Робота з онлайн-касами і ККТ в 2018 році для ІП і ТОВ

1. Як працювати з ККА
2. X-звіт і Z-звіт
3. Якщо знімати Z-звіт в інший день
4. Робота з онлайн-касами

З необхідністю покупки і експлуатації касового апарату стикається більшість юросіб та ВП, які здійснюють торговельні операції. Питання про необхідність ККТ встає ще до початку роботи: потрібен чи не потрібен? Про те, коли без ККТ можна обійтися і коли можна працювати без апарату , Ми вже писали раніше.

Нагадаємо лише наступне:

1. Порядок використання ККТ регламентується нормативними актами, головними з яких вважаються Закон № 54-ФЗ від 25.04.2003 р (про застосування ККТ при розрахунках готівкою).
2. Так як застосування ККТ регламентується законодавчими актами, то юрособи (або ІП) зобов'язані виконувати всі вимоги, в них зазначені - за правильністю використання касової техніки та дотриманням касової дисципліни відповідні органи стежать дуже строго.

Процес експлуатації ККТ починається з покупки апарату і його реєстрації в ФНС. Про це ми вже згадували у попередніх статтях. Для реєстрації потрібно подати в свою податкову Заява , Приклавши до нього паспорт ККТ, договір з ЦТО про техпідтримку і інші документи. Конкретний список краще пізнати в своїй податковій (можуть зажадати свідоцтва ОГРН, ІПН, журнал касира-операціоніста № КМ-4, паспорт Еклз, обліковий талон ККТ) - так ви відразу зможете надати податківцям все, що необхідно. Нарешті, треба надати сам апарат. Податківці протягом 5 днів повинні внести інформацію про вашому апараті в свою книгу обліку ККТ, а вам видати картку реєстрації.

Як працювати з ККА

Зареєструвати касову техніку - це тільки частина справи, адже купувався апарат для того, щоб його використовували. Як працювати з технікою? Тут слід відштовхуватися від Типових правил експлуатації ККМ при здійсненні грошових розрахунків з населенням. Цей нормативний документ затверджений вже досить давно, в 1993 році, тому розглядається тільки в тій частині, яка сучасному законодавству не суперечить.

Отже, касир перед початком роботи повинен:

• перевірити пристрої блокування;
• вставити чекову і контрольну стрічки;
• встановити дату;
• встановити нумератор на нульові значення;
• включити апарат в мережу і вибити нульовий чек - вибивання нульового чека здійснюється для перевірки нормальної роботи машини;
• віддрукувати ще пару нульових чеків для того, щоб упевнитися в тому, що всі реквізити чека добре друкують, а дата і нумератор встановлені правильно.

Нульові чеки використовуються як перевірка роботи машини, але не викидаються, а прикладаються до касового звіту, який складається в кінці дня. До речі кажучи, роль касира може виконувати і безпосередній касир-операціоніст, і продавець, і офіціант - тут все залежить від виду діяльності, де присутні готівкові розрахунки.

Після нульових чеків треба пробити проміжний X-звіт. Відразу відзначимо, що всім, кому довелося встановити касовий апарат, доводиться мати справу з двома звітами - X-звітом і Z-звітом. Чим вони відрізняються? X-звіт є проміжним, його можна знімати з каси не один раз в день, а стільки, скільки потрібно: значення лічильників при цьому не обнуляються! А ось Z-звіт обнуляє показання лічильників, тому знімається після закінчення дня, так як обнуляє оперативну пам'ять апарату.

X-звіт і Z-звіт

Почнемо по порядку - з X-звіту. X-звіт, по суті, являє собою чек, на якому друкують інформація за лічильниками: тут є і дані по секціях (якщо ви відкривали на касі два і більше відділу), і загальний підсумок. X-звіт, вибитий перед початком роботи, повинен містити дані, рівні записів, які містяться в журналі касира-операціоніста за станом на попередній день. Ці ж цифри заносяться до граф, відповідні інформації на початок сьогоднішнього дня.

За допомогою X-звіту можна здійснювати контрольні заходи щодо надходження виручки протягом дня, наприклад, проводити контроль під час зміни або при здачі виручки за інтервалами часу, а також визначати недостачу або надлишок грошей в касі. Інформація про загальній виручці за день, міститься в пам'яті апарату, від цього не змінюється. Ви можете вибити звіт по секції, по зміні або головному підсумку. Сам звіт може вибиватися по-різному, поєднання клавіш залежить від моделі апарата. Від моделі апарата залежать і основні функції. Наприклад, спосіб вибивання чека може відрізнятися: це може бути введення суми клавішами або введення цін по штрих-кодами продукції. Модель касового апарату може передбачати додатково висновок підсумків, суми здачі, суми знижок за діючими акціями та інші моменти, які ви можете побачити на звичайних чеках з будь-якого магазину.

Якщо касир помилився при вибиванні чека, то потрібно вибити новий чек, який не містить помилок, і віддати його клієнту. Неправильно вибитий чек погашається і відкладається. Після закінчення дня по неправильним чека складається акт про повернення грошових сум покупцям, для цього передбачена спеціальна форма № КМ-3. Акт за цією формою формується в одному екземплярі в момент здачі виручки за минулий день. Інформація по чеках відбивається в спеціально відведеній для цього табличній частині бланка: тут необхідно прописати номера і суми чеків. Всі неправильно вибиті чеки прикріплюються до акту, який підписується касиром і йде на затвердження керівнику. Складання цього документа потрібно не тільки в разі помилок при вибиванні чека, але і при відмові покупця від проданого йому товару. Так як в цьому випадку ви повинні повернути гроші покупцеві, то відповідний чек також включається в акт за формою № КМ-3.

Після того, як день пройшов, касиру потрібно здати виручку, а, значить, зробити наступне:

• підготувати гроші і платіжні документи для здачі;
• оформити касовий звіт;
• здати виручку зі звітом в «основну касу» з оформленням ПКО (або інкасатору банку - це залежить від того, як організована ваша робота);
• зняти показання лічильників касової техніки, зробити роздруківку і витягнути з машини використану контрольну стрічку.

Тепер про контрольні показники. Дані лічильників враховуються на початок і на кінець дня, по цих цифрах вважається сума виручки за день. Даний лічильників повинні відповідати контрольній стрічці і одночасно бути рівні тій сумі грошей, яку ви здали в касу або інкасаторам.

Зняття даних в кінці дня рекомендується проводити в наступному порядку. Спочатку знімається X-звіт, дані якого звіряються з фактичною сумою грошей в касі. Потім можна знімати Z-звіт, який міститиме:

• дані лічильників на початок і кінець дня;
• загальні цифри по виручці;
• загальну суму повернутих чеків;
• суму знижок;
• суму анульованих чеків.

При цьому сума виручки, знову ж таки, повинна дорівнювати даним контрольної стрічки.

Z-звіт обнуляє оперативну пам'ять апарату, заносячи всю інформацію в фіскальну пам'ять. Це означає, що накопичені за день разом фіксуються у фіскальній пам'яті ККТ, а лічильник денної виручки обнуляється. Кожен Z-звіт має свій порядковий номер. На підставі цього звіту касир кожен день робить довідку-звіт за затвердженою формою № КМ-6. На підставі цієї довідки потім складається звіт касира-операціоніста, а Z-звіти підшиваються і зберігаються. Звіт касира-операціоніста разом з виручкою необхідно здати старшому касиру (якщо він є) або керівнику, оформивши операцію ПКО. Якщо ви здаєте гроші інкасаторам банку, то факт операції відбивається в самому звіті.

Коли Z-звіт знятий, всі дані перевірені, слід завести відповідні записи в журналі касира-операціоніста. Для його оформлення використовується уніфікована форма № КМ-4. Якщо при перевірці відомостей були виявлені розбіжності - надлишок або недостача, то потрібно визначити причини їх виникнення та відобразити відомості в відведених для цього полях журналу № КМ-4.

Якщо знімати Z-звіт в інший день

Насправді, ситуація, коли Z-звіт знімають не в кінці дня, а на початку наступного, є досить поширеною. Можна так робити чи це забороняється? Дотримуватися такої практики не можна, так як перевіряючі органи сприймуть подібні дії як порушення ведення касових операцій. Звичайно, якщо це сталося одного разу, то нічого критичного не станеться. Зрештою, це випадок можна пояснити технічними неполадками або проблемами з електрикою - касовий апарат все-таки є технікою. Але, коли ви постійно знімаєте Z-звіт не день в день, а на наступний ранок, питань і санкцій вам не уникнути.

Знімати Z-звіт треба в кінці дня. Постійне порушення цієї вимоги може привести до того, що податкова вважатиме, що ви несвоєчасно опріходуете виручку: повинні були вчора, а операція проведена тільки сьогодні. Якщо ви будете виконувати вимогу про зняття Z-звіту, то оприбуткування грошей в касу можна спокійно оформляти вранці наступного дня, так як і в ПКО, і в касовій книзі ви зможете поставити вчорашню дату - дату Z-звіту. В даному випадку порушень ніяких не буде.

До речі, тут є ще один момент, пов'язаний з касовим методом обліку доходів при спрощеній системі. Чому дотримання вимоги зняття Z-звіту в кінці дня важливо? Виручка на спрощеній системі показується в КУДІР в день її отримання, тобто коли покупець безпосередньо заплатив вам гроші. Уявімо ситуацію: покупець здійснив покупку сьогодні, а Z-звіт ви знімете тільки завтра. Виручку ви повинні відобразити в КУДІР сьогоднішнім днем ​​на підставі завтрашнього Z-звіту, в якому вказані сьогоднішні (а завтра вони вже стануть вчорашніми) чеки. Всі невідповідності видалить своєчасне вибивання Z-звіту в кінці дня.

Робота з онлайн-касами

ВАЖЛИВО! З 2017 роки вели онлайн-каси .

Онлайн-каси введені в дію з 2017 року і оперативно передають дані податківцям. Один з плюсів нових касових апаратів полягає в тому, що необхідність в знятті і здачі Z-звітів відпадає. Ось тільки вартість таких апаратів істотно вище: одним довелося змінити стару техніку, а іншим і зовсім - купити каси, які раніше вони могли не застосовувати.

Міняти техніку довелося не відразу всім, а все-таки поступово. З 2017 року на онлайн-каси перейшли ті, у кого термін експлуатації наявної техніки підійшов до кінця. Ця вимога торкнулося і юросіб, та ВП. Якщо термін використання наявних касових апаратів ще не вийшов, то їх можна буде поміняти пізніше - в термін не більше трьох років. Фактично, ті, хто придбав нові касові апарати зовсім недавно, зможуть ними користуватися три роки, потім все одно доведеться купувати сучасну техніку.

З 01.07.2018 р каси нового зразка зобов'язані будуть застосовувати ІП на ЕНВД і ПСН, якщо у них є працівники в сфері громадського харчування і торгівлі. Якщо їх немає, то такий обов'язок виникне лише з 01.07.2019 р З цієї ж дати онлайн-каси доведеться використовувати всім ІП, що надають послуги населенню та працюючим на будь-яких режимах оподаткування. Винятків немає!

Не застосовувати препарат онлайн-каси зможуть тільки ті підприємці, які працюють у важкодоступних місцях, з чисельністю населення до 10 тис. Чоловік. Їм дозволено застосовувати старі моделі ККТ.

Нові онлайн-каси пересилають інформацію про виручку в електронному вигляді на оператора фіскальних даних. У продавців з'явилася ще одна обов'язок: на вимогу покупця висилати йому касовий чек на адресу електронної пошти.