Вимоги до вирівнювання залишків в системі ЕГАИС в 2018 році

У 2018 році внесені чергові зміни у веденні документообігу по реалізації міцного алкоголю - це помарочний облік. Дане нововведення, як коментують в ФСРАР, необхідно для забезпечення відстеження руху кожної одиниці маркірується алкогольної продукції від виробника до кінцевого споживача.

Впровадження версії ЕГАИС 3.0. буде відбуватися поетапно. Остаточний перехід на новий формат відбудеться 1 липня 2018 року, але, починаючи з 15 січня 2018 року, діє перехідний період в роботі з новою версією.

Вирівнювання залишків в ЕГАИС в 2018 році

Отже, з 15 січня 2018 року обов'язковим стає списання алкогольної продукції в ЕГАИС із зазначенням марки кожної реалізованої пляшки. Дана вимога діє, як щодо алкогольних магазинів, так і підприємств громадського харчування, де реалізується міцний алкоголь.

Згідно з офіційною заявою ФСРАР, в системі ЕГАИС введена додаткова перевірка при фіксації актів списання з обох регістрів (Регістр №1, Регістр №2), що передбачає обов'язкове зазначення даних по штрих-кодами з ФСМ / АМ, якими маркована реалізована продукція. Механізм списання немаркіруемой продукції (пиво, пивні напої, сидр, Пуаре, медовуха) залишається без змін.

Що це означає?

Це означає, що з 15 січня 2018 неможливо буде відправити в ЕГАИС дані про витрату акцизного алкоголю без вказівки акцизних марок. Все списання будуть здійснюватися з використанням 2D сканера для сканування штрих-кодів. При цьому облік продукції в розрізі Регістру №1 і Регістра№2 до 1 липня 2018 року залишиться колишнім.

Для чого потрібно вирівнювати залишки і як це робити в зв'язку з нововведеннями?

До 1 липня 2018 року ЕГАИС працює у версії 2.0 і в системі діють два регістра:

Регістр №1 фіксує залишки алкогольної продукції на складі.

Регістр №2 фіксує залишки алкогольної продукції в торговому залі. Звірка залишків передбачає встановлення балансу на двох регістрах і їх кількісне відповідність з системою ЕГАИС.

Списання залишків проводиться в разі:

1. Реалізації продукції зі складу чи прилавка магазину.

2. Вирівнювання залишків в системі ЕГАИС, якщо є розбіжності з магазином. Якщо в ЕГАИС кількість продукції більше щодо магазину, то потрібно зробити «Акт списання», якщо менше - «Акт постановки на баланс».

Причини можливих розбіжностей даних з системою ЕГАИС

Наприклад, якщо в магазині продали алкоголь і зробили це поза касою, або при передачі даних в ЕГАИС стався збій в роботі інтернету, електрики та ін.

Що робити в цих випадках?

Можливо два варіанти: або внесення коригувальних даних вручну або автоматичне формування списань і постановка на баланс. Як це буде реалізовуватися, буде залежати від функціональності програмного забезпечення (ПО).

Програмні продукти, що підтримують роботу з ЕГАИС можна умовно розділити на дві групи:

1. З мінімально необхідним функціоналом. Сюди входить формування будь-яких документів в ЕГАИС: приймання товарно-транспортних накладних (ТТН), повернення ТТН, списання продукції, переміщення продукції, запит залишків в ЕГАИС. Формування додаткових документів і ведення обліку відбувається вручну.

2. З розгорнутим функціоналом. Додатково включає автоматизацію виробничих процесів, зокрема, вирівнювання залишків.

Розгорнутий функціонал з автоматичним вирівнюванням залишків і роботою з накладними реалізований тільки у чотирьох розробників, в тому числі, і в LiteBox (Лайтбокс). Це означає, що процес вирівнювання залишків в Регістрі №1 або Реєстрі №2 ведуться автоматично.

Розглянемо на наочному прикладі, як це реалізовано в програмі Лайтбокс:

Товар з товарно-транспортної накладної (ТТН) надходить на склад магазину. Надалі, при продажу цього товару його потрібно перемістити c першого регістра на другий регістр. Якщо в програмі це не автоматизовано, то переміщення залишків перетвориться в дуже трудомісткий процес.

У Лайтбокс переміщення залишків можливі в двох варіантах:

• ведення обліку в другому регістрі - тоді автоматично, при надходженні товару на склад, він буде переміщатися з Регістру №1 на Регістр №2 в обліковій системі Лайтбокс і в ЕГАИС.

• ведення обліку в першому регістрі передбачає роботу за такою схемою: залишки зберігаються на першому регістрі, і переміщення проданого товару з другого регістра проводиться при закритті зміни каси і одночасно цей документ відправляється в ЕГАИС.

Кожен підприємець вибирає зручну для нього схему роботи. На практиці, якщо обсяги поставок великі і є потреба в поверненні товару постачальнику (це можна зробити тільки з першого регістра), вибирається друга схема, де за фактом продажу продукції формуються документи переміщення.

Вирівнювання залишків в ручному і автоматичному режимі

Автоматична функція вирівнювання залишків в програмі Лайтбокс виглядає таким чином:

При продажу товару, відбувається списання продукції «по причині реалізації», документ автоматично відправляється і підтверджується в ЕГАИС. Потім кількісні показники з ЕГАИС автоматично вставляються в документ інвентаризації в програмі Лайтбокс, для цього в документі є дві колонки:

При виявленні надлишок продукції автоматично формується «акт списання», при недостачі формується «постановка на баланс».

Якщо вирівнювання залишків робити вручну

Для звірки залишків і приведення обліку в порядок потрібно:

1. Провести інвентаризацію магазину.

2. Зробити запит залишків зі складу та торгового залу в ЕГАИС.

3. Якщо в системі ЕГАИС кількість більше щодо магазину, то потрібно вручну сформувати «Акт списання», якщо менше - «Акт постановки на баланс».

Таким чином, ручне ведення операцій ускладнює процес ведення обліку. Є сенс розглянути альтернативні рішення і спростити процес, використовуючи програмне забезпечення для роботи з ЕГАИС з функціональними можливостями для автоматизації операцій.

Готуємося до ЕГАИС 3.0 .: що очікувати від помарочного обліку?

З 15 січня 2018 року роздрібна продаж алкоголю здійснюється з обов'язковим зазначенням марки при списанні. Якщо продавець продав, але не просканував штрих-коду товару, то списання в ЕГАИС провести не вийде.

До введення обліку за марками, при реалізації продукції і списання досить було в акт списання внести товар і вибрати причину списання - «реалізація». Зараз це вже не працює, і при списанні потрібно вказувати «інші причини». Якщо подібного роду списання на підприємстві будуть не поодинокими випадками, то це може спричинити питання з боку ФСРАР і стати причиною застосування штрафних санкцій.

З 1 липня 2018 року за реалізації міцного алкоголю помарочний облік вестиметься, як при списанні продукції, так і при прийомі. З метою забезпечення поштучного обліку вводяться нові формати документів версії «3» і створюється додатковий поштучний Регістр № 3, який ведеться окремо для кожного товару. Згодом для міцного алкоголю Регістр №2 не використовуватиметься.

Підведемо підсумки

Для підприємств алкогольного рітейлу актуальними стають питання, що стосуються списання / оприбуткування зайвого / відсутнього алкоголю. Списання без акцизних марок змінюватиметься, також як і прихід алкоголю буде здійснюватися тільки помарочно. Дані обмеження тягнуть наслідки у вигляді неможливості коригування в ситуації неврахованої продукції. Для усунення подібних ризиків важливо звернути увагу на правильну організацію обліку підприємства, включаючи впровадження програмного забезпечення.

Як відзначають в Росалкогольрегулірованіі, нові правила функціонування ЕГАИС в 2018 році в цілому повинні стати більш зручними для учасників алкогольного ринку. Завдяки автоматизації обліку і повного його перекладу в електронну форму більше не буде необхідності в деклараціях та інших супровідних документах.

При цьому перехід на ЕГАИС 3.0. планується поступовий - протягом першого півріччя 2018 року. Залишки алкогольної продукції, які не пройшли маркування і отриману від інших учасників ринку без вказівки нових цифрових ідентифікаторів, можуть враховуватися в системі за раніше встановленою схемою до її повної реалізації в організації - без поштучного обліку. Проте, щодо такої продукції буде введений термін її реалізації і виведення з обороту. Термін буде визначений після 01.07.2018, виходячи з що є над ринком залишків.