Рітейл в плюсі ​​- 2, або Експерти Synerdocs відповіли на питання про ЕДО в торгівлі. Synerdocs

1. ЕДО в ритейлі
2. Робота в Synerdocs

7.06.2018

5 червня відбувся другий вебінар Synerdocs для представників торгівлі «Рітейл в плюсі: 5 нових кейсів на користь ЕДО» . Експерти відповіли на запитання учасників в прямому ефірі. Які нюанси ЕДО обговорили в цей раз, читайте далі.

Іван Агапов,

керівник бізнес-напряму Synerdocs

Аліса Муратова, бізнес-аналітик Synerdocs

ЕДО в ритейлі

Іван Агапов: Ігор, поки законодавчих вимог або рекомендацій до електронного формату ТОРГ-2 немає, тому покупець може виставити його в будь-якому зрозумілою постачальнику форматі. Найчастіше для цих цілей використовують PDF.

• Олександр Данилов: Розкажіть про множинної коригування одних і тих же товарів. Норми заповнення КСФ в цілому вимагають вказівки кількості / суми на підставі попереднього документа. Також існує кілька варіантів заповнення рядка (1б) КСЧФ. Виходячи з листів Мінфіну і ФНС, це повинна бути попередня коригування. Як це працює в еру ЕДО?

Аліса Муратова: Правила заповнення рахунків-фактур єдині: як для паперу, так і для електронного документа. У вашому випадку з коригуванням 4 і 5, де ви складаєте коригування на попередні коригування і вихідний УПД, готується єдиний коригувальний рахунок-фактура відповідно до того ж постановою Уряду Росії від 26 грудня 2011 р № 1137 . Тобто в єдиному Коригувальний рахунку-фактурі ви вказуєте відомості про всі рахунки-фактури, за якими здійснюється зміна вартості товарів.

Аліса Муратова: Катерина, час залежить від терміну заявки на перевезення. Зазвичай документ створюється за 1-2 дня (коли встановлено водія), але це залежить від «моторності» учасників.

Іван Агапов: Компанія готує документи за контрагентів. У сервісі реалізована функція відправки документів без підписання, завдяки чому друга сторона отримує «заготовки» документів із запитом підписи. Контрагент може внести зміни, при необхідності виправити номер або дату, заповнити відсутні реквізити і т.д. Після цього він підписує документ і відправляє його вам. Така схема роботи з агентськими звітами реалізована, наприклад, в компанії «Ингосстрах» .

Іван Агапов: Згоден з вами. З одного боку, держава вже використовує електронний документообіг. Наприклад, в частині звітності організацій в різні державні органи. Також відомства використовують обмін електронними документами при взаємодії один з одним.

З іншого боку, є завдання з розвитку ЕДО, які ще чекають свого часу. Думаю, що в найближчі рік-два відбудуться чергові важливі зміни у взаємодії між державою і бізнесом. У тому числі вони можуть торкнутися обміну закривають документами, участі в тендерах і т.д.

• Христина Тумашева: У нашому випадку передача товару здійснюється поштучно в присутності водія перевізника. При наявності розбіжностей представник покупця і водій оформляють ТОРГ-2 на папері. У разі переходу на електронний ТОРГ-2 (наприклад, у форматі PDF) кожного водія доведеться забезпечити КЕП і відповідним мобільним електронним пристроєм, через яке водій зможе підписувати електронний ТОРГ-2, вірно?

Іван Агапов: Це один з варіантів. Є, звичайно, й інші. Зовсім не обов'язково використовувати кваліфіковану електронний підпис, якщо ви з контрагентом домовилися про застосування іншого типу підпису. Наприклад, ви можете користуватися простою або некваліфікованої підписом. В цьому випадку набагато простіше організувати роботу з документами (з програмно-технічного боку). Водій зможе підписувати документи, використовуючи свій смартфон, - в додатку або, наприклад, в чат-боті. У Synerdocs, до речі, вже є такі рішення.

• Марина Сучкова: Чи правильно складати коректувальні рахунки-фактури на підставі повідомлення про приймання товару Recadv? Як ми розуміємо, даний документ не є первинним, а лише тільки електронним повідомленням, що не мають ЕЦП. Тобто порушується п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 10 ст. 172 НК РФ. Для виставлення коректування рахунки-фактури необхідний документ про зміну ціни і / або кількості товарів в порівнянні з ціною і / або кількістю за договором. Це може бути угода, акт, інший документ, підписаний сторонами і підтверджує згоду покупця на зміну ціни (п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 10 ст. 172 НК РФ) ...

Іван Агапов: Коригувальний рахунок-фактуру ви можете відправити на підставі первинного документа. Найчастіше це ТОРГ-2 і М-7. Якщо такий документ у вас є, складений акт про розбіжності, то у вас є всі підстави для коригування за рахунком-фактурою.

Якщо ж говорити про EDI-документах, то частіше вони фіксують розбіжності, не підписуються сторонами кваліфікованої електронним підписом. Але можуть бути і винятки. У договорі з постачальником ви можете вказати, що конкретний EDI-документ вважається актом про розбіжності, на підставі якого ви маєте право готувати коригування. Такий варіант можливий, хоча і трапляється рідко.

Іван Агапов: Час в електронних документах задається в міжнародному форматі (наприклад, в УПД). Тобто час для всіх сторін, які працюють з документом, фіксується один і той же.

• Тетяна Лукіна: Як правило, переговори з контрагентами закінчуються тим, що головний бухгалтер не хоче переходити на ЕДО. І крапка…

Аліса Муратова: Потрібно працювати з запереченнями, оцінювати, наскільки вони реальні і не є просто необгрунтованим страхом контрагента. Часто Synerdocs бере мотивацію партнерів на себе, у нас є своя методика по підключенню контрагентів і відповідні фахівці. В рамках «проектів підключення» ми пояснюємо всі переваги переходу на ЕДО, максимально детально розповідаємо про те, як підключитися до сервісу і працювати в ньому.

Робота в Synerdocs

• Олександр Данилов: Як в ТОРГ-2, так і в ТТН є проблема контролю повноважень підписанта. Комірник може не мати довіреності на підписання (прийняття) певних товарів. ЕДО контролює лише валідність підпису, без перевірки довіреності. Реалізовано чи дані механізми в Synerdocs?

Іван Агапов: Олександр, оператори ЕДО не володіють відомостями про повноваження підписантів, проте функцію можна реалізувати на рівні сервісів (на стороні оператора).

Адміністратор може самостійно встановити права доступу користувачів своєї організації. Так, можна «розподіляти» входять документи між відповідальними. Наприклад, налаштувати перевірку підписанта на рівні інтеграційного рішення (зокрема в 1С), використовуючи дані з наявних довіреностей або повноважень підписанта з договору поставки.

• Олександр Данилов: Однак підпис контрагента є фінальною. Якщо повноваження підписанта не влаштовують постачальника, у нього вже немає власних засобів впливу. Тільки анулювати документ?

Іван Агапов: Вірно. Ви можете анулювати документ. Справа в тому, що оператор не має законних підстав блокувати підписання документа користувачем.

• Галина Шмельова: Відвантаження виконана, приймання через кілька тижнів (поставка в Уренгой, 2-3 тижні). У яких статусах знаходяться в цей період документи? Які дії одержувача в разі пересортиці?

Іван Агапов: Під час поставки відправлені документи в Synerdocs знаходяться в статусі «очікують підписання». У разі пересортиці одержувач формує акти про розбіжності (ТОРГ-12 або УПД при цьому мають позначку про факт розбіжностей і посилання на акт); терміни і порядок оформлення остаточних документів залежать від швидкості підписання документів учасниками (з моменту приймання можна підписати всі документи за лічені хвилини і години, якщо сторони дійшли згоди).

Іван Агапов: DIRECTUM і DirectumRX - системи, розроблені нашою компанією. Саме тому ми часто пропонуємо використовувати наші інтеграційні рішення. Однак зовсім не обов'язково використовувати DIRECTUM і DirectumRX. У Synerdocs є інтеграційні рішення і з іншими системами як за допомогою API, так і різних конекторів.

• Катерина Казанцева: Як відбувається анулювання будь-якого документа в сервісі обміну, наприклад, довіреності або заявки (у разі помилки)?

Аліса Муратова: Насправді робота будується так само, як і з договорами. Ви просто не підписуєте документ, відмовляючи в підпису. Якщо він вже був підписаний з двох сторін, то відправляється запит на анулювання. І в разі, якщо контрагент приймає запит, документ буде анульований.