Табель обліку робочого часу на 2018 рік завантажити безкоштовно в excel

1. Що таке табель обліку робочого часу і для чого він потрібен
2. Чи може ТОВ або ІП працювати без табеля обліку
3. Як враховується робочий час співробітника
4. Принципи ведення табеля
5. Чи правомірно застосовувати електронні системи контролю?
6. Як часто і хто заповнює табель
7. Завантажити бланк і зразок заповнення табеля
8. Як заповнюється табель за формою Т-13
9. Основні коди для заповнення табеля
10. Як заповнити табель в конкретних ситуаціях
11. Працівник не з'являється на робочому місці
12. Святкові дні випали на час відпустки
13. Співробітник захворів під час відпустки
14. Відрядження випала на вихідні

Будь-які підприємства, які використовують працю найманого персоналу, повинні враховувати відпрацьований співробітниками час. На цій підставі бухгалтерія розраховує належну їм зарплату і посібники. Відпрацьований час відбивається в спеціальному документі - табелі обліку робочого часу. Розповімо, які існують нюанси щодо його ведення і як правильно його заповнювати.

Що таке табель обліку робочого часу і для чого він потрібен

Табель обліку робочого часу - це один з видів первинної документації бухобліку, який фіксує:

• вид часу виконання трудових функцій, яке відпрацьовує співробітник;
• його тривалість (в годинах і днях).

Функції табеля:

• відмітка про фактичну зайнятості співробітника по кожному виду робочого часу;
• контроль персоналу;
• адекватне нарахування зарплат і деяких пільг;
• доказ при відповідних трудових спорах;
• розрахунок переробки;
• підставу правомірності звільнення внаслідок прогулу;
• податкове обґрунтування витрат на фонд заробітної плати;
• основа для складання звітів до контролюючих органів.

Чи може ТОВ або ІП працювати без табеля обліку

Закон вимагає від роботодавців обов'язкового ведення такого табеля, незалежно від правової форми їх організації. Якщо в компанії працюють наймані службовці, їм потрібно виплачувати зарплату, з якої в бюджет відраховуються податки. Щоб перевірити обґрунтованість нарахування зарплат, податкова поцікавиться наявністю цього документа і його змістом.

Якщо в ТОВ або ІП працюють співробітники, а табель обліку робочого часу не заповнюється або містить помилки, податкова може визнати витрати на їх зарплату документально необгрунтованими. Це означає, що дані витрати роботодавця не знизять базу податку на прибуток.

Важливо! Роботодавцю, не потурбувалися обліком робочого часу або ведучому табель з порушеннями, загрожують санкції з боку органів контролю. Директор може бути оштрафований на 1000 - 5000 руб., А організаціям можуть виписати штраф на суму до 50 тис. Руб. (Ст. 52.7 КоАП РФ).

Як враховується робочий час співробітника

Робочий час - це той проміжок дня або ночі, протягом якого працівник зобов'язаний займатися виконанням своїх трудових функцій або час, прирівняна до такого по оплаті. Тривалість цього періоду (робочий день або зміна) і регулярність його повторення (режим або графік) повинні бути обов'язково зафіксовані в трудовому договорі в якості умов праці.

У табелі обліку відзначаються різні різновиди часу, пов'язаного з трудовими функціями:

• денний;
• нічний;
• у вихідні та святкові дні;
• надурочний;
• вахта;
• відрядження ;
• підвищення кваліфікації поза виробництва;
• оплачувані відпустки;
• лікарняні;
• вимушений прогул;
• страйк;
• простий і ін.

Принципи ведення табеля

Табельник зобов'язаний дотримуватися законодавчо прийняті правила, а також регламент, закріплений у внутрішніх нормативних актах підприємства:

1. Даний документ може вестися по кожному підрозділу окремо або по всій організації цілком.
2. В табель вноситься кількість відпрацьованих співробітником годин по кожному виду робочого часу згідно присвоєному коду.
3. Крім часу зайнятості, відзначається також кількість годин, коли працівник не виконував роботу, хоча повинен був це робити (прогули, страйки, простої).
4. Співробітники потрапляють в табель або виключаються з нього після оформлення відповідної кадрової документації - наказу про працевлаштування або звільнення, трудового договору.
5. При включенні в табель нового працівника він отримує табельний номер, який є унікальним і стане його кодом в кадровій документації. Номер буде актуальним протягом усього часу роботи на даного роботодавця. Від зміни посади табельний номер не змінюється. Після звільнення такої ж номер не повинен нікому присвоюватися протягом 3 років.
6. Наперед заповнювати табель категорично заборонено - в документі відбивається час. відпрацьований за фактом.

Чи правомірно застосовувати електронні системи контролю?

Багато організацій, особливо численні, для полегшення обліку роботи персоналу використовують електронні системи контролю та / або спостереження за працівниками. Різні функції цих систем дозволяють фіксувати час приходу і відходу співробітників, деякі - їх переміщення по території, іноді - їх заняття на робочому місці.

Підставою для фіксації присутності співробітника на роботі може бути реєстрація їх за різними показниками, передбаченими тією чи іншою системою обліку і контролю:

• пред'явлення електронних перепусток-карток;
• зчитування відбитків пальців;
• сканування сітківки ока;
• відеофіксація за допомогою камер і ін.

Залежно від обраної системи контролю, отримані дані фіксуються в тій чи іншій формі. Багато електронні системи передбачають відправку звітів в базу даних організації в уніфікованому вигляді, формуючи той самий табель. Тому їх цілком допустимо використовувати: такий облік, в порівнянні з «ручним» заповненням табеля, називається автоматизованим.

Виманили! Щоб застосування автоматизованих систем стало правомірним, організація повинна закріпити цей момент в облікових документах - трудових договорах з співробітниками і в правилах внутрішнього розпорядку.

Як часто і хто заповнює табель

Табель обліку робочого часу заповнюється спеціальним співробітником - «табельщиком», яким може бути службовець одного з підрозділів:

• відділу кадрів;
• бухгалтерії;
• начальник структурного підрозділу;
• директор;
• будь-яка особа, призначена наказом керівництва.

На початку кожного робочого місяця відкривається новий табель обліку, а в кінці місяця його необхідно закрити. Іноді проміжні підсумки підбиваються в середині місяця.

Після заповнення табель повинен бути підписаний відповідальною особою та керівником відповідного відділу, а потім переданий в бухгалтерію (2 абзац 2 розділу Вказівок, затверджених Постановою Держкомстату Росії від 05 січня 2004 року).

Завантажити бланк і зразок заповнення табеля

Заповнення табеля обліку робочого часу

Для ведення цього важливого документа розроблені спеціальні форми. Не обов'язково використовувати саме їх: роботодавець має право розробити власні зразки або переробити «під себе» типові (лист Роструда від 14 лютого 2013 року № ПГ / 1487-61). Головне, щоб в розробленому табелі були присутні обов'язкові реквізити, передбачені ФЗ № 402.

Табель обліку робочого часу на 2018 рік, як і раніше, може вестися на одному з двох видів типових бланків:

• форма Т-12 - по ній не тільки враховується відпрацьований і / або пропущене час, але і нараховується зарплата (дані вносяться на підставі «ручного» контролю);
• форма Т-13 - більш поширена, вона застосовується для чистого обліку часу зайнятості працівника, а для нарахування зарплат передбачені інші документи (ця форма може застосовуватися і при автоматизованих системах обліку, але обов'язкові особисті підписи на роздрукованих варіантах).

Як заповнюється табель за формою Т-13

З автоматизованим заповненням форми Т-13 справляється бухгалтерська програма 1С. Він нагадує розгорнуту таблицю. Заповнення табеля обліку робочого часу проводиться в єдиному екземплярі.

Обов'язкові реквізити немає потреби заповнювати кожен раз окремо, так як вони не змінюються, вони можуть бути закріплені в «тілі» табеля заздалегідь:

• повне найменування фірми;
• код за ЄДРПОУ ;
• назва структурного підрозділу (якщо їх в організації кілька).

Далі починається заповнення кожної графи.

Відповідальна особа вносить до граф табеля таку інформацію:

• графа 1 - порядковий номер, рядки пронумеровані для зручності;
• графа 2 - ПІБ співробітників з особистих картках, що ведуться на персонал, і назва посади по штатної документації;
• 3 графа - табельні номери, присвоєні працівникам.

Далі графи відображають кількість годин і днів, відпрацьованих за фактом.

Увага! Треба прийняти рішення, як вносити інформацію в табель: суцільний фіксацією як наявності, так і відсутності на робочому місці або відзначати тільки відхилення від графіка.

Наступні графи розділені кожна на 2 частини: одна для літерного або цифрового кодового позначення, а в другій проставляється кількість відпрацьованих годин.

Вони заповнюються таким чином:

• графа 4 - розділена на осередки, що позначають кожен день місяця, в яких потрібно відзначати явку або неявку і годинник, зайняті роботою (складається з 2 блоків по 15 днів);
• графа 5 - підрахунок відпрацьованого часу в днях на дату середини і кінця місяця;
• графа 6 - підрахунок робочих днів за місяць;
• графа 7 містить шифр оплати праці;
• графа 8 - код бухгалтерського обліку;
• графа 9 - скільки днів потрібно сплатити за кодами, зазначеними в графах 8 і 9 (їх можна залишити порожніми, якщо єдиний код для всіх співробітників зафіксований в шапці);
• графа 10, 12 - буквений або цифровий шифр причини неявки на роботу;
• графа 11, 13 - кількість пропущених годин або днів з означеної причини.

Внизу таблиці ставлять свої візи керівник відділу, якщо табель розбитий за обліковими підрозділам, і обов'язково відповідальний працівник, що заповнював табель (кадровик, бухгалтер і т.п.). Повинна бути присутнім розшифровка підпису і дата візування.

Основні коди для заповнення табеля

Код виду оплати праці в табелі має подвійний вигляд: буквений шифр і цифрове кодування.

Вид робочого часу Позначення за допомогою букви Кодування цифрою 1 Присутність по стандартним графіком Я 01 2 Дiяльнiсть, пов'язана в позаурочний час Н 02 3 Зайнятість у вихідні та святкові дні РП 03 4 Понаднормові C 05 5 Перебування у відрядженні До 06 6 Щорічна відпустка ВІД 09 7 Додаткова відпустка ОД 10 8 Навчальний відпустку У 11 9 Скорочений робочий день для учнів без відриву від виробництва УВ 12 10 Навчальний адміністративну відпустку УД 13 11 Лікарняний по вагітності та пологах (декретна відпустка) Р 14 12 відпустка по догляду за дитиною до 3-х років ОЖ 15 13 Неоплачувану відпустку дозволу начальства ДО 16 14 Адміністративний відпустку, передбачений законодавчо ОЗ 17 15 Оплачиваемая тимчасова непрацездатність Б 19 16 Непрацездатність, що не підлягає оплаті Т 20 17 Скорочена тривалість робочого дня для окремих категорій співробітників ЛЧ 21 18 Відсутність на робочому місці в зв'язку з виконанням громадських обов'язків Г 23 19 Прогул ПР 24 20 «Короткий» робочий день, оголошений роботодавцем НС 25 21 Вихідні дні У 26 22 Відсутність з невстановленої причини ПН 30 23 Простій з вини компанії РП 31 24 Простій з вини працівник а ВП 33

Як заповнити табель в конкретних ситуаціях

Деякі нюанси робочого часу вимагають адекватного відображення в табелі і певних дій відповідальних осіб. Перш ніж бути внесеними в табель, такі події повинні отримати обгрунтування в інших посадових документах, відповідних ситуації - наказі, акті, лікарняному листку і ін.

Розглянемо, як саме потрібно відзначати в табелі робочі години і дні в ситуаціях, які цілком можуть мати місце в будь-якій організації.

Працівник не з'являється на робочому місці

Коли співробітник не є на роботу без попередження, причина його відсутності з'ясовується не відразу. Безпосередній керівник в такому випадку повинен діяти відповідно до регламенту - подати доповідну записку вищому керівництву і скласти акт відсутності, підписаний двома свідками.

Як же відзначати цю ситуацію в табелі обліку робочого часу? Поки невідомо, з якої причини співробітник пропустив більше 4 годин з робочого дня, в табелі виставляється код НН (неявка з нез'ясованих причин).

Увага! Після того, як працівник дав знати про себе і написав пояснювальну записку, в якій значаться причини пропуску, відмітка зміниться на відповідну. Якщо пояснення визнані незадовільними або не було надано, в табелі зазначається прогул. За що співробітник може бути звільнений за прогул .

Святкові дні випали на час відпустки

Якщо у відпускника в період його відпочинку випали дні, які у інших співробітників були неробочими через свят, табельщик ставить у відповідних осередках букву В ( «Вихідний»). Ці дні не входять в рахунок відпускного часу. Звичайні вихідні (не святкові) позначаються літерами ВІД ( «Відпустка»), оскільки їх враховують в кількості днів відпустки.

Співробітник захворів під час відпустки

Трудовий Кодекс дозволяє продовжувати відпустку на час вимушеної непрацездатності, або переносити ці дні на інший час. Ось чому важливо точно внести позначення в табелі, скільки днів відпочинку співробітник прохворів. Природно, хвороба повинна бути документально оформлена листком.

Табельник вважає, скільки днів співробітник відпочивав здоровим, і зазначає їх кодом ВІД ( «Відпустка»). Потім дати, на які видавався лікарняний лист, відповідно, позначаються «Б». Якщо відпустку після хвороби тривав, ці дні знову відзначаються «ВІД», як і час, на яке він був продовжений або перенесений в компенсацію лікарняного.

Відрядження випала на вихідні

Якщо співробітник змушений провести вихідні дні в службовому відрядженні, це створює труднощі в Табелювання. Дати вимушеного праці у від'їзді, що випали на вихідні, при заповненні табеля позначають не буквою В ( «Вихідний»), а кодом К ( «Відрядження»), незалежно від того, чи був зайнятий в цей день відряджений або ж відпочивав.