➤ Довідка про відрядження зразок
- Яким документом підтвердити службову поїздку
- Довідка про знаходження у відрядженні: хто видає
- Для чого потрібно підтверджуючий документ в різні інстанції
- Довідка про відрядження за відсутності підтверджуючих документів
- Порядок оформлення довідки
Факт службової поїздки можна підтвердити за допомогою офіційного документа. Розповімо, як його скласти для різних інстанцій, який зразок використовувати.
Скачайте документи по темі:
Яким документом підтвердити службову поїздку
При необхідності співробітник може офіційно підтвердити факт перебування у відрядженні або планування службової поїздки в іншу місцевість для виконання дорученого завдання. Довідка про відрядження, зразок якої законодавством не встановлений, є підтверджуючим документом. Роботодавець зобов'язаний видати його співробітникові на письмове прохання протягом трьох днів.
Зразок довідки про відрядження від експертів журналу «Кадрове справа»
Довідка про відрядження підтвердить, що працівник перебував у іншій місцевості з поважної причини, виконував свої посадові обов'язки за дорученням роботодавця. Залежно від конкретної ситуації документ можуть видати як після повернення з відрядження, так і до вибуття до місця виконання службового завдання.
У документі вказують відомості, що підтверджують факт поїздки. Не потрібно включати в нього причину і мету відрядження, виробничі процеси, які доручили працівникові.
Валентина Андрєєва - експерт «Системи Кадри», професор РГУП розповість про порядок оформлення службових відряджень, підготовки необхідних документів, які в подальшому будуть потрібні для проведення звітності.
Довідка про знаходження у відрядженні: хто видає
Працівники організації мають право отримати будь-які документи, що підтверджують трудову діяльність. Оформленням таких довідок, як правило, займається кадровик, до нього і потрібно звертатися за наданням довідок, виписок, копій. Видати документ можуть тільки безпосередньо самому громадянину. Надавати дані про відрядження за місцем вимоги кадровики не мають права.
З урахуванням глави 14 Трудового кодексу:
- відомості про підтвердження трудової діяльності співробітника передають третім особам тільки з письмової згоди самого працівника;
- фахівець, який має доступ до відомостей конфіденційного характеру, несе повну відповідальність за нерозголошення таких даних.
Якщо в організації відсутній відділ кадрів, довідка з місця роботи про відрядження може бути надана відповідальною особою, який має право видавати довідки, виписки і копії документів. У невеликих компаніях такі обов'язки покладають на секретаря, бухгалтера або керівника.
Для чого потрібно підтверджуючий документ в різні інстанції
- Довідка про відрядження в ЗАГС
Для реєстрації шлюбу необхідно:
- письмову заяву в ЗАГС;
- закінчення встановленого терміну після його подачі;
- особиста присутність двох учасників процесу.
У Сімейному Кодексі немає ніяких вказівок з приводу перенесення одруження через знаходження одного з учасників процесу у відрядженні. Але практика показує, що тривалі поїздки дозволяють перенести термін узаконення стосунків. Для цього потрібно звернутися з документом, що підтверджує факт тривалої відсутності, в ЗАГС.
- Довідка з роботи про відрядження до навчального закладу
Студентам і учням, які одночасно навчаються і працюють, довідка буде потрібно для підтвердження факту відсутності в регіоні з поважної причини.
- Довідка з місця роботи: відрядження для подання до суду
Якщо сторона справи з поважних причин не може прибути до суду через відрядження, можливо перенесення термінів судового засідання. Підтвердити свою відсутність слід за допомогою довідки, отриманої в організації, проїзних документів. Суддя приймає рішення про перенесення судових засідань, якщо їх проведення неможливо здійснити без особистої присутності громадянина. Необхідно враховувати, що чинним законодавством відрядження не визначена в якості вагомого аргументу для неявки за повісткою до суду.
- Довідка про відрядження в поліцію
За умовно засудженими або за достроково звільненими громадянами стежать правоохоронці. Якщо він залишає межі населеного пункту без попереднього попередження і узгодження з дільничним інспектором або з іншою відповідальною особою, то не виключені неприємності. Тому про свою відсутність в регіоні з поважної причини така категорія громадян зобов'язана попереджати поліцію.
Довідка про відрядження за відсутності підтверджуючих документів
Якщо у співробітника з яких-небудь причин немає квитків, наприклад, він їх втратив, а також документів, що підтверджують факт проживання у відрядженні, він повинен подати роботодавцю службову записку, довідку, інший документ з проставленими відмітками сторони, яка приймає (на підставі абз. 4 п . 7 Положення про відрядження).
Такий документ необхідний, щоб визначити фактичний термін поїздки, нарахувати добові, підтвердити податкові витрати (п. 1 ст. 252 НК). Службову записку або відповідну довідку працівник повинен скласти в довільній формі. Представник контрагента включає в неї назву своєї організації, точну дату прибуття працівника до місця відрядження, дату від'їзду назад до місця його постійної роботи, ставить підпис і печатку (при її наявності).
Порядок оформлення довідки
Довідка про відрядження повинна містити такі відомості:
- дані про адресата (або просто вказівка: «за місцем вимоги»);
- найменування довідки;
- дату, номер і місце складання документа;
- змістовний текст, що підтверджує факт перебування у відрядженні;
- дату вибуття і прибуття;
- підпис відповідальної особи;
- печатку установи.
висновок
Довідка про відрядження може знадобитися в різні інстанції. Кадровик оформляє документ протягом трьох днів після отримання письмової заяви працівника, підтверджуючи в ньому факт перебування у відрядженні. Вказувати мету поїздки немає необхідності.