Співробітник не вийшов на роботу: що проставити в табелі обліку
- Як ведеться табель обліку робочого часу
- Як в табелі обліку робочого часу відбивається факт невиходу працівника на роботу
- Які коди причини відсутності працівника використовуються в табелі, їх види та особливості застосування
Табель обліку робочого часу персоналу є основним документом, за яким здійснюється нарахування заробітної плати співробітникам організації. Заповнення табеля - обов'язок працівника, призначеного відповідальним за це наказом керівника. Форма документа - уніфікована і всі записи вносяться в неї відповідно до затвердженої кодуванням. За цим записам можна однозначно визначити, в який день співробітник погуляв, а в якій - був відсутній на робочому місці з невстановленої причини. Про те, як інформація про робочий час співробітника відбивається в табелі обліку, розповідається в статті.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- як вноситься інформація про неявку працівника в табель обліку робочого часу;
- які коди використовуються в табелі для позначення причин невиходу працівника на роботу;
- як позначається неявка з нез'ясованої причини;
- які уніфіковані форми використовуються сьогодні для обліку робочого часу;
- в які графи табеля вписуються дні неявок.
Ведення табеля обліку робочого часу на всіх співробітників є обов'язком будь-якого роботодавця, незалежно від форми власності підприємства і чисельності його штату. Ця вимога, в тому числі, відноситься і до роботодавців - фізичним особам.
Зверніть увагу: особою, відповідальною за ведення табеля обліку можна застосовувати не тільки співробітник відділу кадрів, але і будь-який працівник, наприклад, начальник структурного підрозділу або керівник групи, що працює на віддаленому робочому місці.
Для ведення табеля в даний час використовується спеціальна уніфікована форма (код по ОКУД 0504421), затверджена наказом Мінфіну Росії від 30.03.2015 № 52Н, скачати її бланк ви можете тут . Використання даної форми дозволяє:
- відобразити і врахувати кількість годин, відпрацьованих працівником за кожен робочий день звітного календарного місяця, а також визначити суму робочого часу, відпрацьованого протягом даного місяця;
- на підставі персоніфікованої інформації провести розрахунок заробітної плати кожного працівника, включеному в даний табель, з урахуванням кодів виплат;
- фіксувати випадки, коли працівник запізнився, прогуляв чи не вийшов на роботу з невстановленої причини, а також - коли він перебував на лікарняному, у відпустці або відрядженні;
- отримувати загальне уявлення про дотримання дисципліни праці працівником і на підставі поданих в документі відомостей застосовувати заходи дисциплінарного стягнення.
Факт відсутності співробітника на робочому місці, якщо це не банальне запізнення на кілька хвилин, обов'язково повинен бути зафіксований в табелі обліку робочого часу. Причиною неявки може бути і нещасний випадок, і раптово виниклі обставини, а також просто низький рівень відповідальності працівника і елементарне небажання виконувати трудові обов'язки. У будь-якому випадку особа, відповідальна за ведення табеля обліку робочого часу зобов'язана відобразити факт неявки в цьому документі відповідно до того кодом, який передбачається саме для подібних інцидентів.
Як ведеться табель обліку робочого часу
Бланк табеля обліку робочого часу розроблений таким чином, щоб мінімізувати час, що витрачається на його заповнення. По суті, відповідального співробітника потрібно тільки щодня проставляти відмітки відповідно до встановлених кодами навпроти прізвищ працівників. За цими кодами можна судити про те, чи з'явився співробітник на роботу, в який час доби він працював і з якої причини був відсутній. Приклади кодів, що використовуються заповненні табеля, представлені нижче.
Форма Т-12 також доступна за посиланням.
Табель складається в одному примірнику і є документом, від правильності заповнення якого залежить нарахована працівникам заробітна плата. Природно, вести його необхідно відповідно до затвердженого порядку, який, як правило, встановлюється або локальним нормативним актом роботодавця, або посадовою інструкцією табельщика .
Роботодавець має право використовувати або не використовувати уніфіковану форму ведення табеля, але, якщо ця форма розроблена ним самостійно, її необхідно затвердити наказом керівника.
Як в табелі обліку робочого часу відбивається факт невиходу працівника на роботу
Залежно від причини неявки співробітника на роботу, при заповненні табеля використовуються різні коди, які, крім літерного, мають ще й цифрове позначення. Так, якщо співробітник прогуляв, але через кілька годин все-таки з'явився на робочому місці, в табелі йому проставляється подвійний код: «ПР» та «Я», що означають, а також кількість відпрацьованих ним фактично годин. Зразок заповнення табеля в разі прогулу працівника представлений нижче.
Завантажити зразок можна тут .
Якщо причина, по якій співробітник відсутній на робочому місці, залишається нез'ясованою, протягом всіх робочих днів до моменту з'ясування цієї причини, в табелі обліку проставляється літерний код «НН», а кількість фактично відпрацьованих годин при цьому не вказується. Зразок заповнення табеля в разі відсутності працівника з невстановленої причини представлений нижче.
Завантажити зразок табеля можна за посиланням.
Які коди причини відсутності працівника використовуються в табелі, їх види та особливості застосування
Але, як показує практика, існує безліч причин, за якими співробітник може не вийти на роботу. Кодуванням табеля передбачаються всі можливі випадки, щоб можна було не тільки правильно розрахувати заробітну плату працівника, а й вести статистичний облік таких причин, які негативно позначаються на діяльності всього підприємства. Ці причини відображені в таблиці нижче.
Причина відсутності співробітника на робочому місці
код
Відсторонення від роботи без оплати
НБ
Невихід на роботу в зв'язку з затримкою виплати заробітної плати
НЗ
Відсторонення від роботи зі збереженням заробітної плати
АЛЕ
Неявка з нез'ясованих причин
НН
Неявка через знаходження в основній відпустці
ВІД
Неявка через знаходження в додатковій відпустці
ОД
Відрядження, службова поїздка
До
Тимчасова непрацездатність, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами
Б
Необхідність виконання державних обов'язків
Г
Невихід на робоче місце без поважної причини
ПР
Вихідний або неробочий святковий день
В
Додаткові оплачувані вихідні дні
ОВ
Додаткові неоплачувані вихідні дні
НВ
Табельник або особа, якій ведення табеля поставлено як додатковий обов'язок, має проставляти коди причин неявки тільки маючи до того всі підстави, підтверджені відповідним документом.
Наприклад, код «Б» в табелі може бути проставлений тільки після того, як працівник пред'явить лист тимчасової непрацездатності, виданий йому медичної організацією. А ось код «Г» може бути проставлений тільки на підставі наказу по основній діяльності, підписаного директором підприємства після того, як співробітник пред'явить відповідний виклик, оформлений судовими органами, військовим комісаріатом або виборчою комісією.
У тому випадку, коли працівник не може надати документи, що підтверджують поважну причину його невиходу на роботу, в табель обліку робочого часу проставляється код «НН». Якщо документи згодом будуть надані або ж з'ясуються обставини, що підтверджують поважність причини відсутності, код може бути виправлений відповідно до даних обставинами.
Особливу увагу слід звернути на обставини фіксації в табеля прогулу за кодом «ПР». Такий код, який підтверджує порушення трудової дисципліни, може бути проставлений в табелі тільки з дотриманням встановленої трудовим законодавством процедури. Факт прогулу спочатку повинен бути відображений в доповідній записці на ім'я директора, написаної керівником підрозділу, а потім - зафіксовано відповідним актом. Після цього в табелі повинен бути проставлений код "ПР», що підтверджує правоту роботодавця в разі виникнення судового спору з працівником, на якого, за фактом прогулу може бути накладено дисциплінарне стягнення аж до звільнення . І, якщо виявиться, що відмітка «ПР» в табелі відсутня або ж роботодавець не зможе пред'явити сам цей документ, суперечка працівник може виграти і суд ухвалить не тільки відновити його на колишньому робочому місці, але і компенсувати йому вимушений прогул.
Зверніть увагу: при проведенні перевірки податкові органи можуть звірити відомості, представлені в бухгалтерській і кадрової звітності, з тими, що зафіксовані в табелі робочого часу.
Важливо, щоб не тільки правильно були проставлені коди, а й вірно заповнений сам табель. Необхідно вказувати не тільки ПІБ співробітника, але і його посаду, а також контролювати щоб сумарна кількість відпрацьованого часу, вказане в звітності, збігалося з кількістю неявок в табелі та інших документах. Будь-яке запізнення, простої або неявка повинні своєчасно і правильно фіксуватися в табелі обліку, який є основним документом, що відображає дотримання (або недотримання) кожним співробітником встановленого на підприємстві трудового розпорядку.
Щоб уникнути помилок при заповненні табеля обліку робочого часу і правильно оформляти всі необхідні кадрові процедури, пов'язані з підрахунком відпрацьованих годин, запізнень, прогулів та інших значущих подій, ознайомтеся з нашими матеріалами: