Ведення табеля обліку робочого часу працівників

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Детальніше про ведення табеля обліку робочого часу працівників читайте тут:
3. Визначте, яку форму табеля краще вести в організації
4. Обов'язкові реквізити при заповненні табеля обліку робочого часу:
5. Як правильно заповнювати табель обліку робочого часу
6. Використання кодів: правила заповнення табеля обліку робочого часу
7. Порядок ведення табеля обліку робочого часу і додаткові коди

Ведення табеля обліку робочого часу працівників - обов'язок роботодавця. Перевірте документ на наявність помилок і усуньте їх.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Як вибрати форму для ведення табеля обліку робочого часу працівників

Роботодавець зобов'язаний враховувати час, фактично відпрацьований кожним співробітником компанії, про що йдеться в ч. Четвертої ст. 91 ТК РФ. Тому табель обліку робочого часу є обов'язковим документом у ряді організацій. На його підставі нараховують заробітну плату . Відповідальним за ведення документа призначають кадровика.

Детальніше про ведення табеля обліку робочого часу працівників читайте тут:

Призначений наказом керівника співробітник здійснює ведення табеля обліку робочого часу працівників щомісяця в цілому по компанії або по окремим структурним підрозділам. Якщо документ ведеться по відділах, в наказі потрібно вказати відповідального за його складання в кожному з наявних підрозділів, а також заміщає фахівця на період відсутності основного працівника.

Скачайте документи по темі:

Відомості, що містяться в електронному табелі, необхідно завіряти. Тому заздалегідь, до повного переходу на електронний облік, необхідно потурбуватися оформленням електронних підписів відповідальних осіб - керівника структурного підрозділу, співробітника кадрової служби, табельщика.

Визначте, яку форму табеля краще вести в організації

Комерційні підприємства використовують одну з типових форм № Т-12 , № Т-13 ( постанову Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1 ). Або ж розробляють форму документа самостійно, враховуючи чинні закони. Бюджетні організації застосовують форму 0504421 ( наказ Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р № 52Н ).

Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці ( форма № Т-12 ) Дозволяє одночасно перевіряти дотримання режиму робочого часу, а також вести облік виплат. Якщо в організації облік часу і розрахунки з працівниками по оплаті праці ведуться окремо, краще заповнювати тільки перший розділ «Облік робочого часу». В цьому випадку табель вважається самостійним документом. Другий розділ «Розрахунок з персоналом по оплаті праці» оформляти не потрібно.

Табель обліку робочого часу ( форма № Т-13 ) Призначений виключно для обліку відпрацьованого часу. У ньому немає граф для відомостей з оплати праці. Застосовується він, коли в організації встановлена автоматизована обробка всіх облікових даних, що дозволяє економити час і трудовитрати на оформлення документа. Можна виготовити бланки по формою № Т-13 , В яких реквізити заповнені лише частково: відділ, П.І.Б., посада, табельний номер і так далі. Своєчасне ведення табеля обліку робочого часу працівників дозволяє уникати помилок.

Форма табеля, розроблена компанією, яка не заборонена (ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). В якості основи краще використовувати уніфіковані бланки (форми № Т-12 , № Т-13 ), Доповнивши їх відсутніми графами, рядками для внесення необхідної інформації. При цьому сам табель повинен містити показники витрат робочого часу і обов'язкові реквізити.

Довідка

Обов'язкові реквізити при заповненні табеля обліку робочого часу:

1. найменування;
2. дата складання документа;
3. найменування компанії або відділу;
4. одиниці виміру;
5. посади, П.І.Б., підписи відповідальних працівників.

Табель обліку використання робочого часу (форма 0504421) - типова форма, що входить до Переліку уніфікованих форм первинних документів, які були затверджені наказом Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р № 52Н . Застосовувати її зобов'язані:

• органи місцевого самоврядування;
• державні органи;
• органи управління позабюджетними державними фондами;
• державні (муніципальні) установи.

Потрібно враховувати, як правильно заповнити табель обліку робочого часу, щоб не виникало помилок при подальшому виконанні розрахунків. Якщо виявлені недоліки, їх потрібно своєчасно усунути. Дану роботу виконує кадровий менеджер або інша уповноважена особа.

Як правильно заповнювати табель обліку робочого часу

Як скласти табель обліку робочого часу:

• методом суцільної реєстрації явок, а також всіх неявок на роботу;
• методом реєстрації різного роду відхилень.

Вибирати спосіб потрібно по режиму робочого часу. як вести табель обліку робочого часу , Визначають при формуванні облікової політики організації, яка регламентується наказом керівника. В обліковій політиці фіксують і терміни подання табеля в бухгалтерію.

Метод суцільної реєстрації явок, неявок при веденні табеля обліку робочого часу працівників має на увазі заповнення документа шляхом позначки календарних днів місяця в окремій клітці. В обов'язковому порядку проставляється код явки або неявки. Під ним прописують загальна кількість відпрацьованих годин. Метод суцільної реєстрації дозволяє при підсумованому обліку виявити всі понаднормові роботи.

Метод реєстрації відхилень. При даному способі заповнення документа реєструють тільки відхилення від встановленого робочого часу, якщо вони зафіксовані. При цьому відзначають неявки, запізнення, а також понаднормові години та ін. Облік неявок завжди ведеться в днях. У верхньому рядку графи вказують код умовних позначень, а нижні графи залишаються порожніми. Якщо тривалість дня або зміни не змінюється, можна фіксувати тільки відхилення від норми часу (неявки, запізнення). При нормальній тривалості роботи досить фіксувати тільки неявки на роботу.

Використання кодів: правила заповнення табеля обліку робочого часу

При внутрішньому сумісництво працівнику треба привласнити 2 табельних номера і двічі вписати його в документ як сумісника і як основного працівника, Розглянемо, як правильно заповнити табель на прикладі розділу 1 «Облік робочого часу» форми № Т-12 . При заповненні документа використовують цифрові або аналогічні літерні коди, при цьому правила ведення табеля обліку робочого часу можуть відрізнятися в ряді організацій.

Що враховується в табелі обліку робочого часу

Відомості про роботу

код

цифровий

буквений

Тривалість роботи днем

01

Я

Тривалість роботи у вихідні або неробочі святкові дні

03

В

Тривалість роботи вночі

02

Н

Тривалість роботи у вихідні дні, святкові і неробочі дні

03

РВ

Тривалість понаднормової роботи

04

З

Службове відрядження співробітника

06

До

Щорічна оплачувана відпустка

09

ВІД

Щорічна додаткова оплачувана відпустка фахівця

10

ОД

Додаткова відпустка через навчання зі збереженням середнього заробітку співробітникам, що поєднують роботу з навчанням

11

У

Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами або відпустку в зв'язку з усиновленням новонародженої дитини

14

Р

Відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею віку 3 років

15

ОЖ

Відпустка без збереження окладу, наданий для розв'язання роботодавця

16

ДО

Відпустка без збереження зарплати за умов, передбачених законодавством РФ

17

ОЗ

Тимчасова непрацездатність з призначенням допомоги згідно із законодавством

19

Б

Невихід на час виконання державних або громадських обов'язків

23

Г

Неявка з нез'ясованих причин

30

НН

Ведення табеля обліку робочого часу на прикладі:

• номер працівника по порядку (1);
• П.І.Б, посада або спеціальність (2);
• табельний номер (3).

У графах 4 і 6 передбачені рядки, щоб фіксувати щоденні витрати часу за місяць на кожного співробітника. У верхньому рядку ставте код витрат часу на конкретну дату (4). У нижньому рядку відбивайте тривалість відпрацьованого або ж невідпрацьованого часу в годинах або хвилинах (5). Якщо потрібно, кількість граф для додаткових реквізитів по режиму часу можна збільшити. У верхніх рядках 5 і 7 вкажіть кількість відпрацьованих днів (6), а в нижніх рядках - загальне число годин, відпрацьованих за половину місяця (7).

За підсумками кожного місяця для співробітника внесіть сумарна кількість відпрацьованих днів (8), кількість годин (9), загальна кількість вихідних або свят (10). Визначте наявні у працівника надурочні години (11). Порядок заповнення табеля обліку робочого часу небажано змінювати, щоб не допустити помилок.

Нічні години становить час, яке припадало на період з 22 години вечора до 6 години ранку. Конкретного випадку їх за період і внесіть в графу 11 (12). При цьому відзначте кількість годин, які були відпрацьовані у вихідні чи свята, якщо на них випав період роботи (13).

У графі 14 вкажіть всі неявки. У верхній рядок напишіть кількість днів (14), в нижню - кількість невідпрацьованих годин (15). У графу 15 запишіть код (16), а в графу 16 днів і годин неявки із зазначенням коду (17).

Після чого табель підписують: відповідальна особа за заповнення табеля (18), керівник підрозділу (19) і співробітник кадрової служби (20). Наявні відомості про найменування посади кожного з них, особистий підпис і розшифровка є обов'язковими реквізитами.

Потім відповідальна за ведення табеля особа передає документ в бухгалтерію. На підставі документа співробітникам розрахують і нарахують зарплату.

Зверніть особливу увагу, що включати співробітника в табель або виключати з документа потрібно на підставі паперів з обліку кадрів. Це може бути наказ про звільнення, про прийом на роботу, трудовий договір. Відмітка про причини відхилень від режиму документально підтверджується. Вносити її можна на підставі наказів, лікарняних листів, а також довідок про виконання державних або ж громадських обов'язків, попереджень про просте і ін. В табелі не повинно бути ніяких відміток про виконання послуг за договорами цивільно-правового характеру. Правила заповнення табеля обліку робочого часу 2017 не зазнали змін, тому можна дотримуватися раніше розроблених норм.

Порядок ведення табеля обліку робочого часу і додаткові коди

Види робочого часу або відпочинку позначають певним кодом. Стандартних кодів не завжди буває достатньо, щоб зафіксувати відхилення в документі. Тоді компанії вправі ввести власне буквене або цифрове позначення. Для цього видають відповідний наказ про введення додаткового позначення літерним або ж цифровим кодом ( Порядок, затверджений наказом Мінстату України від 24 березня 1999 № 20 ).

Наприклад, щоб зафіксувати перерви для годування маленької дитини ( ч. перша ст. 258 ТК РФ ), Їх включають в робочий час співробітниці, а оплачують в розмірі середнього заробітку. Для позначення можна використовувати літерний код «КР», який розшифровується як годування дитини, а також цифровий код «37». У нижніх рядках потрібно відображати тривалість перерви.

Закріплюємо на практиці: ведення табеля обліку робочого часу (зразок)

скачайте бланк табеля за уніфікованою формою № Т-12 . Заповніть його, використовуючи нижче наведені умови.

Співробітник ПАТ «Фенікс» Коломієць А. В., різноробочий, табельний номер 93, в період з першого липня 2016 року по двадцяте липня перебував в основному оплачуваній відпустці. Решту днів без відхилень. Працює за графіком по вісім годин на день встановлені п'ять днів на тиждень, з двома вихідними (СБ, ВС).

Як правильно вести табель обліку робочого часу повинен знати кадровик. При цьому він зобов'язаний відстежувати зміни в законах, щоб не допустити помилок при оформленні документа.