Уроки "Абетки Смаку"

РІТЕЙЛ

Один з найбільш стрімко розвиваються секторів вітчизняної економіки - роздрібна торгівля. Цей бізнес характеризується високою оборотністю коштів, прибутковістю і досить низьким рівнем економічного ризику. Однак для того щоб стати по-справжньому успішними, зайняти міцне положення на ринку і завойовувати на ньому нові ніші, таким організаціям необхідно підвищувати якість обслуговування клієнтів, домагатися довіри кредитних організацій і контрагентів, а також оптимізувати внутрі фірмове управління. До числа важливих інструментів підвищення ефективності компанії відносяться автоматизовані системи управління. Багато в чому завдяки вдалому вибору подібної системи компанія "Азбука Смаку" зуміла побудувати роздрібну мережу з високим рівнем обслуговування та ексклюзивним товарним асортиментом.

Свідченням тому стала відбулася в листопаді минулого року церемонія нагородження переможців і лауреатів міського конкурсу "Краща мережева торгова компанія", проведеного департаментом споживчого ринку і послуг уряду Москви. Третє місце на ньому посіла мережа супермаркетів "Азбука Смаку". У рішенні журі було відзначено, що вона є яскравим прикладом бурхливого зростання російського ринку роздрібних мереж.

Перший супермаркет "Абетки Смаку" почав працювати в 1998 р в одному з центральних районів столиці, а в даний час в дану мережу входить вже вісім магазинів. Спочатку вона позиціонувала себе як мережу, яка пропонує високоякісні, елітні продукти харчування та супутні товари. Вибір такого профілю і необхідність підтримки високих темпів розвитку бізнесу зажадали високоефективної організації всіх процесів руху товару, починаючи з закупівлі товарів і закінчуючи моментом їх продажу покупцеві.

Спочатку в компанії використовувалася інформаційна система власної розробки. Але в 2001 р керівництву стало очевидно, що вона не здатна забезпечити зростаючі потреби бізнесу. Найбільш оптимальним по співвідношенню "ціна - можливості" була визнана система Microsoft Navision. За її впровадження взялася фірма "Імпакт-Софт", фахівці якої запропонували автоматизувати роздрібну мережу "Азбука Смаку" з використанням рішення Lansteinar Strengur Retail, що базується на платформі Navision.

ІС була покликана вирішувати такі основні завдання:

- ведення оперативного товарного обліку з відображенням інформації про русі товару в супермаркетах і на складах в єдиній БД (за допомогою процедур реплікації даних);

- забезпечення обміну даними між платформою Navision і зовнішніми додатками ( "Клієнт-банк", "Супер-Маг" і ін.), А також взаємодії з торговим обладнанням і технічними засобами (контрольно-касовими машинами, сканерами штрихкодів, вагами, терміналами збору даних та ін.);

- організація процесів бюджетування та обліку проведених витрат;

- ведення управлінського обліку, що дозволяє отримувати оперативну інформацію про кредиторську та дебіторську заборгованість, про залишки оборотних коштів і майна, а також іншу аналітичну інформацію, що представляє інтерес для менеджерів вищої і середньої ланки.

Специфікою роздрібних мереж є віддаленість торгових точок один від одного, від складів і, можливо, від центрального офісу. А тому найважливіше завдання, що стоїть перед системою, - консолідація інформації про операції, що протікають у всіх зазначених ланках ланцюга роздрібної торгівлі, в єдиній базі даних. Це необхідно для налагодження безперебійного поповнення товарного асортименту супермаркетів і виключення випадків затоварення складів. Для консолідації даних тут застосовується механізм реплікації, що забезпечує обмін даними та об'єктами між віддаленими серверами. Таким чином, в БД головного офісу компанії, з одного боку, накопичується інформація, що надходить з усіх торгових точок і складів, а з іншого - формуються набори даних, що передаються усім іншим серверам БД.

облік руху товарів

За допомогою заявок, які автоматично на основі формул і заданих критеріїв (наприклад, з урахуванням сезонності) формують замовлення на поставку того чи іншого товару в необхідній кількості, менеджери відділу закупівель створюють для всіх постачальників конкретні електронні замовлення в БД головного офісу. Далі інформація про сформованих замовленнях реплицируется на центральний склад (див. Малюнок).

Інформація про сформованих замовленнях реплицируется на центральний склад

При прийманні товару на складі електронна накладна перевіряється, виправляється (якщо це необхідно) і враховується. Далі оприбуткований товар переміщається в супермаркет.

Товар може надходити і безпосередньо в магазин. В цьому випадку замовлення створюється приймальниками супермаркетів "Абетки Смаку". Для прискорення приймання, зниження трудомісткості і не допустити помилок ручного введення використовуються сканери, що зчитують штрих-коди, за якими в замовлення автоматично переноситься код товару і заповнюється ряд інших його полів. Приймальнику залишається тільки заповнити шапку замовлення, вказати кількість оприбутковується товару і його ціну. Вся інформація про товар, що надійшов в супермаркети чи на склад, реплицируется в базу головного офісу, де відбувається аналіз товарних залишків та кредиторської заборгованості, а також формуються проводки по фінансових рахунках.

Продаж товару в роздріб здійснюється з використанням контрольно-касових машин (ККМ) і сканерів штрих-кодів. Після закриття зміни і зняття Z-звітів з каси (звіт про торгову виручку) відбувається вивантаження інформації про продажі з ККМ в систему Navision. Завдяки цьому в ній накопичуються відомості про те, який товар, в якій кількості і за якою ціною було продано, а також яким чином розплатився покупець: готівкою або банківською картою. Виручка в грошовому вираженні відбивається на фінансових рахунках відповідно до проведених настройками, а проводка зі списання товарів формується завданням з обліку собівартості.

Також в супермаркеті в рамках системи Navision товари можна переміщати в інші магазини, повертати на центральний склад, списувати і інвентаризувати. Вся інформація про русі товару в торгових точках і на складах (у кількісному і сумовому вираженні), включаючи відповідні проводки по фінансових рахунках, доступна менеджерам центрального офісу. Це дозволяє відділу закупівель оперативно контролювати залишки товарних запасів на складах та в супермаркетах, планувати закупівлі необхідного товарного асортименту, а фінансовому відділу - мати повну картину витрат, плануючи відповідно до цього найбільш оптимальний витрата коштів

Облік руху грошових коштів (ДДС)

Другим найважливішим завданням, яка вимагала рішення, стало відображення руху грошових коштів і налагодження тісно пов'язаних з ним процесів бюджетування. Для більш раціонального управління бюджетом кожен підрозділ компанії щомісяця створює кошторису, де вказує структуру і величину передбачуваних витрат і доходів, ініціаторами яких воно є. На основі кошторисів формується план майбутніх оплат і надходжень. Для обліку фактичних витрат використовуються створені підрозділами заявки на оплату, де вказуються конкретна кошторис і рядок витрат.

Для погашення кредиторської заборгованості постачальникам товарів менеджер відділу закупівель в своєму розділі журналу оплат формує список рахунків, що підлягають оплаті, і скидає його в загальний розділ журналу, який, в свою чергу, обробляється фінансовим відділом. Інформація про оплати з системи "клієнт - банк" імпортується в Navision, після чого за спеціальним алгоритмом обробляються рядки журналу оплат: проставляються номери платіжних доручень і вказуються банки, через які проводилися платежі. Інформація про оплату рахунків, сформованих в магазинах, також передається в БД відповідних супермаркетів.

Надалі фактичні показники порівнюються з плановими і піддаються детальному аналізу. Вигоди бюджетування очевидні:

- підрозділи заздалегідь детально планують свої витрати, що дозволяє отримати більш точну картину майбутніх витрат;

- аналіз статистичних даних за попередні звітні періоди дає можливість виявляти помітні невідповідності із запланованими витратами;

- рух грошових коштів стає більш прозорим: завжди можна точно визначити, ким ініційований витрата і на які потреби.

На закінчення необхідно відзначити, що інвестиції в інформаційну систему на основі Microsoft Navision виявилися не тільки своєчасними, а й стратегічно вдалими: вона успішно вирішує поточні повсякденні завдання і в той же час дозволяє задовольняти зростаючі потреби в інформаційному забезпеченні стрімко розвивається мережі супермаркетів "Азбука Смаку" .

Версія для друку

Тільки зареєстровані користувачі можуть залишати коментарі.