Табель обліку робочого часу, форма 0504421: як заповнити на 2019 рік?

1. Для чого необхідний табель обліку робочого часу
2. Різні форми оформлення табеля обліку робочого часу в 2018-2019 році
3. Співробітник, який відповідає за ведення табеля
4. Правила ведення табеля обліку робочого часу
5. Програми для заповнення табеля обліку робочого часу
6. Які дані відображаються в табелі

Табель обліку робочого часу - обов'язковий документ для будь-якої організації, де працюють наймані співробітники. Він відображає кількість годин, відпрацьованих кожним співробітником протягом звітного періоду, а також дозволяє зафіксувати неявку того чи іншого працівника на робоче місце з якої-небудь причини. Такою причиною є хвороба співробітника, відпустку або причина може бути не встановлена. У табелі зазначається окремо кожна з цих ситуацій.

Для чого необхідний табель обліку робочого часу

Такий документ необхідний на будь-якому підприємстві. Основні його функції:

• контроль за дотриманням трудового режиму співробітниками;
• отримання даних про кількість годин, які фактично відпрацював кожен співробітник;
• розрахунок суми грошової винагороди кожного працівника на підставі отриманих даних;
• складання різних видів звітності та статистики.

Різні форми оформлення табеля обліку робочого часу в 2018-2019 році

Існує дві затверджені законодавством форми табеля обліку робочого часу:

1. Форма Т-12. Найбільш часто використовуваний варіант. Форма Т-12 універсальна і підходить для будь-яких підприємств. Форма заповнюється з використанням комп'ютера.
2. Форма Т-13. Застосовується в організаціях, де присутні турнікети або інші системи електронного контролю входу та виходу.

Читайте також: Чи повинні виплатити 3 окладу при скороченні

Табель обліку робочого часу в кінці звітного періоду передається в бухгалтерію підприємства для нарахування заробітної плати. Перед цим він повинен бути підписаний керівниками підрозділів.

Співробітник, який відповідає за ведення табеля

Ще зовсім недавно в будь-якій організації для заповнення табеля обліку робочого часу виділялася окрема посада - табельщик. В даний час ця штатна одиниця практично скасована, так як багато керівників вважають нераціональним наймати окремої людини тільки лише для обліку відпрацьованого співробітниками часу. Найчастіше ці обов'язки покладають на фахівця відділу кадрів, бухгалтера або керівників підрозділів. Не можна забувати про те, що обов'язок виконувати цю функцію повинна бути вказана в посадовій інструкції спеціаліста, на якого вона покладається.

Правила ведення табеля обліку робочого часу

Перший розділ табеля обліку робочого часу представлений у вигляді таблиці, де кожен рядок відповідає окремому співробітнику організації із зазначенням його прізвища і індивідуального табельного номера. Стовпці таблиці відповідають дням місяця. У кожному осередку проставляється факт явки або неявки співробітника на робоче місце. Можна вибрати один з двох способів заповнення табеля: щодня відзначати явку або неявку співробітника на роботу або відзначати тільки неявки, запізнення та інші порушення трудової дисципліни, а також вихідні дні.

Якщо співробітник відсутній на роботі, необхідно вказати причину його неявки. Це може бути відпустка, хвороба, вихідний і т. Д. Якщо причина неявки не встановлена, у відповідній графі проставляється значення ПН. Всього існує 36 різних позначень, які можуть бути вказані в табелі обліку робочого часу. Кожне з них має цифрове і буквене позначення. Таблиця має дві графи, де вказуються проміжні результати за півмісяця і цифри за підсумками місяця. Крім того, в табелі повинна бути вказана дата заповнення і звітний період. По завершенні місяця документ підписується керівниками підрозділів або директором підприємства і завіряється печаткою. Табель представляється в бухгалтерію кожен раз перед нарахуванням працівникам зарплати або авансу.

Другий розділ табеля обліку робочого часу заповнюється співробітниками бухгалтерії.

Програми для заповнення табеля обліку робочого часу

При великій кількості співробітників в організації заповнення табеля обліку робочого часу вручну вимагає багато часу. Крім того, при ручному внесення даних в таблицю велика ймовірність здійснення помилки. Тому все частіше застосовуються різні електронні програми для ведення даного виду звітності.

Можна вносити дані за допомогою комп'ютера в електронну таблицю, створену в програмі Word або Excel. Це значно прискорює процес заповнення табеля, крім того, в такій таблиці набагато простіше виправити помилку, ніж в ручному варіанті. До того ж розроблені спеціальні бухгалтерські програми обліку робочого часу. З їх допомогою можна не тільки заповнювати таблицю явок-неявок співробітників на роботу, але і вести різного роду звітність і нараховувати заробітну плату.

Найчастіше такі програми є платними, але для керівників великих організації вони стали оптимальним рішенням, так як дозволяють ефективно використовувати робочий час співробітників.

Які дані відображаються в табелі

У табелі обліку робочого часу обов'язково повинні бути відображені такі випадки:

• запізнення;
• прогули;
• непрацездатність, пов'язана з хворобою;
• відсутність на роботі в разі лікарняного по догляду;
• дні донорства;
• відсутність на робочому місці через проходження медичної комісії по напрямку з військкомату;
• чергова відпустка;
• відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами;
• відпустку по догляду за дитиною до 1,5 або до 3 років;
• навчальна відпустка;
• понаднормові;
• вихід на роботу у вихідні або святкові дні.

Кожен з цих випадків відповідним чином відображається в табелі обліку робочого часу.

У кожній із зазначених ситуацій співробітник повинен пред'явити документи, що підтверджують її. У разі запізнення або неявку на роботу без встановленої причини, працівникові необхідно представити пояснювальну записку. У разі хвороби або нездужання дітей - лікарняний лист. Якщо працівник виходить у відпустку, він зобов'язаний подати до відділу кадрів заяву за підписом керівника.

Якщо співробітник працює понад покладеного часу або виходить на робоче місце в вихідні або святкові дні, він повинен написати відповідну заяву.

Кожна з цих ситуацій відображається в табелі, і відповідним чином впливає на грошову винагороду співробітника. Табель обліку робочого часу - важливий документ, який в обов'язковому порядку повинен вестися в будь-якій організації. Величезну роль тут відіграє правильне складання і своєчасне заповнення табеля.

Тільки при безпомилковому оформленні табеля обліку робочого часу працівникам організації буде вірно нараховуватися заробітна плата. Крім того, при систематичному віданні табеля можна виявити недобросовісних співробітників і оперативно вжити відповідних заходів.

Читайте також: Чи можна здавати уточнений баланс за минулий рік

Кожен керівник має право вибрати програму для ведення обліку робочого часу або прийняти рішення про його ручному заповненні. Облік робочого часу слід вести уповноваженому співробітнику з обов'язковим зазначенням цього у його посадовій інструкції.

Табель обліку робочого часу - це важливий документ для кожної організації, тому необхідно приділити достатню увагу його ретельному і своєчасному заповнення. Особливо важливо це для організацій, що мають велике число співробітників.