Товарна накладна, ТОРГ 12. Synerdocs

1. Уніфікована форма N ТОРГ-12
2. Товарна накладна і правила її заповнення
3. Виправлення ТОРГ-12
4. Хто і як повинен зберігати накладну ТОРГ-12?

Для чого потрібно товарна накладна? Почнемо з того, що будь-який факт господарського життя повинен бути зафіксований. Застосовувані в таких випадках документи називаються первинними обліковими. Їх складають при здійсненні факту господарського життя або безпосередньо після його закінчення. Роботу з накладними регламентує Федеральний закон від 06.12.2011 «Про бухгалтерський облік» N 402 (Далі - Закон).

Товарна накладна ТОРГ-12 є одним з документів бухгалтерського обліку, створення якого дозволяє оформити операції з відпуску і прийому товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ).

Згідно п. 2 ст. 9 Закону обов'язковими реквізитами первинного облікового документа, а значить, і накладної є:

• Назва документу;
• Дата складання;
• назву організації, що склав документ;
• зміст факту господарського життя;
• величина вимірювання факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
• найменування посади осіб, які вчинили угоду і відповідальних за її оформлення;
• підписи осіб, які вчинили угоду і відповідальних за її оформлення.

Залежно від обраної форми товарна накладна може містити як обов'язкові, так і додаткові реквізити.

Уніфікована форма N ТОРГ-12

З 1 січня 2013 року форму накладної може визначати керівник організації. Тепер компанії, виходячи зі своїх потреб, можуть самостійно створити і узгодити її використання з контрагентами і застосовувати в роботі. Головне, щоб вона містила всі обов'язкові реквізити первинного документа.

Як показує практика, необов'язкова до застосування уніфікована форма ТОРГ-12, затверджена Постановою Держкомстату РФ від 25.12.1998 N 132 , До сих пір широко використовується в обліку. В першу чергу, це пов'язано з робочими звичками бухгалтерів, які складалися протягом багатьох років. До того ж якщо в уніфікованій формі ТОРГ-12 все влаштовує, навіщо винаходити щось нове ?!

Нагадуємо, обов'язковими до застосування продовжують залишатися форми документів, що використовуються в якості первинних облікових, встановлені уповноваженими органами відповідно і на підставі інших федеральних законів. Наприклад, такими є касові документи ( інформація Мінфіну Росії N ПЗ-10/2012 ).

Товарна накладна і правила її заповнення

Товарну накладну складають у момент здійснення операції або відразу ж після її закінчення, так як контролюючі органи вимагають збігу дати в бланку товарної накладної ТОРГ-12 з датою передачі матеріальних цінностей.

Документ складається в двох примірниках. Перший примірник залишається в організації, яка здає товарно-матеріальні цінності, і є підставою для їх списання. Другий примірник передається другій стороні угоди і є підставою для оприбуткування цих цінностей.

У уніфіковану форму ТОРГ-12, затверджену Держкомстатом Росії, при необхідності можна вносити додаткові реквізити. При цьому всі затверджені реквізити залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа). Видалення окремих реквізитів з уніфікованої форми ТОРГ-12 не допускається.

Внесені зміни повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом організації.

Прискорити процеси створення, заповнення та обміну уніфікованої товарної накладної ТОРГ-12 можна за допомогою її перекладу в електронний вид .

Виправлення ТОРГ-12

У роботі з документами не виключені людський фактор і допущення помилок. Незалежно від того, з якої причини з'явився неправильно оформлений документ, його треба коригувати.

Товарна накладна ТОРГ-12 може бути виправлена ​​наступним чином:

1. Внесення виправлень в оригінал документа. Порядок усунення помилок в первинних документах встановлено в Положенні про документи і документообіг в бухгалтерському обліку , Затвердженому Мінфіном СРСР 29.07.1983 N 105 та чинному на сьогоднішній момент в частині, що не суперечить Федеральним законом від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» . Фахівці міністерства вважають, що в первинні облікові документи (за винятком касових і банківських, згідно ФЗ №402, виправлення вноситися можуть (п. 7 ст. 9). Але це потрібно робити лише за погодженням з учасниками господарської операції, що має бути підтверджено підписами тих осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень ( Лист Мінфіну РФ 25 січня 2012 р N 07-02-06 / 9 «Про виправлення первинних документів» ).
2. Створення актів розбіжності. Для уточнення даних про яких необхідно вжити до обліку товари (в тому числі кількісних показників) необхідно скласти акт за уніфікованою формою ТОРГ-2 (або N ТОРГ-3), а потім в первісної накладної зробити позначку про актування.
3. Існує ще один варіант виправлення помилок в первинному ринку. Відкликання помилкового документа і складання нового.

Застосування будь-якого з трьох описаних способів не суперечить законодавству РФ. Компанії можуть вибрати варіант, який буде зручний їм в роботі.

Хто і як повинен зберігати накладну ТОРГ-12?

Відповідно до вимог статті 29 Закону забезпечити безпечні умови зберігання облікових документів і їх захист від змін повинен економічний суб'єкт.

Терміни зберігання первинних бухгалтерських документів встановлюються відповідно до правил організації державного архівної справи, але не повинні становити менше 5 років після звітного року.

Таким чином, товарна накладна ТОРГ-12 повинна зберігатися не менше 5 років.

Дивіться також: Електронна товарна накладна