Табель обліку робочого часу: на що бухгалтерії звернути увагу, щоб виправдати витрати на оплату праці

1. Табель потрібен не тільки кадровій службі, а й бухгалтерії
2. Загальні правила заповнення табеля
3. Специфіка заповнення табеля в різних ситуаціях
4. Малюнок. Фрагмент табеля ТОВ «Парус» за другу половину липня 2011 року

Хоча табель відноситься до кадрових документів, бухгалтерії він теж необхідний. Є приклади судових справ, коли з-за відсутності або неправильного заповнення табеля у компаній виникали суперечки з інспекціями або фондами. Зокрема, їм відмовляли у визнанні витрат і відшкодування посібників. Розглянемо, як уникнути претензій

Табель призначений для обліку часу, фактично відпрацьованого кожним працівником, і обов'язковий для всіх організацій. Його форми № Т-12 і Т-13 і Вказівки щодо їх заповнення (далі - Вказівки) затверджені наказом Мінстату України від 05.01.04 № 1. Відповідно до Вказівок форма № Т-13 призначена тільки для обліку робочого часу і використовується компаніями з електронною системою обліку робочого часу і автоматизованою обробкою облікових даних. А форму № Т-12 має право застосовувати будь-які організації, включаючи названі вище. Форма складається з двох розділів, що дозволяє не тільки враховувати робочий час за місяць, а й відображати суми зарплати, нараховані працівникам за той же місяць по різних підставах.

Табель потрібен не тільки кадровій службі, а й бухгалтерії

Незважаючи на те що табель обліку робочого часу є кадровим документом, він необхідний бухгалтерії з наступних причин.

Т Абель є первинним документом. Кожна господарська операція повинна оформлятися первинним обліковим документом (ст. 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). А табель підтверджує виконання працівником зобов'язань відповідно до трудового договору. На його підставі бухгалтерія нараховує заробітну плату і визнає витрати на оплату праці в податковому обліку.

Так, ФАС Північно-Західного округу (постанова від 18.11.05 у справі № А56-14249 / 2005) розглядав ситуацію, коли в ході виїзної перевірки податківці виявили, що у компанії відсутні табелі обліку робочого часу за кілька місяців перевіряється року. В результаті платник податків був притягнутий до податкової відповідальності за грубе порушення правил обліку доходів і витрат (ст. 120 НК РФ). Організація відмовилася сплачувати штраф у добровільному порядку, тоді податківці звернулися до суду і виграли справу.

Нагадаємо, відповідно до статті 120 НК РФ відсутність у тому числі первинних документів є грубим порушенням правил обліку доходів і витрат та (або) об'єктів оподаткування, що може спричинити штраф у розмірі від 10 000 до 30 000 руб.

Т Абель підтверджує витрати на оплату праці. При перевірках податку на прибуток інспектори нерідко звіряють дані табеля з інформацією в розрахунковій або розрахунково-платіжної відомості (форми № Т-51 і Т-49, затв. Постановою № 1). При їх розбіжності перевіряючі можуть порахувати, що зарплата нарахована працівникам за невідпрацьований час. Отже, витрати на оплату праці не відповідають вимогам статті 252 НК РФ, а значить, компанія занизила базу по податку на прибуток. Аналогічна позиція наведена і в постанові ФАС Північно-Західного округу від 15.05.09 № А44-109 / 2008.

У той же час є рішення суду, коли за допомогою табеля організація змогла обгрунтувати витрати на оплату праці, понесені через підвищеної змінності (постанова ФАС Московського округу від 14.01.11 № КА-А40 / 17115). Суд прийшов до висновку, що робота в умовах підвищеної змінності підтверджується штатними розкладами по цехам, графіками робіт, змінними рапортами, місячними табелями обліку робочого часу.

Т Абель допоможе підтвердити правильність розрахунку страхових внесків та посібників. Наприклад, ФАС Північно-Західного округу (постанова від 11.04.11 у справі № А26-2551 / 2010) підтримав ФСС Росії, який після камеральної перевірки відмовив організації у виділенні коштів на відшкодування витрат на виплату допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами. Справа в тому, що співробітниця, якій належало посібник, була прийнята в організацію на посаду заступника генерального директора за місяць до настання страхового випадку. Крім того, її оклад в кілька разів перевищував оклади інших працівників, а також відомості про її зарплати, тривалості робочого дня і кількості відпрацьованих годин, відображені в табелі, трудовому договорі і розрахунково-платіжної відомості, не збігалися. Аналогічне рішення в схожій ситуації взяли ФАС Уральського (постанови від 03.05.11 № Ф09-1456 / 11-С2 і від 09.03.11 № Ф09-322 / 11-С2) і Північно-Східного (постанова від 16.02.10 № А78-3556 / 2009) округів.

Т Абель потрібен для складання статистичної звітності. На підставі даних табеля формуються деякі форми звітності, наприклад, № П-4, яка подається до територіальних органів статистики.

Т Абель зажадає при перевірці трудова інспекція. Виходячи з відомостей, відображених в табелі, представники трудової інспекції при перевірці можуть оцінити, чи не порушені права працівників, наприклад, в частині дотримання норм про понаднормових годинах або роботі в нічний час. Адже на підставі статті 5.27 КоАП РФ за недотримання трудового законодавства для організацій встановлено штраф у розмірі від 30 000 до 50 000 руб., А для керівників - від 1000 до 5000 руб.

Загальні правила заповнення табеля

Табель обліку робочого часу складається в одному примірнику і ведеться окремо по кожному підрозділу. Дані про працівника (ПІБ, посада) вказуються на підставі наказу про прийом на роботу, звільнення та інших документів з обліку кадрів. Кожному співробітнику повинен присвоюватися табельний номер, який зберігається за ним на весь час роботи в компанії (про те, скільки часу потрібно зберігати табель, см. Врізку).

В табель не включаються особи, які працюють в організації за цивільно-правовими договорами. Адже норми трудового права, в тому числі що стосуються робочого часу, на них не поширюються (ч. 8 ст. 11 ТК РФ). Табель можна вести одним з двох способів, який організація вибирає самостійно:

• суцільним способом, тобто реєструвати явки і неявки на роботу;
• способом обліку відхилень, тобто реєструвати тільки відхилення (неявка на роботу, запізнення, понаднормові години і т. д.).

Після закінчення місяця табель підписується відповідальною особою та керівником структурного підрозділу (працівником кадрової служби) і передається в бухгалтерію для нарахування зарплати і інших виплат.

Якщо в організації зарплата за першу половину місяця (аванс) нараховується за фактично відпрацьований час, табель може складатися окремо за першу і другу половину місяця.

Специфіка заповнення табеля в різних ситуаціях

Згідно з Трудовим кодексом робочий час співробітників ділиться на категорії в залежності від тривалості і режиму.

З верхурочная робота. Такою визнається робота, виконувана співробітником з ініціативи роботодавця за межами встановленої для нього тривалості робочого часу (зміни), а при підсумованому обліку робочого часу - понад нормальне число робочих годин за обліковий період (ч. 1 ст. 99 ТК РФ).

Для обліку понаднормового часу в табелі на одного співробітника відводять дві позиції. У першій відображають час, відпрацьований у межах норми, з відповідною кодуванням. А в другій - понаднормові години.

У верхньому рядку другої позиції проставляється код З або 04, а в нижній вказується тривалість робочого часу. На підставі цих даних перші дві години роботи потрібно сплатити не менше ніж в півтора разу, а наступні години - не менш ніж у подвійному (ст. 152 ТК РФ).

Р абота в передсвяткові та святкові або вихідні дні. Згідно зі статтею 95 ТК РФ тривалість робочого дня або зміни безпосередньо перед неробочим святковим днем ​​зменшується на одну годину. Якщо в організації через особливості виробництва неможливо зменшити тривалість роботи (зміни), то додатково відпрацьовані години вважаються понаднормові. При цьому в табель можна ввести додаткову позицію, вказати в ній код С (04) і час, відпрацьований понад встановлену норму.

Робота в святковий або вихідний день оплачується не менш ніж у подвійному розмірі та відбивається кодом РВ або 03. У нижньому рядку вказується фактично відпрацьований час. За бажанням працівника йому може бути наданий інший день відпочинку. В цьому випадку робочий вихідний або святковий день оплачується в одинарному розмірі, а день відпочинку оплаті не підлягає (ст. 153 ТК РФ). День, коли співробітник взяв відгул, позначається в табелі кодом НВ або 28. При цьому рядок про відпрацьований час залишається незаповненою.

З менная робота, включаючи нічну зміну. Робота в дві, три або чотири зміни вводиться, якщо тривалість виробничого процесу перевищує допустиму тривалість щоденної роботи (ст. 103 ТК РФ). У цьому випадку співробітники виходять на роботу відповідно до графіка змінності.

Якщо робоча зміна повністю доводиться на денний час, в табелі вказується код Я або 01. При роботі в нічний час (з 22.00 до 6.00) в табелі ставиться код Н (02). Якщо зміна зачіпає денний і нічний час, робочий час такого співробітника доцільно враховувати окремо по двох позиціях із зазначенням відповідних кодів Я (01) і Н (02). Крім кодів, в табелі відбивається час, фактично відпрацьований вдень і вночі.

Н енормірованний робочий день. Для деяких співробітників роботодавець має право встановлювати ненормований робочий день. Це особливий режим роботи, відповідно до якого окремі співробітники можуть за розпорядженням роботодавця епізодично залучатися до виконання трудових функцій за межами встановленої для них тривалості робочого дня. Конкретний перелік посад із зазначеним режимом роботи встановлюється колективним договором, угодами або локальним нормативним актом (ст. 101 ТК РФ).

Відмінна риса даного режиму роботи в тому, що годинник, відпрацьовані співробітником понад встановлені для даної посади при звичайному режимі роботи, що не вважаються понаднормові і додатково не оплачуються.

Компенсація працівнику за роботу в режимі ненормованого робочого дня надається у вигляді додаткової оплачуваної відпустки. Його тривалість визначається колективним договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку, але не може становити менше трьох календарних днів (ст. 119 ТК РФ).

Як відобразити в табелі робочий час співробітника з ненормованим робочим днем? У Вказівки це питання не роз'яснюється. З огляду на, що в табелі має відображатися реальне відпрацьований час, він, на думку автора, має бути наповнений таким чином. У верхньому рядку необхідно поставити код Я або 01, в нижньому рядку - фактично відпрацьовані години. При цьому, щоб уникнути помилок при нарахуванні зарплати, в графі табеля «Прізвище, ініціали, посаду», заповненої по даному працівнику, можна зробити позначку «ненорм. р. д. ».

При наданні працівнику з ненормованим робочим днем ​​додаткової відпустки в табелі вказується код ОД або 10.

Р абота сумісника. Співробітник може виконувати додаткову роботу як за місцем основної роботи (внутрішній сумісник), так і у інших роботодавців (зовнішній сумісник).

Якщо працівник є внутрішнім сумісником, то в табелі відомості по ньому повинні відображатися два рази. При цьому і в першому, і в другому випадку табельний номер буде однаковий, а посади будуть відрізнятися. Як основна робота, так і робота за сумісництвом позначається кодом Я або 01. Крім того, у відповідних осередках ставиться фактично відпрацьований час.

Нагадаємо, згідно зі статтею 284 ТК РФ протягом дня сумісник може працювати не більше чотирьох годин. При цьому в дні, коли за основним місцем роботи співробітник вільний від виконання трудових обов'язків, він має право працювати за сумісництвом повний робочий день або зміну.

У той же час протягом одного місяця (іншого облікового періоду) тривалість робочого часу при роботі за сумісництвом не повинна перевищувати половини місячної норми робочого часу (норми робочого часу за інший обліковий період), встановленої для відповідної категорії працівників.

Якщо внутрішнього сумісника направили за основною посадою у відрядження, то на цей період даному працівнику потрібно оформити відпустку без збереження зарплати. У цьому випадку за основною посадою в табелі проставляється код ДО або 16.

Н Еполн робочий час. Під ним розуміється часткова зайнятість працівника протягом робочого дня або тижня. Наприклад, співробітник може працювати шість годин на день замість належних за нормою восьми або працювати три дні на тиждень замість належних п'яти днів.

Ініціатива про неповний робочий час може виходити як від співробітника, так і від компанії. У першому випадку (ст. 93 ТК РФ) в табелі вказується в осередках верхнього рядка код Я або 01, а в осередках нижнього рядка - відпрацьований час (в годинах і хвилинах). Якщо неповний робочий час встановлено з ініціативи організації, в табелі в верхньому рядку ставиться код НС або 25, а в нижній - відпрацьований час.

Зверніть увагу: неповний робочий час за власною ініціативою роботодавець може вводити тільки в випадках, передбачених законодавством. Зокрема, встановити такий режим на строк до шести місяців він може в зв'язку зі зміною організаційних і технологічних умов праці (ст. 74 ТК РФ).

При роботі в умовах неповного робочого часу праця оплачується пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виконаного обсягу робіт (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).

Відрядження. При направленні працівника у відрядження в табелі відображаються тільки дні (включаючи вихідні та неробочі святкові), що припадають на час відрядження. Вони позначаються літерним кодом До або цифровим 06. У відповідній графі кількість відпрацьованих годин відображати не потрібно, вона залишається незаповненою.

За дні відрядження, які є робочими відповідно до графіка, співробітнику виплачується середній заробіток (ст. 167 ТК РФ). Якщо співробітник, перебуваючи у відрядженні, за розпорядженням компанії працював у вихідний або святковий день, то в табелі він повинен бути відзначений кодом РВ або 03. Цей день оплачується працівникові в підвищеному розмірі відповідно до статті 153 ТК РФ. Це випливає з пункту 5 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, яке затверджено постановою Уряду РФ від 13.10.08 № 749.

За дні хвороби у відрядженні працівнику виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності. Тому при наявності лікарняного листа відповідні дні повинні бути позначені кодом Б або 19.

Питання про вихід співробітника на роботу в день виїзду у відрядження і в день приїзду з відрядження вирішується за домовленістю з організацією. Зазвичай це обумовлюється в наказі керівника про направлення у відрядження.

Якщо, наприклад, за рішенням керівника працівник повинен в день вибуття у відрядження вийти на роботу (зокрема, при від'їзді у відрядження після закінчення робочого дня), то цей день буде вважатися робочим і відповідно в табелі буде проставлено код Я або 01. За цей день працівникові повинна бути нарахована заробітна плата в звичайному порядку.

В ремінна непрацездатність. Дні хвороби працівника в табелі позначаються кодом Б або 19. Ці ж коди вказуються, якщо дні хвороби припадають на вихідні, оскільки допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується за календарні дні хвороби (п. 8 ст. 6 Федерального закону від 29.12.06 № 255-ФЗ ). Крім того, названі коди слід проставити в табелі працівника, який захворів, перебуваючи у відпустці.

Відпустка. Перебування працівника у відпустці як в робочі, так і у вихідні дні відзначається в табелі кодом ВІД або 09. Підстава - оплачувана відпустка надається в календарних днях.

Якщо на період відпустки припадають святкові дні, то їх необхідно відзначати в табелі кодом У або 26, оскільки вони не входять в календарні дні відпустки (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Дні, на які відпустка продовжується, позначаються кодом ВІД або 09. В аналогічному порядку заповнюється табель при хвороби працівника. При цьому замість коду В або 26 вказується код Б або 19.

Зверніть увагу: перш ніж оформляти в табелі продовження відпустки працівнику, який захворів у відпускний період, необхідно з'ясувати його рішення відносного цього відпустки. Справа в тому, що згідно зі статтею 124 ТК РФ щорічна оплачувана відпустка у разі хвороби працівника може бути продовжений, а може бути перенесений на інший термін, який визначається роботодавцем з урахуванням побажань працівника.

Про тсутствіе з нез'ясованих причин. Іноді співробітніка немає на работе, но в табелі Неможливо проставіті тієї чи Інший код, оскількі невідома причина, по Якій ВІН відсутній. Наприклад, таке можливо, коли співробітник захворів, але вчасно не повідомив про це.

Якщо на момент здачі табеля в бухгалтерію виправдувальні документи не представлені або причина не з'ясована, то табель здається з відміткою про неявку з нез'ясованих причин. Така відмітка робиться у вигляді коду НН або 30.

Після представлення виправдувальних документів (наприклад, лікарняного листа) або з'ясування причин відсутності працівника на робочому місці код НН (30) повинен бути замінений на інший код (Б або 19, ПР або 24 і ін.). Необхідний код вказується в додатковому аркуші, який додається до основного табелю.

Малюнок. Фрагмент табеля ТОВ «Парус» за другу половину липня 2011 року