Навигация по сайту

Меню сайта

Ключевые теги

Реклама

новости партнёров

Архив сайта

Новости

Где покупать автошины
о Для своей машины всегда самое-самое хочется купить. Часто нет элементарно времени на какие-то походы по магазинам, чтобы детали найти и купить. Часто уже интернет-магазинами пользуются даже для таких

➤ Кадрове діловодство

  1. Які обов'язкові кадрові документи оформляє роботодавець
  2. Трудовий договір
  3. Посадові інструкції
  4. Локальні нормативні акти (ЛНА)
  5. Особисті картки працівників
  6. Накази по особовому складу
  7. Накази з основної діяльності
  8. Штатний розклад
  9. Графік відпусток
  10. Облікові книги та журнали
  11. Табель обліку робочого часу
  12. Колективний договір
  13. Кому доручити ведення кадрового діловодства
  14. Організація кадрового діловодства своїми силами: покрокова інструкція

Дізнайтеся, як ведеться кадровий облік в організації і за що можуть оштрафувати. Скачайте інструкцію з кадрового діловодства або організуйте облік своїми силами.

Скачайте корисний документ

Які обов'язкові кадрові документи оформляє роботодавець

Будь-яка компанія, яка використовує найману працю, зобов'язана вести кадровий облік. Робота з персоналом супроводжується оформленням безлічі документів, від штатного розкладу до наказів по особовому складу. Завдання кадровика - своєчасно і правильно оформляти документи кадрової служби, в міру необхідності вносити в них зміни, перевіряти на відповідність актуальному законодавству.

Грамотно структурована інструкція з кадрового діловодства, складена з урахуванням нового ГОСТу, зведе до мінімуму ризик грубих помилок в роботі з персоналом.

Починаючи кадрове діловодство з нуля, підготуйте обов'язкові документи кадрової служби, без яких повноцінна робота з персоналом просто неможлива.


Курс по кадровому діловодству

Дуже складно розібратися в тонкощах кадрового діловодства без відповідної підготовки. Пройдіть навчання у Вищій Школі Кадровика, щоб грамотно складати кадрові документи та ефективно запобігати трудові конфлікти.

Трудовий договір

Основний документ в роботі кадровика. Підтверджує наявність трудових відносин, встановлює права і обов'язки сторін. Єдиної уніфікованої форми трудового договору немає, хоча існує типовий бланк для мікропідприємств. Взяти його за основу можуть і інші роботодавці. Закон не забороняє складати трудові договори у вільній формі, якщо в них присутні всі обов'язкові умови та відомості про сторони.

Обов'язкові умови трудового договору:

  • трудова функція із зазначенням посади або виду роботи;
  • місце роботи і умови праці;
  • оплата праці з зазначенням тарифної ставки або окладу;
  • умова про обов'язкове соціальне страхування.

Відобразіть в трудовому договорі характер і режим роботи, якщо вони відрізняються від звичайних. Для посад з шкідливими або небезпечними умовами праці пропишіть всі належні за законом гарантії і компенсації. У терміновому договорі обов'язково вкажіть термін дії і причини, за якими сторони не змогли встановити безстрокові трудові відносини.

Обов'язкові відомості трудового договору:

  • П. І. Б. працівника і найменування роботодавця (для фізособи - ПІБ);
  • дані про документи, що засвідчують особу працівника і роботодавця-фізособи;
  • ІПН роботодавця (крім фізосіб, які не мають статусу підприємця);
  • відомості про особу, підписує договір від імені роботодавця;
  • місце і дата складання документа.

Посадові інструкції

Незважаючи на відсутність в Трудовому кодексі РФ згадок про даний документ, державні органи розробляють пакет посадових інструкцій в обов'язковому порядку (закон №79-ФЗ від 27.07.2004), а комерційним організаціям дуже бажано це зробити.

Наявність посадових інструкцій дозволяє:

  • грамотно розподілити обов'язки між схожими посадами;
  • довести в суді або прокуратурі правомірність дисциплінарного стягнення;
  • обґрунтувати звільнення співробітника з ініціативи роботодавця;
  • коректно атестувати персонал на предмет відповідності займаним посадам.

Увага! Інструкції складаються для посад, а не для конкретних працівників, тому не робіть їх іменними. Якщо співробітник звільниться або переведеться, інструкцію доведеться заново стверджувати. З цієї ж причини краще затвердити її як самостійний документ, а не як додаток до трудового договору або угоди.

Локальні нормативні акти (ЛНА)

Бувають обов'язковими і необов'язковими. Локальні нормативні акти інспектор ГИТ вправі запросити при перевірці, а якщо якогось документа немає або він оформлений з помилками, роботодавця можуть оштрафувати або видати припис.

До числа обов'язкових відносяться всі ЛНА, що згадуються в ТК:

  • положення про оплату праці, якщо умови оплати праці не відображені в колективному договорі або іншому локальному акті (ст. 135 ТК РФ);
  • положення про персональних даних працівників (ст. 86 ТК РФ);
  • правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 189 ТК РФ).

Якщо в штаті є посади з ненормованим робочим днем, слід затвердити перелік співробітників, на яких поширюється особливий режим роботи (ст. 57, 101 ТК РФ). Якщо компанія направляє персонал на перенавчання або підвищення кваліфікації - положення про порядок і умови проходження професійної підготовки (ст. 196 ТК РФ).

Необов'язкові ЛНА оформляються в міру необхідності. Щоб чітко регламентувати робочі процеси, розробіть додаткові внутрішні документи: положення про преміювання, відрядженнях, наставництво, соціальній політиці, підборі персоналу і т.д. Уніфікованих вимог до оформлення та структурі локальних актів немає, орієнтуйтеся на діючий ГОСТ і правильно запевняє кожен документ.

Особисті картки працівників

Всі роботодавці, незалежно від організаційно-правової форми та сфери діяльності, зобов'язані заводити на кожного співробітника особисту картку. Використовуйте уніфіковану форму Т-2 або розробіть свій бланк. Для оформлення державних службовців розроблений спеціальний бланк Т-2ГС.

Не забудьте під підпис ознайомити працівника з вмістом особистої картки відразу після первинного заповнення, а потім - після внесення нових записів про переведення (в тому числі тимчасове), звільнення, перейменування посади.

Увага! Особиста картка закривається після припинення трудового договору, на підставі якого вона заводилася. Якщо приймаєте на роботу співробітника, колись уже працював в організації, заводите на нього нову картку.

Накази по особовому складу

Прийом на роботу, відрядження, звільнення, преміювання, надання відпустки та інші кадрові процедури оформляються наказами. Це найважливіший документ будь-якої кадрової служби, на підставі якого вносяться записи в особові рахунки, трудові книжки, особисті картки.

Деякі накази складаються в уніфікованої табличній формі. Якщо розпорядження стосується не одного, а відразу декількох співробітників, використовується бланк з позначкою «а»:

Таблиця 1. Накази, що оформляються на уніфікованих табличних бланках

№ форми

Тип і найменування бланка

Т-9 або Т-9

Наказ про направлення одного або декількох працівників у відрядження

Т-11 або Т-11а

Наказ про заохочення одного або декількох працівників

Т-8 або Т-8а

Наказ про звільнення одного або декількох працівників

Т-6 або Т-6а

Наказ про надання відпустки одному або декільком працівникам

Т-5 або Т-5а

Наказ про переведення одного або декількох працівників на іншу роботу

Т-1 або Т-1а

Наказ про прийом одного або декількох працівників на роботу

Увага! Замість уніфікованих форм можна використовувати бланки, затверджені роботодавцем, якщо в них присутні всі обов'язкові реквізити.

Решта накази оформляються в текстовому вигляді. Якщо потрібно відкликати співробітника з відпустки або відправити на курси підвищення кваліфікації, відновити на роботі або винести дисциплінарне стягнення, складайте наказ у вільній формі.

Юридичну силу розпорядження надають завірчі реквізити - особистий підпис генерального директора або іншої посадової особи, яка уповноважується на підписання накази. Крім підпису проставляється печатка організації (якщо є). Розпорядчі документи вступають в силу з моменту підписання або з вказаної в них.

Увага! Накази про призначення на посаду керівників - генерального директора, його заступників, головного бухгалтера та інших посадових осіб, що згадуються в статуті - відноситься до наказів по основній діяльності, а не по особовому складу.

Накази з основної діяльності

До них відносяться всі письмові розпорядження, які не стосуються особового складу або адміністративно-господарських питань: про введення в дію локальних нормативних актів або внесення змін у вже наявні ЛНА, про створення нових посад і проведенні перевірок. Оформлення таких наказів може доручатися як секретарю організації, так і співробітникам кадрової служби.

Штатний розклад

Характеризує кадровий склад компанії: організаційну структуру, чисельність і склад персоналу, оплату праці по всіх посадах. Для оформлення використовуйте уніфіковану форму Т-3 або розробіть власний шаблон. Термін дії документа можна не вказувати, але якщо він обмежений, не забудьте скласти новий штатний розклад до вказаної дати.

Приклад штатного розкладу з обмеженим терміном дії

Дізнайтеся, як ведеться кадровий облік в організації і за що можуть оштрафувати


Вносьте в документ все без винятку посади, наявні в компанії, в тому числі - вакантні, тимчасові і сезонні. Закон забороняє приймати працівників на посади, не передбачені штатним розписом (лист Роструда № ПГ / 13229-6-1 від 21.01.2014).

Найменування посад пишіть російською мовою і без скорочень, по кожній вказуйте точний оклад - вилки зарплат неприпустимі. Посади, пов'язані з компенсаціями, пільгами або обмеженнями, повинні відповідати ПРОФСТАНДАРТ і тарифно-кваліфікаційними довідниками (лист Мінпраці №14-0 / 10 / В-2253 від 4.04.2016). Експерт журналу «Кадрове справа» розповість, що можна і чого не можна прописувати в штатному розкладі

Увага! За помилки в штатному розкладі компанії загрожує штраф за статтею 5.27 КоАП РФ.

Графік відпусток

Складається щорічно і встановлює терміни надання щорічних оплачуваних відпусток всім працівникам організації. За основу візьміть уніфіковану форму Т-7 або власний шаблон.

★ Завантажити всі потрібні зразки >>

Щоб не було претензій до документа, дійте послідовно:

  1. Дізнайтеся побажання працівників. Попросіть керівників відділів зібрати інформацію по кожному структурному підрозділу.
  2. Перевірте, чи є серед персоналу пільговики, які мають право взяти відпустку в будь-який зручний момент. До них відносяться вагітні жінки, неповнолітні та деякі інші категорії працівників.
  3. Складіть попередній зведений графік. Внесіть в документ всіх співробітників, в тому числі зовнішніх і внутрішніх сумісників, а також тих, у кого декретну відпустку закінчується в наступному році.
  4. Узгодьте і затвердите графік. Видайте окремий наказ або поставте гриф обмеження доступу до на самому документі, ознайомте з ним співробітників під підпис (лист Роструда №ПГ / 5883-6-1 від 1.08.2012).

використовуйте розумний графік відпусток - багатофункціональну таблицю, розроблену в допомогу каровіку. З її допомогою ви легко складете зведений документ і заплануєте відпустки всіх співробітників організації за новими правилами 2019 року, виявите будь-які перетину дат і періодів, вчасно складете і розішле письмові повідомлення.

Увага! Прийміть графік відпусток на наступний календарний рік не пізніше 17 грудня поточного року: ГИТ строго стежить за дотриманням терміну і може оштрафувати компанію.

Облікові книги та журнали

Насамперед слід завести книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, а також книгу обліку трудових книжок , Наданих співробітниками. Оскільки мова йде про бланках суворої звітності і обмеженого доступу, роботодавець зобов'язаний вести облік всіх випадків отримання або видачі трудових книжок.

Інші реєстраційні журнали, які доцільно оформити в компанії:

  • журнал перевірок наглядових органів;
  • журнал реєстрації наказів та розпорядження керівництва;
  • журнал реєстрації відряджених працівників;
  • журнал ознайомлення з посадовими інструкціями та локальними нормативними актами роботодавця.

А журнал інструктажів (вступного, на робочому місці і т.д.) відноситься до обов'язкових документів.

Цей список можна розширювати і доповнювати. Якщо проводите медогляди персоналу, ведіть їх облік в окремому журналі. Щоб систематизувати надходять листи, телеграми і звернення, заведіть журнал реєстрації вхідної кореспонденції.

Табель обліку робочого часу

Відображає час, фактично відпрацьований кожним співробітником при поденно або підсумованого обліку, і служить підставою для нарахування заробітної плати. У комерційних організаціях використовується уніфікована форма Т-12 або її аналог, при автоматизованій обробці даних - форма Т-13. Бюджетні підприємства застосовують строго один бланк - уніфіковану форму ОКУД 0504421.

Заповнюйте табель за формою Т-12 або Т-13 у відповідності зі стандартами, затвердженими наказом Мінстату України № 1 від 5.01.2004, а форму № 0504421 - відповідно до методичних рекомендацій, наведених у наказі Мінфіну Росії №52н від 30.03.2015.

Використовуйте кодові позначення: Я або 01 - тривалість роботи в денний час, Н або 02 - робота в нічний час, С або 04 - понаднормова робота, К або 06 - службове відрядження і так далі.

★ Повний перелік стандартних літерних і цифрових позначень зібраний в таблиці від «Системи Кадри».

Увага! Закон не забороняє роботодавцям розробляти власні коди, якщо стандартних умовних позначень недостатньо.

Колективний договір

Ще один не обов'язковий, але дуже важливий документ - колективний договір. Полягає він на добровільних засадах між роботодавцем і всіма працівниками підприємства в особі кількох представників. У договорі прописуються додаткові обов'язки і права сторін, наприклад, розмір вихідної допомоги або відмову від страйків.

★ Детальніше: Колективний договір

Кому доручити ведення кадрового діловодства

На мікропідприємствах і в недавно створених організаціях ведення кадрового діловодства в повному обсязі зазвичай лягає на плечі однієї людини. Зазвичай це директор фірми або його заступник. Але в міру розвитку бізнесу і розширення штату зростає і обсяг паперової роботи. На цьому етапі слід виділити штатну посаду для фахівця з кадрів, який добре знає основи кадрового діловодства і присвячує весь свій робочий час роботі з персоналом.

У великих компаніях зі складною організаційною структурою кадровим діловодством займається окрема служба.

Якщо в складі організації є відокремлені структурні підрозділи, наприклад, філії в інших містах і регіонах, вести кадровий облік можна двома способами. Більш витратний - створити в кожному філіалі посаду кадровика, більш вигідний, але пов'язаний з певними труднощами - обійтися силами кадрової служби в головному офісі, налагодивши роботу за допомогою сканів і пошти. Що являє собою віддалене кадрове адміністрування і як його організувати , Читайте в журналі «Кадрове справа».

Таблиця 2. Переваги і недоліки різних способів організації КД в філіях

процедура

КД ведеться в головному офісі

КД ведеться у філіях

Оформлення документів

Скрутно дотримуватися термінів, передача оригіналів документів займає час

Терміни дотримуються, право підпису делегується керівнику філії

Призначення співробітників, відповідальних за кадрове діловодство (КД)

Зазвичай знайти підходящого співробітника з відповідною кваліфікацією нескладно

Оскільки в філіях менше співробітників, вибрати відповідального за КД складно

Залучення до роботи понаднормово або у вихідні

Не завжди вдається оперативно оформити всі необхідні документи і в термін доставити їх до підрозділу

Не проблема: потрібно лише отримати згоду працівника і на місці оформити всі документи

Видача працівникам документів при звільненні

Потрібно більше часу на доставку, є ризик втрати при пересиланні поштою

Документи можна видати оперативно, без порушення встановлених термінів

Організація кадрового діловодства своїми силами: покрокова інструкція

Як організувати роботу з кадрами в недавно створеної компанії або відновити після попередника? Нова інструкція з кадрового діловодства, розроблена з урахуванням норм Цивільного та Господарського кодексів, допоможе нічого не упустити.

Дійте поетапно:

Крок 1. Створіть нормативну базу. В першу чергу орієнтуйтеся на вимоги Трудового кодексу РФ - основного зводу законів про працю, який би безліч кадрових процесів: прийом на роботу, надання відпусток, права і обов'язки сторін трудового договору, порядок нарахування заробітної плати і т.д.

Також враховуйте норми, встановлені:

  • наказом Мінстату №1 від 5.01.2004 - про! застосування уніфікованіх форм первинного обліку та обов'язкові реквізити;
  • методичними рекомендаціямі від 11.07.20017, ЗАТВЕРДЖЕНЕ постановою Кабінету Міністрів Генштабом ЗС РФ - про ведення військового обліку співробітніків;
  • постановив Уряду РФ №225 від 16.04.2003 - про правила ведення, зберігання та обліку бланків трудових книжок и вкладішів до них;
  • постановив Мінпраці РФ № 69 від 10.10.2003 - про вимоги до Заповнення трудових книжок;
  • стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 від 8.12.2016 - про вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації.

Крок 2. Прізначте відповідальніх посадових осіб. У невеликій компанії всіма питаннями, пов'язаними з кадровим діловодством, може займатися одна людина - кадровик, секретар або директор. Тоді саме на нього покладається обов'язок щодо ведення і зберігання трудових книжок. Але якщо обсяг роботи великий, краще розподілити зони відповідальності між декількома співробітниками. Наприклад, призначити одного з кадровиків відповідальним за ведення і облік трудових книжок, іншому доручити роботу по складанню кадрових наказів.

Зразок наказу про призначення посадової особи, відповідальної за трудові книжки


Крок 3. Складіть перелік обов'язкових кадрових документів. Включіть в нього локальні нормативні акти та інші документи, наявність яких інспектор ГИТ обов'язково перевірить під час чергового візиту: штатний розклад, графік відпусток, табель обліку робочого часу, особові картки співробітників. Якщо організація планує відмовитися від уніфікованих форм, видайте наказ про розробку власних бланків.

Крок 4. Розробіть і затвердите необхідні документи кадрового обліку та нормативні акти. Є кілька способів затвердити ЛНА: дізнайтеся, чим вони відрізняються один від одного, і виберіть найбільш підходящий. Врахуйте, що деякі документи спочатку доведеться узгодити з профспілкою ( які конкретно , Розповість експерт електронного журналу «Кадрове справа»).

Крок 5. Заповніть реєстраційні книги і журнали. Призначте співробітників, відповідальних за реєстрацію інструктажів, медоглядів, кореспонденції.

  1. Перевірте правильність оформлення трудових договорів. Спочатку перевірте, чи правильно оформлений на роботу директор організації, потім перегляньте інші договори. Переконайтеся, що прописані в них оклади і найменування посад в точності збігаються з формулюваннями в штатному розкладі, трудових книжках і наказах про прийом на роботу. Якщо виявите помилки, внесіть зміни шляхом укладання додаткових угод з працівниками.
  1. Ознайомте співробітників під підпис з ЛНА, що мають до них безпосереднє відношення. Мова йде не тільки про правила трудового розпорядку та інших ЛНА, з якими персонал слід знайомити при прийомі на роботу, а й про посадових інструкціях, наказах по особовому складу, журналах реєстрації інструктажів.

Увага! Переконайтеся, що кожен співробітник отримав на руки свій екземпляр трудового договору і всіх додаткових угод до нього.

  1. Організуйте військовий облік. Якщо в компанії працюють військовозобов'язані або особи призовного віку, вести військовий облік обов'язково. Призначте відповідального за ведення обліку і узгодьте призначення з місцевим військкоматом, складіть план робіт для отримання дозволу облікові документи на підставі відомостей з військових квитків, особистих карток і посвідчень призовника, наданих співробітниками.
  1. Створіть безпечні умови зберігання. Ця вимога поширюється на всі документи, що містять персональні дані (ПД): розміщуйте їх в надійно замикаються шафах і сейфах, не передавайте третім особам відомості про співробітника без його письмової згоди. Не зберігайте в особистих справах копії паспортів та дипломів, які не запитуйте у працівників персональні дані, які не мають прямого відношення до трудової діяльності - штрафи за порушення правил обробки ПД істотні.
  1. Складіть календар-планувальник. Багато важливих документів доводиться регулярно оновлювати або стверджувати заново. Наприклад, графік відпусток слід складати щорічно, а колективний договір - переоформляти мінімум раз в три роки. Щоб у компанії в подальшому не було проблем, заздалегідь розплануйте роботу з ключовими документами.

Висновок

Організувати кадрове діловодство з нуля, наприклад, у філії, або відновити після попередника - непросте завдання. Для початку ознайомтеся з нормативною базою і стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, що містить основні вимоги до оформлення документів.

Діючи послідовно, розробіть мінімально необхідний набір кадрової документації, включаючи нормативні акти. Визначтеся, які бланки первинного обліку будете використовувати - уніфіковані або власної розробки. Приведіть у порядок трудові договори і угоди. Будьте уважні до деталей, оскільки за відсутність або неправильне оформлення документів компанії загрожує великий штраф.