Табель обліку робочого часу на 2018 році, в тому числі спрощений: бланк, зразок, хто веде, способи ведення, термін і порядок зберігання

1. Чому табель обліку робочого часу так важливий у 2018 році
2. Хто зобов'язаний вести графік обліку робочого часу
3. Складаємо Положення про табелі обліку робочого часу
4. Як правильно вести табель обліку робочого часу
5. Ведемо табель обліку робочого часу в програмі 1С: Камін покроково
6. Основні правила заповнення табеля в 2018 році
7. Таблиця: основні кодові позначення
8. Виробничий календар 2018
9. Відео: Затверджений виробничий календар на 2018 рік
10. Бланки для ведення табеля обліку робочого часу актуальні в 2018 році
11. форма 0504421
12. Спрощена форма табеля обліку робочого часу
13. Виправляємо помилки відповідно до законодавства
14. Штрафи за помилки в табелі обліку робочого часу або його відсутність в 2018 році
15. Відео: як систематизувати роботу з табелем обліку робочого часу
16. Коли потрібна виписка з табеля обліку робочого часу
17. Терміни зберігання табелів на підприємстві
18. Відео: Ведемо табель обліку робочого часу правильно

Трудовий кодекс зобов'язує роботодавців вести табель обліку робочого часу. Але деякі підприємці вважають це справа дуже важким і непотрібним, адже для них кожна хвилина дорога. Заповнення табеля вони приймають за «даремно втрачений час». Давайте розберемося, чи можна проігнорувати ведення табеля. Або все-таки варто відволіктися від підприємницької суєти і завести табель обліку робочого часу. Як це зробити правильно?

Чому табель обліку робочого часу так важливий у 2018 році

Табель обліку робочого часу вважається первинним документом. Тому при будь-якої перевірки представники податкової та держінспектора обов'язково запросять його у вас.

Чому табель так важливий? Цей документ потрібен, щоб коректно розрахувати оплату праці і, відповідно, податки. Адже в ньому ведеться звітність за фактично відпрацьований працю. Завдяки цій звітності бухгалтерія нараховує доплати, посібники, оплату відпусток, лікарняних та інші виплати.

Вести табель обліку робочого часу потрібно обов'язково. Ця необхідність стосується всіх підприємців, у яких в підпорядкуванні значаться працівники: як фізичних, так і юридичних осіб.

Табель обліку робочого часу знадобиться при будь-яких судових розглядах, скаргах, спірних питаннях всередині колективу. За табелем можна відстежити кожен відпрацьований зайва година, знаходження на роботі в свята або вихідні дні. А також за графіком можна завжди обчислити прогульників і тих, хто запізнився співробітників.

Грунтуючись на інформації табеля, кадрова служба може заохочувати або карати працівників.

Грошовий бонус за зайвий відпрацьовану годину завжди приємний

Хто зобов'язаний вести графік обліку робочого часу

Давайте розберемося, хто ж повинен складати і вести табель.

Відповідно до "Вказівок застосування і заповнення документації первинного обліку», які діють в 2018 р., Бланк зобов'язаний заповнювати певний співробітник, уповноважений наказом керівника. Документ повинен бути закріплений підписами відділу кадрів і начальника.

Життєвий досвід показує, що часто керівник відноситься до ведення табеля дуже поверхнево. Обов'язок просто скидається на першого-ліпшого під руку співробітника, без будь-яких наказів, затверджених форм, без виплат і заохочень за додаткову роботу. «Добрий» співробітник з ентузіазмом береться за справу. І радісно виконує чужі обов'язки безкоштовно. Добре, коли у цього співробітника часу достатньо і він справляється і з веденням табеля, і зі своєю основною роботою. Але зазвичай неоплачувану додаткову працю тільки заважає і нервує.

А деякі взагалі ігнорують ведення табеля. Трудяться, метушаться, їм ніколи про це навіть думати. «Який табель? Про що ви? У мене 10 чоловік працює, без табеля справляємося. Відволікати когось від основного робочого процесу або наймати ще одного співробітника - невигідно ». Зазвичай так поводяться новоспечені бізнесмени. У них дійсно мало співробітників на фірмі, зарплата всіх влаштовує, вести табель обліку робочого часу їм, здавалося б, не потрібно. Але це до пори до часу. Одного разу і сюди приходять держінспектора. Тоді-то підприємець і починає розуміти всю важливість ведення табеля.

У великих підприємствах графік зазвичай веде «табельщик». Якщо табель знаходиться в розпорядженні неуповноваженого особи - це загрожує штрафами. А сам обліковий табель в такому випадку вважається недійсним. Тільки табельщик може законно вести графік.

Якщо організація невелика, то відповідальним за заповнення бланка може бути й інший співробітник. Як правило, це бухгалтер, секретар, працівник відділу кадрів, або начальник відділу (веде облік для свого підрозділу).

В такому випадку повинен бути відповідний наказ від керівника. І трудовий договір доповнюється новим пунктом про наділення працівника додатковими повноваженнями. Якщо цих документів немає, співробітник може відмовитися від обов'язку вести табельний облік. А керівник при цьому не має права змусити його виконувати ці обов'язки.

Тільки уповноважений людина несе всю відповідальність за коректність табельних відомостей.

Графік заповнюється щомісяця. Після обробки даних в табелі обліку робочого часу, табельщик і всі відповідальні особи ставлять свої підписи. Після документ потрапляє в ведення бухгалтерського відділу, звіряються всі пункти і нараховується зарплата співробітникам підприємства. Без підпису керівника табель недійсний.

Праця табельщика повинен бути оплачений

Складаємо Положення про табелі обліку робочого часу

Для того, щоб систематизувати збір і обробку інформації для ведення табельного обліку, складається «Положення про табелі обліку робочого часу».

Це Положення є правовим актом. Скласти його можна приблизно за наступними пунктами:

1. Загальні положення. В даному розділі потрібно описати з якою метою створюється і ведеться документ.
2. Обов'язки. Визначаються співробітники, яким поставлені обов'язки по його веденню.
3. Правила заповнення табеля. Стверджується порядок ведення табеля, форма бланка, враховуються особливості організації, описуються нюанси заповнення табеля.
4. Основні цілі і завдання. Порядок передачі документа в бухгалтерію та відділ кадрів, дати надання табеля керівнику (обмовляється і паперовий та електронний варіант документа).

Ми на підприємстві зробили ще простіше: знайшли в інтернеті вже готове Положення, завантажили його. І трохи видозмінили документ, адаптувавши його під свою організацію.

Після того як Положення склали, всі задіяні особи повинні ознайомитися з ним. А також з наказом про його затвердження, поставити підписи і приступати до своїх обов'язків.

Зразок Положення наведено в повному обсязі

Як правильно вести табель обліку робочого часу

Існує 2 варіанти ведення табеля: електронний і паперовий.

Електронний варіант застосовується частіше, він більш зручний і швидкий. До того ж в будь-який момент можна зробити необхідні зміни або виправлення. У звітний період табельнику потрібно всього лише внести корективи в електронний табель. Необхідні розрахунки програма робить сама.

Самий просунутий варіант - це пропускна карткова система. Співробітник приходить на роботу (або йде), проводить картку, а програма автоматично заносить дані в табель про його фактичне перебування на робочому місці.

Найчастіше електронний табель ведуть в програмах excel і 1С.

Наша організація працює з програмою 1С: Камін. Цей варіант ведення табеля дуже зручний і простий. Як це робиться приведу в прикладі нижче. Цей спосіб актуальний в 2018 році.

Ведемо табель обліку робочого часу в програмі 1С: Камін покроково

1. Відкрити документ для введення потрібно в осередку «Розрахунок зарплати».
2. На панелі навігації вибираємо команду «Табель обліку робочого часу» і створюємо новий документ.

   Кнопка «табель обліку робочого часу» обведена червоним кольором

3. Натискаємо кнопку «створити».

   У новому вікні знаходимо кнопку «створити»

4. Вводимо в форму дату документа.

   Дата і Період розташовані поруч

5. Період документа формується за датою. Висвічується віконце із запитом «Змінити період?» Натискаєте «Так». Припустимо, якщо ви введете дату 30. 04.2018, то період документа формується за квітень 2018 р. У формі «організація» вибираємо «сервіс». Зазвичай «сервіс» налаштований автоматично. В цьому випадку залишаємо без змін.

   Після введення дати висвічується вікно «Змінити період документа?»

6. Додаємо співробітників в табличну частину. Для цього натискаємо кнопку «підбір» і вибираємо співробітників, які працювали в квітні.

   Кнопка «підбір» дозволяє перейти до списку

7. Вибираємо підрозділ. Для цього натискаємо кнопку вибору, потім кнопку «підбір» і вибираємо необхідне підрозділ. Натискаємо кнопку «підібрати».
   

   Вибираємо підрозділ через форму

8. Наші співробітники підібралися до табличної частини документа.

   Висвітилася таблиця з даними про співробітників

9. Перше заповнення проводиться на підставі даних документа початку місяця за табелем роботи співробітника. При цьому визначається денний ритм: робочий, вихідний, святковий, передсвятковий, кількість робочих годин, кількість робочих годин у нічний час. Ці дані автоматично відкриваються в нашій таблиці.
   Після автоматичного відкриття таблиці можна вносити нові і змінювати існуючі значення і коди.
10. Коли всі дані введені, натискаємо на «дискету» (зберігаємо документ) і проводимо. Для цього є певні кнопки.

    Зберігаємо і проводимо документ

11. Натиснувши кнопку «друк», можна сформувати друковану затверджену форму № Т - 13 табеля.

    Перейшли до форми Т-13

    Готовий табель залишилося всього лише роздрукувати, поставити підписи і направити бухгалтерам для звірки та розрахунку заробітних виплат співробітникам.

Основні правила заповнення табеля в 2018 році

Для будь-якої форми табеля в 2018 р. як і раніше існують певні вимоги до заповнення бланка:

1. Табель з обліку робочого часу повинен містити в шапці профілю дані про підприємство: її офіційне найменування, підрозділ, код за ЄДРПОУ (загальноросійський класифікатор підприємств і організацій), номер документа.
   

   Зверніть увагу! Якщо організація має назву, наприклад, «Геологія», а оформлена як ІП Кір'янов В.С., то в дані табеля заноситься «ІП Кір'янов В.С.»

2. Позначається тип документа: первинний або коригувальний. Дати початку і закінчення обліку.
3. Відомості про працівників. Посада, П.І.Б., номер особової справи.
   

   Деякі організації ігнорують розділ «номер особової справи». Але краще його прописувати, щоб не було плутанини. Особливо це стосується великих організацій, де є однофамільці.

4. Навпаки осередків з прізвищами заповнюють стовпчики графіка, відповідні днях місяця.
5. Кожен робочий день співробітника відзначають фактично відпрацьованого часу або відхилення від графіка.
6. Всі дані про відвідування вносяться у вигляді спеціальних кодів, запропонованих Держкомстатом.
7. В окремих графах виносять підсумований підсумок фактичної відпрацювання (обчислюються суми годин і днів). Також виноситься підсумок свят і вихідних.

Таблиця: основні кодові позначення

Після того, як табель обліку робочого часу заповнили і роздрукували, його слід віднести на підпис уповноваженим особам.

Виробничий календар 2018

Щорічно Мінпраці Російської федерації розробляє виробничий календар. На його основі і складається Табель з обліку робочого часу. У 2018 р. сумарна кількість вихідних і свят складе - 118 днів, 247 днів вважаються робочими.

Відео: Затверджений виробничий календар на 2018 рік

Варіанти заповнення табеля з обліку робочого часу

Згідно з Листом Мініфін №02-06-10 / 32007 від 2 червня 2016р. можливі два варіанти заповнення табеля:

1. Суцільний метод - заповнюються всі осередки відвідування або неявки працівника.

   Табель заповнений суцільним методом

2. Метод фіксування відхилень від графіка - заповнюються графи, відповідні неявки, прогулів, відрядження днях, відпусток, переробка годин і інші дані. Цей метод актуальний, коли щоденна кількість робочих годин на підприємстві незмінно.

   У табелі зафіксовані тільки відхилення від графіка

Бланки для ведення табеля обліку робочого часу актуальні в 2018 році

Держкомстат РФ в 2004 році затвердив для підприємців 2 основні форми - Т-12, Т-13.

Форма Т-12 заповнюється вручну. Тут є окрема графа для розрахунку оплати за фактичний виробіток годин, внесеної в графік. Даний пункт можна залишити порожнім у тому випадку, якщо підрахунки ведуться окремо.

Зразок заповненого бланку за формою Т - 12

Т-13 являє собою електронний варіант документа, заповнюється в спеціальних комп'ютерних програмах. Це більш зручна форма, тому що інформація обробляється автоматично. У звітний період слід роздрукувати готовий документ і подати на підпис керівникам.

Зразок бланка табеля обліку робочого часу Т-13

У 2018 році ці форми носять лише рекомендаційний характер. Міністерство фінансів дало відповідне розпорядження, яке вступило в силу першого січня 2013 року і діє до сих пір. Уніфікована форма була скасована. Тому можна заповнювати бланки будь-якій зручній форми.

Однак при перевірці «шкідливі» держінспектора можуть причепитися і накласти штраф. За те, що не дотримуються рекомендації Мінфіну. Рекомендую все-таки зупинитися на уніфікованих раніше Держкомстатом формах Т-12, Т-13. Краще внести необхідні корективи в дані бланки, якщо потрібно. Тим більше що ці форми дуже зручні.

форма 0504421

Іноді в комерційних організаціях використовують ще одну форму бланка ведення звітності - №0504421. Ця форма затверджена для бюджетних держпідприємств. Але за бажанням можна використовувати її. Тут можна відзначати додаткові кодові знаки: навчальні відпустки, вихідні по навчанню, заміщення по групах продовженого дня.

У 2018 р. форма №0504421 особливо актуальна для приватних навчальних закладів.

Порожній бланк форми №0504421

Спрощена форма табеля обліку робочого часу

Для зручності в підрозділах підприємства іноді ведуть спрощені графіки, потім здають їх табельнику для заповнення уніфікованої форми.

Спрощений табель можна вести вручну, можна заповнювати існуючі шаблони в програмі excel (або в будь-який інший). Або створити самостійно в тих же програмах.

Спрощений бланк табеля ведуть для зручності

Виправляємо помилки відповідно до законодавства

Заповнювати табель обліку робочого часу - відповідальна робота. Вона вимагає уважності відповідального співробітника. Адже будь-яка помилка може призвести до неприємних наслідків. Наприклад, якщо внести невірні дані в графи робочих днів, то і заробітну плату співробітнику нарахують невірно. Можуть спалахнути суперечки.

Щоб внести зміни в табель, відповідно до Федеральним законом «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011, потрібно невірні дані закреслити горизонтальною лінією, вище написати вірні дані, далі відзначити дату виправлення і П. І. Б. відповідального співробітника.

Штрафи за помилки в табелі обліку робочого часу або його відсутність в 2018 році

Якщо під час перевірки контролюючі органи виявили помилки, то на організацію вправі накласти штраф у розмірі до 5 тис. Рублів.

Найчастіше це такі промахи:

1. Неправильна кодування, коли понаднормові години та переробки не враховуються, або інші.
2. Заробітна плата не відповідає розрахункам.
3. Помилки при підрахунку оплати лікарняного листа.
4. При зведенні табеля з бухгалтерською звітністю, значення розходяться.

Коли табель взагалі не ведеться в організації, то штрафні санкції зростуть до 50 тис. Рублів. Стягується з керівника.

Відео: як систематизувати роботу з табелем обліку робочого часу

коригувальний табель

Якщо, наприклад, працівник перебував на лікарняному, приніс довідку після звітного періоду, а табельщик вже провів графік з відмітками про прогул хворів співробітника, як бути?

У подібних випадках зводиться ще один документ - коригувальний табель. До нього рекомендується прикласти службову записку співробітника, який відповідає за ведення табеля. У записці прописуються причини введення додаткового коригуючого документа і додаються відповідні довідки (лікарняний, розписка співробітника або інші).

Коригувальний табель необхідний для перерахунку заробітної плати.

Коригувальний табель можна заповнювати двома способами:

1. Повторити всі дані первинного табеля, з урахуванням коригування.
2. Внести лише змінені дані у відповідних графах.

Коригувальним табелям присвоюються порядкові номери. Первинний документ не враховується.

Бланк для заповнення коригуючого табеля застосовується той же, що і для первинного. Тільки в шапці профілю позначається, що даний документ «коригувальний».

Коли потрібна виписка з табеля обліку робочого часу

У деяких випадках може знадобитися виписка з табеля обліку робочого часу. Наприклад, згідно з ТК РФ при звільненні співробітник має право запросити видачу табеля з іншими особистими документами. Або табель може знадобитися співробітниці, що йде в декретну відпустку. За запитом держінспекцій також необхідно робити виписку з табеля.

Що вона собою являє? Це спеціальний бланк, який заповнюється відповідно до табелю обліку робочого часу.

зразок бланка

Виписка повинна містити таку інформацію:

• часовий відрізок, за який зроблено виписку;
• номер виписки і дата заповнення;
• кодові позначки про відвідування співробітника, відповідні табелю обліку робочого часу;
• підсумкові цифри відпрацювання;
• номер табеля, з якого виписуються дані;
• назва підприємства;
• П. І. Б. працівника, якому дається виписка.

У виписці ставиться печатка підприємства і підпис уповноваженої особи або начальника.

Потрібно пам'ятати про те, що Трудовий Кодекс зобов'язує роботодавців видавати виписку з табеля обліку робочого часу тільки працюючим співробітникам на підприємстві. Якщо співробітник вже звільнений, то ніхто не зобов'язаний давати йому цей документ.

Терміни зберігання табелів на підприємстві

Після звітного періоду табель обліку робочого часу архівується. Як і будь-яку документацію, зберігати табель слід 5 років.

Це не стосується підприємств, співробітники яких працюють в особливих умовах праці: організації Крайньої Півночі, умови праці підвищеної небезпеки. В цьому випадку архівна документація зберігається протягом 75 років.

Відео: Ведемо табель обліку робочого часу правильно

Поставтеся відповідально до ведення табеля на своєму підприємстві. Адже від нього залежать заробітні плати, податки, заохочення і покарання працівників. Це важливий документ для бухгалтера, відділу кадрів і самого керівника.