Терміни зберігання табелів обліку робочого часу

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Детальніше про ведення табеля обліку робочого часу працівників читайте тут:
3. Правила руху табеля всередині компанії
4. Шлях проходження табелів може складатися з наступних етапів:
5. Де зберігаються табеля обліку робочого часу

Терміни зберігання табелів обліку робочого часу закріплені на законодавчому рівні, проте в деяких випадках можуть бути скориговані рішенням керівництва. Про те, яких термінів дотримуватися, читайте в матеріалі статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Який термін зберігання табеля обліку робочого часу

Важливість обліку робочого часу неможливо переоцінити: табель з даними про точну кількість відпрацьованих днів і годин є підставою для розрахунку зарплати, використовується при формуванні звітності та підтверджує факт дотримання або недотримання працівниками режиму робочого часу, встановленого в організації. Складання табеля здійснюється уповноваженою особою в єдиному екземплярі, після чого папір підписується керівником підрозділу і передається в бухгалтерію, де вона і залишається. Так як в закони періодично вносяться зміни, важливо враховувати актуальну інформацію, скільки потрібно зберігати табель обліку робочого часу .

Скачайте документи по темі:

Згідно з нормами закону «Про архівну справу в РФ» від 22 жовтня 2004 року за № 125-ФЗ деякі документи, без яких неможливо діловодство організації, отримують статус архівних. При цьому строки, протягом яких паперу можуть знадобитися самої організації або ж перевіряючим органам, відрізняються в залежності від важливості документа. Але в законі ці періоди не відображені, там сказано, що деякі держоргани можуть видавати переліки часто застосовуваних документів і вказувати для них конкретні терміни зберігання.

Детальніше про ведення табеля обліку робочого часу працівників читайте тут:

Подібний перелік затверджений Росархивом шостого жовтня 2000 року, ще до вступу в силу закону «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання». Цим нормативним актом користувалися багато кадровики. У ньому було конкретно закріплено, скільки зберігаються табеля обліку робочого часу. У розділі 7.2 значилося, що вони зберігаються один рік. Але в подальшому цей акт втратив чинність, що призвело до виникнення різночитань.

В даний момент діє наказ Мінкультури про затвердження «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності держорганів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів їх зберігання» від 25 серпня 2010 року за № 558. В акті зазначено, скільки зберігається табель обліку робочого часу, але термін тут інший - в розділі 7.1 відображено, що документ зберігається п'ять років. Але якщо облік вівся на робочих місцях з правом на компенсацію у зв'язку з тим, що умови праці визнані як важкі, шкідливі або небезпечні, термін зберігання табелів обліку робочого часу становить 75 років.

Табель обліку часу роботи можна вести і в електронному вигляді без створення паперового носія. Але для цього потрібно завірити його електронним цифровим підписом. Потрібно враховувати, що первинні та зведені документи можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації, терміни їх зберігання однакові. Перехід на ведення обліку в машинному вигляді повинен бути зафіксований в акті про облікову політику організації (ст. 8 Закону від 6 грудня 2011 року під №402-ФЗ).

Правила руху табеля всередині компанії

Компанії зобов'язані враховувати не тільки термін зберігання табеля обліку робочого часу , Але і правильно організовувати його рух. При цьому потрібно контролювати її зберігання на всіх етапах.

Довідка

Шлях проходження табелів може складатися з наступних етапів:

1. оформлення документа;
2. контролю складання;
3. підписання;
4. передачі в бухгалтерію;
5. організації зберігання.

Кожен з етапів має відображатися в наявному графіку документообігу, адже останній - це елемент облікової політики організації. При вказівці кожного етапу потрібно відображати виконавців, паперові та електронні версії, число примірників оригіналу / копій, інші важливі чинники, в тому числі, скільки потрібно зберігати табеля обліку робочого часу.

Обгрунтуванням передбаченого порядку вважається:

п. 4 ст. 9 закону 129-ФЗ від 21.11.1996, п. 4 Положення з бухобліку «Облікова політика компанії» ПБО 1/2008, затверджений наказом Мінфіну 106н від шостого жовтня 2008 року;

п. 15 Положення по веденню бухгалтерського обліку і звітності, затверджений наказом Мінфіну від дня двадцятого дев'ятого липня 1998 року 34н.

Формуючи графік документообігу, потрібно обов'язково враховувати специфіку складання документа, а не тільки терміни зберігання табелів обліку робочого часу. Під цим мається на увазі детальний облік:

• тривалості складання;
• проставлення відміток протягом усього місяця згідно з підтвердними документами;
• запізнення в поданні паперів.

У зв'язку з тим, що документ потрібно здавати в бухгалтерію в строго відведений термін, а дані про причини відсутності працівників організації часто надходять до табельнику пізніше, може знадобитися внесення виправлень не тільки до здачі, але і після неї. Тому краще передбачити можливість у табельників подання до бухгалтерії оригіналу табеля і складанні коригувань. Так як термін зберігання табелів обліку робочого часу становить від п'яти років, в бухгалтерії потрібно організувати місце, де будуть лежати паперу.

Де зберігаються табеля обліку робочого часу

Керівник організації сам вирішує, як і де зберігаються табелі обліку робочого часу (ст. 13, 17 Закону від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ).

Але треба відрізняти поточне зберігання від архівного. Поточне передбачає використання документів з моменту створення і до передачі в архів. Воно можливо в двох видах: зберігання в процесі виконання і зберігання виконаних документів . Виконані паперу необхідно сформувати в справи відповідно до номенклатури (п. 3.1 ГОСТ 7.0.8-2013, затвердженого наказом Росстандарта від 17 жовтня 2013 року за № 1185-ст).

Законом не регулюється, де повинні зберігатися табеля обліку робочого часу, але в разі перевірок до них повинен бути доступ. Якщо виявиться, що документи утилізовані раніше покладеного терміну - буде розпочато розгляд, який призводить до накладання штрафів.

Табель після закриття здається в бухгалтерію організації, де використовується як первинний документ для розрахунку заробітної плати. Після чого бухгалтер організовує його зберігання. Зазвичай папери залишаються у відділі фірми, але якщо там немає місця, після закінчення трьох років або меншого терміну можуть передаватися в архіви. Терміни, а також порядок передачі табеля та інших первинних документів в архів регламентуються локальним актом організації, тому єдиних умов немає. Табелі, що підлягають зберігання протягом 75 років, можуть передаватися з архіву підприємства в спеціалізовані архівні установи, якщо з ними укладено договір.

У місці, де зберігається табель обліку робочого часу, повинні дотримуватися всі умови, щоб відомості залишалися в читабельному вигляді. На папери не повинні потрапляти сонячні промені, волога, в іншому випадку вони швидко прийдуть в непридатний стан. Особливо важливо грамотного організовувати зберігання табелів, які підлягають знищенню лише через 75 років.