Співбесіда секретаря

Отже, ви знайшли цікаву для вас вакансію , Направили на бажану посаду своє резюме і супровідний лист , І вас запросили на співбесіду. Що далі? Як вести себе на співбесіді і як пройти інтерв'ю це, мабуть, найголовніші питання на даному етапі. У цій статті я поділюся з вами своїми спостереженнями про співбесіду секретаря. До слова сказати, ці рекомендації допоможуть вам не тільки на співбесіді секретаря, але і при проходженні інтерв'ю на інші посади.

Відразу хочу зауважити, що незважаючи на велику кількість літератури на тему «як пройти інтерв'ю», жодне з цих видань не може гарантувати вам працевлаштування. Як правило, крім кваліфікацій, які очікуються від майбутнього співробітника, у роботодавця найчастіше є якась «картинка» про те, що вдає із себе ідеальний кандидат на позицію. І хоча знання певних технік і правил проходження інтерв'ю, безумовно, підвищить ваші шанси на отримання бажаної посади, але не є гарантією. Причин непроходження інтерв'ю може бути кілька: від ваших помилок на інтерв'ю до банального «картинка не збіглася».

Наведу вам два приклади останнього. Я успішно працювала секретарем в одній чудовій компанії. Робота мені дуже подобалася, але через якийсь час мені захотілося «рости» професійно. До цього часу звільнилася вакансія помічника президента компанії. Я подала своє резюме на цю позицію, але мене, на жаль, не обрали. Президент компанії сказав мені про те, що у мене чудова кваліфікація і досвід, і я - прекрасний співробітник, але на даній позиції він хотів би бачити людину хоча б років на десять старшою. Проходячи інтерв'ю в іншій компанії на посаду помічника директора, мені стало зрозуміло, що на цю посаду з якихось причин хочуть бачити людину модельної зовнішності.

Як ви бачите, відмова не завжди є прямим наслідком вашої недостатньої кваліфікації або помилок. Тому, незважаючи на те, що на співбесіді потрібно розкрити ваші таланти по можливості повно, ставитеся до цього як до гри, в якій можливий як виграш, так і програш.

Співбесіда секретаря зазвичай проводиться в кілька етапів. Спочатку проводиться співбесіда з менеджером по персоналу. Первинне співбесіду секретаря може проводитися по телефону або особисто. Далі ви можете поспілкуватися з директором по персоналу і потім з президентом компанії. Або навпаки, спочатку з безпосереднім начальником (якщо це не президент чи директор), а потім з директором з персоналу. Також дуже вірогідні тести, як професійні, так і психологічні.

До будь-якого співбесіди секретаря необхідно підготуватися. Важливо розуміти, що інтерв'ю - це процес двосторонній. Співбесіда секретаря - НЕ іспит, від якого буде залежати ваша оцінка. Не тільки вас оцінюють, але і ви оцінюєте компанію на предмет того, наскільки вам хочеться в ній працювати. Тому підготовка до співбесіди потрібна, головним чином, для вас.

Перше, що необхідно зробити після отримання запрошення на співбесіду секретаря - це зайти на сайт компанії. Я вважаю, що відправлятися на співбесіду в компанію, не вивчивши про неї інформації - неприпустимо, хоча на моїй практиці проведення співбесід секретаря (та й не тільки) таких випадків було багато. Я не пам'ятаю жодного разу, щоб такого співробітника запросили на роботу. Це не завжди безпосередньо пов'язане з тим, що співробітник не вважав за інформацію на сайті, але може бути пов'язано з відсутністю інтересу до компанії, і це може проявитися в будь-який інший момент.

Отже, читайте інформацію на сайті: чим займається компанія, яка її місія, які її цілі, як компанія планує розвиватися далі. Деякі компанії навіть публікують пріоритети своєї кадрової політики і можливості для зростання співробітників. Вивчайте це все! Не пошкодуєте. Насправді, чим більше такої інформації на сайті компанії, тим краще для вас. Гірше, коли нічого взагалі немає.

Для того, щоб пройти інтерв'ю, після того, як ви вивчите основні напрямки діяльності компанії, ще раз ретельно перегляньте опис посади, на яку ви подавали своє резюме. Дуже часто на співбесіді задається питання про те, що в даній вакансії вас привабило найбільше. У відповідь - мертва тиша. Нічого не привернуло. Подалася куди попало, аби податися. Таке ставлення до себе і до своєї майбутньої роботи неприйнятно. Відмотати назад і почніть знову.

Візьміть блокнот і запишіть питання, які у вас виникли: про компанію, про посади, про обов'язки.

Далі проговорите про себе обов'язки, які ви виконуєте на вашій сьогоднішній роботі, ваші ключові досягнення, ваші сильні сторони і якості.

Велику роль в тому, як пройти інтерв'ю , Має те, як ви будете одягнені на інтерв'ю. Перше враження має значення. Одягніться в діловому стилі і будьте обережні і доглянуті.

Постарайтеся ніколи не запізнюватися на інтерв'ю. Це дуже важливо. Якщо ви живете в мегаполісі з його вічними пробками, розрахуйте час так, щоб врахувати стояння в пробках. Бувають ситуації, коли ви їдете на інтерв'ю, але трапляється якась критична ситуація, і ви все-таки спізнюєтеся. Посипати голову попелом не варто, просто зателефонуйте людині, з яким ви зустрічаєтеся, вибачитеся і попередьте про запізнення. Але якщо вас запросять на наступний тур співбесід, ви повинні прийти вчасно. Хоч на півдня раніше приїжджайте, але приїжджайте вчасно.

До речі, якщо ви приїхали на співбесіду секретаря занадто рано, не варто йти в компанію і тут же доповідати про своє прибуття. Погуляйте де-небудь. Якщо компанія розташована в бізнес-центрі, посидьте в холі, почитайте. Оптимальний час приходу на інтерв'ю - за 15-20 хвилин до початку, а то й обумовлено інше.

Коли ви прийшли в компанію, уважно огляньте навколо. Є ряд непрямих ознак, про які вам не розповість сайт компанії, але за якими ви зможете зрозуміти, що вас, власне чекає. Секретар на ресепшн тримає чотири телефонних трубки в руках? Ви сумно стоїте біля стійки ресепшн, а секретар тримає ці трубки і навіть не дивиться на вас? А потім взяла, та ще побігла кудись? А ви все стоїте? І вам навіть поглядом не запропонували сісти? Ви чуєте, як начальник на кого-то кричить на весь офіс? На дворі зима, а половина офісу ходить по офісу, чхаючи і кашляючи? В офісі конкретно покоцать меблі і від килима несе так, що вас ось-ось знудить? На жаль, це тривожні дзвіночки для вас. Відмовлятися від інтерв'ю не варто, якщо вже прийшли, і вести себе на співбесіді потрібно так, немов ви нічого, абсолютно нічого не помітили. Але після співбесіди робіть висновки.

Але якщо все нормально, вас зустріли, показали, де повісити одяг, запросили сісти, в офісі нормальна ділова обстановка і хороший мікроклімат, то це хороший знак. До речі, якщо вам запропонували чай або кава - не відмовляйтеся, хіба що ви дійсно нічого не хочете.

Отже, ви на співбесіді секретаря. Як пройти інтерв'ю? Перш за все, пам'ятайте про те, що неможливо вивчити напам'ять питання, які вам зададуть. Тому і не витрачайте свій час на це. Все одно у вас можуть запитати те, чого ви ніяк не очікуєте.

Орієнтовна (!) Структура інтерв'ю може виглядати так: перша пара хвилин - знайомство, бесіда на абстрактні теми. Далі - ваш коротку розповідь про себе, потім запитання інтерв'юера до вас, його розповідь про посади і в кінці - ваші питання.

Коли інтерв'юер просить вас розповісти про себе - мається на увазі, що потрібно розповісти про свій професійний досвід. Почніть розповідь про своє останнє місце роботи. Далі зрозумієте по ходу бесіди.

Як вести себе на інтерв'ю? Найбільш оптимальний варіант - вести себе на інтерв'ю невимушено. Це може бути непросто, особливо, якщо ви початківець, який розмовляє з директором по персоналу або президентом компанії. Часто довільно чи ні, але кандидат в секретарі на інтерв'ю нервує. Постарайтеся уявити, що це все-таки не іспит, а діалог. Ваш інтерв'юер - це ваш партнер, з яким ви просто розмовляєте. Адже інтерв'ю - це не допит в гестапо, це просто бесіда. Якщо ви сильно затисне, то враження буде тільки гірше. Але якщо все-таки у вас не вийшло бути спокійними і ви трясетеся на інтерв'ю як осиковий лист, ви можете просто сказати: «вибачте, я трохи хвилююся». Грамотний інтерв'юер в такому випадку спробує що-небудь сказати, щоб розрядити обстановку. Або щонайменше, зрозуміє вас.

Як ще вести себе на інтерв'ю? Ведіть себе на інтерв'ю впевнено. Це можливо, якщо ви впоралися з попередньою завданням. Адже ви впевнені, що впораєтеся з майбутніми обов'язками, правда? Так покажіть це. Але покажіть це шляхом демонстрації спокійної впевненості. Зверхнє поведінка є неприйнятною. По-перше, воно вказує не про впевненості в собі, а навпаки, про невпевненість, замаскованої таким способом. Впевнений в собі людина не буває зарозумілим, запам'ятайте це. Реальне або удаване зарозумілість -гарантія, що на роботу вас не візьмуть. Якщо це ваша проблема, то я рекомендую вам почитати літературу про підвищення самооцінки. Причому це повинні бути не рекомендації в інтернеті, а якісні книги, куплені в магазині, або консультація психолога.

Ваше завдання на співбесіді секретаря - представити свої професійні навички таким чином, щоб роботодавець побачив, що ви найкращим чином впораєтеся з покладеними на вас обов'язками. Якщо вас запитують, чи вмієте ви робити те-то і те-то, і ви дійсно вмієте, то чи не скромничайте. Інтерв'ю - не місце для кокетства і удаваної скромності. Якщо ви не розповісте про ваш досвід, уміннях, досягнення, то інтерв'юер ніколи про це не дізнається.

Чого не можна говорити на інтерв'ю? На інтерв'ю не можна брехати. Якщо потрібно знання Excel на хорошому рівні, а ви і на базовому-то не знаєте, будьте чесні з інтерв'юером. Адже вам же там працювати потім.

Скажіть, що в даний момент у вас є гарне теоретичне уявлення про роботу з програмою, але ви дуже легко навчаєтеся, і з радістю вивчіть програму на необхідному рівні в короткі терміни. Якщо це буде єдине, чого вам буде не вистачати, щоб зайняти позицію, можливо, роботодавець все-таки прийме вас на роботу (з умовою, що ви все-таки програму вивчите).

Те ж саме можна застосувати, наприклад, до знання іноземної мови. Всі знають, що швидко його вивчити не можна.

На співбесіді секретаря можна говорити про проблеми. Не можна погано озиватися про колег і попереднього працедавця. Інакше ваш потенційний роботодавець подумає, що і про його компанії, і ньому самому ви ось також будете всім говорити.

Вас обов'язково запитають про причини відходу з попередньої роботи і пошуку нової роботи. Якщо ви працюєте на поточній посаді більше року і міняєте роботу, то оптимальний варіант - сказати, що ви добре справлялися зі своїми колишніми обов'язками, робота вам подобалася, але в якийсь момент часу ви відчули, що можете досягти більшого, а таких можливостей на старій роботі у вас немає. В інших випадках дивіться за обставинами. Якщо вас скоротили, то так і скажіть, це нормальна причина. Найскладніше, якщо у вас був великий (більше року) перерву в трудовій діяльності або ви пропрацювали всього пару місяців і вже шукаєте нову роботу. Але і в цій ситуації можна знайти грамотне тому пояснення.

Якщо вас запитають, як ви можете описати (або оцінити) вашого начальника (колег), ні в якому разі не говорите про їх недоліки. Краще скажіть щось типу: «мій начальник - чудовий професіонал, у якого можна багато чому навчитися». Адже це так і є, правда? Навіть якщо ваш колишній начальник - тиран і самодур, все одно вам є, чому повчитися.

На співбесіді секретаря можуть запитати про ваші недоліки. Робиться це не для того, щоб ви почали критикувати себе. Таким чином може перевірятися то, як ви реагуєте на стресові обставини. Розкажіть про якомусь свій недолік, який виглядає більше як гідність. Наприклад: «Я люблю допомагати колегам. Іноді це впливає на мої безпосередні обов'язки і доводиться затримуватися на роботі, що можливо, не дуже добре ».

Вас можуть запитати про готовність до переробок. В даному питанні потрібно бути обережними. Часто все залежить від посади, на яку ви проходите співбесіду. Якщо це помічник керівника, то переробки у вас можуть бути дуже часто. Для секретаря на ресепшн і асистента відділу хронічні переробки менш вірогідні. Ваше завдання - повернути розмову так, щоб не висловлювати свого ставлення до переробок, а щоб інтерв'юер вам сам про них розповів. Наприклад, вам поставили запитання, чи готові ви до переробок. Скажіть що-небудь дуже нейтральне, типу «в принципі, готова». І потім ненав'язливо запитаєте про те, як часто очікуються переробки. І слухайте.

Як правило, кількість переробок вже визначено для посади. А ви, прийшовши з співбесіди секретаря додому, подумайте і вирішіть, чи потрібно це вам. Говорити про переробки краще вже на наступних інтерв'ю з вашим безпосереднім начальником, адже саме він найкраще про це знає. Тільки не кажіть на інтерв'ю про те, що ви категорично проти переробок! Цього ніхто не любить. Але для себе вирішите, наскільки це вам потрібно. Справа в тому, що випадкові переробки під час закриття проектів, підготовки річної звітності, приїзду делегації та інших авральних ситуацій неминучі, і я думаю, що це не буде для вас проблемою. Але от якщо вам доведеться кожен день затримуватися на роботі на 2-3 години (навіть якщо це оплачується) - подумайте, чи дійсно ви до цього готові. Ви зараз погодьтеся, щоб отримати роботу, а потім пошкодуєте. Тому що з'ясується, що через це ви не зможете нормально спілкуватися з вашою дитиною, ваш чоловік забув, як ви виглядаєте, та й взагалі все життя у вас стала обертатися тільки навколо вашої роботи. Ви дійсно до цього готові?

І ще один момент. Він може бути для вас очевидним, якщо ви вже маєте досвід роботи секретарем, але для новачків скажу: на співбесіду секретаря ніколи не приходите з мамою, чоловіком або кимось ще. Ваша мама не повинна направляти за що вас цікавлять в компанію або від вашого імені в компанію дзвонити. Ви - професіонал, ви - доросла людина, саме цього від вас чекають. Дітлахи, які приходять на співбесіду секретаря з мамою, пройти інтерв'ю не зможуть. Потрібно спочатку підрости.

І нарешті, в кінці інтерв'ю вас запитають: «Чи є у вас які-небудь питання?». Настав ваш зоряний час. Задайте стільки питань, скільки ви хочете поставити. Навіть якщо їх десять. Уважно слухайте відповіді - саме зараз ви отримуєте найважливішу для себе інформацію, яка допоможе вам вирішити, чи хочете ви працювати саме в цій компанії.

Погано буде, якщо у вас взагалі немає питань. До речі, важливо дізнатися, які можливості для професійного розвитку є в компанії. Намагайтеся не ставити закритих питань типу «Чи є в компанії можливості для професійного розвитку?». Запитуйте «Які можливості для професійного розвитку є в компанії?». Краще використовувати формулювання «професійний розвиток», а не «кар'єрне зростання».

Насторожено варто поставитися на співбесіді секретаря до питань типу: «Наскільки ви амбітна людина?» І подібним. Амбіційність - далеко не пріоритетне якість секретаря. Людини з купою амбіцій можуть шукати по різних причин. У тому числі і щоб навалити на нього купу зайвої роботи. Якщо вас запитають щось подібне, дайте відповідь нейтрально, але висновок для себе зробіть.

Обов'язково поставте запитання про те, як буде оцінюватися ваша робота. Якщо на співбесіді секретаря у вас виникне хоча б найменший сумнів у тому, що оцінювати вашу роботу будуть саме по вашим професійним досягненням, продовжувати проводити співбесіду в даній компанії не варто.

Коли питати про зарплату і пільги? У будь-якому випадку, не в лоб і не відразу. У деяких випадках (пошук роботи через кадрове агентство , Співбесіду з менеджером з персоналу), вам інтерв'юер може сам про це розповісти. А може і не розповісти, а замість цього запитати: «А які ваші зарплатні очікування»? В агентстві по персоналу можна говорити про ваших очікуваннях відразу. У компанії це робити слід не відразу, а ближче до кінця інтерв'ю, причому якщо ви бачите, що вашою кандидатурою зацікавилися. Якщо вам зададуть питання раніше, скажіть щось спільне, типу «це поки не визначено до кінця, буде залежати від кола обов'язків, можливостей проявити себе, соціального пакета і т.д.» Загалом, ухилитеся від прямої відповіді. Інакше справите враження людини, якій все одно, де і ким працювати і крім грошей вас взагалі нічого не цікавить. Роботодавцю це буде дуже неприємно, і швидше за все, пройти інтерв'ю ви не зможете і посаду секретаря не отримаєте.

Перед тім, як Говорити про зарплату , Я рекомендую вам вівчіті рівень зарплат для фахівців Вашої кваліфікації та досвіду. Часто секретар довго не може отримати роботу саме через завищених очікувань по зарплаті.

Не впадайте і в іншу крайність. Якщо вам зроблять пропозицію про роботу, то будьте готові мати в голові розмір бажаної зарплати. Почнете кокетувати і м'ятися, не дивуйтеся, якщо вам запропонують набагато менше того, що ви очікували. Про це ми поговоримо трохи пізніше .

Якщо ви хочете подякувати автора за цю статтю, натисніть на кнопку «Поділитися» внизу, щоб про неї змогли дізнатися ваші друзі.

на головну В каталог статей