Службова записка на відрядження: зразок 2019

1. Що таке службова записка на відрядження?
2. Як скласти службову записку на відрядження: зразок 2019
3. Службова записка за підсумками відрядження
4. Нюанси складання службової записки на відрядження
5. Поїздка на службовому автомобілі або особистому транспорті
6. відрядження директора
7. Поїздка в вихідний день
8. поїздка підприємця

Якщо ви складаєте службову записку на відрядження, зразок 2019 дозволить уникнути помилок. Що включити в документ в обов'язковому порядку і яку форму використовувати, розкажуть наші експерти.

Що таке службова записка на відрядження?

Службова записка про направлення у відрядження - особливий документ, що засвідчує факт перебування співробітника на місці призначення, дату приїзду та повернення. Вона потрібна, якщо співробітник здійснює поїздку на будь-якому транспорті, в тому числі на особистому, службовому, орендованому. Документ потрібно і в разі, коли працівник не має документів, що підтверджують факт проїзду і проживання.

Службова записка, якщо спиратися на Постанова Уряду РФ під № +1595, замінює посвідчення про відрядження, звіт про виконані роботи, службове завдання . Вона служить підтвердженням витрат, понесених людиною за час відрядження. Оформляйте документ і для нарахування добових, адже для їх розрахунку потрібно знання часу, який працівник провів в поїздці.

Зразок службової записки на відрядження складається організацією, але не забороняється використовувати будь-який типовий шаблон. Жоден нормативно-правовий акт не фіксує порядок оформлення документа. Якщо вважаєте за потрібне закріпити основні положення про регулювання змісту, внесіть відповідні записи в локальні акти підприємства. Така можливість регламентована пунктом 3 Положення під №749. Правила можна прописати і в наказі керівника або спеціальному Положенні про відрядження.

Як скласти службову записку на відрядження: зразок 2019

Зміст записки про направлення у відрядження, її продовження, скасування відрізняється. Незважаючи на це, форма документа може бути єдиною. Включайте в нього основні відомості, які є обов'язковими.

Довідка

Службова записка складається як самим працівником, так і керівником. Документ готується від руки або в друкованому вигляді. Враховуйте, що без підпису співробітника він не має юридичної сили.

Приклад змісту службової записки на відрядження:

• У правому верхньому куті вписують ПІБ керівника компанії в давальному відмінку. Нижче - ПІБ керівника підрозділу. Тут же вказують ПІБ фахівця, що становить записку.
• У центрі бланка пишуть найменування документа, а з нове рядки - його зміст. Працівник або керівник викладає текст в довільній формі. Він вказує дату від'їзду і приїзду; мета відрядження . При поїздці на особистому або службовому транспорті вписують марку, модель машини, реєстраційний номер.
• У самому низу бланка описують додаються документи, вказують дату складання паперу і підпис працівника з розшифровкою.

Службова записка про направлення у відрядження: зразок заповнення керівником

Варіант заповнення записки працівником

якщо складається службова записка про скасування відрядження, зразок повинен включати підстави. Тому включайте в нього причини, чому співробітника вирішили не відправляти на інший об'єкт або в іншу місцевість. Наприклад, «У зв'язку з виконанням ремонтних робіт орендарем своїми силами, прошу скасувати відрядження інженера Іванова А.А. в місто Саратов »або« Через хвороби керівника організації скасувати відрядження Кондратьєву А.С. ». Вибирайте відповідні формулювання, спираючись на обставини. Додатково видавайте наказ.

Коли готується службова записка про продовження відрядження, зразок повинен включати перелік причин або обставин, за якими співробітник затримується . Він складається безпосереднім або тимчасовим керівником, працівником. Якщо при виконанні доручень співробітник захворів, крім записки він зобов'язаний надати лікарняний лист. Читайте статтю в журналі «Кадрове справа»: « Лікарняний від А до Я ».

Форма службової записки на відрядження може бути будь-який, але подумайте над її змістом. Включайте в текст значущі факти, уникайте викладу другорядних подій, що не несуть смислового навантаження. Завжди перечитуйте надаються співробітниками документи. При виявленні помилок просите їх переробити.

Коли документ буде складено і узгоджено в бухгалтерії, передавайте його на підпис керівнику організації і відрядженому працівникові. Всі витрати, понесені працівником під час поїздки, повинні бути задокументовані для податкової звітності і розрахунку компенсацій.

Зверніть увагу! Якщо службова записка складається за фактом повернення з поїздки, працівник повинен якомога швидше віддати її керівнику. У 7 пункті Положення під № 749 йдеться про це.

Разом зі службовою запискою співробітник віддає документи про понесені витрати під час поїздки. Як них виступають чеки, договори та інше. Якщо людина не може уявити документи, керівник вирішує, відшкодовувати витрати чи ні. В цьому випадку в службовій записці працівник детально розписує понесені витрати, причини відсутності підтверджуючих паперів.

Службова записка за підсумками відрядження

Службова записка потрібна для того, щоб визначати фактичні терміни поїздки працівника. Це первинний обліковий документ для нарахування добових, підтвердження відповідних податкових витрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). А значить, службова записка повинна містити обов'язкові реквізити первинного документа (2 частина ст. 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 під № 402-ФЗ) ...

Нюанси складання службової записки на відрядження

Службовий візит за кордон

Пункт 15 Положення під № 749 втратив чинність, тому при направленні працівника у поїздку за кордон не потрібно оформляти посвідчення про відрядження. Підтверджуючим документом про прибуття, вибуття в місце призначення, про понесені витрати є службова записка.

Складаючи службову записку на відрядження, спирайтеся на зразок 2019. Він підходить і при поїздці за кордон. Але компенсація понесених витрат, зазначених у документі, здійснюється в іноземній валюті відповідно до ФЗ «Про валютне регулювання та валютний контроль». Підставою для виплати є відмітка в паспорті співробітника прикордонними органами. Копію паспорта прикладають як супроводжуюча документа до службової записки.

Якщо відрядження планується на території країн, які відносяться до учасників Співдружності Незалежних Держав, дата перетину кордону визначається за проїзними квитками або позначок в дорожньому листі.

Поїздка на службовому автомобілі або особистому транспорті

При поїздці на службовому чи особистому автотранспорті працівник докладає до службової записки шляховий лист; чеки, квитанції та інші документи про витрати; паперу, які підтверджують поїздку за маршрутом до місця призначення.

відрядження директора

Оскільки директор вважається співробітником організації, на нього поширюються правила і положення законів, нормативно-правових актів, що стосуються пересічних працівників. У пункті 7 Положення під № 749 немає винятків з цього правила. Але Роструд має іншу позицію з даного питання - вважається, що керівникові не потрібно складати службову записку, так як їм підписуються накази про відрядження, її перенесення, продовження. Щоб уникнути непорозумінь, внесіть в локальні акти компанії положення про необов'язкову складанні документа директорами.

Поїздка в вихідний день

При складанні службової записки на відрядження в зразку 2019 не треба оплачувати розшифровку специфіки днів - робочих, вихідних. Підставою для виплат є табель обліку робочого часу. Тому документ складається звичайним чином, навіть якщо поїздка припадає на вихідний або святковий день.

поїздка підприємця

Згідно з листом Мінфіну Росії від 05.07.2013 року за № 03-11-11 / 166, у відрядження відправляють тільки найманих працівників. підприємці - самозайнята населення. Вони не можуть відправити себе у відрядження. ІП звільнені від обов'язку складати наказ, службову записку, представляти документи про витрати. Але витрати можна враховувати при сплаті податків, щоб зменшити оподатковувану базу. Щоб обгрунтувати необхідність поїздки в рамках підприємницької діяльності, потрібно протокол переговорів з постачальниками, покупцями, інші документи.

висновок

Розробіть форму службової записки на відрядження, використовуючи будь-який зразок 2019. Заповніть поля, в яких перераховуються відомості про компанії, але залиште порожніми рядки для внесення особистих даних співробітників. При використанні шаблону вдасться уникнути помилок, швидше заповнювати документ. Зберігайте записки в архіві організації не менше 5 років.