Тендерний аутсорсинг: як це працює

  1. Плюси і мінуси тендерного супроводу
  2. Які послуги входять до тендерного супровід
  3. Типи тендерного супроводу
  4. Структура тендерного відділу
  5. Як вибрати компанію по супроводженню

Багато постачальників вже оцінили переваги участі в держзакупівлі (Або корпоративних комерційних тендерах ). З очевидних плюсів - це відсутність витрат на маркетинг. Держава надала величезний шанс дрібним та середнім компаніям розширити ринок збуту продукції або послуг, не витрачаючи шалені гроші на PR і рекламу. Держава - це найбільший замовник, який регулярно потребує численних товари і послуги від будівництва атомних станцій до поставки сувенірної продукції. Щоденної понад 20 тисяч нових тендерів публікуються на сайті держзакупівель zakupki.gov.ru, це не враховуючи тендери великих комерційних компаній. На жаль, завдяки сарафанне радіо, сфера держзакупівель обросла міфами і легендами. Фігурують такі слова і фрази, як корупція, відкати, демпінг, нездійсненні контракти, важкий вхід, затримка виплат, все вже розпиляно і т. Д. Масло у вогонь підливають досвідчені постачальники, що сурмлять на форумах і в соцмережах про труднощі і тотальному недосконалість тендерного законодавства . Але, якщо відкинути емоції і звернутися до фактів, то ми побачимо:

  1. Більш ніж півмільйона компаній хоча б раз брала участь в тендерах, з них третина - активні учасники.
  2. Конкуренція в більшості закупівель в середньому не досягає навіть трьох учасників на лот.
  3. Більше третини закупівель скасовується у зв'язку з відсутність хоча б однієї заявки (до слова про високу конкуренцію).
  4. Вхід на деякі типи закупівель мінімальний - заповнюй заявку і бери участь.
  5. Законодавство нехай і не зовсім, але вже не сире і за роки обросло законозастосовчій практикою.

Найчастіше, достатньо волі керівника, щоб відкрити для себе такий новий тип ринку збуту, як тендерні закупівлі. Для полегшення входу на цей ринок існують компанії, які надають послуги з тендерному супроводу.

Плюси і мінуси тендерного супроводу

Під тендерним супроводом розуміється комплекс послуг, які виявляються учаснику державних або комерційних закупівель, які допомагають йому результативно брати участь у тендерах . Послуга по супроводу тендерів популярна як у досвідчених постачальників, так і у компаній, які роблять перші кроки в закупівлях. І якщо в першому випадку, організації розуміють процес роботи із закупівлями і вигоду від тендерного супроводу, то новачки стикаються з дилемою - заглиблюватися в тендерну тематику самостійно або віддати «на сторону» компаніям, які професійно займаються супроводом.

У чому ж плюси і мінуси тендерного супроводу для новачка в порівнянні з самостійною роботою?

Спочатку плюси:

  • Швидкий старт в участі в торгах.
  • Професійна і якісна робота з підготовки документів.
  • Оперативні і кваліфіковані консультації фахівця.
  • Оперативний моніторинг нових закупівель.
  • Немає необхідності тримати штат співробітників і підвищувати їх кваліфікацію в надзвичайно мінливому законодавстві.
  • Оплата тільки за результат (допуск заявки / перемога), відсутність необхідності оплачувати зарплату, не прив'язану до результату.
  • Максимальна гнучкість. Оплата послуг тільки тоді, коли це необхідно.
  • Збільшення відсотка перемог як наслідок якісної підготовчої роботи.

Тепер мінуси:

  • Вартість. Дійсно якісний супровід коштує недешево.
  • Потрібна залученість. Для успішних результатів в тендерах необхідні скоординовані зусилля не тільки фахівців, але і замовника послуг. Замовник погоджує заявки, визначає поріг мінімальну ціни в аукціоні, приймає рішення щодо участі і т. Д.
  • Потоковость. Деякі компанії, які надають тендерну супровід, лише поверхово занурюються в потреби замовника, оформляючи заявки потоком від багатьох тисяч компаній. Ні а якому глибокому зануренні в потреби замовника тут мова не йде.

Які послуги входять до тендерного супровід

Схему успішної участі в тендерах можна представити у вигляді десяти кроків. Кожен з них можна виконати або самостійно, або за допомогою спеціалізованої організації.

  1. Пошук відповідного тендера. Державні тендери публікуються на сайті zakupki.gov.ru, тендери комерційних компаній на сотнях сторонніх сайтів, корпоративних майданчиків і комерційних ЕТМ. З огляду на те, що база тендерів щохвилини оновлюється, а терміни підготовки заявки стиснуті - краще використовувати спеціалізовані програми-агрегатори тендерів, такі як FindTenders.ru, які здійснюють моніторинг всіх тендерів і знаходять відповідні за заданими критеріями. Компанії, які здійснюють супровід, також використовують тендерні агрегатори.
  2. Аналіз тендерної документації. Іноді навіть перемога в тендерах обертається втратою коштів і безлічі часу, не кажучи вже про участіях в свідомо безперспективним торгах. Все тому, що компанії не приділяють належної уваги аудиту як самого тендеру, так і замовника, яка розміщує повідомлення про тендер. Потрібно ретельно проаналізувати тендер цілком по десяткам критеріїв, що відчутно підвищить ефективність подальших етапів. Цю роботу краще доручити фахівцям з великим стажем в тендерах.
  3. Цифровий підпис, ЕЦП. Для участі в електронних аукціонах обов'язково потрібна цифровий підпис, яку видає спеціалізована організація - засвідчує центр (УЦ). На даний момент мережа УЦ і їх партнерів досить розвинена в будь-якому регіоні і населеному пункті, тому отримання ЕЦП не доставляє великого клопоту. Важливо лише вибрати відповідний рівень захисту ЕЦП, щоб мати можливість брати участь на обраних майданчиках.
  4. Акредитація (реєстрація) на торгових майданчиках. Ця завдання і пов'язана з нею настройка ПО можуть викликати ускладнення у компаній, у яких немає власного ІТ відділу і досвіду настройки відповідного програмного забезпечення. Компанії, які здійснюють супровід, акредитують на майданчиках, допоможуть віддалено налаштувати ПО і подговтоіть комп'ютер для участі в торгах
  5. Підготовка заявки на участь. Найбільш часто замовляють послуга у тендерних фахівців. Складність підготовки заявки може варіюватися від простої (у разі запиту котирувань) до дуже складної (в разі конкурсу) з сотнею сторінок технічної документації. Некоректно або недостатньо повно заповнені заявки є основною причиною відмови допуску до торгів. Крім цього, може виникнути ситуація, коли необхідно скласти запит організатору тендера на роз'яснення положень тендерної документації. Підготовку заявки, особливо новачкові, краще довірити тендерним фахівцям з великим стажем.
  6. Грошове забезпечення заявки на участь. Найчастіше, особливо в великих тендерах, для участі в них необхідно внести суму до 5% від початкової мінімальної ціни (НМЦ) контракту на забезпечення участі. Забезпечення утримується з переможця, якщо він відмовляється підписати контракт. У всіх інших випадках, сума забезпечення повертається учаснику. Для великих тендерів сума в 5% від НМЦ може бути дуже істотною. Щоб не виймати гроші з обороту, часто розумніше залучити спеціальний цільовий займ або оформити банківську гарантію. Фінансовий фахівець підбере найкращі умови від сотень банків і МФО.
  7. Участь в тендері. Як правило, електронний аукціон. За цей етап роботи відповідає або штатний тендеріст, або віддалений співробітник компанії, що здійснює супровід. Дана послуга розташована на другому місці за популярністю після підготовки заявки на участь. Досвідчений фахівець з більшою ймовірністю переможе в аукціоні, до того ж не допустить сильного падіння в ціні. Все це в підсумку позначиться на розмірі прибутку переможця.
  8. Підготовка документації та погодження контракту. Якщо дійшли до цього етапу, значить контракт майже в кишені. Майже. Є ряд нюансів і тонкощів, на які необхідно звернути увагу при підготовці документації та підписання контракту. Навіть якщо компанія досвідчена і не в перший раз укладає договір із замовником, зайвий раз все перевірити не завадить, адже ціна помилки висока - це невиконання контракту і, як наслідок, втрата забезпечення і занесення в РНП (Реєстр недобросовісних постачальників), що перекреслює можливість в надалі брати участь держтендерах.
  9. Грошове забезпечення контракту переможцем. Забезпечення виконання контракту може досягати 30% від НМЦ, що зазвичай становить велику суму. Заморожування оборотних коштів на час виконання контракту виглядає нерозумно. Набагато краще залучити спеціальний цільовий займ або оформити банківську гарантію. Фінансовий фахівець підбере найкращі умови від сотень банків і МФО.
  10. Підписання контракту. Якщо попередні етапи пройшли гладко, то підписання контракту не викличе складнощів, однак іноді терміново може знадобиться консультація досвідченого юриста.

Типи тендерного супроводу

  1. Допомога на певному етапі в розглянутої вище схемі. Підсумком виконання етапу буде будь-якої вимірний проміжний результат. Наприклад, результатом першого етапу (пошуку відповідного тендеру) буде посилання на оригінал розміщення, результатом п'ятого (подача заявки) - оформлена за всіма правилами заявка на участь, яка гарантовано буде допущена до участі в аукціоні або до підсумкового розгляду тендерною комісією. Допомога на певному етапі може бути разова, націлена на рішення окремо взятої задачі (наприклад, підготовка заявки на участь) або постійна, в рамках тарифів по супроводу. Постійна допомога як правило вигідніше за рахунок постійного і стабільного обсягу роботи. Оплата як правило йде за фактом завершення проміжного етапу.
  2. Повний супровід під ключ, або інакше тендерний аутсорсинг. В цьому випадку, компанія-постачальник послуг надає повний цикл робіт від пошуку до перемоги в тендері. Крім того, як правило, протягом усього спільної роботи замовнику послуг виявляється консультація з усіх питань тендерного процесу. Учаснику закупівель немає необхідності вникати в усі тонкощі і нюанси роботи, він може зосередитися на головному - на продукті і на його ціні. Оплата за послуги може йти як за абонентське обслуговування, так і за результат (наприклад, перемога в тендері або допуск заявки). Зустрічається і комбінований підхід - плата стягується за відсоток з суми виграшного контракту переможного тендера + абонентське обслуговування.

Кому вигідний тендерний аутсорсинг

тендерний аутсорсинг підійде організаціям, які:

  • Чи не мають великого досвіду успішної участі в тендерах.
  • Не мають в штаті фахівців по тендерам.
  • Хочуть швидких результатів.
  • Хочуть оптимізувати витрати на утримання тендерного відділу або окремих тендерних фахівців.
  • Хочуть зосередитися на головному, віддавши другорядне професіоналам.

Для того, щоб зрозуміти свою вигоду, потрібно попередньо оцінити масштаб і обсяг необхідних робіт успішної участі. Розглянемо типову рольову структуру тендерного відділу.

Структура тендерного відділу

У кількох ролях може виступати один і той же співробітник, в той же час, на одну роль може знадобиться кілька співробітників.

  • Менеджер. Веде координаційну роботу по всьому спектру питань, виступає як контактна особа для комунікації з замовником послуг або бізнес-підрозділами.
  • Тендерний фахівець. Підбирає відповідні тендери і оформляє заявки на участь.
  • Тендерний юрист. Аналізує тендер на предмет можливої ​​аффілірованності і корупційності, а також відповідності із законодавством. Формує і відправляє запити організатору на роз'яснення положень документації до закупівлі. Формує і відправляє скарги у ФАС в разі підозри на порушення законодавства. Перевіряє контракт на предмет відповідності законодавства та інтересам компанії. Відстоює інтереси компанії в суді. Забезпечує правову консультацію на всьому протязі роботи з тендером.
  • Фінансовий фахівець. Підбирає найкращі умови для внесення забезпечення заявки і контракту. Оформляє заявки на банківську гарантію і тендерний кредит.
  • IT-фахівець. Готує робоче місце для участі в торгах, налаштовує апаратне і програмне забезпечення. Виступає в ролі оператора від компанії під час проведення торгів. Усуває помилки і несправності, фіксує технічні проблеми під час проведення торгів на майданчику.

Всі фахівці так чи інакше задіяні на різних етапах роботи з тендером. Якщо компанія невелика або обсяги торгів незначні - то утримувати такий штат співробітників накладно. Тендерний аутсорсинг вирішує проблему економії коштів, особливо на початковому етапі роботи з замовленнями. Замовник послуг контактує тільки з особистим менеджером компанії-аутсорсера, що позбавляє від зайвої «головного болю» і проблем з організацією спільною роботою багатьох фахівців. Замовник отримує вимірний результат роботи тендерного відділу, не вдаючись у технічні деталі і нюанси.

Як вибрати компанію по супроводженню

Важливо розуміти, що для успішної участі в тендерах в будь-якому випадку знадобиться залученість компанії замовника. До тендерному аутсорсингу необхідно ставитися як до інструменту, а не як до чарівної палички, яка дасть нові замовлення. Ось кілька важливих порад, які допоможуть успішно брати участь в тендерах, використовуючи аутсорсинг:

  • Дізнайтеся, чи є взагалі попит на ваш товар / послугу у держзамовників великих комерційних компаній. Перш, ніж укласти договір з тендерному аутсорсингу, попросіть у компанії зріз по вашій галузі за попередній квартал / рік. Оцініть обсяг, середній чек і регулярність попиту. Прорахуйте вигоду від участі в тендерах і тільки після цього приймайте рішення про співпрацю.
  • Ретельно підбирайте компанію-постачальника послуг із супроводу. Подивіться на її досвід, виграні контракти, відгуки реальних клієнтів. Пам'ятайте, що відгуки не можуть бути тільки позитивними - це ознака недобросовісної роботи піарників аутсорсингової компанії, які підробляють відгуки від відомих організацій і затирають негатив. Візьміть контакти і продзвоните реальних клієнтів - їм немає сенсу щось приховувати або приховувати.
  • Не женіться за дешевизною. Хороші і якісні послуги коштують дорого. Є «потокові» компанії, які надають послуги тисячам організацій, вони не можуть приділити достатньо уваги саме вам і не зацікавлені в саме у вашій перемозі. Є компанії, які повністю занурюються в вашу предметну область і проблематику і підбирають стратегію участі в рази перевершує по ефективності «потоковий» підхід.
  • Нарешті, найголовніше - ніхто не гарантує вам 100% перемогу в тендері. Ніхто. Крапка. Якщо ви бачите в комерційній пропозиції гарантії перемоги в конкретному тендері або кількість перемог за певний період - знайте, це обман чистої води. За маніпуляцію в сфері тендерів організатори несуть кримінальну відповідальність і зв'язуватися з шахраями не варто. Переможцем тендеру визнається учасник, який запропонував найкращі умови для виконання контракту, згідно тендерної документації. У більшості випадків головним критерієм є ціна в заявці, але далеко не завжди.

У чому ж плюси і мінуси тендерного супроводу для новачка в порівнянні з самостійною роботою?