Реєстрація документів в діловодстві
- Для чого необхідна реєстрація документів в діловодстві у 2017 році
- Порядок реєстрації документів в діловодстві
- Вимоги до реєстрації документів в діловодстві
- Помилки при реєстрації документів в діловодстві
Реєстрація документів в діловодстві - важлива процедура, яка фіксує факт постановки документа на облік, що надає йому законну силу. Тому реєстраційний номер є одним з основних реквізитів, наявність яких є обов'язковою в документі. У статті розглядаються основні правила реєстрації документів в діловодстві.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- для чого необхідна реєстрація документів в діловодстві;
- які форми діловодства існують;
- які вимоги, що пред'являються до реєстрації документів в діловодстві;
- які основні помилки при реєстрації документів в діловодстві.
Грамотна реєстрація документів в діловодстві дозволяє забезпечити їх оперативний облік і контроль, використовувати реєстраційні відомості про документації підприємства в аналітичній і довідковій роботі. У статті розглянуті основні питання, пов'язані з порядком реєстрації документів в діловодстві підприємства.
Для чого необхідна реєстрація документів в діловодстві у 2017 році
Реєстрація документів в діловодстві - це присвоєння унікального номера, який може складатися не тільки з цифр, але включати в себе і літерні індекси, що дозволяє однозначно ідентифікувати будь-який документ з тих, що становлять базу даних підприємства. 
По суті, реєстрація документів у діловодстві, що підтверджує факт створення і відправки внутрішнього документа або отримання зовнішнього, це процедура, що підтверджує юридичну значимість цих документів. Тільки після того, як документу присвоєно номер і він внесений під цим номером в реєстраційно-обліковий журнал, документ стає і об'єктом обліку, і офіційної папером, подальші дії з якої визначаються її форматом. Ті документи, для виконання яких не потрібно ніяких дій, наприклад, надіслані до відома, реєстрації не підлягають.
Реєстраційно-обліковий журнал може вестись як в традиційному, паперовому, так і в електронному вигляді, як прийнято на більшості підприємств, що обумовлено повсюдним впровадженням систем електронного документообігу. Запис про кожний документ містить його реєстраційний номер, присвоєний в системі діловодства даного підприємства, дату реєстрації а також короткі відомості про його зміст. Це дозволяє організувати не тільки облік і контроль виконання кожного документа, а й використовувати їх в аналітичній і довідковій роботі.
Порядок реєстрації документів в діловодстві
Порядок реєстрація документів в діловодстві залежить від того, в якій формі воно організовано: централізованої, децентралізоваанной або змішаної. Якщо на підприємстві застосовується централізована форма діловодства, всі операції, в тому числі і реєстрація документів, виробляються однією службою (службою діловодства канцелярією, загалом відділом) або одним відповідальною особою (секретарем, діловодом).
Правила реєстрації документів
На великих підприємствах і при територіальної роз'єднаності структурних підрозділів, найчастіше використовується децентралізована форма діловодства, при якій операції з документами виробляються тими підрозділами, до яких ці документи відносяться. Наприклад, реєстрація бухгалтерських документів в діловодстві такої форми здійснюється бухгалтерською службою.
При змішаній формі частина роботи по обробці документів виконується централізовано, а частина - структурними підрозділами. Найчастіше, реєстрація документів в кадровому діловодстві є функцією відділу кадрів, що визначає форму діловодства в компанії як змішану, навіть якщо вся інша документація обробляється централізовано.
Вимоги до реєстрації документів в діловодстві
Реєстрація вихідних документів в діловодстві одного підприємства, також, як і що входять, проводиться тільки один раз, перереєстрація не проводиться, навіть коли документи передаються з підрозділу в підрозділ і від виконавця до виконавця. Але, загалом, реєстрація вхідних документів у діловодстві проводиться двічі - в організації, де документ розроблений, і в організації, в якій він отриманий. Однократность є основною вимогою при реєстрації документів в діловодстві.
До числа інших вимог відносяться наступні:
- реєстрація вхідних документів у діловодстві проводиться в той день, коли вони надійшли в організацію;
- реєстрація вихідних документів в діловодстві проводиться у день підписання або затвердження;
- реєстрація документів в діловодстві підприємства, що не відносяться до документів спеціалізованого обліку (бухгалтерського, кадрового), здійснюється централізовано.
Діловодство за зверненнями громадян: реєстрація, контроль і зберігання
Вимоги до реєстрації документів в діловодстві конкретного підприємства необхідно систематизувати і сформулювати в локальному нормативному акті, наприклад, інструкції з діловодства, в якій також буде встановлено принцип формування реєстраційного номера.
Помилки при реєстрації документів в діловодстві
До поширених помилок можна віднести реєстрацію документів, які не потребують виконання і, відповідно, по відношенню до яких не потрібен ні контроль маршрутизації, ні контроль виконання. Документи, що не підлягають реєстрації в діловодстві, це, наприклад:
- різного роду друковані видання, в тому числі, журнали, газети, книги, рекламні буклети і листівки, прейскуранти і прайс-листи;
- інформація, що надійшла у вигляді копій для відомості;
- програми конференцій і нарад;
- бухгалтерські та планово-фінансові документи;
- технічні умови;
- форми статистичної звітності;
- телеграми і листи відряджених співробітників з проханням про продовження службової поїздки;
- вітальні телеграми і листи, запрошення;
- норми і нормативи витрат;
- поштові відправлення з позначкою «особисто».
До поширених помилок також відноситься плутанина в реєстраційних номерах, наприклад, коли кілька таких номерів пропущено через неуважність виконавця. Якщо це трапиться, щоб уникнути виникнення подвійної нумерації, краще за все не заповнювати утворився пропуск і залишити все, як є, зробивши позначку-пояснення в журналі реєстрації.
Інструкція з діловодства. Розділ «Робота з надходить кореспонденцією»
Іноді реєструється пошта, що надійшла на підприємство помилково, найчастіше в цьому випадку підприємство-відправник переплутав конверти, а діловод підприємства одержувача недогледів. У цьому випадку запис в журналі реєстрації документів слід анулювати в установленому інструкцією з діловодства порядку.
Іноді зустрічається така помилка, як подвійна реєстрація документів в діловодстві, це буває, наприклад, якщо лист спочатку було отримано факсом, а потім прийшло поштою. В цьому випадку в примітці до другої записи слід вказати реєстраційний номер, присвоєний документу спочатку, а сам запис анулювати.