Відрядження за кордон - оформлення, добові 2019, розрахунок

1. Що на це говорить закон?
2. Які нормативні документи використовуються?
3. Кого можна направити?
4. особливості оформлення
5. Покрокова інструкція
6. З чого почати?
7. етапи
8. тривалість поїздки
9. документи
10. Процедури при від'їзді
11. підтвердження
12. Оплачуємо і відшкодовуємо витрати
13. Який курс враховувати при розрахунку?
14. Розмір добових в 2019
15. Витрати з виготовлення закордонного паспорта та оформлення візи
16. норми проживання
17. Порядок видачі авансу
18. компенсація проїзду
19. Поїздка на службовому автомобілі
20. Оренда (прокат) автомобіля
21. Використання платіжних карт
22. Бухоблік і проводки
23. оподаткування
24. Нюанси для бюджетників
25. Порядок оформлення для держслужбовців
26. Як оплатити відрядження директора бюджетної установи?

По ходу здійснення своєї діяльності підприємства і організації час від часу відправляють своїх працівників за межі міста, а також і за кордон, для вирішення певних питань.

Цілі поїздок різні: обмін досвідом, підписання договорів поставок з контрагентами, узгодження заходів для взаємного співробітництва і безліч інших завдань.

Що на це говорить закон?

Стаття 166 Трудового кодексу такі робочі поїздки визначає як службові відрядження.

Трудовий кодекс РФ

Їх терміни і цілі встановлюються наказами з підписом директора.

І хоча виконання виробничого завдання відбувається за межами території організації, а часом і за межами країни, законодавство гарантує, що:

• за працівником буде збережено його місце роботи і середньомісячна зарплата, а також оплата періоду хвороби (ст.167 ТК РФ);
• якщо діяльність працівника згідно трудовим договором має роз'їзний характер, то поїздки за межі розташування офісу не вважаються відрядженнями (Постанова №749).

Постанова Уряду РФ від 13.10.2008 N 749

Які нормативні документи використовуються?

• Умови та процедура відправки співробітників в закордонні відрядження регламентуються Трудовим і Податковим кодексами країни, Федеральним законом «Про валютне регулювання ...» від 10.12.13 №173-ФЗ.
• Положення, що розкриває порядок відрядження, затверджено постановою Уряду РФ від 13.10.08 №749.
• Принцип відшкодування витрат і їх розміри визначаються місцевими локальними документами ( колективним договором , Трудовою угодою, кошторисами та ін.).

У світі досить часто відбуваються зміни у взаєминах між країнами. Тому важливо буде відстежувати зміни і поправки до чинних нормативних документів з тим, щоб правильно оформляти документи.

Так, в результаті досягнутих угод з деякими державами - учасниками СНД про безвізовий перетин кордонів, постановою Уряду РФ від 29.12.14 №1595 внесені деякі зміни до чинного документ №749 (про нюанси при оформленні поїздок в країни СНД буде розглянуто нижче).

Кого можна направити?

До прийняття рішення про відправку у відрядження того чи іншого працівника слід врахувати деякі положення Трудового кодексу.

Треба знати, що не дозволяється направляти у службові поїздки наступні категорії:

• жінок, що мають вагітність;
• інвалідів з обмеженням або забороною на діяльність роз'їзного характеру;
• неповнолітніх (крім осіб творчих спеціальностей на час проведення зйомок);
• співробітників під час учнівського відпустки (За винятком випадку, коли поїздка пов'язана з навчанням).

Деякі категорії працівників можливо відправити у відрядження з їхньої письмової на те згоди:

• жінки з дітьми 3-річного і молодше віку;
• самотні батьки;
• самотні батьки, які виховують дітей п'ятирічного і молодше віку;
• співробітники, які мають на утриманні дітей-інвалідів;
• опікуни або піклувальники неповнолітніх;
• працівники, зобов'язані згідно з медичним висновком доглядати за членом сім'ї під час його хвороби.

особливості оформлення

Документальне оформлення відряджень, як по російській території, так і по зарубіжній, приблизно однакове.

В обох випадках обов'язково видається наказ. Працівника, якого відряджають необхідно з ним ознайомити, про що у відповідному рядку наказу (розпорядження) проставляється особистий підпис.

Виданню розпорядження може передувати виробниче завдання або запрошення до участі в конференції, виставці і т.п.

Тут не зайве вказати, що оформлення одноденних відряджень аналогічно багатоденним.

Тобто також видається розпорядчий документ, поїздка фіксується в табелі обліку робочого часу і в журналі відповідною відміткою (06 або «К»).

Покрокова інструкція

Послідовність напрямки відрядженого співробітника в робочу поїздку наступна:

• доповідь керівнику про необхідність направлення конкретного працівника у відрядження за кордон;
• видання наказу з зазначенням мети, завдань і термінів відрядження;
• видача посвідчення про відрядження (для поїздки в країну СНД);
• ознайомлення співробітника з розпорядженням керівництва;
• розрахунок майбутніх витрат з урахуванням курсу валют і авансові виплати.

Важливо: інформація про можливі відрядженнях повинна міститися в умовах укладається трудової угоди . При відсутності таких працівник може на законних підставах відмовитися від поїздок.

З чого почати?

Для початку варто уважно вивчити запрошення іноземної компанії і фінансові умови. Іноді приймаюча сторона бере на себе деякі витрати, наприклад, по проживанню.

Також необхідно з'ясувати, чи є у командируемого співробітника закордонний паспорт. У разі відсутності такого потрібно врахувати витрати на його оформлення.

етапи

По курсу країни, в яку належить відправитися співробітнику, проводиться розрахунок всіх майбутніх витрат і підготовки документів.

Поетапно весь процес можна вибудувати таким чином:

• оформлення візи (при необхідності);
• бронювання готельного номера;
• підготовка необхідних документів;
• визначення суми авансу в залежності від майбутніх витрат і добових;
• розрахунок середньої зарплати за дні відрядження;
• оплата ПДФО і внесків до відповідних позабюджетних фондів.

тривалість поїздки

З 2019 року зняті обмеження по тривалості відряджень. Тривалість службової поїздки позначається в наказі. У багатьох організаціях розробляються місцеві положення про відрядження.

Тривалі за часом службові поїздки повинні супроводжуватися документами.

Їх обґрунтуванням може служити:

• економічна доцільність;
• документальне підтвердження перевищення отриманого доходу над проведеними витратами.

Не забувайте, що в разі перевищення співробітником загального терміну закордонних відряджень в кількості 183 дня протягом 12 місяців наступних поспіль ставка ПДФО становить 30% замість 13%.

документи

Вся первинна організація, пов'язана з перебуванням співробітника за кордоном, після повернення має бути додана до авансового звіту , Термін здачі якого становить три робочих дні після прибуття.

Для документів на іноземній мові потрібно порядковий переклад.

Перекладачем може виступити спеціалізоване агентство або будь-яка особа, яка має відповідну кваліфікацію (додається копія диплома, атестата і т.п.).

Процедури при від'їзді

Виїзд і в'їзд на територію країни супроводжується позначками митної служби про перетин кордону.

Тому для обґрунтування добових необхідно зробити копії сторінок закордонного паспорта з штампами митниці.

Звіт по службовій поїздці в країну СНД потребує докладання проїзних квитків.

підтвердження

Про фактично здійснених витратах можуть свідчити різні документи - це чеки, багажні квитанції, квитки тощо

Іноді працівники відправляються в службові поїздки на власному автотранспорті, що не заборонено законом. У таких випадках документами, що підтверджують проїзні витрати, можуть служити квитанції з АЗС, чеки тощо

Оплачуємо і відшкодовуємо витрати

Бухгалтерія підприємства приймає оформлений відповідним чином авансовий звіт і відшкодовує здійснені витрати за вирахуванням отриманого раніше авансу.

Крім транспортних, сплачуються також і витрати по проживанню . Порядок оформлення бронювання і найму житла звичайно домовляються в локальному документі.

Часом буває дорого бронювати номер у готелі. У таких випадках вигідніше орендувати житло. Тоді при звіті потрібно докласти договір оренди житла.

Який курс враховувати при розрахунку?

Мінфін РФ своїм листом від 17.07.15 дає роз'яснення про доцільність оплати проживання та добових шляхом використання банківських карт. Постановою Уряду РФ за №749 визначено, що порядок відшкодування визначається колективним договором.

Тому можлива видача іноземної валюти під звіт при дотриманні вимог законодавства про валютне регулювання.

Курс обміну валюти, офіційно встановлений банком, визначається на день списання грошових коштів.

як оформити звільнення перекладом ? Інформація - в нашій статті.

Як анулювати запис в трудову книжку? Читайте тут .

Які питання на поліграфі при прийомі на роботу задають роботодавці? Дізнайтеся тут .

Розмір добових в 2019

Розрахунок добових при здійсненні відрядження за кордон виробляють враховуючи кількість днів проїзду по російській території і з моменту перетину кордону згідно з відмітками митниці.

Нормативи добових, не оподатковуваних податком, встановлені ст.217 НК РФ і становлять для російської території 700 рублів / добу і для зарубіжної - 2500 рублів.

Локальними документами можуть бути затверджені підвищені норми добових, але тоді з різниці утримується ПДФО.

Приклад бухгалтерських операцій з добовими відображений в наступній таблиці:

Умова: час, проведений за кордоном, з урахуванням перельоту Москва - Прага = 3 дня Видано під звіт працівникові з розрахунку 3500 р / сут. згідно колл.договору 10500 Дт 71 - Кт 50-1 Відображено в авансовому звіті 10500 Дт 20 - Кт 71 Утримано ПДФО з наднормативної суми ((3500-2500) * 13% * 3 діб.) 390 Дт 70 - Кт 68

Страхові внески не сплачуються, так як розмір добових обговорений внутрішнім актом організації.

Часом для здійснення закордонної поїздки буває досить одного дня. Тоді добові приймаються в половинному розмірі.

Відповідно, і норматив буде становить 1250 р. / Сут. (2500 р. * 50%).

Витрати з виготовлення закордонного паспорта та оформлення візи

В ході підготовки документів для відрядження може з'ясуватися ту обставину, що у працівника немає закордонного паспорта.

До органів ВВіР для його виготовлення звертається сам співробітник. Оплату держмита відшкодовує бухгалтерія після пред'явлення квитанції і копії готового паспорта.

Оформити візу можна самостійно або за допомогою спеціалізованої компанії.

Витрати з виготовлення закордонного паспорта, оформлення візи та можливих кур'єрських послуг можна віднести на відрядження, якщо такі пункти внесені в локальний документ про відрядження.

норми проживання

Законодавчі документи, що визначають норми перебування (проживання) за кордоном, втратили свою силу.

З 2019 року діють лише нормативи добових для оподаткування.

Загальна тривалість перебування в поїздці, умови розміщення та відшкодування витрат на відрядження обумовлюються внутрішніми документами компанії.

Порядок видачі авансу

Перед від'їздом командируемого співробітника для визначення майбутніх витрат складається кошторис.

Її статті, як правило, такі:

• проїзд до місця відрядження і назад;
• проживання;
• добові;
• оформлення медичної страховки;
• перевезення багажу вагою до 30 кг;
• телефонні переговори;
• отримання візи і закордонного паспорта;
• витрати при обміні валюти.

Кошторис прикладається до видаткового ордеру. Щоб уникнути труднощів з обміном, аванс командируемому краще видавати в валюті країни прямування.

компенсація проїзду

По закінченню службової поїздки працівником складається звіт з наданням всієї первинки - квитки, посадочні талони, багажні квитанції, платіжні документи за консульські і аеродромні збори.

Якщо купувався електронний квиток, то для отримання компенсаційних виплат надається його роздруківка і талон при посадці.

Поїздка на службовому автомобілі

Використання в поїздці особистого або службового транспорту можливо, якщо на є письмовий дозвіл керівництва.

Для отримання виплат компенсуючого характеру співробітник надає шляховий лист, оплачені рахунки, касові чеки, квитанції.

Необхідно також надати копію техпаспорта автомобіля і довіреності у разі керування не особистим, а службовим автомобілем.

Оренда (прокат) автомобіля

Зараз стало популярним використання в службових роз'їздах такої послуги, як прокат автотранспорту.

Це, часом, економічніше поїздок на таксі і дозволяє більш оперативно вирішувати поставлені завдання. Для оформлення потрібно звернутися в компанію орендодавця з пред'явленням закордонного паспорта і водійських прав.

До звіту про транспортні витрати в такому разі додаються такі документи:

• договір оренди (прокату) автомобіля;
• акт про повернення автотранспорту;
• чеки та рахунки про оплату послуг компанії.

Використання платіжних карт

Дуже зручно і для відряджених і для бухгалтерії використання під час службової поїздки корпоративних і особистих банківських карт. Адже тоді відряджений може здійснити оплату проїзних і витрат з проживання безготівковим шляхом, а також при необхідності зняття готівки скористатися банкоматом.

Бухгалтер приймає до обліку такі фактичні витрати:

• оплата витрат за курсом ЦБ на день затвердження авансового звіту;
• витрата на конвертацію, підтверджений банківською випискою.

приклад:

Відрядження співробітника в Берлін на три дні з 1 лютого 2019 року. Локальним документом організації передбачений норматив добових для поїздок до Німеччини в розмірі 60 Євро за добу. 1.02.16 було вироблено зняття готівкою добових витрат в розмірі 180 Євро (по банківській виписці списано 15620 рублів). 3.02.16 оплачений готельний номер в сумі 520 Євро (списано 46790 рублів). Авансовий звіт співробітника затверджений 05.02.16 р з урахуванням оплати вартості проїзних роботодавцем.

Витрати за результатами поїздки відображені у наступній таблиці:

ВитратиКурс ЄВРО на дату затвердження звітуСума в ЄВРОСума в рублях

Добові за 3 дні 84,8104 180 15265,78 Витрата на конвертацію 354,22 (15620 - 15265,78) Проживання в готелі 84,8104 520 44101,41 Витрата на конвертацію 2688,59 (46790 - 44101,41)

Розраховуючись банківською картою не забувайте про необхідність зберігати квитанції!

Бухоблік і проводки

Витрати по відрядженню враховуються за основним видом діяльності.

Проводка виглядає так: Дт 20 (26, 44 ...) Кт 71 ( «підзвітні особи»).

Переклад в російські рублі здійснюється на момент видачі валюти.

Якщо продовжити приклад з відрядженням до Берліна (Німеччина) і припустити, що співробітнику 29.01.16 р було видано готівкою 100 Євро для непередбачених витрат, отримані з банку 27.01.16 р, то проводки будуть наступними:

• 27.01.16: Дт 50 субрахунок «Валютна каса»  Кт 52 «Валютні рахунки» (отримана валюта з банку в касу)  8888,58 руб. (За курсом 88,8858 руб. / Євро);
• 29.01.16: Дт 71 - Кт 50 (видані співробітнику з каси на відрядження)  8413,70 руб. (За курсом 84,1370 руб. / Євро);
• 29.01.16: Дт 50 - Кт 91-1 (нарахована курсова різниця)  474,88 руб. (8888,58 - 8413,58).

Якби за підсумками поїздки утворився перевитрата, то його слід було б відобразити в проводці Дт 71 - Кт 50 (працівнику видано перевитрата).

Якщо ж валютні кошти були недовикористані і повернуті співробітником, то проводка така: Дт 50 - Кт 71 (в касу повернуто залишок невикористаних коштів).

оподаткування

Щодо витрат на відрядження за кордон, обкладаються податками та внесками, можна дізнатися з нижченаведеної таблиці:

ВитратиПодаток на прибутокПДФОСтрахові внески

Добові Враховуються у витратах в розмірі відповідно до локального документу Не обкладаються що не перевищують 2500 руб. за кожен день відрядження за кордон Чи не нараховуються Проживання (включаючи бронювання) Враховуються у витратах, якщо їх вартість не виділена окремим рядком у рахунку Не обкладається в розмірі відповідно до локального акту при документальному підтвердженні. Не обкладається в межах 2500 руб. на добу, якщо немає документального підтвердження) Чи не нараховуються Доп.услугі, що надаються готелями Враховуються у витратах, якщо їх вартість не виділена окремим рядком Не обкладаються в частині розмірів, встановлених локальним актом і в межах 2500 р. якщо немає документів. Чи не нараховуються Проїзд Враховуються фактичні витрати при наявності документів Не обкладаються в разі документального підтвердження не нараховуються Доп.услугі (сервісні збори, користування постільною білизною Враховуються в повному обсязі в інших витратах Не обкладаються не нараховуються Плата за користування VIP-залом аеропорту Враховується у складі інших витрат , якщо передбачено локальним документом обкладається нараховуються Оплата таксі Враховується в інших витратах при наявності економічного обгрунтування і підтвердження документами Чи не про Благаю нараховуються мед.страховка Враховуються в інших витратах, коли наявність страхового поліса є умовою в'їзду Не обкладається нараховуються Консульські і аеродромні збори Враховуються в розмірі фактичних витрат Не обкладаються Чи не нараховуються Збори за право в'їзду або транзиту автотранспорту Враховуються в розмірі фактичних витрат Не обкладаються нараховуються

Нюанси для бюджетників

Відправляючи працівників бюджетної сфери у відрядження за кордон, слід вивчити постанову Уряду РФ від 26.12.05 №812, де зазначено, що норми добових і проживання визначаються Мінфіном РФ за погодженням з Міністерством закордонних справ.

Враховуються також витрати приймаючої сторони.

Так, якщо приймаюча сторона зобов'язується забезпечити відрядженого валютою для використання в особистих цілях, то сторона, яка відряджає добові не видає. Якщо ж іноземна держава не виплачує інвалюту, але зате оплачує харчування, то добові видаються в розмірі 30% від нормативів.

Проживання приймається в розрахунок за ціною одномісного номера в готелі середнього розряду.

Постанова Уряду РФ від 26 грудня 2005 р N 812

Порядок оформлення для держслужбовців

Указом Президента РФ від 18.07.05 за №813 затверджено порядок і умови перебування в закордонному відрядженні державних службовців.

Принципових відмінностей в оформленні поїздки бюджетників від звичайних відряджень немає. Але після повернення держслужбовець крім авансового становить також і звіт про виконання службового доручення .

Відмінність полягає лише у відшкодуванні проїзних витрат за нормами, затвердженими відповідно до займаної посади (транспортом 1 категорії комфортності, бізнес або економ-класу).

Указ Президента РФ від 18 липня 2005 р N 813

Як оплатити відрядження директора бюджетної установи?

При компенсації витрат на відрядження керівника бюджетної установи застосовуються норми для проїзду транспортом підвищеної комфортності, а для проживання - вартість двомісного номера в готелі.

Порядок відшкодування і розміри компенсації витрат на відрядження працівників і керівників держорганів викладені в постанові Уряду РФ від 02.10.02 за №729.

В кінці можна відзначити, що хоча законодавством трохи спростився процес оформлення службових поїздок в частині необов'язковості наявності посвідчення про відрядження, деякі формальності для виключення зауважень перевіряючих треба дотримати.

Тобто не потрібно забувати про письмову згоду на відрядження, повідомлень про відмову, а також про дотримання термінів зберігання документів.