Управління проектами в «НДПІ« Нафтогазпроект ». Робоче місце головного інженера проекту.

1. завдання
2. опис рішення
3. Результати застосування рішення

Науково-дослідний проектний інститут «Нафтогазпроект» http://www.nipingp.ru - компанія, що надає послуги з розробки проектів комплексного облаштування родовищ нафти і газу, нафтобаз, наливних естакад, нафтохімічних заводів. Ми проектуємо будівлі, споруди, об'єкти видобутку, підготовки та транспортування нафти і газу, виконуємо інженерні вишукування, здійснюємо науково-дослідницьку діяльність в області охорони навколишнього середовища і раціонального природокористування.
Основний програмної в нашій компанії обраний Directum. Метою впровадження Directum є організація роботи всіх співробітників в одній програмі, починаючи від проектувальників і закінчуючи генеральним директором. У даній статті ми розглянемо, як можна використовувати directum головному інженеру проекту, для організації та контролю робіт по об'єктах.

завдання

1. Структурувати і зробити прозорою роботу головних інженерів проектів. 2. Створити єдиний інформаційний простір для управління проектами та отримання інформації. 3. Зменшити час, що витрачається головним інженером проекту, на підготовку звітності по об'єктах. 4. Створити інструменти, які дозволять головному інженеру проекту планувати роботу відділів.

опис рішення

Дане рішення складається з наступних модулів:

1. Реєстр проектів, фаз проектів і управління фінансовою стороною проектів.
2. Структура проекту.
3. Модуль обміну завданнями між суміжними відділами проектувальників.
4. Контроль виконання завдань відділами.
5. Відстеження етапів виконання проекту.

Реєстр проектів, фаз проектів і управління фінансовою стороною проектів.

Реєстр проектів реалізований у вигляді довідника «Проекти», який містить планову інформацію та інформацію за договорами про всі проекти організації і їх етапів (фази проектів).

Довідник фази проектів містить інформацію про кожен етап проекту:

В організації працюють 12 Головних інженерів проектів (ГІП). У рік кожен ГІП закриває близько 500 етапів. Для того, щоб ГІП не витрачав час на підготовку звітів щодо закриття етапів, в довіднику фази проектів він проставляє «Планова Дата закриття ГІП» і використовуючи фільтр по цій колонці він може отримувати всю фінансову інформацію по плановому закриття своїх етапів за допомогою обчислюваних полів «Сума за актом »,« Сума по суб.акту »,« Наявність накладної »,« Наявність акту ». Якщо ж фільтр використовувати по колонці «дата кінця (план)» то інформація буде за договірними дат.

Організація часто працює з підрядниками, для автоматизації фінансових звітів і по роботі з підрядниками написаний звіт, який розбиває довідник фази проектів по підрядникам. Інформація та ж сама, що і в довіднику фази проектів тільки з розбивкою по підряднику. Наприклад, якщо у етапу буде два підрядника, то для даного етапу в звіті буде два записи, з інформацією про кожного підрядника.

Крім фінансової звітності та закриттям етапів Головний інженер проекту контролює всю роботу за проектом, тому довідник проектів було вирішено зробити робочим місцем, звідки ГІП повністю зміг би керувати роботами по своїх об'єктах.

Можливості ГИПа в картці проекту:

1. Установка планових дат завершення етапів проекту (фаз проектів).

2. Створення структури проекту.

3. Контроль за виконанням проекту.

4. Видача завдань на розробку проектно-кошторисної документації по проекту.

структура проекту

У проектуванні використовуються такі поняття, як «Відомість комплектів робочих креслень» і «Склад проектної документації» для спрощення сприйняття і систематизації цих понять, була розроблена масштабується, гнучка «Структура проекту», яка представляє собою деревоподібну структуру, як вузли виступають томи, частини , книги, комплекти та інші елементи, які є продуктом розробки проектно-кошторисної документації. Кожен елемент структури це папка в системі Directum.

Приклад структури проектної документації:

Приклад структури робочої документації:

Додавання елементів в структуру відбувається через контекстне меню на порожній області або вже існуючому елементі.

Перелік створюваних елементів залежить від кореневого вузла (якщо створюється дочірній елемент) і прав користувача (все крім робочої документації - повністю створює ГІП, а робочу документацію створює ГІП спільно з начальниками і головними фахівцями виробничих відділів).

Зеленим кольором виділяються елементи, які зареєстровані в архіві організації і яким були видані інвентарні номери, тобто документація роботи по якій вже завершені.

Створення цієї структури не тільки систематизувала і структурував зберігання проектно-кошторисної документації, а й дозволило генерувати різні звіти (в тому числі стандартизовані Гост'ам, такі як «Склад проектної документації», «Відомість комплектів робочих креслень», «Склад звітної та технічної документації по інженерних вишукувань. »).

Модуль обміну завданнями між суміжними відділами проектувальників.

При проектуванні виробничі відділи (Електрики, генплан, Будівельники і т. Д.) Обмінюються завданнями між собою, щоб передати потрібну інформацію в інший відділ - цей термін в проектуванні називається «Обмін завдань між суміжними відділами».

Основною проблемою в проектних інститутах є те, то часто при обміні завдань відділи забувають видати завдання в суміжний відділ або відправляють у відділ, з яким дане завдання зовсім не потрібно або ж передають не всю інформацію. На всіх цих дрібницях губляться дорогоцінні дні, які переходять в зрив термінів по об'єктах.

Для виключення таких ситуацій спільними силами з начальниками виробничих відділів розроблено 13 шаблонів відпрацювання різних проектних рішень для нафтових і газових родовищ. Нижче представлена ​​схема відпрацювання на проектування трубопроводу. Дана схема відображає послідовний графік видачі завдань між відділами, починаючи від видачі завдання ГИПа на виробництво інженерних вишукувань і закінчуючи завданнями на розробку іншої документації. Червоні точки (Контрольні точки) відображають інформацію про те, який відділ, якого відділу і що конкретно повинен видати.

Процес проектування включає не тільки розробку проектно-кошторисної документації, а й відпрацювання зауважень за розробленою документації. У зв'язку з цим видача завдань ділиться на два види:

1. Видача завдань на розробку документації.
2. Відповіді на зауваження.

Видача завдань на розробку документації.

(Прим. На схемі представлено всього 5 виробничих відділів, в організації ж їх 12)

Для того щоб приступити до розробки проектно-кошторисної документації, ГІП в картці проекту вказує шаблон відпрацювання і видає завдання в відділи. Кожне завдання це одна з контрольних точок шаблону відпрацювання. Для видачі завдання ГІП заповнює діалог, що відкривається по кнопці «Видати розділи в роботу». Вибирає стадію, в рамках якої потрібно розробити документацію, Контрольну точку «Приступити до розробки». У табличній частині відділи проставляються автоматично з контрольної точки, ГІП вказує розділи / об'єкти проектування (елементи структури), вказує текст, терміни для кожного відділу і відправляє в роботу.

В результаті задача з'являється в довіднику «Завдання суміжних відділах». Кожен запис даного довідника це окреме завдання між відділами або всередині відділу. Картка завдання містить основну інформацію про це завдання, область з вкладеними файлами і діями, такими як «Створити завдання суміжному відділу», «Зміна терміну завдання» і «Перегляд виконання проекту».

Відправка завдань всередині відділу виконується через вкладку «Відправлення завдань всередині відділу» - кожне завдання всередині відділу це новий запис довідника, у якій реквізит «Відділ ініціатор» і «Відділ виконавець» еквіваленти.

Якщо завданнями обмінюються суміжні відділи, то схема видачі завдань трохи видозмінюється:

Відділ ініціатор формує проект завдання (кнопка «Створити проект завдання суміжному відділу»). Вказуючи стадію, в рамках якої вони видають завдання, контрольну точку (при виборі контрольної точки, система буде підказувати які вже були видані контрольні точки по даному проекту, а які ні), фахівців внутрішньої експертизи, що погоджують і вкладають документи в завдання по кнопці «Вкладення ».

Відправляє на погодження ГІПу. Узгодження відбувається за типовим маршрутом «Узгодження завдань суміжним відділам»:

На блоці «Завдання для ГІП». У ГИПа є можливість як затвердити завдання, так і не погодити, тоді завдання будуть видалені з системи. У разі ж якщо ГІП «Стверджує» система відкриє діалогове вікно «Установка терміну відділам». За замовчуванням термін підставляється з завдання на розробку документації від ГИПа на відділ виконавця за поточним завданням (таке завдання називається - провідним завданням ГИПа). Якщо ГІП вкаже термін більше, ніж термін провідною завдання ГИПа, то система, крім установки терміну на согласуемое завдання, поміняє термін у ведучої завдання.

Тільки в разі узгодження завдання ГІПом, відділи виконавці отримають завдання.

Загальна схема відпрацювання всередині відділу:

Як видно зі схеми, кожне завдання проходить через ланцюжок виконавців різних рівнів у відділі. Виконане завдання також проходить перевірку на кожному з рівнів.

Видача завдань на відпрацювання зауважень

Відправка завдань на відпрацювання зауважень відбувається через той же діалог з тією лише різницею, що діалог викликається з контекстного меню документа виду «Зауваження», «Лист входить» і контрольна точка завжди автоматично вибирається «Відпрацювання зауважень». Документ, який відправляється на відпрацювання зауважень, буде вкладено у вкладення завдань. Через контекстне меню цього документа, можна відкрити всі завдання, які відпрацьовуються на підставі цього документа, отримати всі файли, вкладені виконавцями завдань.

Контроль виконання завдань відділами.

Основними завданнями ГИПа є контроль виконання завдань відділами і розподіл навантаження на відділи. Для цього кожен ГІП працює в довіднику завдань, що має такий вигляд:

Даний вид дозволяє бачити по датах, коли, за яким проектом, і що конкретно має бути здано. Через контекстне меню ГІП може змінити термін завдань, тим самим у відділу завдання поміняє термін, так як використовують один і той же довідник і вид в ньому.

Довідник завдань робить роботу всередині організації прозорої на 100%, так як дозволяє спостерігати всю завантаження відділів і співробітників виробничих відділів орієнтовно на півроку вперед (в організації є наказ, який зобов'язує ГІПів роздавати завдання з зразковими термінами, як тільки в організації з'являється новий об'єкт). Для отримання цього навантаження треба зробити угруповання по колонці «Виконавець працівник»:

Для простого візуального сприйняття довідника використовується розфарбування записів довідників:

Синій - Мої вихідні завдання (Ініціатор раб = Я)

Зелений - Мої завдання в роботі (Виконавець раб = Я і термін> = сьогодні)

Червоний - Мої прострочені завдання (Виконавець раб = Я і термін <сьогодні)

Відстеження виконання проекту

Важливою інформацією для керівництва, ГІПів, Начальників відділів є відстеження процесу виконання проекту. Шаблони відпрацювання об'єктів і модуль завдання суміжних відділам дали нам таку можливість. Як було сказано раніше, всі завдання прив'язуються до контрольних точок з відповідного шаблону відпрацювання, що дозволяє нам сформувати з шаблону відпрацювання схему-графік виконання проекту. Робиться це по кнопці «Виконання проекту» з картки «Проекту» або «Картки завдання» довідника завдань суміжним відділам.

В даній схемі, зеленим показуються видані завдання по об'єкту. Досвідченому співробітникові, ця схема показує всю інформацію по виконанню проекту.

Результати застосування рішення

Відгук головного інженера, першого заступника генерального директора, Майсюк Сергія Михайловича: «Головним результатом даного рішення бачу можливість ефективного управління проектами компанії, завдяки якій збільшилася прозорість багатьох процесів, що дозволяє не допускати зриву договірних зобов'язань. Одночасно компанія веде більш 100 різних проектів. За рахунок структурованості і знаходження інформації в єдиному інформаційному просторі, ми отримали повну автоматизацію контролю за всіма етапами ведення проектів. »