Табель обліку робочого часу та що про нього треба знати

1. Але як переконати співробітників заповнювати табеля своєчасно?
2. На жаль, традиційний табель - не найкраще рішення
3. Так які технології допоможуть зробити табель обліку робочого часу зручним і сучасним інструментом?
4. В підсумку

У міру зростання витрат на ведення бізнесу, підприємства намагаються знайти нові можливості для скорочення цих витрат у всіх можливих областях. Один з інноваційних прикладів - перехід з ведення обліку робочого часу на папері на цифрову платформу.

Це допомагає не тільки заощадити за кількома показниками, а й зробити підприємство більш конкурентоспроможним. Надійна система обліку робочого часу допоможе не тільки зібрати воєдино всю інформацію про робочі години, але і зрозуміти, хто, де і як ці години витратив.

З точки зору управлінського обліку, дані табелів використовуються в основному для:

• розрахунку зарплат
• управління персоналом
• фінансового обліку

Табель є своєрідною базою даних, в якій міститься вся необхідна інформація для виплат співробітникам. Також, він є таким собі доказом того, що, хто і коли робив для можливих суперечок.

Табеля можна також використовувати в управлінні проектами. Знаючи, скільки точно годин команда використовує для вирішення тих чи інших завдань, Ви зможете більш точно складати цінові пропозиції і оптимізувати робочий процес.

Ці ж самі дані про робочий годинник, можуть зробити роботу співробітників більш прозорою, якщо збагатити ними дані з інших систем. Ефективність роботи різних виконавців на одній посаді, тенденції в довжині пауз і вихідних і т.д. Ця ж інформація, до речі, може бути доступна і співробітнику для самоаналізу.

Але як переконати співробітників заповнювати табеля своєчасно?

1 Максимально спростите процес реєстрації

Реєстрація свого робочого часу не повинна забирати у співробітника довше 5-10 хвилин в тиждень. Якщо хтось витрачає стільки кожен день, то весь процес обліку годин втрачає сенс, тому що на адміністрацію витрачатися час, яке можна було б витратити на роботу.

2 Максимально спростите процес передачі даних

Деякі підприємства, в гонитві за точністю або перевіркою, роблять процес передачі занадто складним. Постарайтеся або повністю автоматизувати цей процес, щоб інформація і коментарі співробітників рухалися без зайвих перешкод

3 Поясніть співробітникам, що вони виграють від вчасно поданих табелів

Просте і зрозуміле пояснення Ваших мотивів - найкраще рішення. Поясніть, як використовуються або будуть використані дані з табелів робочого часу. Слід зазначити і те, як вони не будуть використовуватися. Поясніть, як різні проводки допомагають співробітникам отримувати справедливу плату за свою працю. Проведіть паралель між прискоренням обліку годин, розрахунку зарплат, підвищенням доходів і зростанням зарплат.

4 Автоматизуйте табеля обліку робочого часу

Постарайтеся максимально піти від ручного введення і мануального пересування даних. Це заощадить величезна кількість годин роботи різних керівникам, бухгалтерам і іншим співробітникам. Також, автоматизація зменшить кількість помилок, пов'язаних з людським фактором. Чим простіше і швидше все проходить, тим більше співробітники будуть цінувати прозорість процесу і швидше його приймати.

5 Чи не карайте співробітників за чесність

Майже всі можуть і готові звітувати щодо відпрацювання проектних годин. Але майже ніхто не хоче / може звітувати про годинник, витрачених в категорії Різне. Чим докладніше (в межах розумного) співробітник звітує про свою діяльність, тим простіше вести аналіз процесів і шукати місця для поліпшення. Не сваріть співробітника. Знайдіть проблему і допоможіть йому її виправити.

6 Будьте обережні з покараннями / преміями за недотримання графіка

Іноді дуже хочеться почати карати рублем тих, хто системно спізнюється і преміювати тих, хто приходить раніше. Але будьте обережні - людська психологія не завжди вкладається в рамки логіки. Будь-які системи штрафів і премій неминуче вплинуть на атмосферу в фірмі.

При будь-якій такій системі слід провести освітню роботу з співробітниками, щоб вони розуміли логіку. Якщо велика частина колективу з нею згодна, то можна починати. Зрозуміло, завжди знайдуться ті, хто в принципі проти будь-яких правил і прозорості. Тут вже виникає питання про те, чи підходять вони для Вашого підприємства.

На жаль, традиційний табель - не найкраще рішення

Традиційний паперовий табель, який використовується вже дуже давно, сьогодні - не найкраще рішення. Світ, процеси і завдання змінюються занадто швидко, щоб рахувати години на папірці. Особливо це чітко видно в ситуаціях, коли підприємства переходять на ощадливий або гнучкий метод обліку робочого часу.

Проблеми паперових табелів відомі всім: годинник плутаються, дані подаються з затримкою, не ясно що було насправді зроблено. Така доля всіх застарілих інструментів і методів. На щастя, сьогодні є набагато більш ефективні рішення.

Так які технології допоможуть зробити табель обліку робочого часу зручним і сучасним інструментом?

1 Excel (ПОСИЛАННЯ)

Універсальний інструмент для обліку допоможе і з табелями. Якщо не робити систему обліку годин занадто складною, то стане стрибком з паперу.

• Швидка обробка і введення
• Великий функціонал для доповнень
• Може стати складним для редагування
• Чим більше редакторів, тим вище ризик помилок

2 Google sheets (ПОСИЛАННЯ)

Той же Excel, але безкоштовний і в хмарі. Прибирає нужду в створенні корпоративної середовища для обміну фаилов.

• Хмарне рішення - доступно всім і всюди
• Не потрібні ліцензії на кожного співробітника
• Потрібен доступ в Інтернет
• Функціонал трохи більше обмежений

3 Виділена система

На ринку є досить багато різних систем, які допоможуть вести табеля робочого часу, від гігантських ERP до маленьких калькуляторів. Рішення Begin поєднує в собі простоту безкоштовних і легких рішень з унікальними можливостями реєстрації часу в табелях великих систем.

• Широкі можливості налаштувань
• Підходить для мобільної робочої сили
• Дані доступні в хмарі в залежності від прав
• Ідеальне рішення для невеликих і середніх підприємств

В підсумку

Кожне підприємство самостійно вирішує, які інструменти використовувати для ведення табелів обліку робочого часу.