Система обліку в інтернет-магазині

файл Excel
Якщо обсяги перший час плануються невеликі або взагалі підприємець хоче "просто спробувати" зовсім необов'язково вибудовувати складну систему обліку. Але порядок в будь-якому випадку стане в нагоді. Тому беремо звичайний файл Excel, створюємо лист зі стовпцями:

• артикул;
• опис;
• ціна закупівлі;
• ціна реалізації;
• кількість в наявності;
• інші характеристики за бажанням: колір, розмір, виробник.

Заповнюємо його відомостями про товари і в процесі продажів коригуємо дані файлу.
Тут слід врахувати такий момент: це облік "на коліні" і він буде працювати, але поступово почне пожирати багато вашого часу: повернення, шлюб, списання товару, зміна цін - все може призводити до плутанини. Є проста порада: якщо ведете облік в подібному файлі: враховуйте кожен товар за унікальним артикулу.

Зараз скрізь є штрих-коди або серійні номери - враховуйте кожну одиницю товару, навіть однієї моделі окремо. Приклад: торгівля гаманцями. У вас 10 гаманців однієї моделі - нехай у вашому файлі буде 10 записів з унікальним номером (ID, серійний номер) для кожного гаманця, але в окремому полі нехай у них буде написана загальна модель. Це дозволить стежити за долею кожного товару і робити в файлу позначки де він, скільки він коштує. В Excel є прекрасна система фільтрів, де ви зможете відфільтрувати все гаманці однієї моделі або одного кольору (якщо ці дані будуть занесені в базу).
Потім ви з такого файлу зможете перейти на 1С або зробити сайт, куди будете завантажувати копію і оновлювати там інформацію по наявності.

Враховуйте все!
Коли ваша торгівля йде в гору або ви відразу хочете робити все правильно: проектують облік індивідуально для вашого бізнесу. Тут краще не бігти до фахівців, яких насправді не цікавить як ваш бізнес буде працювати і чи не виникне потім проблем з обліком. Самостійно визначте характеристики ваших товарів виходячи з асортименту, їх розташування, порядку надходження і продажу. Ось що потрібно враховувати:

1. Склади. Прикиньте, де ваш товар буде зберігатися або перебувати фізично або віртуально. Наприклад, коли відбувається закупівля, товар прибуває в ваш офіс (склад) і там чекає оприбуткування, почала обліку. Потім ви можете відвезти товар у магазин або на склад де вже товар лежить організовано і чекає продажу. Десь у вас може лежати шлюб, який підлягає ремонту, повернення. Кудись товар переміщається перед доставкою. Всю ланцюжок потрібно продумати і визначитися з кількістю і ім'ям складів.

2. Точки продажу або видачі товару. Подумайте, як ви товар будете продавати зараз або в майбутньому. Для кожної точки продажів потрібно передбачити склад або порядок доступу точки до загального складу. Як ця точка буде приймати оплату: готівковий, безготівковий, електронні гроші. Так, інтернет-магазин - це просто одна з точок продажів, вітрина. Точкою продажів може бути і офіс.

3. Способи оплати. Це важливий момент і вимагає підготовки при відкритті, укладання договорів, реєстрації каси. Слід вести облік надходження грошей для кожного товару: чим платили, коли. Можливо процес продажу буде складатися з виставлення рахунків, їх оплати, потім відвантаження товару. Тоді рахунку потрібно враховувати окремо і продумати регламент їх оплати та резервування товару на час виставленого рахунку. Якщо це інтернет-магазин, то відвідувач повинен розуміти, що вони може зарезервувати товар, наприклад, на 3 дні і потім резерв зніметься.
Краще якщо це буде прозоро відразу і під це відведено свій бізнес-процес. Окремо подумайте над урахуванням надходження грошей від всяких агрегаторів: еквайринг, інтернет-платіжні системи та інші посередники при оплаті. Справа в тому, що ви можете продати багато товару, а гроші на рахунок за них отримати пізніше одним платежем (висновок з платіжної системи) навіть без інформації за які товари вони отримані. Це також підлягає обліку, і процес отримання грошей від покупця збільшується: продаж, акумуляція суми у посередника, виведення грошей - потрібно враховувати, чи отримані гроші від посередника і в ідеалі за які товари.

4. Доставка, видача товару. Тут в разі інтернет-торгівлі поширені: самовивезення, відсилання поштою, відправка з кур'єрською компанією. Сам процес доставки після продажу також потрібно враховувати: куди товар потрапить (може це буде окремий склад для доставки, може у товару буде окремий статус). Враховувати треба як відправку на доставку (видачу), так і факт видачі. Видача оформлюється документом (накладна, чек) - їх облік також важливий. Ну і звичайно потрібно продумати процедуру зворотного дороги для товара в разі відмови при видачі.

5. Постачальники. Якщо ви закуповувати не в одному місці, то облік постачальників принесе величезну користь. Номенклатура може перетинатися у різних постачальників, щось вигідніше купувати в одному місці, щось в іншому. Без статистики цін постачальників, часу доставки, розрахунків з ними буде тяжко. Тому обліку підлягають самі постачальники, їх пропозиції, розрахунки між сторонами. Продумайте, в якому порядку буде відбуватися оприбуткування товарів від кожного постачальника, на який склад це піде. Також важливо налагодити процес отримання інформації про товар від постачальників (фото, промо-матеріали), особливо для сайтів. Краще мати готову базу описів товарів з перших рук.

6. Номенклатура. Центр вашого обліку. Всі товари повинні бути занесені в систему обліку. Тут важлива автоматизація роботи з номенклатурою. Якщо ви будете бігати по складу і переписувати номери, серийники, потім шукати їх в програмі - це непродуктивно. Загальна рекомендація: максимум автоматизації. Перш за все, варто задуматися про маркування товару. Добре, якщо це будуть штрих-коди, супроводжувані цифровим кодом. Зараз не проблема купити сканер штрих-кодів і застосовувати його на складі, в точках продажів. Потім краще мати складську маркування товару (якийсь стікер, який зараховує його до певного фізичного місця, може бути з використанням кольорів, номерів стелажів) - це запорука порядку.

1С-Торгівля
До цього моменту я навмисно не писав про те в чому вести облік, тому як для малого бізнесу це практично безальтернативно: 1С-Торгівля. Ну з приводу редакції можна повибірать (наприклад взяти роздріб). Як я писав вище, враховувати можна в чому завгодно. Але подумайте про такі речі:

1. Сумісність вашого обліку до законодавства і бухгалтерією. Ви в процесі торгівлі повинні будете видавати людям і державі папірці, які стандартні. Це чеки, накладні, документи переміщення товару, повернення. Все це може стати кошмаром, якщо робити руками або в окремій програмі, не пов'язаної зі складом. 1С пов'язана і з коробки вміє друкувати все: і штрих-коди для складу і з касовими апаратами дружить.

2. Обладнання торгівлі. Просто облік по штрих-кодами вимагає підтримки цього процесу на комп'ютерах, касах. Поки тут лідер 1С. Коли зіткнетеся з касовими апаратами - також оціните інтеграцію торгової бази з ними. Вам же потрібні такі красиві чеки, де буде написано який саме товар проданий і за якою ціною. І потім, краще відпускати товар, пікая по штрих-коду сканером, підключеним до каси. Всі ці рішення є в світі 1С.

3. Інтернет-сайт. Якщо говорити про серйозну синхронізації залишків товару з сайтом, то тут також панує 1С. Навіть якщо ваш сайт буде не на 1С-Біртікс, локальна програма обліку краще нехай буде в 1С, так як з нею багато вміють працювати.

4. Єдиний облік на всіх точках продажів. Якщо точок декілька, а база знаходиться в офісі - тут також спрацює 1С. Фахівці наполягатимуть її або на періодичну вивантаження, або на роботу в режимі онлайн.

Мета цієї глави дати розуміння обсягу турбот, який виникає при проектуванні складського обліку. Строго кажучи, краще відразу починати торгувати "правильно", все враховувати. Тому що перехід на систему обліку в процесі роботи зведе з розуму будь-якого підприємця, принаймні це буде дорожче, ніж зробити все відразу. Мабуть це одна з важливих інвестицій в бізнес. В кінці-кінців, навіть з Excel файлом вам знадобиться звіт про обіг, прибутку, залишки.
У тій же 1С це стандартні функції. У файлі ви будете довго все зводити і будете мати зрізи лише на певні моменти. Стежити за динамікою, проводити планування якісно можна тільки з повною деталізованої базою.

Наостанок пара життєвих порад:
1. Хоча б спочатку пробуйте розбиратися у всьому самі або шукайте надійну людину, яка це буде робити. Якщо ви через півроку усвідомлюєте, що навколо літають товари, а скільки потрібно докуповувати і у яких постачальників ви знаєте інтуїтивно - це буде сумно. Потрібно розуміти, що облік бере початок в голові підприємця, з бажання його вести. Якщо цього не буде, то кожен касир, складської працівник, кожен кур'єр буде занурювати всю систему в хаос. У якийсь момент все вийде з під особистого контролю. Але в той момент ви повинні бути оточені працюючою системою і людьми, які розуміють що навколо відбувається.

2. Торгівля - це перш за все процес. Якщо ви відразу не створите процеси в компанії, то потім виявиться, що все занадто складно. І це може стати причиною зупинки росту, втрати ефективності системи. Дивіться на те як роблять торгівлю великі мережі: вони мінімізують витрати на всіх етапах. Основою мінімізації витрат служить облік. Якщо продавець в роздрібній точці буде витрачати час на пошук товару, доставка буде помилково доставляти не те - все ваші розрахунки рентабельності стануть неактуальні. І якщо вам, підприємцю, доводиться вручну заносити проданий товар в базу, готувати документи до продажу - це сигнал того, що у вашої справи є стеля у вигляді вашого терпіння і бажання багато працювати.

Зараз в Росії саме час починати малі торговельні бізнеси. Судячи по замовленнях сайтів - зараз час нишевой торгівлі. Хочете продавати чохли для телефонів - вперед в Китай, потім робите сайт і станьте кращим в цій ніші. Хендмейд-товари взагалі мало не приречені на інтернет-торгівлю. Все описане вище відноситься перш за все до маленьких бізнесам. Страшні речі про купу точок продажів, складів написані для того, щоб було розуміння куди це може завести, і що до цього потрібно бути готовим. Склад-кімната 20 кв.м., стіл з комп'ютером і 1С, сканер штрих-коду, телефон для техпідтримки, інтернет-магазин - і ви вже точка продажів, вітрина якої видна на всю країну.

Як відкрити інтернет-магазин і не розоритися:
Пошук ніші
Пошук постачальників
ім'я проекту
Реєстрація юр.лица
Доставка товару
Розробка інтернет-магазину
Прийом платежів
Наповнення сайту
Оренда офісу / складу
Система обліку
Бухгалтерія
Залучення трафіку в інтернет-магазин