закріплюється в розділі «Організація документообігу» Інструкції. Матеріали даного розділу є основою для розробки Графіка документообігу, де відображаються всі дії, здійснювані в процесі роботи з документом, зокрема узгодження.

Візування проводиться перед підписанням документа тими посадовими особами, в чию компетенцію входить оцінка документа в цілому або його окремих положень. Віза - це реквізит, що виражає згоду або незгоду посадової особи зі змістом документа.

При візуванні проекту документа зацікавленими вважаються структурні підрозділи в наступних випадках:

• в документах містяться питання по напрямку діяльності цих підрозділів;
• на їхню адресу є доручення;
• з числа посадових осіб цих підрозділів створюються комісії або робочі групи.

Посади осіб, що візують проект документа, завжди нижче посадового рангу керівника, що підписує (затверджує) документ. При візуванні проект документа послідовно переміщається з нижчого рівня управління на більш високий.

Слід звернути увагу, що конкретне коло посадових осіб організації, що візують проект документа, встановлюється самою організацією. Типова інструкція з діловодства передбачає, що перелік узгоджувальних інстанцій визначає упорядник документа, виходячи з його змісту. Разом з тим порядок візування типових документів організації (т. Е. Документів, що відображають однотипні, повторювані управлінські ситуації) можна закріпити у відповідних організаційних документах, наприклад в Інструкції з діловодства даної організації, регламент роботи колегіального органу та ін.

Процедуру візування доцільно здійснювати в такій послідовності:

• укладач документа;
• керівник структурного підрозділу, в якому складено документ;
• керівники структурних підрозділів (керівники середньої ланки), до діяльності яких має відношення зміст документа;
• керівник фінансової або бухгалтерської служби;
• керівник юридичної служби (юрист організації).

Типовою інструкцією з діловодства передбачено, що проекти наказів, розпоряджень, рішень підлягають узгодженню з виконавцями і зацікавленими посадовими особами; накази (розпорядження, рішення), що видаються в організації, в обов'язковому порядку узгоджуються з юридичною службою.

Зверніть увагу!
У разі коли передбачено обов'язкове узгодження документа з зацікавленими посадовими особами, відсутність віз узгодження на документі буде означати порушення процедури його підготовки

При встановленні порядку узгодження документів на локальному рівні роботодавець може передбачити, що при підготовці, наприклад, наказу по особовому складу проект документа в обов'язковому порядку повинен бути завізований юридичною службою (юрисконсультом) організації, а також керівником того структурного підрозділу, де працює працівник, на якого поширюється дія наказу, начальником (інспектором) відділу кадрів, головним бухгалтером. У разі потреби проект наказу може візуватися і іншими посадовими особами, наприклад начальником відділу праці і заробітної плати, начальником планово-економічного відділу.

При перекладі співробітника з одного структурного підрозділу в інший проект наказу доцільно узгодити з керівниками обох підрозділів. При підготовці розпорядчого документа, що містить доручення структурним підрозділам, його слід погодити з керівниками цих підрозділів.

терміни узгодження

У багатьох організаціях, особливо великих, що мають складну структуру, на процедуру узгодження нерідко йде до місяця. Тривалий термін візування проекту документа може знизити ефективність прийнятого рішення, тому доцільно в Інструкції з діловодства або іншому локальному нормативному акті з діловодства встановити певні тимчасові обмеження на процедуру візування.

Терміни узгодження великих за обсягом і складних за змістом документів не повинні перевищувати, як правило, 2-3 дні (для кожної согласующей інстанції). Решта документів бажано візувати в день їх надходження на узгодження. Наведемо фрагмент документа «Про затвердження регламенту узгодження і підписання розпорядчих та інших документів».

збільшити зображення

Процедура погодження завершується, як правило, поверненням проекту документа виконавцю. В даному випадку в документообігу має місце зворотний рух (передача документа в інстанцію, де він вже знаходився), але це рух обумовлено ділової необхідністю.

Доопрацювання проекту розпорядчого документа за зауваженнями

Наступний етап - передача проекту розпорядчого документа виконавцю на доопрацювання за зауваженнями. Після доопрацювання проект документа остаточно оформляється на бланку і передається на повторне візування.

Якщо проект розпорядчого документа готувався за дорученням вищестоящої організації, то документ оформляється не на бланку організації, а на стандартних аркушах паперу і прямує у вищестоящу організацію із супровідним листом. При цьому проект документа візується керівником організації.

повторне візування

Повторне візування проекту документа необхідно для того, щоб всі зацікавлені посадові особи проставили візи на тому примірнику документа, який буде представлятися керівнику на підпис.

Якщо в процесі візування до проекту документа вносяться істотні зміни, він підлягає повторному візуванню. При внесенні до проекту документа які не змінюють суті уточнень (виправлення помилок, граматичних помилок і т. П.) Повторне візування не потрібно.

Завізований усіма зацікавленими особами документ передається керівнику організації на підпис.

Віза узгодження

Віза узгодження включає в себе назву посади візує документ, його особистий підпис, розшифрування підпису і дату візування. Слово «Віза (візи)» при оформленні внутрішнього узгодження проекту документа не пишеться. Віза узгодження може частково заготовляти при друкуванні документа. В цьому випадку який візує від руки проставляє особистий підпис і дату, наприклад:

збільшити зображення

думка експерта

Потапова А. В., експерт журналу «Довідник кадровика»

Коли фахівець відсутня

При організації процесу узгодження документів роботодавцю слід враховувати один нюанс. У локальних нормативних актах з діловодства доцільно вказувати посади фахівців, що відповідають за підготовку документа, та посади зацікавлених посадових осіб, які мають право погоджувати документи (без зазначення конкретних прізвищ та ініціалів). Тоді в разі переведення на іншу роботу або звільнення конкретного працівника обов'язок узгодження документів перейде до того працівникові, який буде займати цю посаду, і при цьому не потрібно буде вносити зміни в нормативні документи.

У разі тимчасової відсутності на роботі конкретного працівника, зазвичай візує той чи інший документ, погоджувати документ буде той працівник, який зараз виконує обов'язки тимчасово відсутнього працівника.

ТК РФ передбачає кілька варіантів виконання обов'язків відсутнього працівника: 1. Тимчасове переведення на іншу роботу за згодою сторін трудового договору (ч. 1 ст. 722 ТК РФ) .2. Тимчасове переведення на іншу роботу без згоди працівника у виняткових випадках, перерахованих в ч. 2 і 3 ст. 722 ТК РФ.

У випадках тимчасового переведення на іншу роботу працівник займає посаду тимчасово відсутнього працівника, відповідно в реквізиті «Віза» вказується саме ця посада.

3. Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від роботи, визначеної трудовим договором (ст. 602 ТК РФ).

При виконанні обов'язків тимчасово відсутнього працівника в цьому випадку працівник займає посаду, визначену трудовим договором, яка і буде вказуватися в реквізиті «Віза».

При цьому повноваження працівника на узгодження документів за тимчасово відсутнього працівника будуть підтверджуватися додатковою угодою до трудового договору і наказом роботодавця, де встановлений термін, протягом якого працівник виконує додаткову роботу, її зміст та обсяг.

Для тих ситуацій, в яких з якихось причин посадові обов'язки тимчасово відсутнього працівника ніхто не виконує (не здійснено тимчасове переведення на цю посаду, обов'язки за погодженням документів не покладені на іншого працівника), доцільно для забезпечення процесу узгодження документів в локальних нормативних актах передбачити порядок заміни працівника, візує ті чи інші документи. Наприклад, можна передбачити в Інструкції з діловодства норму такого змісту: «Накази по основній діяльності, накази по особовому складу узгоджуються з ... і начальником юридичного відділу. При тривалій відсутності на роботі (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка) начальника юридичного відділу документи ... погоджує головний спеціаліст юридичного відділу ».

Якщо документ візується кількома посадовими особами, візи розташовуються одна під одною в порядку візування. наприклад:

збільшити зображення

Робити будь-які виправлення в проекті документа не слід. Якщо особи, візує проект документа, не згодні з його окремими положеннями або вмістом в цілому, вони мають право викласти свої зауваження. В цьому випадку віза доповнюється написами: «Не згоден», «З пунктом 5 не згоден», «Заперечую», «Зауваження додаються» і т. П. Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують і докладають до документа. В цьому випадку віза може бути оформлена наступним чином:

збільшити зображення

Візуванню підлягають як внутрішні документи, так і вихідні.

Процес прийняття рішення - «внутрішня справа» організації. Одержувача документа (адресата) про технології прийняття рішення до відома, як правило, не ставлять. Тому в документі, оригінал якого відправляють з організації (наприклад в листі), візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії що відправляється документа. Якщо ж лист буде відправлено факсом, візи слід проставляти на зворотному боці останнього аркуша єдиного примірники листа, т. Е. На тій стороні аркуша, яку факсимільний апарат «Не зчитує».

Для документа, оригінал якого залишається в організації (наприклад для наказу), візи проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.

Для проектів деяких документів (організаційних документів, наказів по основній діяльності, бізнес-програм, бізнес-планів і т. Д.) Допускається оформлення віз на окремому аркуші погодження (візування), де вказується, до якого документу цей лист відноситься: найменування документа, його автор, дата і номер.

За рішенням організації допускається полистного візування проекту документа і (якщо необхідно) його застосування. До такої процедури зазвичай вдаються при візуванні договорів, протоколів.

Робота з договорами

З особливою увагою слід поставитися до процедури узгодження договірних документів.

Договір - угода двох або декількох осіб про встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків (ст. 420 ЦК України). Правильно налагоджена система договірної роботи на підприємстві може запобігти помилкам і непорозуміння, які відтягують на себе людські та фінансові ресурси. Крім того, вона допоможе уникнути судових суперечок. Наприклад, незначна помилка в договірній роботі здатна привести вашу організацію не тільки в арбітражний суд, а й стати причиною податкового спору. Це, в свою чергу, може позначитися на репутації організації, а в разі проведення тендерів негативно вплинути на їх результати.

Оскільки договірні відносини обслуговуються багатьма службами - і юридичної, і бухгалтерської, і фінансової, виходить, що договірна робота наскрізь пронизує всю господарську діяльність підприємства. Саме правильно організоване узгодження договорів допомагає виключити ймовірність негативних наслідків, пов'язаних з недійсністю договору або додатковими економічними, податковими, валютними, митними та іншими втратами.

Схема процедури узгодження договірних документів може бути наступною.

1. Підготовлений проект договору відповідальний виконавець подає в службу діловодства (або договірний відділ) разом з листом узгодження документів.

2. Всі фахівці, що погоджують проект договору, роблять позначки в листі узгодження, а у разі незгоди з проектом договору вони повинні написати мотивований висновок в листі зауважень або оформити його у вигляді окремого документа.

Терміни узгодження проекту договору кожним фахівцем повинні бути визначені в локальному нормативному акті, це може бути Положення про договірну роботу. При цьому відповідальність за дотримання термінів узгодження покладається на фахівців, які здійснюють узгодження, а контроль за дотриманням термінів - на керівника служби діловодства (начальника договірного відділу).

3. Листи узгодження проектів договорів реєструються в спеціальному журналі, що дозволяє чітко фіксувати кількість вступників на узгодження проектів договорів. У журналі також відбивається хід узгодження проектів договорів. Посилання на дату надходження договору на узгодження і дату повернення від фахівців допомагають відслідковувати терміни узгодження кожним фахівцем і бачити їх порушення.

4. При наявності зауважень у узгоджувальних осіб до проекту договору він передається працівниками служби діловодства (договірного відділу) виконавцю для усунення зауважень, а потім повторно направляється на узгодження. Якщо розбіжності залишаються, то відповідальний виконавець ініціює нараду за участю керівників зацікавлених підрозділів. Нарада протоколюється, а за його підсумками директор організації приймає рішення про доцільність чи недоцільність укладення договору.

5. Погоджений усіма фахівцями проект договору служба діловодства (або працівники договірного відділу) готує для підписання.

6. У практиці договірної роботи застосовується прошивання аркушів договору із зазначенням кількості прошитих, пронумерованих аркушів і скріплення цих відомостей печатками і підписами сторін. Звичайний вигляд написи показаний нижче в прикладі. Слід звернути особливу увагу на проставлення відбитка печатки при посвідченні документа. Він повинен захоплювати частину найменування посади особи, яка підписує документ, і частина листка, на якій написано: «прошито, пронумеровано, скріплено печаткою ___ аркушів». Саме таке розташування відбитка печатки допомагає уникнути підробки документів.

Крім візи узгодження, в діловодної практиці часто застосовується і віза ознайомлення, яка служить письмовим підтвердженням факту доведення змісту документа до відома працівника. Про це піде мова в наступному номері.