Протокол загальних зборів засновників ТОВ. зразок 2019

1. Порядок скликання зборів
2. Оформлення протоколу ТОВ
3. Де зберігаються протоколи?

Протокол загальних зборів засновників ТОВ складається при підведенні фінансових підсумків року або обговоренні будь-яких важливих питань, що стосуються роботи компанії. Як правильно скласти документ і що зробити, щоб він був визнаний законним? Про це читайте в нашій статті.

Відповідно до закону, зборів засновників проводяться мінімум 1 раз на рік (ст. 34 закону "Про товариства з обмеженою відповідальністю" № 14-ФЗ, що діє з 1998 г.). Обговорення підсумків роботи компанії за минулі 12 місяців має проводитися в період з лютого по квітень, щоб не порушувати законодавчі терміни.

Порядок скликання зборів

Перед складанням протоколу загальних зборів учасників ТОВ за зразком 2018 р потрібно дотримати порядок скликання засновників (стаття 36 закону № 14-ФЗ):

Первинне повідомлення надсилається за 1 місяць до початку зборів. У ньому прописується ім'я учасника, час і дата початку обговорень, місце їх проведення, а також інформація про питання, що стоять на порядку.

Якщо з якихось причин порядок денний буде змінена, то за 10 днів до дати проведення зборів всі учасники інформуються про нові питаннях.

При необхідності всім учасникам видаються копії установчих та фінансових документів організації, зокрема, бухгалтерський баланс, рішення аудиторів.

Читайте також: Збільшення статутного капіталу ТОВ у 2018 році

За загальним правилом повідомлення надсилаються за адресою проживання засновників рекомендованим листом. У статуті можуть бути прописані альтернативні варіанти вручення (наприклад, лист по електронній пошті з повідомленням про прочитання). Якщо в установчих документах вимагається нотаріальне завірення протоколу зборів засновників, то і повідомлення про проведення обговорення також завіряються в нотаріальних органах. Якщо у вас не вистачає часу сконцентруватися на розвитку бізнесу через проблеми з бухгалтерією, варто задуматися про переведення обліку на аутсорс. Зверніться в одну з великих компаній з досвідченими бухгалтерами, наприклад Головбух Асистент.

Оформлення протоколу ТОВ

Протокол загальних зборів засновників ТОВ за зразком 2018 року має містити:

• час початку і завершення обговорень;
• адреса місця, де проводяться збори, і точна дата проведення;
• порядок денний з переліком всіх питань;
• прізвища та імена засновників, а також інших учасників, якщо їх присутність необхідна;
• інформація про секретаря, протоколювати результати зборів, а також людину, яка буде рахувати голоси учасників;
• рішення, прийняті через голосування;
• якщо хтось із засновників голосував проти прийняття певного рішення, то секретар зобов'язаний вказати, хто саме не погоджувався з більшістю і з якої причини.

Читайте також: Внесення змін до статуту ТОВ у 2018 році

Порядок заповнення зразка протоколу загальних зборів засновників ТОВ:

частина документа

інформація

Заголовок

Документ обов'язково повинен містити найменування "Протокол", а також його порядковий номер. Далі прописується, до якій юридичній особі відноситься даний документ (назва організації), місце проведення обговорень, час і дата початку.

Вступна частина

Вказуються П.І.Б. і інші відомості про засновників, а також про учасників, які отримали повідомлення, але не з'явилися на збори, з зазначенням причин відсутності. Додатково прописується інформація про осіб, присутніх на обговоренні, але не мають права голосу (секретар, особа, яка здійснює підрахунок голосів, аудитор, бухгалтер, юрист і ін.)

Порядок денний

Публікується список питань, що стоять на порядку денному. Питання проставляються за ступенем важливості. Найпершою прописується найбільш актуальна проблема.

Головна частина

Вказується актуальне питання, після чого в строгому порядку заповнюються наступні блоки:

висновок

Зазвичай для запевнення протоколу достатньо підписів засновників і секретаря, але в статуті можуть бути передбачена необхідність проставлення печатки або підпису нотаріуса. В окремих випадках до протоколу ТОВ прикладається відеозапис проведення зборів.

Де зберігаються протоколи?

У законі "Про ТОВ" немає чіткої регламентації, де повинні зберігатися заповнені документи. Для зручності компанії заводять спеціальну книгу, куди підшиваються всі рішення засновників. Порядок нумерації організації визначають самостійно.

Читайте також: Велика угода для ТОВ: як визначити і порахувати?

Всі члени зборів мають право вимагати виписку з протоколу загальних зборів засновників ТОВ. Якщо голосування з питань не було зафіксовано документально, то прийняті рішення визнаються недійсними. В цьому випадку збори доведеться скликати заново.