Табель обліку робочого часу
З метою контролю над співробітниками і підтримки внутрішньої дисципліни, на підприємствах організовується облік робочого часу. Завдання керівництва зробити його максимально точним, використовуючи для цього найбільш зручні та доступні методи.
Ухвалення вірних кадрових та управлінських рішень неможливе без моніторингу робочого часу співробітників. Навіть факт того, що відпрацьоване час строго контролюється, підвищує продуктивність праці і скорочує кількість запізнень на роботу.
Для фіксування знаходження співробітників на робочому місці використовується табель обліку робочого часу. Він ведеться в будь-якій організації незалежно від її форми власності та є обґрунтуванням для нарахування заробітної плати. Тому для його точного заповнення необхідні достовірні відомості про відпрацьований час.
Табель заповнюється на протязі всього місяця методом суцільний реєстрації. Отже, кожен день в осередку відповідної дня місяця проставляється позначення по кожному співробітнику. Спеціальними символами відзначається явка на роботу, або кількість відпрацьованих годин, а в разі неявки вказується причина відсутності. В кінці місяця підраховується кількість відпрацьованих годин або днів по кожному працівнику. Відповідно до цього документа проводиться аналіз робочого часу співробітників за тиждень, місяць чи інший проміжок часу.
Табель обліку робочого часу ведеться кадровиком або керівниками структурних підрозділів. У деяких випадках цей обов'язок можуть покласти на бухгалтера.
Правила заповнення табеля
Дані в табель обліку робочого часу вносяться в суворій відповідності до штатного розкладу та приналежністю співробітника, якому або відділу. Для достовірного обліку робочого часу він заповнюється на підставі первинних документів. Дні прийому, звільнення і відпустки відзначаються в ньому відповідно до наказу, час хвороби фіксуються тільки при наявності лікарняного листа, а відрядження підкріплюються відрядними посвідченнями. Щоб заповнити явку або неявку співробітника, у особи відповідальної за заповнення табеля повинні бути вагомі підстави. Якщо причина відсутності невідома, значить, у відповідній графі проставляється, був відсутній за нез'ясованих обставин (НН).
Табель обліку робочого часу ведеться в паперовому або електронному варіанті, кількість відпрацьованих годин проставляється відповідно до встановленого розпорядком дня. У особи ведучого облік відпрацьованого часу повинен бути список співробітників, за родом своєї діяльності мають право протягом дня їхати за межі підприємства. Облік часу решти колективу вказується з фактичного перебування на робочому місці. І якщо в маленькій організації контроль знаходження на робочому місці співробітників здійснити не складно, то в фірмах з великим штатом необхідно впроваджувати нові і сучасні методи.
Автоматизація обліку робочого часу
З метою спрощення збору інформації для заповнення табеля підприємства застосовують автоматичні способи обліку. Існують різні їх варіанти, але найбільш простий і ефективний - це використання програмного продукту ОфісМЕТРІКА. це ефективна програма для обліку робочого часу співробітників.
ОфісМЕТРІКА не вимагає установки дорогого устаткування, а для її впровадження та роботи досить існування звичайної локальної комп'ютерної мережі. Для збору інформації в програмі вказують параметри всіх співробітників. Належність їх до структурного підрозділу, дані, час роботи і обідню перерву, а ОфісМЕТРІКА представить вам готовий звіт для заповнення табеля обліку робочого часу.
Друге важливе призначення програми - це аналіз трудової активності персоналу. За допомогою цієї функції якомога точніше визначення фактично відпрацьованого часу. Крім часу початку і закінчення робочого дня керівник може подивитися і проаналізувати активність працівників. Програма фіксує, скільки часу людина приділяв роботі, які адреси відвідував в мережі інтернет. Адже можливо, що провівши за комп'ютером весь день, працівник не займався своєю безпосередньою роботою. Всю інформацію ОфісМЕТРІКА формує в спеціальні звіти з побудовою графіків і діаграм. Завантажити програму для обліку робочого часу можна з офіційного сайту розробника.
Використання програми ОфісМЕТРІКА спрощує заповнення табеля обліку робочого часу, так як дає можливість для оперативного і точного збору інформації про фактично відпрацьований час.