Путевий лист вантажного автомобіля

1. Кому обов'язково оформляти дорожні листи вантажного автомобіля
2. Путевий лист вантажного автомобіля: типи бланків
3. Порядок заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля
4. Термін подорожнього листа
5. Як оформити шляховий лист вантажного автомобіля до виїзду з гаража
6. Правильне заповнення подорожнього листа під час роботи вантажного автомобіля
7. Як заповнюється шляховий лист вантажного автомобіля після повернення машини
8. Заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля в бухгалтерії
9. Зразок заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля
10. Неправильне оформлення подорожніх листів вантажного автомобіля: наслідки

Подорожній лист вантажного автомобіля - це комплексний документ, який містить цілий ряд важливих даних про роботу водія і автомобіля. Він служить для нарахування зарплати, обліку роботи вантажівки, відстеження його технічного стану, розрахунку вартості робіт для замовника, визнання витрат на ПММ. У цій статті докладно розповімо, хто, коли і як складає шляховий лист вантажного автомобіля.

Кому обов'язково оформляти дорожні листи вантажного автомобіля

Подорожні листи обов'язково повинні складати всі компанії та підприємці, які використовують у своїй роботі транспортні засоби. Не має значення, на якій підставі компанія використовує автомобіль: він може бути як у власності, так і оренді. Обов'язковість подорожніх листів закріплена декількома нормативними актами:

• Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту № 259-ФЗ від 08.11.2007г.,
• Наказ Мінтрансу №152 від 18.09.2008г.,
• Правила дорожнього руху, затверджені Постановою Уряду №1090 від 23.10.1993г.

В останньому документі прямо зазначено обов'язок водіїв вантажівок мати при собі шляховий лист (пп.2.1.1).

Подорожній лист потрібен не тільки для того, щоб виконати вимогу закону і уникнути штрафів. Для бухгалтерії підприємства шляховий лист - це первинний документ, на підставі якого можна:

• Врахувати витрати на ПММ,
• Нарахувати зарплату водіям,
• Компенсувати витрати на паливо працівникам, який використовує особистий транспорт в службових цілях.

Путевий лист вантажного автомобіля: типи бланків

Подорожній лист вантажного автомобіля можна оформляти на одному з бланків:

Бланк подорожнього листа вантажного автомобіля

Особливості

4-С (постанова Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78)

Дозволяє нараховувати водіям відрядну заробітну плату

4-П (постанова Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78)

Дозволяє нараховувати водіям зарплату при погодинній системі оплати праці

самостійно розроблений

Повинен містити необхідні реквізити, перераховані Наказом Мінтрансу № 152 від 18.09.2008г.

Компанія може вибрати і закріпити в обліковій політиці один з варіантів. Можна використовувати всі варіанти путівок в залежності від умов вантажоперевезення.

Подорожній лист вантажного автомобіля 4-С >>>

Подорожній лист вантажного автомобіля 4-П >>>

У 2017 році до Наказу Мінтрансу № 152 від 18.09.2008г. були внесені поправки, пов'язані з оформленням шляхових листів:

• Виключено обов'язок ставити у верхній частині відбиток печатки або штампа організації,
• Введено обов'язкові реквізити: дата і час передрейсового техогляду,
• Додана обов'язок вказувати свідоцтва про Державну реєстрацію юридичної особи або ГРНІП підприємця.

У нормативному акті прямо вказана обов'язковість відмітки механіка. Як бути, якщо діяльність компанії не пов'язана з постійними вантажоперевезеннями і в штаті немає механіка? Можливий один з варіантів:

• Прийняти фахівця в штат компанії,
• Укласти договір із спеціалізованою організацією.

Позначку про проведення передрейсового технічного контролю може поставити один з працівників організації, наприклад, керівник або водій. Але за однієї умови: якщо він має диплом за спеціальністю «Технічне обслуговування та ремонт автомобільного транспорту».

Порядок заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля

Порядок заповнення подорожнього листа затверджений Наказом Мінтрансу № 152 від 18.09.2008г. На кожний транспортний засіб заповнюється окремий шляховий лист. Якщо машиною по черзі керують кілька водіїв, то на кожного оформляється окрема путівка (п.11 Наказу №152).

Термін подорожнього листа

На який термін можна оформити шляховий лист? Це залежить від того, чи пов'язані вантажоперевезення з основною діяльністю компанії:

• Якщо вантажоперевезення пов'язані з основною діяльністю, то шляховий лист складається на кожну поїздку, рейс або відрядження,
• Якщо перевезення вантажу не пов'язана з основною діяльністю, можна скласти одну путівку на кілька поїздок протягом, наприклад, тижня чи місяця.

В останньому випадку доведеться розробити свій бланк, в якому буде відведено місце для відміток лікаря та механіка по кожній поїздці. Це пов'язано з тим, що лікар і механік ставлять позначки по кожній поїздці, а не їх групі. Без таких відміток шляховий лист недійсний (п.16, 16.1 Наказу № 152). І в будь-якому випадку загальний термін подорожнього листа не може перевищувати одного місяця (п.10 Наказу №152).

Як оформити шляховий лист вантажного автомобіля до виїзду з гаража

Починаємо заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля з внесення відомостей про організацію:

• Назва компанії,
• Юридична адреса,
• Номер телефону,
• ОГРН,
• ОКПО.

Далі заповнюємо відомості про автомобіль:

• Марка і модель,
• Державний реєстраційний знак,
• Гаражний номер - при наявності.
• Реєстраційні дані причепа, якщо він є.

Заповнюємо відомості про водія: ПІБ і номер посвідчення водія. Якщо в машині їде супроводжуючу особу, наприклад, експедитор, його ПІБ потрібно вказати у відповідному реквізиті.

Потім подорожній лист передається диспетчеру для заповнення завдання водієві. Водій повинен побачити, куди і в який час він повинен приїхати. У дорожніх листах можна вказати різну кількість завдань:

• У дорожньому листі 4-С можна вказати кілька пунктів призначення,
• Подорожній лист за формою 4-П дозволяє вказати два пункти призначення,
• Організація може розробити свою форму подорожнього листа з будь-якою кількістю пунктів призначення.

Далі вносимо дані про рух пального:

• Вид палива,
• Кількість палива, виданого водієві для виконання завдання,
• Кількість палива в баку на момент виїзду з гаража.

Потім водій проходить передрейсовий медогляд, а лікар робить відповідний запис. Машину оглядає механік і делаетсвою позначку. Механік і водій своїми підписами підтверджують справність вантажівки до початку роботи. Після цього можна виїжджати.

Правильне заповнення подорожнього листа під час роботи вантажного автомобіля

Під час роботи водій продовжує заповнювати дорожній лист:

• Вказує найменування замовників і адреси пунктів призначення, в яких він побував,
• Вказує дату і час прибуття та вибуття з пунктів призначення,
• Кількість документів, отриманих в кожному пункті (при наявності),
• Відомості про простоях (при наявності).

Відомості, зазначені водієм, повинні бути підтверджені підписом, печаткою або штампом кожного замовника.

Як заповнюється шляховий лист вантажного автомобіля після повернення машини

Після повернення в гараж водій здає автомобіль механіку. Механік перевіряє технічну справність автомобіля і ставить відповідну позначку. Потім ставить підпис про прийом машини.

Диспетчер вказує час повернення машини в гараж і фіксує залишок пального в баку автомобіля. Потім диспетчер виробляє підсумкове заповнення відомостей про роботу водія і машини.

Заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля в бухгалтерії

Подальша обробка подорожнього листа проводиться в бухгалтерії. Таксувальник або бухгалтер проводять розрахунки:

• Розраховують вартість робіт і послуг, виконаних для замовника:
  • Кількість годин і поїздок до кожного замовника,
  • Тариф - вартість години роботи або поїздки,
  • Наявність додаткових послуг, наприклад, робота експедитора,
  • Загальна вартість робіт для замовника.

На підставі цих даних в подальшому для замовника складуть акт виконаних робіт або наданих послуг. А в бухгалтерському та податковому обліку буде визнана виручка,

• Визначають заробітну плату водія. Подорожній лист дозволяє розраховувати як погодинну, так і відрядну частина зарплати, якщо така є,
• Списують витрати на ПММ, витрачені на роботу даного автомобіля,
• Враховують час роботи машини для обгрунтування витрат на поточне утримання і планові заходи технічного обслуговування.

Дані про вартість виконаних робіт заповнюють двічі:

1. На зворотному боці подорожнього листа,
2. У відривному талоні. Такий талон є в дорожньому листі за формою 4-П. Тут вказуються суми, що пред'являються замовнику. Відривний талон додається до акта виконаних робіт.

Рух маршрутного листа від гаража до бухгалтерії фіксується в журналі обліку руху подорожніх листів. А самі подорожні листи після обробки зберігаються протягом п'яти років.

Зразок заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля

Ми детально розповіли порядок заповнення подорожнього листа вантажного автомобіля за формою 4-П. Подорожній лист за формою 4-С має деякі відмінності:

• Немає відривних талонів для замовника,
• Передбачено більше рядків для складання завдання і звіту водія про виконану роботу,
• Передбачені окремі поля, щоб водій міг вказати реквізити документів, які супроводжують вантаж.

Загальна послідовність роботи з дорожнім листом 4-С не відрізняється від порядку роботи з листом 4-П. Завантажити зразки заповнення подорожніх листів за формою 4-С і 4-П ви можете у нас:

Зразок заповнення подорожнього листа 4-С >>>

Зразок заповнення подорожнього листа 4-П >>>

Неправильне оформлення подорожніх листів вантажного автомобіля: наслідки

У таблиці ми показали, які наслідки можливі, якщо шляховий лист не оформлюється зовсім або оформляється неправильно:

порушення

Хто несе відповідальність

заходи відповідальності

підстава

Відсутність подорожнього листа

водій

Попередження або штраф 500 руб.

ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ

Відсутність відмітки лікаря

Компанія або підприємець

Штраф 30000 руб.

ч. 2 ст. 12.31.1 КпАП РФ

Керівник компанії

Штраф 5000 руб.

Відсутність відмітки механіка

Компанія або підприємець

Штраф 30000 руб.

ч. 3 ст. 12.31.1 КпАП РФ

Керівник компанії

Штраф 5000 руб.