Трудовий договір з торговим представником: 5 небезпечних помилок
Помилки в трудовому договорі з торговим представником - досить часте явище в практиці кожного керівника. Детальніше про те, на що слід звернути увагу при підготовці цього документа, зразок і 5 найчастіших помилок, - в нашій статті. 
Фото: Shutterstock
Олександр Бичков,
начальник юридичного відділу, ТГК «Салют»
У цій статті ви прочитаєте:
На що звернути увагу в трудовому договорі з торговим представником
Зразок договору з торговим представником
5 найпоширеніших помилок в договорі з торговим представником
Трудовий договір з торговим представником вимагає особливого до себе увагу, оскільки нерідко полягає з помилками, які грають не на користь компаній. Торгові фірми, особливо якщо у них багато клієнтів - невеликих роздрібних точок, часто діють через торгових представників, за кожним з яких закріплюється певна територія. Його завдання - збільшення обсягу продажів, залучення нових клієнтів та утримання вже наявних шляхом просування продуктів, проведення зустрічей, формування комерційних пропозицій і швидкого реагування на запити клієнтів.
Як правило, торговий представник на ввіреній йому території є ключовою ланкою в процесі руху продукції від компанії до кінцевого споживача. Йому доручається цілий комплекс робіт: від здійснення операцій з роздрібними точками до контролю розміщення товару на полицях і погашення дебіторської заборгованості. Він і укладає контракти, і супроводжує їх в процесі виконання, і стежить за дотриманням зобов'язань.
Відзначимо, що його функції можуть значно варіюватися в залежності від специфіки бізнесу торгової компанії, тому список його трудових обов'язків в кожному окремому випадку потребує корегування. Якщо він не працює за цивільно-правовим договором, а зараховується в штат, то в трудовому договорі з торговим представником обов'язково треба врахувати ряд нюансів, пов'язаних з особливостями його роботи (рисунок 1).
Зазвичай, коли торговий представник приймає замовлення, він обумовлює дату і інші умови поставки. Тому, якщо безпосередньо поставка продукції не входить в його обов'язки, йому необхідно шляхом взаємодії з експедитором контролювати, доставлений чи товар всім клієнтам в термін. У всіх випадках, коли мають місце затримки доставки товару або перенесення термінів через поломки транспорту або з інших причин, торговий представник повинен своєчасно інформувати клієнтів. Він також повинен пам'ятати, що тільки уважне ставлення до замовників, облік їх потреб і побажань здатні їх утримати.
Помилка 1
У трудовому договорі з торговим представником не була зафіксована його матеріальна відповідальність.
Торговий представник приймається в штат компанії, тому його відповідальність перед нею обмежена розміром середньомісячного заробітку і відповідає він тільки за пряму дійсну шкоду, заподіяну роботодавцю. Неодержані доходи стягненню не підлягають в силу положень глави 39 Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ).
Наслідки. Компанія може понести значні матеріальні збитки при недбалому відношенні працівника до довіреним йому товарів або в разі недостатньої перевірки ділової надійності контрагентів, яким відвантажується продукція.
Як правильно. Торговий представник може бути притягнений до повної матеріальної відповідальності, якщо він допустив втрату, псування або пошкодження ввірених йому товарно-матеріальних цінностей, призначених для реалізації клієнтам. У трудовому договорі треба зафіксувати право роботодавця залучати працівника до дисциплінарної та матеріальної відповідальності в порядку, встановленому ТК РФ і іншими федеральними законами.
Крім трудового договору з торговим представником, з ним потрібно укласти окремий договір про матеріальну відповідальність (малюнок 2), а товарно-матеріальні цінності передати за описом або іншого документа (накладної, акту і так далі). У такій ситуації, оскільки торговий представник по роду діяльності обслуговує матеріальні цінності, його відповідальність перед компанією вже не обмежується розміром його середньомісячного заробітку. Він відповідає за весь пряму дійсну шкоду, заподіяну компанії, в повному обсязі (ст. 243 ТК РФ).
Заробіток торгового представника формується з фіксованої частини окладу в невеликому розмірі і премії, яка становить його основний дохід, тому компанія може не виплатити йому премію і залучити до матеріальної відповідальності за шкоду.
Помилка 2
У трудовому договорі з торговим представником премія вказана як складова частина зарплати.
Преміальна форма оплати праці - оптимальний варіант, який дозволить дотримати баланс інтересів торгового представника і роботодавця (рисунок 1, п. 5.4 договору). Однак преміювання потрібно правильним чином оформити в трудовому договорі і в документах компанії.
Наслідки. Якщо премія позначена в трудовому договорі з торговим представником в конкретному розмірі (наприклад, 30 тис. Руб.) Або із зазначенням діапазону (15% ціни контракту), то роботодавець зобов'язаний її виплачувати. В іншому випадку працівник може стягнути через суд не тільки суму премії, але також відсотки за затримку виплати в розмірі 1/300 ставки рефінансування ЦБ РФ за кожен день прострочення, за моральну шкоду та інші витрати.
Як правильно. У трудовому договорі з торговим представником краще вказати, що працівникові може виплачуватися премія. Якщо в штатному розкладі і трудовому договорі не зазначено, що вона є складовою частиною зарплати, а в локальному положенні про преміювання йдеться, що премія нараховується і виплачується тільки при наявності у компанії фінансової можливості, працівник не матиме права вимагати її виплати. Виплата премії буде не обов'язком, а правом роботодавця, яке він зможе реалізувати на свій розсуд.
Помилка 3
У договорі не зафіксовано роз'їзний характер роботи співробітника.
Одне з важливих умов трудового договору з торговим представником - роз'їзний характер роботи.
Наслідки. Незазначення в трудовому договорі з торговим представником на роз'їзний характер його роботи може викликати в компанії серйозними незручностями. Частиною 1 статті 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення передбачено, що порушення законодавства про працю та про охорону праці тягне за собою накладення на посадових осіб штрафу в розмірі від 1000 до 5000 руб .; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без створення юрособи, - накладення штрафу від 1000 до 5000 руб. або адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб; на юросіб - накладення штрафу від 30 тис. до 50 тис. руб. або адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб.
Як правильно. Вкажіть на роз'їзний характер роботи торгового представника (рисунок 1, п. 5.2 договору): ця умова визнається обов'язковою для включення в текст трудового договору (ст. 57 ТК РФ). Також компанія може затвердити наказ з переліком посад працівників, яким встановлено роз'їзний характер роботи, але це необов'язково.
Помилка 4
Некоректно сформульовані умови компенсаційних виплат.
Роботодавці компенсують торговим представникам різні витрати, понесені в ході трудової діяльності. Однак таку компенсацію важливо правильно оформити, тим більше що від цього залежать питання оподаткування.
Наслідки. Якщо компанія в трудовому договорі встановить торговому представнику надбавку до окладу за роз'їзний характер роботи, вона буде обкладатися ПДФО і внесками до позабюджетних фондів як складова частина заробітку.
Як правильно. Набагато краще встановити компенсації в рахунок відшкодування конкретних витрат, пов'язаних з виконанням працівником посадових обов'язків. Компенсаційні виплати не включаються до податкової бази з ПДФО, і на них не нараховуються внески. Для цього в договорі необхідно передбачити, що працівнику компенсуються документально підтверджені витрати, понесені ним у процесі праці (на використання мобільного зв'язку, особистого транспорту і інші) (рисунок 1, п. 5.5 договору).
Зацікавленість роботодавця в таких витратах може бути викликана різними чинниками, наприклад необхідністю оперативного вирішення тих чи інших питань конкретними співробітниками, а також створення належних умов праці для категорій працівників, трудова діяльність яких прямо або побічно пов'язана з телефонними переговорами, - менеджерів, юристів (Постанова ФАС північно-Кавказького округу від 14.08.2007 №Ф08-4810 / 2007-1847А).
Повинні бути укладені додаткові угоди з працівниками про використання в службових цілях особистої стільникового зв'язку (Постанова ФАС Уральського округу від 07.11.2006 №Ф09-9786 / 06-С2). Крім того, ФАС Уральського округу в Постанові від 12.02.2008 №Ф09-234 / 08-С2 вказала, що витрати на оплату послуг стільникового зв'язку повинні бути необхідними і безпосередньо пов'язаними з підприємницькою діяльністю роботодавця.
Помилка 5
У трудовому договорі з торговим представником не зазначені обов'язки працівника по веденню документообігу.
Важлива функція торгового представника - контроль документообігу, тобто своєчасного і коректного оформлення всіх документів, супроводжуючих процес продажів: бланків замовлень, карт клієнта, прайс-листів, договорів поставки, сертифікатів якості. По цьому пункту обов'язки і функції торгового представника зводяться до своєчасної і повної підготовки необхідного комплекту документів та рекламних матеріалів на кожен робочий день.
Наслідки. Компанії недоцільно перекладати ці функції на інших співробітників, оскільки робота торгового представника повинна носити комплексний характер по кожному клієнту: він повинен не тільки укладати контракти, але і вести весь необхідний документообіг.
Як правильно. Ці обов'язки слід також закріпити за торговим представником в трудовому договорі, адже він веде клієнта, укладає з ним контракт, оформляє документи і супроводжує виконання контракту. Без оформлення закривають документів робота торгового представника буде неповною (рисунок 1, п. 4.1.21 договору).
У сучасних умовах з урахуванням розвитку науки і техніки виникає необхідність доповнювати які укладають із працівниками трудові договори новими умовами, спрямованими на захист прав і законних інтересів роботодавців. Зокрема, варто включати положення про заборону проводити робочий час в соціальних мережах і про відповідному праві роботодавця блокувати такі сайти, виключаючи доступ на них працівників; незайвим буде включити в трудові договори положення про заборону працівникам використовувати в особистих цілях службову пошту і телефон.
Фрагмент зразка договору з торговим представником:
Розділи договору «Права і обов'язки сторін трудового договору» і «Адреси та підписи сторін» є типовими, тому тут не наводяться.
Як розширити обов'язки торгового представника
Торговий представник може серед іншого координувати на ввіреній йому території роботу ряду співробітників компанії із суміжними трудовими функціями - наприклад, промоутерів. Делегувати такі повноваження комерційного представника зручно, оскільки створюється ефективний механізм управління кадрами, а його особиста відповідальність за ситуацію на цій території підвищується.
Якщо в компанії відсутні такі штатні одиниці, їх функції можуть бути зосереджені на посаді торгового представника, якому ставиться в обов'язок виконання комплексу робіт. Якщо штатні одиниці присутні, але з метою оптимізації витрат на оплату праці необхідно об'єднати їх в одну, то з торговим представником можна укласти додаткову угоду до трудового договору і затвердити для нього нову посадову інструкцію, в якій буде позначений оновлений функціонал. Решта посади наказом керівника компанії можна виключити зі штатного розпису.
Джерело: Олександр Бичков