секретар | Електронна біржа праці

Професія «Секретар» Погляд зсередини

Як і більшість моїх ровесників, я провчилася у школі 9 класів і вирішила отримати професію. Рвалася у доросле життя. В один день я поступила в два навчального закладу на професію «Бухгалтер» і професію «Секретар-референт». Вибір припав на професію «Секретар-референт». Закінчуючи 3 курс, на один з уроків практичного навчання до нас зайшов директор і запитав: «Чи не бажає хто-небудь працювати у нього секретарем?», Так як його секретар звільняється. Головною умовою був вік - мало би бути 18 років. Я виявила бажання і на наступний день мене оформили на роботу.

4 курс я поєднувала роботу і навчання. Чесно кажучи, було складно, все-таки випускний курс (дипломна робота, підсумкові іспити). Довелося усвідомити і той факт, що теорія і практика дещо різняться. Тут, я відразу хочу застерегти, що не варто думати, що теорія не потрібна. Скажу так: теорія - це база, від якої варто відштовхуватися в будь-якій професії.

Ось так я увійшла в професію.
На даний момент мій загальний стаж роботи на даній посаді - 12 років.
Перш ніж перейти до характеристики моєї професії, я хотіла б зробити акцент на одному важливому моменті, а саме рівень освіти. Виходячи з цього рівня, нараховується заробітна плата. Тому, закликаю Вас, наше підростаюче покоління, не лінуватися і не зупинятися на середньому повному або середню професійну освіту, а йти далі здобувати вищу освіту. Все повинно бути в свій час. Це не порожні слова, а мій особистий життєвий досвід. Мені 31 рік і на днях я отримую диплом про вищу освіту за фахом «Психолог. Викладач психології ». Було складно: робота, двоє дітей і навчання у вихідні. Я впоралась.
А тепер я пропоную перейти до розгляду професії «Секретар». Хто це? Якими якостями він повинен володіти? Що входить в його посадові обов'язки?
Секретар - права рука керівника, його незамінний помічник і, звичайно ж, особа організації. Секретар сьогодні потрібний практично в кожну організацію. У той час як керівник займається вирішенням глобальних виробничих питань, секретар забезпечує адміністративну та управлінську діяльність.

На мій погляд, секретар повинен володіти такими якостями, як:

• доброзичливість;
• коректність;
• культура спілкування і поведінки;
• комунікабельність;
• відповідальність;
• організованість,
• відмінна пам'ять;
• емоційна стійкість;
• винахідливість, уміння грамотно підтримати бесіду, навіть якщо обговорювана тема далека від вас;
• схильністю до роботи з людьми і документами;
• презентабельний зовнішній вигляд;
• бажано володіти іноземними мовами.

Які ж вимоги пред'являються до секретаря?
Секретар повинен:
володіти хорошими знаннями в області граматики мови, літератури, естетики;
знати діловодство, принципи ділового спілкування і психології; вміти працювати з оргтехнікою, володіти офісними комп'ютерними програмами і високою швидкістю друку, самостійно (за дорученням керівника);
вміти підготувати проекти наказів, відповіді на листи і запити, звіти по дорученою питань; вести картотеку адрес організацій і осіб, з якими ведеться листування або переговори; вести протоколи засідань.
Посадові обов'язки секретаря прописані в посадовій інструкції, з якої людина ознайомлюється при прийомі на роботу під розпис. Серед обов'язків, що виконуються секретарем, можна виділити наступні:

• виконання технічних функцій і доручень керівника;
• отримання для керівника відомостей від працівників підрозділів, виклик їх по його доручень;
• організація телефонних переговорів керівника, а також самостійне ведення телефонних переговорів;
• організація прийому відвідувачів, застосування раціональних методів роботи з відвідувачами і документами;
• здійснення роботи з підготовки нарад, які проводить керівник, а також ведення протоколів даних нарад з подальшою їх розшифровкою і друкуванням на комп'ютері;
• оформлення ділового листування керівника, сортування кореспонденції;
• формування справ відповідно до затверджених правил, забезпечення їх збереження і у встановлені терміни здача в архів;
• складання та друк за вказівкою керівника різних доповідей, листів, документів, презентацій і відправлення їх по адресатам з використанням оргтехніки;
• забезпечення керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створення умов, що сприяють ефективній роботі керівника.

Отже, я вам розповіла про свою професію і бажаю Вам успішного вибору!

З повагою,
Юлія Рябова

джерело: http://profvibor.ru/iznutri/?ELEMENT_ID=6611