Штатний розклад

1. Визначення організаційної структури
2. Розробка системи оплати праці та схеми посадових окладів
3. Відбір назв посад
4. Підготовка проекту штатного розкладу
5. Зразок наказу про розробку проекту штатного розкладу
6. Визначаємося з формою штатного розкладу
7. Заповнюємо форму штатного розкладу

Штатний розклад - це затверджується власником, керівником чи вищестоящим органом підприємства, установи, організації внутрішній нормативний документ, який містить перелік найменувань і кодів структурних підрозділів організації, назв і кодів посад працівників відповідно до Класифікатора професій, із зазначенням кількості штатних одиниць по кожній посаді ( з урахуванням вакансій) і розмірів посадових окладів, доплат і надбавок та фонду заробітної плати.

Зміст статті:

Стаття 64 Господарського кодексу України містить положення про те, що організація самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Визначення організаційної структури

У більшості організацій недержавного сектора економіки питання формування та зміни організаційної структури, визначення чисельності персоналу відноситься до компетенції керівника, оскільки саме він відповідає перед власником за кінцевий фінансовий результат (а часто і сам є власником або співвласником).

Увага!

Структура і штатна чисельність - організаційний документ, в якому в певному порядку перераховані структурні підрозділи організації і вказана відповідна кількість штатних одиниць. Зазвичай, готують цей документ за формою, запропонованою в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (схвалено Методичною комісією Держкомархівів 20.06.2006, протокол № 3).

Розробка системи оплати праці та схеми посадових окладів

Стаття 94 Кодексу законів про працю України (КЗпП) і стаття 1 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР (далі - Закон про оплату праці) передбачають, що за виконану роботу власник або уповноважений ним орган ( далі - роботодавець) виплачує працівникові заробітну плату. Заробітна плата залежить від складності та умов виконуваної роботи, професійно-ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності організації і максимальним розміром не обмежується.

Згідно зі статтею 97 КЗпП і статті 15 Закону про оплату праці форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються організаціями самостійно в колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (міжгалузевими) і територіальними угодами. У разі якщо колективний договір в організації не укладено, роботодавець зобов'язаний погодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності - з іншим уповноваженим на представництво органом.

Згідно зі статтею 95 КЗпП і статті 3 Закону про оплату праці державною соціальною гарантією, обов'язковою на всій території України для організацій всіх форм власності і господарювання та фізичних осіб, є мінімальна заробітна плата - встановлений законом мінімальний розмір оплати праці за виконану працівником місячну (годинну) норму праці.

Мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) встановлюється в розмірі, що не меншому ніж прожитковий мінімум для працездатних осіб на 1 січня календарного року (ст. 6 Закону про оплату праці). Але розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим від розміру мінімальної зарплати (ст. 3-1 Закону про оплату праці). Роботодавець має право встановити в штатному розкладі і мінімальний посадовий оклад певного працівника з урахуванням його кваліфікації і складності роботи, але нарахована зарплата повинна бути не менше мінімальної. Коригувати різницю можна надбавками і доплатами (хоча є серед них і такі, що мають сплачуватися понад мінімалку, тобто не враховуються в мінімальний розмір), або доплачувати до рівня мінімалки.

Конкретні розміри тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок робітникам, посадових окладів службовцям встановлюються роботодавцем з урахуванням зазначених вище вимог.

Роботодавець не має права в односторонньому порядку приймати рішення з питань оплати праці, що погіршують умови, встановлені законодавством, угодами, колективним договором.

Відбір назв посад

Підбираємо назви посад відповідно до Класифікатора професій, необхідних для функціонування організації. Втім, лише збіги назви посади в штатному розкладі з професійним назвою роботи, зазначеної в КП, недостатньо.

Назви посад слід підбирати з урахуванням класифікаційних угруповань: потрібно орієнтуватися не тільки на професійне назву роботи, а й на те, чи можна застосовувати її в тій сфері, в якій працює організація.

приклад

Назва посади «Спеціаліст-бухгалтер» можна передбачати тільки в штатних розписах державних органів, оскільки в КП відповідну професійну назву роботи (код КП 2419.3) належить до класифікаційного угруповання «Професіонали державної служби».

Вводячи посаду до штатного розпису, слід зберігати в її назві порядок слів, прийнятий в КП «Директор комерційний (код КП одна тисяча двісті тридцять три),« Нормувальник гірський »(код КП-2412.2)« Статистик медичний »(код КП 3231), хоча і більш звичні є словосполучення «комерційний директор», «гірський нормувальник», «медичний статистик».

Увага!

Дуже часто в штатних розкладів вводять такі посади, як «Бухгалтер-касир», «Секретар-референт», «Референт-перекладач», «Водій-експедитор» тощо. Однак поєднання в назві посади двох різних професійних назв робіт допускається тільки в разі, якщо така подвійна професія прямо передбачена КП. Ні секретарів-референтів, ні бухгалтерів-касирів в КП немає. З точки зору професійної класифікації секретар і референт - це різні професії, так само як бухгалтер і касир.

Деякі професійні назви робіт в КП подано з використанням дужок. Враховуйте, що в дужках вказані:

• складова професійної назви роботи;
• загальноприйнятий іншомовний синонім професійної назви роботи, який може бути використаний як самостійну назву;
• родинне професійна назва роботи, яка може застосовуватися окремо в межах даної класифікаційної групи;
• вид економічної діяльності або напрям використання професійної назви роботи.

Щоб полегшити собі роботу по підбору назв посад для штатного розкладу, скористайтеся Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП), випуски якого розроблені для різних сфер економічної діяльності.

Розуміючи, чим буде займатися працівник, за що він буде відповідати, перегляньте кваліфікаційні характеристики декількох подібних професій, попередньо підібраних по КП, і виберіть найбільш підходящу.

Порада

На наш погляд, коли назви однієї і тієї ж професії, наведені в КП і в Списку виробництв, робіт, професій, посад і показників, зайнятість в яких дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, не збігаються, слід використовувати назву професії (посади , роботи), вказаної у Списку, оскільки від цього залежить, чи будуть у працівника пільги, зокрема при виході на пенсію, чи ні. Те ж стосується і права на гарантовані державою щорічну додаткову відпустку і скорочену тривалість робочого тижня.

Підготовка проекту штатного розкладу

На цьому етапі керівник організації видає наказ, в якому доручає розробити проект штатного розкладу.

Зразок наказу про розробку проекту штатного розкладу

ЗАВАНТАЖИТИ

Визначаємося з формою штатного розкладу

Ви можете взяти за основу форму Типового штатного розкладу, затвердженого для бюджетних організацій наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57. Чи можете скористатися рекомендованої формою або розробити свою.

Заповнюємо форму штатного розкладу

У лівому верхньому кутку форми штатного розкладу вказуємо код організації за ЄДРПОУ та назва організації. Далі проставляем номер документа.

Обов'язково оформляємо гриф затвердження.

Дата затвердження штатного розкладу в більшості випадків (при нормальному перебігу подій) не збігається з датою його введення, тому варто передбачити рядок, в якій буде вказана дата, з якої штатний розклад вводиться в дію. При відсутності такого реквізиту виникає необхідність у виданні наказу, яким буде визначатися дата введення в дію штатного розкладу.

Для зручності всі графи форми штатного розкладу слід пронумерувати. Всього їх - 12.

У першій графі вказуємо Назва структурного підрозділу. Якщо мова йде про організацію недержавного сектора економіки, то, як правило, немає ніяких обмежень щодо найменування структурних підрозділів. Звертаємо увагу тільки на вимоги термінології і загальноприйняті поняття і визначення (небажано називати структурні підрозділи, використовуючи малозрозумілі іноземні слова). Однак існують організації, в яких від найменування структурного підрозділу, зазначеного в штатному розкладі, залежить ряд пільг, що надаються працівникам при виході на пенсію (наприклад, медичні і освітні установи, організації, до складу яких входять виробництва з шкідливими умовами праці).

Назви структурних підрозділів вказують в штатному розкладі згідно груп:

• апарат управління (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів);
• виробничі підрозділи;
• допоміжні або обслуговуючі підрозділи.

У штатних розкладах більшості організацій недержавного сектора економіки розташування назв структурних підрозділів буде відповідати саме в такому порядку. Виняток становитимуть торгові організації, оскільки в них немає виробничих підрозділів, а існують лише відділи продажів або комерційні відділи, які тісно пов'язані з логістичними підрозділами (останні в такому випадку є обслуговуючими). Допоміжними підрозділами, як правило, називають відділ постачання, ремонтні служби тощо.

У другу графу вписуємо Код структурного підрозділу, який позначає місце конкретного структурного підрозділу в ієрархічній структурі організації (особливо це стосується великих організацій).

Засобами кодування позначають місце меншого підрозділи в структурі більшого.

приклад

Департаменти діляться на управління, а управління, в свою чергу, - на відділи, відділи - на групи та ін. Якщо департамент позначається цифровим кодом 01, то управління в складі цього департаменту буде мати код 01.01, а, скажімо, відділ - 01.01.01 .

У третій графі вказуємо Назва посади (спеціальність, професію). Назви посад підбираємо з урахуванням порад, викладених в Етапі 4 «Відбір назв посад» нашого покрокового алгоритму.

Відносно послідовності заповнення цієї графи, то вона є індивідуальною для кожного структурного підрозділу і враховує специфіку конкретної організації. Як правило, спочатку розташовуються посади керівника структурного підрозділу, його заступників, далі - головних і провідних фахівців, потім посади рядових виконавців. Якщо в складі структурного підрозділу є як професіонали, фахівці, технічні службовці, так і робочі, то їх посади відзначають саме в такій послідовності.

Оскільки штатний розпис є елементом планування робочої сили, то в ньому вказують всі посади - як наявні, так і ті, які планується ввести в протягом відповідного року.

Четверта графа - Код за ДК 003: 2010 «Класифікатор професій» (КП).

П'ята графа - Кількість штатних одиниць.

Увага!

Штатна одиниця - економічна категорія, пов'язана з нормуванням праці. Кількість штатних одиниць, необхідних організації, залежить, від потреб в різних видах робіт, терміновості їх виконання, і повинна розраховуватися на підставі науково обґрунтованих норм часу на виконання цих робіт.

Твердження, що штатна одиниця - це окремо взятий працівник або певна посада в штатному розкладі, є помилковим.

Шосту графу - Посадовий оклад (тарифна ставка) - заповнюємо, враховуючи вже склалося бачення керівника організації і розроблену Схему посадових окладів.

Увага!

Якщо для посади штатним розписом передбачено не цілу штатну одиницю, а лише її частку, в графі «Посадовий оклад» вказуємо повний розмір посадового окладу, коли мова йде саме про посадовий оклад. Залежно від системи оплати праці, встановленої у відповідному локальному нормативному акті організації, в цій графі можуть бути вказані місячні або годинні тарифні ставки.

У штатному розкладі ми відображаємо оклад за посадою, а не суму заробітної плати, яку отримає працівник. Умови, на яких приймаємо працівника, - повний оклад за посадою, норму тривалості робочого часу і відповідний розмір оплати праці, - обов'язково прописуємо в наказі.

Увага!

Про оплату відповідно до штатного розкладу в наказі про прийом на роботу писати не можна.

Наступні графи (в нашому прикладі з сьомої по десяту, а у вас їх може бути більше або менше) призначені для внесення відомостей про доплати і надбавки.

При бажанні, до штатного розпису можна ввести і графу «Премії», в якій будете відображати в процентному вимірі, наприклад, щоквартальні премії, передбачені для всіх або певних категорій працівників колективним договором (положенням про оплату праці).

Для того щоб заповнити одинадцяту графу - Фонд заробітної плати на місяць, - потрібно помножити посадовий оклад по певній посаді кількість штатних одиниць за цією посадою, додати суми доплат і надбавок, якщо вони передбачені, а результат записати у відповідній осередку таблиці.

приклад

Так, для економіста з договірних та претензійних робіт за умови посадового окладу 6400 гривень, 0,5 штатної одиниці і надбавки в розмірі 700 гривень за використання в роботі іноземної мови фонд заробітної плати за місяць складе 3900 гривень (6400 × 0,5 + 700 = 3900).

Дванадцяту графу - Примітки - заповнюєте на свій розсуд.

Увага!

У штатному розкладі немає і не може бути ніяких прізвищ працівників.

Залишилося підсумувати загальну кількість штатних одиниць і місячний фонд заробітної плати, а потім вписати отримані значення у відповідні комірки таблиці. Далі підготовлений і вивірений проект штатного розкладу подаємо на розгляд керівнику організації.