Управління проектами капітального будівництва

Будівельна орбіта - 20 листопада 2008 - Володимир Тельпіз, EPAM

Немає такого гравця на російському будівельному ринку, який міг би сказати: «Керувати капітальним будівництвом? Так це просто! ». Кожен учасник проекту, будь то замовник, забудовник, проектувальник або субпідрядник, має свої специфічні завдання і пов'язані з ними складності. Але мета, як і раніше, у всіх одна - налагодити ефективну роботу та побудувати прибутковий бізнес.

Сьогодні вже ніхто не сумнівається, що важливу роль в досягненні цього грає добре налагоджена система управління. Причому на зміну технічного управління зараз приходить комплексний підхід, що передбачає супровід проектів в цілому, на всіх стадіях. Такий підхід в основному цікавий великим компаніям, де потрібні управлінські заходи відповідного масштабу. Комплексна система пропонує рішення для актуальних проблем проектів КС і дозволяє вести справи на нових рівнях - тактичному і стратегічному.

На кожному етапі

Перш за все, необхідно розібратися, навіщо взагалі будівельної галузі потрібні такі рішення. Яким чином вони здатні підвищити якість управління капстроем? За відгуками самих учасників ринку, найбільші труднощі в ході проекту викликають такі процеси, як:

• деталізоване планування бюджету;
• отримання інформації про витрати компанії (в фінансовому і натуральному вираженні) і розподілі ресурсів за проектами (людських і матеріальних);
• розрахунок витрат, витрат, собівартості і витрат, контроль операційних бюджетів та аналіз причин відхилення фактичного ходу будівництва від плану.

Основними причинами, які ведуть за собою появу цих проблем, вважають брак інформації про хід проекту і відсутність координації між його учасниками. Що може змінити комплексний підхід до управління?

Найголовніше, що в компанії з'являється єдиний інструмент для управління всіма видами ресурсів і всіма стадіями проекту - від створення графіка будівництва до введення об'єкта в експлуатацію, - при цьому вся необхідна інформація завжди під рукою. У комплексній системі учасники проекту можуть координувати свої дії - робити структурний план, мережевий графік, розраховувати бюджет, витрати, поставки МРТ. При необхідності можна змоделювати кілька версій планів, що відрізняються за ресурсами, строками виконання і т.д. Далі, коли проект починається, керівники контролюють динаміку різних показників і їх відхилення від плану. Ще один важливий ділянку управлінської діяльності, який охоплює комплексне рішення - створення звітів (наприклад, про освоєння коштів, план-факт аналіз витрат, закупівель, поставок і платежів і т.д.).

З наведених прикладів видно, що функціонал системи дозволяє на всіх стадіях проекту вирішувати завдання різного рівня складності, починаючи від автоматизації деяких простих дій до створення аналітичних звітів. В результаті робота стає більш чіткої й налагодженої, а значить більш ефективною. Повний функціонал системи і завдання, які вирішуються з її допомогою, показані на рис.1.

Рис.1. Функціонал і можуть бути вирішені завдання

Приклади з практики

Фінансово-будівельна компанія зіткнулася з труднощами подальшого ефективного розширення бізнесу - неможливо було братися за нові проекти, які не налагодивши систему планування та контролю виконання за тим самим які. Основні труднощі були пов'язані з деталізацією етапів графіка будівництва, формуванням бюджету, розрахунком витрат і витрат.

Гідність комплексного рішення для даного підприємства полягало в тому, що всі цифри і факти по проектам консолідувалися в одній системі. Завдяки такому об'єднанню інформації стало можливо налагодити процеси планування, контролю ходу будівництва та отримання звітності. По кожному проекту графік створювався спільно всіма учасниками. Результати відображалися на порталі, куди мали доступ усі зацікавлені особи. Це допомагало оперативно вносити зміни і істотно скорочувало час на складання планів. Програма передбачала всі можливі види планування: людських і матеріально-технічних ресурсів, платежів, термінів виконання. Розміщення інформації на порталі забезпечувало максимальну прозорість всіх даних і операцій по проекту.

Система допомагала автоматично відстежувати виконання термінів, статусів, витрат, платежів, а також виробляла контроль відхилення бюджету. Це допомогло відрегулювати процес руху фінансів.

Ще одним завданням, яку вдалося вирішити, було отримання звітів і аналітичних даних про хід будівництва, зокрема:

• план-факт аналіз за окремими проектами (проводився за обраними параметрами - за термінами виконання робіт, обсягами виконаних робіт і ін.);
• консолідованої звітності за всіма проектами за витратами і руху грошових коштів (розрахунків, витрат, витрат, собівартості і витрат);
• аналіз виробничої діяльності (відображення фактичних даних за основними показниками).

Звіти, точно також як і плани, формувалися на порталі і були доступні всім зацікавленим в них співробітникам, крім цього вони розсилалися по e-mail. Таким чином, керівництво компанії отримувало оперативну інформацію про хід будівництва та забезпечувало собі підтримку при прийнятті управлінських рішень. У підсумку, наявність повної інформації про стан проектів і чіткої системи робіт по ним, дозволило компанії збільшити число замовлень і розширити сферу діяльності.

Інший приклад - історія великого холдингу, одним з напрямків діяльності якого було будівництво, в основному, об'єктів для власного користування. У компанії довго не могли вирішити проблему обліку матеріально-технічних ресурсів. Труднощі були пов'язані з регулюванням витрат на них, плануванням освоєння, зберіганням і контролем пересування по об'єктах. Кількість необхідних ресурсів часто не збігалося із запланованим; матеріалів або не вистачало, або вони простоювали на складах. Ще однією проблемою було упорядкування відносин з численними постачальниками та підрядниками. Необхідно було систематизувати величезний потік документації, що приходить від них і прямує назад.

В першу чергу, за допомогою комплексного рішення по управлінню капітальним будівництвом був налагоджений контроль операцій по закупкам, продажам і руху матеріальних цінностей від центральних складів по проектам. Всі зміни щодо руху ресурсів відображалися на порталі, учасники процесу вносили туди необхідну інформацію. Таким чином, контроль руху ресурсів і облік на складах здійснювався в режимі on-line. Ще одним зручним сервісом стала автоматизація проходження заявок і замовлень на матеріали від внутрішніх підрозділів і зовнішніх підрядників. Такі нововведення зробили прозорими всі операції по закупівлях і продажах, і у компанії з'явилася можливість управляти ресурсами - планувати потребу в них, знизити запаси матеріалів на складах і контролювати всі супутні витрати. Для упорядкування потоку документації в першу чергу були розроблені шаблони всіх документів, щоб звести до мінімуму кількість даних, що вводяться вручну і, таким чином, уникнути виникають при цьому помилок. Завдяки цим шаблонах обробка надійшла документації та формування вихідних пакетів відбувалися автоматично. А для контролю за проходженням і оперативного пошуку інформації було сформовано єдине сховище всіх документів.

Ще однією, не першочергове, але, тим не менш, нагальною потребою компанії було упорядкування системи управління персоналом. Для цього всі дані про співробітників були об'єднані в єдину структуру з описом посад, особистих даних; там же оперативно відбивалися всі виникаючі зміни (прийом на роботу, переміщення по проектам, зміна особистих даних, звільнення) і формувалося штатний розклад. У підсумку, впровадження системи допомогло оптимізувати процеси управління матеріальними ресурсами - знизити витрати на їх зберігання, налагодити систему контролю руху по проектам, зробити планування більш точним (в відповідно до реальних запитів), упорядкувати систему ведення справ з контрагентами і співробітниками компанії. В результаті, комплексна система управління проектами дозволила підприємству досягти глобальних цілей по розширенню спектра пропонованих послуг і розвитку економічних зв'язків.

Управління інвестиційними проектами

У компаніях, що займаються не тільки будівництвом, але і фінансуванням проектів по капстрою, першочерговим завданням є стратегічне планування інвестицій. Крім загальної для всіх будівельних компаній завдання - впорядкувати бізнес-процеси КС і організувати систему ефективного контролю, для великих інвестиційних холдингів життєво важливим є вирішення завдань по оцінці інвестиційної привабливості проектів, порівняння варіантів освоєння вкладень, формування інвестиційного портфеля, розрахунок окупності і т.д.

Головна перевага комплексних систем для вирішення цих завдань полягає в можливості побудувати систему управління інвестиціями, засновану на управлінні проектами.

Рис.2. Схема управління інвестиційними проектами

За допомогою комплексної програми спочатку вирішуються завдання, пов'язані з ходом самих проектів, - управління ресурсами та графіком будівництва, ведення версій проектів. Далі, на підставі вже наявних даних, вибудовується система попереднього аналізу і прийняття рішень про участь в інвестиційних проектах, бізнес-планування (планування та перепланування витрат і фінансування, календарне планування), управління платежами, а також аналіз ходу виконання проектів та діяльності виробничих підприємств холдингу .

Таким чином компанія оптимізує витрати, підвищує ефективність управління проектами та грошовими потоками; забезпечує можливість швидкої перепланування в разі зміни ситуації.

В результаті якісно поліпшуються процеси планування і прийняття рішень, а також вибудовується єдина система аналізу інвестиційної діяльності.

Чи не панацея?

Потребують комплексних рішень для управління вже відчувається на будівельному ринку. Але, тим не менш, далеко не всі компанії поспішають впроваджувати їх в свою структуру, навіть при всій очевидній ефективності. Чому так?

Справа в тому, що багато великих організації лякає перспектива глобальних нововведень, адже доведеться змінювати процеси, усталені роками. Перше, що виникає при цьому побоювання, - весь бізнес виявиться паралізованим. Ламати усталену систему здається непотрібним, особливо якщо з існуючими в ній проблемами можна жити і працювати. Так, до пори, звичайно, можна. Але конкуренція на будівельному ринку, поки ще далекому від перенасичення, все ж, рік від року, загострюється. Компанії поступово «дорослішають» і приходять до розуміння того, що для здійснення справді великих проектів необхідно застосовувати адекватні інструменти управління, які б вирішували не окремі завдання, а дозволяли б бачити весь процес.

Звичайно, ніяка система не може бути панацеєю від можливих проблем, наприклад, вона, не страхує від недобросовісних підрядників або від затримки процесу узгодження і отримання ІРД. Але налагоджені планування, облік і звітність разом з ефективними управлінськими заходами є запорукою доброї репутації компанії і успішного розвитку бізнесу.

оригінал публікації