Відкриваємо event-агентство: що потрібно знати для успішного старту?

Організація свят - рідкісна індустрія, в якій вже понад 10 років попит перевищує пропозицію. Поговоримо про те, як відкрити успішне event-агенство з мінімальними витратами.

Трохи статистики, або чому варто відкрити event-агентство?

За даними дослідження Асоціації Комунікаційних Агентств Росії частка вітчизняного event-ринку в 2015 році склала всього 15% від загального бюджету ринку BTL-послуг. Це 13.6 млрд. Рублів, в той час як в 2005 році даний показник дорівнював всього 2.2 млрд.рублей. При цьому найбільші гравці з оборотом до 1.5 млрд. Рублів на рік займають не більше 2% ринку кожен. Ще 5% ділять агентства з оборотом до 0.5 млрд. Рублів. Весь інший ринок вкрай стихійний і не задовольняє стабільно зростаючий попит на event-послуги.

Експерти ВТБ-Капітал прогнозують зростання обсягу event-ринку Росії до 24 млрд. Рублів до 2020 року. І це далеко не межа, оскільки попит буде рости випереджальними темпами щонайменше ще 7 років.

Явні лідери індустрії організації заходів до сих пір не визначені, тому з точки зору конкуренції її можна назвати чи не ідеальною для старту власної справи.

Припустимо, вам стала цікава тема надання event-послуг. З чого почати і як досягти успіху в цій сфері без істотних вкладень? Давайте розбиратися.

Бізнес модель

Прибуток event-агентства - це комісійний відсоток від кошторису організованого заходу, починаючи з розробки його сценарію і закінчуючи фінальною очётностью. Отже, ваш чек буде прямо залежати від кількості і різноманітності пропонованих послуг в обраній ніші. Тому при виборі ідеї для event-агентства бажано хоча б поверхово орієнтуватися в тому вигляді заходів, які збираєтеся організовувати. Вибирайте те, що ближче особисто вам, так буде простіше підрахувати, що знадобиться для заходу і скільки це буде коштувати.

Не намагайтеся відразу охопити весь регіон, почніть зі свого міста чи навіть району. У вас під боком знаходяться сотні підприємств і офісів, дитячі сади і школи, а також тисячі приватних клієнтів, все вони - ваші потенційні замовники.

Кожен захід вимагає складання окремої кошторису. Важливо стежити, щоб кожен її пункт залишався в межах рентабельності.

Наприклад, в найближчому дитячому садку знаходиться 100 дітей. Підрахуйте у що обійдуться послуги аніматора, фотографа та відеооператора, при необхідності - водія, доставка страв з кафе, а також реквізит - повітряні кульки, гірлянди, фейрверки і подарунки (зрозуміло, з вашим логотипом, адресою і телефоном) і т.д. Скажімо, на тригодинної ранок. Делите суму на 100 - отримаєте розмір внеску батьків кожної дитини. Додайте до цієї суми свій відсоток за організацію. Такий кошторис вже можна відправляти адміністрації садка як комерційна пропозиція. Головне, не скупитися, по крайней мере, на перших порах, поки у вас немає хорошого портфоліо.

З точки зору логістики при організації будь-якого заходу найвигідніше діяти на знайомій території, де вам відомі постачальники всіляких товарів і послуг, приміщення під оренду, служби таксі, доставки та інші підрядники. Ми до них ще повернемося, коли дійдемо безпосередньо до робочих процесів.

Ідея агентства і вивчення конкурентного поля

В обраному районі необхідно вивчити конкурентів. У переважній більшості випадків вітчизняні event-агенції пропонують організацію будь-яких заходів за бажанням замовника без концентрації на будь-якої ніші. Виділитися на тлі таких конкурентів можна за допомогою оригінальної специфіки вашої пропозиції.

Приклади вузької спеціалізації event-агентства:

• Дитячі ранки в садочках, приватні свята для малюків, включаючи дні народження, і дитячі спортивні заходи;
• Корпоративні та приватні вечірки, ювілеї, весілля і т.д .;
• Екстремальний і активний відпочинок, спуск на байдарках, стрибки з парашутом, альпенізм, страйкбол, полювання, туризм і т.д .;
• Культурні, ділові, навчальні, музичні та інші конференції, тематичні фестивалі та семінари;
• Маркетингові події, рекламні заходи щодо стимуляції збуту в місцях продажів.

Сезонність

Специфіка пропозиції може змінюватися в залежності від сезону. Літо - пора весіль і відпочинку на природі, а зима - час новорічних, лютневих і березневих свят. Своєчасно замінюйте свої пропозиції, попутно розробляючи концепції заходів на наступний сезон. Коли він настане, у вас вже буде готовий пул оригінальних пропозицій.

Реєстрація бізнесу

Вам необхідно зареєструвати агенство як юридична особа, оскільки має бути висновок численних договорів, як з клієнтами, так і з підрядниками. Кращою формою юр.лица в даному випадку є ТОВ. Це обійдеться приблизно в 30000 рублів. Звичайно, можна почати з ІП, але в цьому випадку з вами навряд чи захочуть співпрацювати серйозні організації і доведеться обмежитися приватними замовленнями. Не скупіться, якщо все зробити правильно, реєстрація юр.лица швидко окупиться.

Приміщення, обладнання, зв'язок

Якщо ми говоримо про мінімальних витратах, на перших порах краще обійтися без офісу. Оренда приміщення в 30-40 квадратних метрів обійдеться приблизно в 300000 рублів на рік. Безумовно, коли у вас буде оборотний капітал, офіс знадобиться, але на старті він - недозволена розкіш.

Зустрічатися з клієнтами можна на нейтральній території, скажімо, в кафе. Або запропонувати виїзд event-менеджера в офіс замовника як ваше конкурентну перевагу.

Для зв'язку з клієнтами, колегами та партнерами найдешевше обійдеться підключення віртуального номера телефону. Це може бути як міський телефон, так і номер у федеральному коді 8-800. Таким чином, ви розв'язуєте руки собі і колегам - приймаєте дзвінки на номер компанії по своєму особистому мобільному пристрою в будь-якому місці, де є інтернет.

Підключіть кілька віртуальних номерів по числу співробітників з функцією переадресації вхідних. Так дзвінок клієнта буде прийнятий одним з ваших колег, навіть якщо ви зайняті, а всі співробітники знаходяться в роз'їздах або на заходах.

Ви економите на прокладці ліній, покупці міні-АТС та послуги монтажників. Крім того, тарифи провайдерів IP-телефонії з обслуговування віртуальних номерів в середньому в 3 рази вигідніше послуг аналогової або мобільного зв'язку.

Для обліку всіх звернень і побажань клієнтів event-агенції потрібна CRM-система. Сьогодні в мережі можна знайти безкоштовні CRM-сервіси, робота з якими проводиться на особистому ПК, планшеті або смартфоні. Для початку цього вистачить, а після отримання прибутку з перших проектів можна докупити функціонал і інтегрувати з системою телефонію вашого агентства.

Реквізит для організації власне заходів закуповувати не варто. По-перше, так ви обмежите себе в варіантах сценаріїв, а по-друге, все необхідне вже є у ваших майбутніх підрядників.

Співробітники, партнери, підрядники

На перших порах вам по-справжньому потрібні лише два постійних співробітника - хороший менеджер з продажу і так званий event-менеджер, а по суті - талановитий і креативний сценарист майбутніх заходів. Перший відповідає за продаж послуг вашого агенства і приплив нових клієнтів, другий генерує оригінальні концепції заходів, пише і вивіряє по таймінг сценарії подій, щоб клієнти не нудьгували.

Важко заздалегідь передбачити, що клієнт захоче побачити на своєму заході. Тому реквізит і підрядників варто підбирати строго за тематикою майбутнього події і тільки за погодженням із замовником.

Тут криється головна складність - вміння домовлятися і координувати дії самих різних людей і організацій. Залежно від специфіки заходу вам можуть знадобитися:

• Провідні, артисти, клоуни та міми, фокусники, аніматори, дресирувальники;
• Композитори, музиканти, співаки і діджеї;
• Костюмери, дизайнери інтер'єру і художники-оформлювачі
• Фотографи, відеооператори, освітлювачі, монтажники димогенераторів;
• Водії, власники лімузинів, ретроавтомобілів, гужових карет, гідроциклів, літаків та іншого транспорту;
• Кухарі, бармени, офіціанти, постачальник їжі;
• Спікери, тренери, консультанти.

І це далеко не весь список, можуть знадобитися, наприклад, приборкувачі змій, заводчики голубів або факіри. Утримувати всіх цих людей в штаті неможливо. Але важливо усвідомлювати - всі вони шукають клієнтів, а ви можете допомогти їм в цьому. Шукайте і включайте в свої програми заходів різних фахівців, обмінюйтеся з ними візитками, домовляйтеся на довгострокове співробітництво. Рекомендуйте їх, щоб вони рекомендували вас. Всі ви працюєте в індустрії розваг і нові замовлення будуть приходити тим частіше, чим більше у вас в даній сфері партнерів.

Те ж саме стосується реквізитів. Виходьте на оптових постачальників феєрверком і повітряних куль, домовляйтеся з місцевими рестораторами і власниками кафе, налагоджувати зв'язки з кейтеринговими компаніями, службами доставки і таксі, а також з орендарями спортінвентарю.

Рано чи пізно ви прийдете до того, що вашими підрядниками стануть конкуренти, які, в свою чергу, будуть звертатися до вас, стикаючись з екзотичними замовленнями. Тому горизонтальними зв'язками в event-індустрії найкраще починати обзаводитися якомога раніше. Пам'ятайте, продажу потрібні всім, а замовник повинен залишитися задоволений, з ким би вам для цього не довелося домовлятися.

Маркетинг і реклама

Безумовно, вам знадобиться хороший сайт з переліком можливих послуг і красивими фото / відео проведених заходів. Однак вкладатися в його просування в мережі і контекстну рекламу на ранньому етапі не варто, оскільки показ оголошень в сфері event - недешеве задоволення. Це зайвий раз показує кипучу ділову активність в галузі. Сайт ви покажете клієнту при особистій зустрічі в якості портфоліо агентства, але рекламувати компанію потрібно іншими шляхами.

Почати варто з поширення ваших візиток по розважальним закладам, установам і найближчим офісах. Дошки оголошень, як фізичні, так і віртуальні - теж непоганий спосіб розповісти аудиторії про вашу пропозицію.

Однак локомотивом просування event-послуг є зв'язку і чутки. Люди схильні ділитися враженнями від свят зі своїми друзями і колегами. Чим яскравіше ці враження, тим більше клієнтів ви отримаєте в найближчій перспективі. Буде не зайвим мотивувати задоволених клієнтів на написання відгуків про вашу роботу - створіть для цього спеціальний розділ на своєму сайті.

Дохід

Практика діючих сьогодні event-агентств показує, що в перші 2-3 місяці на етапі накопичення досвіду і портфоліо, компанії мають не більше 4 замовлень на місяць із середнім чеком 40000 руб. за один захід. Однак чутки поширюються швидко і, якщо ваші клієнти залишаються задоволені, на 5-6 місяці можна сміливо розраховувати на 8-9 замовлень вартістю до 90000 рублів на місяць. Повторимо, що ринок event-послуг в Росії не розвинений, а тому клієнти самі шукають хороше агентство з організації заходів.

підводимо підсумки

Незважаючи на зовнішню простоту, організація свят і заходів - серйозне, відповідальне і трудомісткий справа, яка потребує, до того ж, наявності хорошої організаторської хватки. Однак при правильному підході створення event-агентства обійдеться досить недорого, а окупиться вже протягом півроку.

Згідно з дослідженнями, зараз найкращий час для старту власного бізнесу в event-індустрії, оскільки конкурентне поле не сформоване, а клієнтів більше, ніж постачальників послуг. Ви можете прямо зараз спробувати себе в сфері організації розваг, а ми зі свого боку готові допомогти вам в цьому. Скористайтеся тижневим безкоштовним тест-драйвом віртуального номера і отримаєте перших клієнтів в перші ж хвилини після підключення. Це дасть вам необхідні кошти для реалізації все більш складних і масштабних проектів.

Даний матеріал є приватною записом члена спільноти Club.CNews.
Редакція CNews не несе відповідальності за його зміст.