Що повинен зробити кадровик в кінці року?

1. ОБОВ'ЯЗКОВО: ЗАТВЕРДИТИ ГРАФІК ОТПУСКОВ НА НАСТУПНИЙ РІК
2. ОБОВ'ЯЗКОВО: ПІДГОТУВАТИ кадрові статистичної звітності
3. ОБОВ'ЯЗКОВО: ЗАТВЕРДИТИ ПЛАН І Н А з військового обліку НА НОВИЙ РІК
4. ОБОВ'ЯЗКОВО: ПІДГОТУВАТИ ДОКУМЕНТИ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ [3]
5. ОБОВ'ЯЗКОВО: СКЛАСТИ номенклатури готель КАДРІВ НА НОВИЙ РІК
6. ФАКУЛЬТАТИВНО: ЗАТВЕРДИТИ ШТАТНИЙ РОЗПИС
7. ФАКУЛЬТАТИВНО, АЛЕ ВАЖЛИВО: ПЕРЕВІРИТИ, ПЛАНУЄТЬСЯ ЧИ ПЕРЕВІРКА держорганів В НАСТУПНОМУ РОЦІ
8. ФАКУЛЬТАТИВНО, АЛЕ КОРИСНО: ПРОВЕСТИ РЕГУЛЯРНИЙ КАДРОВИЙ АУДИТ
9. ФАКУЛЬТАТИВНО, Відповідно до внутрішнього регламенту: ПІДГОТУВАТИ ВНУТРІШНІ ЗВІТИ ВІДДІЛУ КАДРІВ

Чи є в протягом року час, коли кадровики можуть хоч трохи розслабитися? Навряд чи. І в будь-якому випадку це не кінець року - гаряча пора, коли треба встигнути дуже багато. І щоб в кінці року правильно розрахувати свої сили, зробити всі справи вчасно і спокійно піти на новорічні свята, треба ретельно все спланувати.

Так що ж необхідно зробити кадровику до кінця року, що минає (або на самому початку наступного)? Список справ досить значний ...

ОБОВ'ЯЗКОВО: ЗАТВЕРДИТИ ГРАФІК ОТПУСКОВ НА НАСТУПНИЙ РІК

Складання графіка відпусток - як і раніше обов'язок, а не право роботодавця. І ставитися до цього потрібно з усією відповідальністю, адже під час перевірки інспектор праці може проконтролювати наявність графіка і правильність його складання і у разі наявності помилок - залучити до адміністративної відповідальності за ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ і виписати штраф.

Згідно ст. 123 ТК РФ роботодавець повинен складати графік відпусток не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року, на який він складається.

Наприклад, графік відпусток на 2017 рік повинен бути складений і затверджений не пізніше 16 грудня (п'ятниця) 2016 р І навіть якщо в січні і лютому ніхто з працівників не піде у відпустку, роботодавець не повинен переносити складання графіка на більш пізній термін.

Деякі роботодавці вважають, що складання графіка відпусток - процедура застаріла і формальна, і проводиться вона тільки на виконання норм законодавства.

Однак цей документ може бути корисний роботодавцю. Графік відпусток не тільки гарантує право працівника на щорічний відпочинок, а й дозволяє роботодавцю:

• забезпечити безперебійну роботу виробництва, заздалегідь знайшовши заміну працівникові, який виходить у відпустку;
• оформити відпустку завчасно і виплатити відпускні в строк не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 136 ТК РФ);
• контролювати своєчасність надання працівникам відпусток і не допускати накопичення невикористаних днів відпустки.

При складанні графіка відпусток має враховуватися стаж роботи, який дає працівнику право на щорічну оплачувану відпустку, основний і додатковий (ст. 121 ТК РФ). Для визначення тривалості відпустки важливий стаж роботи тільки у даного роботодавця.

Так як при обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки додаткові оплачувані відпустки підсумовуються з щорічною основною оплачуваною відпусткою (ст. 120 ТК РФ), планується загальне число днів відпустки.

Більшість роботодавців оформляє графік за уніфікованою формою № Т-7, затвердженої Держкомстатом. Однак роботодавці мають право розробляти свої, локальні форми документів.

ОБОВ'ЯЗКОВО: ПІДГОТУВАТИ кадрові статистичної звітності

Згідно ст. 8 Федерального закону від 29.11.2007 № 282-ФЗ «Про офіційному статистичному обліку і системі державної статистики в Російській Федерації» (в ред. Від 23.07.2013) організації зобов'язані надавати звіти органам статистики.

Для спостереження за чисельністю, умовами і оплатою праці працівників Наказом Росстату від 24.09.2014 № 580 «Про затвердження статистичного інструментарію для організації федерального статистичного спостереження за чисельністю, умовами і оплатою праці працівників, діяльністю в сфері освіти, науки, інновацій та інформаційних технологій» ( в ред. від 25.09.2015) затверджені кілька форм:

1. Відомості про чисельність та заробітну плату працівників (форма № 1-Т).

У цьому звіті необхідно відобразити найменування виду економічної діяльності, середньооблікова чисельність працівників, фонд зарплати зовнішніх сумісників і працівників облікового складу, а також нараховані їм виплати. Термін надання звіту - 20 січня після звітного періоду.

2. Відомості про чисельність та заробітну плату працівників (форма № П-4).

Ці відомості надають юридичні особи (крім суб'єктів малого підприємництва) усіх видів економічної діяльності та форм власності:

• середня чисельність працівників яких перевищує 15 осіб - щомісяця, не пізніше 15 числа після звітного періоду;
• середня чисельність працівників яких не перевищує 15 осіб, включаючи працюючих за сумісництвом, - щоквартально, не пізніше 15-го числа після звітного періоду.

3. Відомості про неповної зайнятості та рух працівників (форма № П-4 (НЗ)).

Надаються роботодавцями не пізніше 8-го числа після звітного кварталу. У цій формі упор робиться на чисельність працівників, які:

• працювали неповний робочий час або перебували в простої;
• перебували у відпустці без збереження зарплати на їхнє прохання;
• були прийняті на роботу, звільнені або планують звільнитися,

а також відображається кількість працівників і вакансій на кінець звітного місяця.

Незважаючи на те, що терміни здачі звітності в січні, провести підготовчу роботу краще в кінці грудня, адже перша половина січня припадає на новорічні канікули.

Нещодавно Наказом Росстату від 05.07.2016 № 325 «Про затвердження статистичного інструментарію для організації федерального статистичного спостереження за чисельністю і потребою організацій у працівниках за професійними групами, складом кадрів державної цивільної та муніципальної служби» була затверджена ще одна форма статистичної звітності - 1-Т ( проф) «Відомості про чисельності та потреби організацій у працівниках за професійними групами» (Додаток № 3).

Вона застосовується, починаючи зі звітності за станом на 31.10.2016. Представляти її потрібно тільки раз в два роки 28 листопада юридичним особам, що здійснюють всі види економічної діяльності (крім фінансової діяльності, державного управління та забезпечення військової безпеки; діяльності громадських об'єднань та екстериторіальних організацій).

У цій формі вказується потреба організації в працівниках для заміщення наявних вакантних робочих місць в розподілі за професійними групами. До вакантним відносяться місця, що звільнилися в разі звільнення працівників, їх відпусток у зв'язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною [1] , А також новостворені робочі місця, на які планується прийняти працівників протягом 30 днів після звітного періоду.

ОБОВ'ЯЗКОВО: ЗАТВЕРДИТИ ПЛАН І Н А з військового обліку НА НОВИЙ РІК

Закінчення року - хороший момент, щоб почати ведення військового обліку, якщо до цього моменту роботодавець його не вів.

Якщо роботодавець веде військовий облік, до кінця грудня слід оновити наказ про призначення особи, відповідальної за його ведення, і план роботи.

Документи слід оформляти точно за формами, наведеними в Методичних рекомендаціях щодо ведення військового обліку в організаціях [2] , Затверджених Генштабом Збройних Сил РФ 11.04.2008, інакше військкомат може повернути їх на доопрацювання.

У наказі необхідно вказати П.І.Б. та посада особи, відповідальної за ведення військового обліку, і його заступника. На кожному документі повинно бути місце для согласующей візи воєнкома. Наказ і план підписують посадові особи, зазначені в формі. Перед тим, як надавати документи у військкомат, не забудьте оновити довідку про бронювання в місцевих органах влади.

Наприклад, в Москві - це служба забезпечення секретності і мобілізаційної підготовки в управі району за місцем знаходження організації.

ОБОВ'ЯЗКОВО: ПІДГОТУВАТИ ДОКУМЕНТИ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ [3]

Не варто забувати про необхідність підготуватися до здачі документів в архів. Як правило, це треба робити після закінчення діловодного року, тобто в січні, але вже в грудні можна визначити, які документи потрібно буде здавати в архів.

Основним нормативним актом, що регулює порядок оформлення документів в архів, є Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях, затверджені Наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526 (далі - Правила; Наказ Мінкультури Росії № 526).

Згідно з Правилами здачі в архів підлягають документи терміном зберігання понад 10 років. Вони передаються в архів організації не раніше ніж через один рік і не пізніше ніж через три роки після завершення справ у діловодстві. Тому в січні 2017 р підлягають здачі в архів документи, оформлені до 31.12.2015 (з числа зберігаються більше 10 років) [4] .

Терміни зберігання документів вказані в Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів їх зберігання, затвердженому Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 (в ред. Від 16.02.2016). Необхідно враховувати і зміни, внесені Законом від 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації».

ОБОВ'ЯЗКОВО: СКЛАСТИ номенклатури готель КАДРІВ НА НОВИЙ РІК

Документ, яким необхідно керуватися, - це Наказ Мінкультури Росії № 526.

Варто перевірити, чи не з'явилися нові напрямки в роботі, нові справи, які необхідно внести в номенклатуру справ на наступний рік. Якщо в номенклатурі нічого не змінилося, її все одно необхідно затвердити заново.

ФАКУЛЬТАТИВНО: ЗАТВЕРДИТИ ШТАТНИЙ РОЗПИС

Обов'язок роботодавця складати штатний розклад передбачена ст. 15 і 57 ТК РФ, оскільки, згідно з цими статтями, найменування посади повинно бути зазначено в трудовому договорі відповідно до штатного розкладу організації. На думку Роструда, прийняття працівника на посаду, що не включена до штатного розпису, неприпустимо (лист від 21.01.2014 № ПГ / 13229-6-1).

Будь-яких термінів або періодичності для затвердження штатного розкладу трудовим законодавством не встановлено. Зміни можна вносити в будь-який час шляхом видання відповідного наказу. Але деякі роботодавці все зміни вносять напередодні нового року, щоб затвердити новий штатний розклад з 1 січня.

Форма штатного розкладу № Т-3 також є факультативною, і, як і графік відпусток, штатний розклад може складатися по локальній формі, розробленої роботодавцем.

Штатний розклад може скласти будь-який працівник, на якого покладено така функція (керівник організації, кадровик, бухгалтер).

ФАКУЛЬТАТИВНО, АЛЕ ВАЖЛИВО: ПЕРЕВІРИТИ, ПЛАНУЄТЬСЯ ЧИ ПЕРЕВІРКА держорганів В НАСТУПНОМУ РОЦІ

Уточнити, чи є роботодавець об'єктом планових перевірок в 2017 р, - справа дуже важливе.

Для цього необхідно зайти на сайт Генпрокуратури Росії [5] і набрати ІПН або свідоцтво про Державну організації. На сайті вказані відомості про всі перевірках держорганів. Відділу персоналу стосуються, перш за все, перевірки інспекції праці, а також перевірки виконання законодавства про квотування (їх, як правило, проводить служба зайнятості). Якщо ваша організація є в списку перевіряються, варто звернутися до керівника зі службовою запискою і повідомити про це. Також з керівником варто обговорити план підготовки до перевірки (проведення кадрового аудиту дасть можливість перевірити, чи все в порядку в кадрових документах роботодавця).

ФАКУЛЬТАТИВНО, АЛЕ КОРИСНО: ПРОВЕСТИ РЕГУЛЯРНИЙ КАДРОВИЙ АУДИТ

Закінчення року - слушно час для проведення регулярного кадрового аудиту. Хоч законодавство і не встановлює такий обов'язок, багато кадрові служби цим не нехтують - адже внести будь-які виправлення легше відразу, ніж з початком довгого часу.

Крім того, результати кадрового аудиту допоможуть поліпшити бізнес-процес в відділі персоналу в майбутньому році.

Особливо ретельно слід підійти до проведення кадрового аудиту, якщо є інформація про перевірки держорганів в прийдешньому році.

Оформляти проведення кадрового аудиту офіційно чи ні, залежить від роботодавця. Наприклад, можна оформити його проведення наказом по організації або розпорядженням по відділу.

Які документи варто перевірити насамперед? Звичайно, ті, на які інспекція праці звертає увагу в першу чергу, наприклад:

1. Локальні нормативні акти (далі - ЛНА):

• Правила внутрішнього трудового розпорядку (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
• Положення про оплату праці (ст. 135 ТК РФ);
• Положення про захист персональних даних (ст. 87 ТК РФ).

Хоча посадові інструкції не є обов'язковими ЛНА, практика показує, що застосування їх корисно для організації праці працівників. Тому варто перевірити, чи на всі посади вони розроблені.

Якщо працівники їздять у відрядження, то обов'язковим є Положення про відрядження (ст. 168 ТК РФ).

2. Трудові договори і додаткові угоди до них (за наявності).

Важливо перевірити:

• зміст трудових договорів на відповідність законодавству, оскільки за неналежне оформлення передбачений штраф за ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ;
• чи всі трудові договори містять актуальні умови - тобто чи всі зміни умов оформлені письмовими додатковими угодами;
• чи є в організації строкові трудові договори (ст. 59 ТК РФ) з терміном до 31.12.2016, і заздалегідь повідомити працівників про їх припинення (ст. 79 ТК РФ), інакше вони перетворяться в договори на невизначений термін.

Крім того, варто перевірити:

• накази про прийом і звільнення, переведення на іншу роботу;
• накази про надання відпусток (різних видів) і заяви до тих з них, які видаються за заявами працівників;
• табелі обліку робочого часу;
• особові картки працівників;
• трудові книжки працівників;
• документи, що стосуються ведення трудових книжок (наказ про призначення особи, відповідальної за ведення трудових книжок, книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них);
• накази про направлення у відрядження (при наявності);
• накази про застосування дисциплінарних стягнень (при наявності);
• накази про притягнення до матеріальної відповідальності (при наявності);
• цивільно-правові договори (ЦПХ), якщо вони полягають у організації (до них буде особливо пильну увагу).

• документи, що стосуються окремих категорій працівників (іноземці, «вреднікі», вагітні працівниці, працівниці, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною, інваліди, молодь і т. д.).

ФАКУЛЬТАТИВНО, Відповідно до внутрішнього регламенту: ПІДГОТУВАТИ ВНУТРІШНІ ЗВІТИ ВІДДІЛУ КАДРІВ

Керівника, як правило, цікавить, скільки працівників прийнято на роботу, скільки звільнено, яка плинність, які інструменти підбору кадрів найбільш ефективні і т. Д. У кожній організації свої форми таких звітів, своя періодичність. Ймовірно, керівник захоче побачити такі звіти і за рік. Якщо складалися щомісячні звіти, то звести інформацію воєдино не складе труднощів. В іншому випадку доведеться попрацювати.

Під плинністю персоналу на практиці частіше за все мається на увазі рух робочої сили, обумовлене незадоволеністю працівника робочим місцем або організації конкретним працівником. Показник обчислюється за формулою:

Т = У / Ч,

де Т - плинність персоналу;

У - кількість працівників, звільнених за певний період;

Ч - середньооблікова чисельність за той же період.

Наприклад, якщо за квартал з організації пішло 30 чоловік при середньооблікової чисельності в цей період 300 осіб, то коефіцієнт плинності кадрів складає 0,1 (10%).

Також варто скласти звіт про роботу відділу персоналу за рік. Найчастіше керівництво вимагає надати такий звіт. Але навіть якщо організація невелика і ніяких формальних вимог до звітності не пред'являється, все ж рекомендуємо це зробити. Чому б не показати роботу відділу в кращому світлі?

Так, можна вказати, скільки:

• кадрових операцій (звільнення, прийом на роботу, оформлення відпусток, відряджень, дисциплінарних стягнень і т. д.) було зроблено;
• ЛНА оформлено або доопрацьовано;
• працівників підібрано (при наявності функції підбору);
• трудових конфліктів попереджено;
• працівників навчено і т. д.

[1] Більш ніж оригінальне розуміння чиновниками вакантних місць. - Прим. наукового редактора.

[2] Додатки № 17 і 4 відповідно.

[3] Детальніше про оформлення архіву організації див .: Жижерін Ю. Ю. Готуємо документи до зберігання // Кадрові рішення. 2016. № 3. С. 64-73; Жижерін Ю. Ю. Організація зберігання кадрових документів // Кадрові рішення. 2016. № 4. С. 71-77. - Прим. редакції.

[4] Пункт 4.2 Правил.

[5] http://www.genproc.gov.ru/

Жижерін Ю. Ю., директор по персоналу