Проведення внутрішнього кадрового аудиту

1. РИЗИКИ, ЩО ВИНИКАЮТЬ ПРИ ВІДСУТНОСТІ ТИХ ЧИ ІНШИХ ЛНА
2. Штатний розклад
3. Положення про захист персональних даних працівників [3]
4. Правила внутрішнього трудового розпорядку
5. інші документи

Як показує практика проведення внутрішнього аудиту кадрових документів у багатьох організаціях, така процедура необхідна, оскільки стан справ у роботодавців рідко буває абсолютно ідеальним. Стаття допоможе співробітникам кадрових служб і юристам обґрунтувати ризики, які можуть виникнути в разі порушення приписів і заборон, встановлених нормами трудового законодавства РФ.

У РФ відсутні нормативні правові акти, що регулюють процедуру проведення внутрішнього кадрового аудиту (на відміну від аудиту бухгалтерського). У зв'язку з цим необхідно розібратися з деякими питаннями:

Що таке внутрішній кадровий аудит?

Це комплекс заходів, що включає в себе діагностику юридичної та діловодної коректності оформлення локальних нормативних актів (ЛНА) і кадрових документів роботодавця, надання рекомендацій та, при необхідності, виконання робіт по усуненню помилок в кадрових документах.

Мета проведення - вдосконалення діяльності кадрової служби і мінімізація можливих ризиків роботодавця. Моніторинг ризиків, яким може піддаватися роботодавець в процесі проходження перевірки з боку державних органів та / або вирішення трудових спорів з працівниками, - один з найважливіших аспектів внутрішнього кадрового аудиту.

В яких випадках проводиться внутрішній кадровий аудит?

1. При зміні працівника, відповідального за ведення кадрового діловодства (далі - КДП): звільнення, переведення на іншу посаду / в інший підрозділ.
2. При одержанні припису від трудової інспекції про майбутню планову перевірку.
3. При загрозі перевірки після звільнення скривдженого працівника: невиплата або несвоєчасна виплата вчасно заробітної плати, премії, звільнення з ініціативи роботодавця та ін. В цьому випадку рекомендується проводити позаплановий кадровий аудит.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Внутрішній кадровий аудит можна провести, не чекаючи розпоряджень контролюючого органу про майбутню планову перевірку. Після новорічних канікул на сайті Генеральної прокуратури РФ або прокуратури відповідного суб'єкта РФ вивішується зведений план перевірок на рік, на сайті Державної інспекції праці - план перевірок суб'єктів. Ця інформація дозволить дізнатися, чи потрапляє організація / індивідуальний підприємець під перевірку, і підготуватися до неї заздалегідь.

Які види внутрішнього кадрового аудиту існують?

1. Повний (по всіх ділянках ведення КДП).
2. Вибірковий.

При вибірковому аудиті перевіряються:

• окремі ділянки ведення КДП;
• або документи по окремим працівникам;
• або всі аспекти кадрової роботи за допомогою репрезентативної вибірки документів.

Який оптимальний термін проведення внутрішнього кадрового аудиту?

Відповідь залежить від того, який аудит бажає провести роботодавець: повний або вибірковий.

Внутрішній кадровий аудит бажано проводити за останні три роки, оскільки, як показує практика, податкова інспекція, ФСС Росії, ПФР перевіряють роботодавця за останні три роки ведення своєї діяльності.

Оптимальний термін проведення повного внутрішнього кадрового аудиту складає від 7 до 14 робочих днів; вибіркового - від 5 до 7 робочих днів. Сюди включається і час складання звіту по перевірці та надання його роботодавцю.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Неправильно оформлені документи по особовому складу згодом можуть стати причиною залучення роботодавця до адміністративного штрафу.

Якими повинні бути дії роботодавця після отримання звіту по перевірці?

У разі виявлення численних помилок у працівника, відповідального за КДП, необхідно з'ясувати, чому вони були допущені і чи розуміє працівник, до яких наслідків це може призвести. Роботодавець повинен прийняти одне з рішень:

• направити працівника кадрової служби на навчання;
• дати шанс виправити помилки і протягом певного часу контролювати, чи не припускає він нових;
• перевести на іншу роботу;
• розлучитися з працівником.

Хто повинен проводити внутрішній кадровий аудит?

Для регулярного проведення внутрішнього кадрового аудиту може бути створено спеціальний підрозділ або можна доручити цю роботу юристу, що складається в штаті (тільки в тому випадку, якщо він спеціалізується на трудовому законодавстві, а не займається переважно господарсько-договірною діяльністю). Якщо роботодавець вирішує питання про створення служби внутрішнього контролю з метою регулярного проведення внутрішнього кадрового аудиту, необхідно розробити відповідні документи: положення, наказ і т. П.

Разові кадрові аудити проводяться або новим посадовою особою, хто приймає справи, або із залученням зовнішніх фахівців.

Можна укласти договір на надання послуг з фахівцем або з організацією, що спеціалізується на проведенні кадрового аудиту.

ДУМКА АВТОРА

Внутрішній кадровий аудит має проводити особа, яка має досвід роботи в кадровій сфері та досвід проходження перевірок з боку контролюючих органів, бажано - з юридичною освітою.

З чого починати проведення внутрішнього кадрового аудиту?

Необхідно перевірити наявність (відсутність) ЛНА у роботодавця і відповідність їх нормативним вимогам [1] . У будь-якого роботодавця, незалежно від організаційно-правової форми та форми власності, обов'язково повинні бути в наявності ЛНА [2] .

РИЗИКИ, ЩО ВИНИКАЮТЬ ПРИ ВІДСУТНОСТІ ТИХ ЧИ ІНШИХ ЛНА

Положення про оплату праці

Цей документ не є обов'язковим ЛНА роботодавця. Для нарахування заробітної плати досить мати трудові договори з працівниками і відповідні накази (про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і т. П.).

Однак ст. 135 ТК РФ встановлено вимогу, згідно з яким системи оплати праці у даного роботодавця встановлюються або колективними договорами, угодами, або ЛНА.

Отже, система оплати праці (навіть така проста, як чисто окладная) повинна фігурувати в колективному договорі або в ЛНА: ПВТР (в розділі «Оплата праці працівників») або самостійне Положення (коли система оплати праці більш складна).

При наявності преміальної системи оплати праці Положення про оплату праці та преміювання працівників є документом, який регламентує:

• принципи формування системи оплати праці;
• порядок розрахунку грошової винагороди за працю;
• критерії та процедуру оцінки праці.

Говорячи про оплату праці працівників, слід звернути увагу на розрахункові листки по заробітній платі.

Форма цього документа повинна бути затверджена у кожного роботодавця в обов'язковому порядку.

Витяг з Трудового кодексу Російської Федерації

Стаття 136. Порядок, місце і терміни виплати заробітної плати

При виплаті заробітної плати роботодавець зобов'язаний повідомляти в письмовій формі кожного працівника:

1) про складові частини заробітної плати, яка належить йому за відповідний період;

2) про розміри інших сум, нарахованих працівнику, в тому числі грошової компенсації за порушення роботодавцем встановленого терміну відповідно виплати заробітної плати, оплати відпустки, виплат при звільненні та (або) інших виплат, що належать працівнику;

3) про розміри і про підстави зроблених утримань;

4) про загальну грошову суму, що підлягає виплаті.

Форма розрахункового листка затверджується роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників у порядку, встановленому статтею 372 цього Кодексу для прийняття локальних нормативних актів.

[...]

Порядок видачі працівникам розрахункових листків законодавчо не встановлено. У Трудовому кодексі РФ прямо не сказано, чи повинен працівник розписуватися в їх отриманні. Однак, не маючи письмових доказів видачі працівникам розрахункових листків, роботодавцю буде важко довести виконання обов'язків.

При відсутності або невидачі працівникові розрахункового листка (так само як і відсутність наказу про затвердження форми розрахункового листка) роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності за ст. 5.27 КоАП РФ.

ДО ВІДОМА

Завдання особи, відповідальної за ведення кадрового діловодства, вміти не тільки грамотно оформляти документи з особового складу, а й розробляти ЛНА відповідно до трудового законодавства.

Штатний розклад

У разі проведення заходів щодо скорочення чисельності та / або штату працівників, а також при розгляді індивідуальних спорів між працівником і роботодавцем у разі звільнення працівників за п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним з головних документів є штатний розклад - старе (до проведення заходів) і нове (змінене).

Штатний розклад застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності роботодавця, в обов'язковому порядку повинно містити перелік посад службовців (ст. 15, 57 ТК РФ). Може містити перелік структурних підрозділів, професій робітників, відомості про кількість штатних одиниць і розмірах окладів, тарифних ставках і надбавки. Зміни до штатного розпису вносяться наказом керівника організації або уповноваженої ним особи.

Судова практика

Працівниця звернулася в суд з позовом до роботодавця про визнання процедури скорочення незаконної, стягнення заробітної плати за час вимушеного прогулу та компенсації моральної шкоди. В обґрунтування позову вказала про удаваності скорочення штату. Суд вивчив накази роботодавця про зміни штатного розкладу і прийшов до висновку про незаконність виробленої процедури скорочення і, відповідно, наказу про внесення змін до штатного розпису. Порівняльний аналіз штатної чисельності і посадових обов'язків працівників скасованого і створеного підрозділів показав, що функціональна складова зазначеного підрозділу не змінилася, а змінилося лише його найменування. Трудові функції позивачки залишилися колишніми. З урахуванням викладеного суд погодився з доводами працівниці, що процедура скорочення носила формальний характер, і визнав процедуру скорочення штату в частині, що стосується позивачки, незаконною. На користь працівниці була стягнута недоплачена заробітна плата і компенсація моральної шкоди.

Рішення Ленінського районного суду м Смоленська від 23.05.2012 у справі № 2-984 / 12

Положення про захист персональних даних працівників [3]

Документи, які регламентують порядок обробки персональних даних, необхідно мати кожному роботодавцю, навіть якщо його штат складається з трьох працівників.

Протягом 2011 р Роскомнадзор провів 1 743 перевірки, з яких 954 планові та 789 - позапланових. В області персональних даних найбільш часто зустрічалися такі порушення законодавства:

• неприйняття оператором заходів, що забезпечують збереження персональних даних і виключають несанкціонований доступ до них;
• здійснення обробки персональних даних у випадках, не передбачених законодавством, без згоди суб'єктів;
• невідповідність відомостей, зазначених у повідомленні про обробку персональних даних, фактичної діяльності.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Обов'язковий ЛНА. Передбачено ч. 3 ст. 189 ТК РФ, згідно з якою трудовий розпорядок визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку. Отже, відсутність ПВТР буде розглядатися як порушення трудового законодавства і роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності за ст. 5.27 КоАП РФ.

інші документи

Графік відпусток. Згідно чч. 1 і 2 ст. 123 ТК РФ черговість надання оплачуваних відпусток визначається щорічно відповідно до графіка відпусток, що затверджується роботодавцем; графік відпусток обов'язковий як для роботодавця, так і для працівника.

Графік змінності. Якщо у роботодавця введений змінний режим роботи, то графік змінності в обов'язковому порядку повинен бути в наявності (ст. 103 ТК РФ).

Табель обліку робочого часу. Про обов'язки роботодавця вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником, зазначено в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактично відпрацьований працівниками час фіксується в табелі обліку робочого часу.

Положення про направлення працівників у відрядження (або відповідний розділ в ПВТР). Здавалося б, всі питання врегульовані Положенням про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженим Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 (в ред. Від 29.07.2015) та рядом інших підзаконних нормативно-правових актів, що регулюють питання відряджень.

Однак, згідно з ч. 4 ст. 168 ТК РФ, мати колективний договір або ЛНА, що регламентує порядок і розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, зобов'язані все недержавні роботодавці.

Компенсація витрат, які співробітники несуть під час відрядження, може бути прийнята в якості витрат організації, відповідно до Податкового кодексу РФ, тільки якщо це зазначено в колективному договорі або ЛНА. Якщо інформація про те, що відноситься до витрат організації (наприклад, оплата проїзду на таксі від будинку до аеропорту, від аеропорту до пункту призначення), що не буде відображена в ЛНА, що регулює питання відряджень, або в колективному договорі, ці суми відшкодовуються з чистого прибутку організації.

У роботодавця повинні бути затверджені відповідні ЛНА, якщо робота має роз'їзний характер або виконується шляхом вахтового методу. Наприклад: Положення про роз'їзному характері роботи і Положення про вахтовий метод. У трудовому договорі з працівником інформація про характер роботи також відбивається.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ

Якщо роботодавець використовує локальні форми первинної облікової документації, розроблені бланки документів обов'язково повинні бути затверджені наказом роботодавця і містити реквізити, відображені в ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (в ред. Від 04.11.2014).

додаток

[1] Суть ЛНА сформульована в ч. 2 ст. 5 ТК РФ.

[2] Перелік таких документів наведено в Додатку.

[3] І наказ про призначення особи, відповідальної за збір, обробку, передачу та зберігання персональних даних працівників.

Гайсина А. В., фахівець з кадрового обліку