Відпустка для нового співробітника: роз'яснюємо спірні моменти

, № 8 серпень 2009
Підписка на журнал «Кадрове справа»

Як повідомити про початок відпустки

Щорічні оплачувані відпустки (основні та додаткові) відповідно до статті 123 Трудового кодексу надаються відповідно до графіка відпусток, який повинен бути в кожній організації в обов'язковому порядку [1] . Цей документ завжди повинен знаходитися у кадровика під рукою. Оскільки кадровий фахівець зобов'язаний не тільки своєчасно оформити відпустку за графіком [2], але і повідомити працівника під розпис про час початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до його початку (ст. 123 ТК РФ). Яким чином можна повідомити працівника про початок відпустки?

Варіант 1. Можна підготувати два примірники повідомлення і направити співробітнику. Оскільки форма повідомлення законодавством не встановлена, кожен роботодавець має право розробити свою. На другому примірнику повідомлення працівник повинен поставити відмітку про отримання повідомлення, свій підпис, дату та повернути його в відділ кадрів [3].

Важливо пам'ятати, що за затримку виплати відпускних і (або) повідомлення співробітника про початок відпустки із запізненням (пізніше ніж за два тижні до його початку) роботодавець може бути оштрафований (ст. 5.27 КоАП РФ) [4]. Якщо працівник буде попереджений про початок відпустки пізніше ніж за два тижні або йому вчасно не виплатять відпускні, то роботодавець (за письмовою заявою працівника) зобов'язаний буде перенести працівникові відпустку на інший (узгоджений з ним) термін.

доповнюємо графік відпусток

Таким чином, з співробітниками, які працюють в компанії давно, все ясно. Їм відпустка надається за графіком. А як бути з тими, у яких право на відпустку настає в поточному календарному році, але в графіку їх немає, оскільки прийняті вони після 17 грудня 2008 [5]?

Як правило, відпустки за перший рік роботи таким співробітникам надаються на підставі їх особистих заяв. Однак (хоча про це в Трудовому кодексі безпосередньо і не йдеться) доцільніше було б включати їх в графік відпусток. По-перше, тому, що все ж дату відпустки повинен визначати роботодавець з урахуванням виробничих і фінансових можливостей компанії, а не працівник [6]. По-друге, такий порядок надання відпусток зручний для їх обліку. По-третє, включення відпусток в графік виключає можливість конфліктних ситуацій з приводу термінів їх надання.

приклад

У зв'язку з відкриттям нового виробництва з виготовлення підлогових покриттів в ЗАТ «Спектр» в січні 2009 року було прийнято на роботу 50 співробітників. Оскільки право на використання відпустки, згідно зі статтею 122 Трудового кодексу, у них виникає в поточному році (після закінчення шести місяців роботи в даній організації), інспектор по кадрам підготувала наказ про включення їх в графік відпусток на 2009 рік (зразок див. на стор. 23), розподіливши відпустки по місяцях (починаючи з липня 2009 року) таким чином, щоб не був порушений виробничий процес. При визначенні черговості враховувалися побажання нових співробітників і думка виборного органу первинної профспілкової організації.

Співробітників, прийнятих на роботу з липня по грудень, включати в графік відпусток поточного року не потрібно. Так як право на відпустку у них виникне тільки в наступному календарному році, що буде враховано в графіку на наступний рік. У разі, якщо співробітник відпрацював у даного роботодавця менш шести місяців, щорічна оплачувана відпустка йому може бути надано за згодою сторін (ст. 122 ТК РФ).

Визначаємо тривалість відпустки

Як ми вже сказали вище, відпустку за перший рік роботи може бути наданий після закінчення шести місяців безперервної роботи. Але якої тривалості? Багато роботодавців вважають, що на повну відпустку (28 календарних днів) знову прийняті співробітники не мають права, тому що ще не заробили. Однак слід зазначити, що Трудовий кодекс не передбачає надання відпусток пропорційно відпрацьованому часу. Тому відпустка надається або повністю, або частинами, за умови, що сторони (працівник і роботодавець) дійдуть згоди не тільки з приводу його поділу, а й за тривалістю кожної з його частин. Одна з частин повинна бути при цьому не менше 14 календарних днів (ч. Перша ст. 125 ТК РФ).

приклад

Співробітник звернувся з письмовою заявою про надання йому частини відпустки на 5 календарних днів (з понеділка по п'ятницю). Роботодавець готовий надати йому частину відпустки, але тривалістю 7 календарних днів (з урахуванням вихідних). Поділу відпустки в такому випадку не відбувається, так як угода не досягнуто. Роботодавець правомірно поставив на заяві резолюцію «Відмовити».

Ініціатива на поділ відпустки може виходити не тільки від працівника, а й від роботодавця.

приклад

Іванов М. прийнятий в ЗАТ «Сфера» с 2 березня 2009 року. Право на використання щорічної оплачуваної відпустки тривалістю 28 календарних днів у нього виникає с 2 вересня 2009 року. Керівник компанії запропонував співробітникові розділити відпустку на частини (зразок див. На стор. 25). Співробітник погодився.

Визначаємо розрахунковий період

При наданні відпустки співробітнику, який не відпрацював в компанії одного року, виникає питання: як визначити йому період для розрахунку відпускних. Адже згідно із законом (ст. 114 ТК РФ) відпускні виплачуються виходячи із середнього заробітку. А розрахунок середнього заробітку, відповідно до статті 139 Трудового кодексу, провадиться виходячи з фактично нарахованої працівникові заробітної плати і фактично відпрацьованого ним часу за 12 календарних місяців, що передують періоду збереження заробітної плати. Звертаємо вашу увагу, що згідно з пунктом 10 Положення про особливості порядку обчислення середнього заробітку [7] розрахунковим в такому випадку буде період роботи цього працівника в організації.

приклад

У ЗАТ «Альфа» Ковальчук С. був прийнятий на посаду програміста з 11 січня 2009 року з окладом 20 000 руб. Право на використання відпустки тривалістю 28 календарних днів у нього виникло з 11 липня 2009 року. 3 серпня 2009 року співробітник звернувся із заявою надати йому частину відпустки тривалістю 14 календарних днів. Роботодавець погодився. У той же день був виданий наказ про надання відпустки за уніфікованою формою № Т-6, на підставі якого бухгалтер розрахувала відпускні.

Розрахунковим в даному випадку буде період з 11 січня 2009 року по 31 липня 2009 року. Зазначений період Ковальчук відпрацював повністю. Його дохід склав 140 000 руб. (20 000 руб. X 7 міс.) За січень оклад нараховано повністю, так як з 1 по 10 січня 2009 року - вихідні і неробочі святкові дні.

Кількість календарних днів, яке необхідно прийняти до уваги: 196,31 дн. (6 міс. X 29,4 дн. + (29,4 дн.: 31 дн. X 21 дн.), Де 21 день - це кількість календарних днів у січні 2009 року, що припадає на відпрацьоване співробітником час).

В результаті, середній денний заробіток склав 713,15 руб. (140 000 руб.: 196,31 дн.).

Таким чином, відпускні склали 9984,10 руб. (713,15 руб. X 14 дн.).

У наступному номері ми поговоримо про обчислення стажу для чергової відпустки. Розповімо, як впливає на нього відпустка за власний рахунок . У яких випадках і на скільки днів відбувається зміщення робочого року. Яким чином слід відобразити це в кадрових документах .

[1] Про графік відпусток ми розповідали в № 12, 2008 (читайте на www.kdelo.ru ).

[2] Наказ про надання відпустки повинен бути виданий заздалегідь, щоб бухгалтерія могла нарахувати по ньому і виплатити відпускні не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 136 ТК РФ).

[3] Зразок повідомлення см. В № 7 2009.

[4] Посадовцю загрожує штраф на суму від 1000 до 5000 руб., Юридичних осіб - від 30 000 до 50 000 руб.

[5] Відповідно до ст. 123 ТК РФ графік відпусток затверджується не пізніш як за два тижні до настання календарного року (т. Е. Не пізніше 17 грудня).

[6] За винятком тих категорій працівників, яким відпустку (у випадках, передбачених Трудовим кодексом та іншими федеральними законами) надається у зручний для них час (наприклад, неповнолітнім, чорнобильцям).

[7] Затверджено постановою Уряду РФ від 24 грудня 2007 р № 922.