Виписка з штатного розкладу: термін дії, зразок, як виглядає

1. Загальні відомості про виписку зі штатного розпису
2. нормативне регулювання
3. Зовнішній вигляд
4. порядок отримання
5. Важлива інформація

Штатний розклад - внутрішній акт компанії, що підтверджує розподіл обов'язків між співробітниками, кадрову структуру, тарифну сітку. Його часто вимагають контролюючі організації в ході перевірок, працівники в разі трудових спорів. Якщо недоцільно надавати копію цілого документа (наприклад, через небезпеку розголошення комерційної або особистої таємниці), готують виписку з штатного розкладу.

Загальні відомості про виписку зі штатного розпису

призначення

Виписка з штатного розкладу - точне відтворення частини документа, інформацію з якої необхідно донести до відома заінтересованої особи. Вона може знадобитися:

• стороннім організаціям, наприклад ПФР, податкової інспекції або ГІТ;
• для проведення тендерів, торгів, при вступі компанії в СРО;
• для розсилки ШР в філії та представництва;
• працівникам для надання до суду, ГИТ, профспілка при відстоюванні своїх прав. Виписка часто потрібно для підтвердження трудового стажу при отриманні соціальних пільг або іпотеки.

нормативне регулювання

Окремих актів, що регулюють оформлення виписки з ШР, не існує. При її підготовці слід керуватися загальними нормами, передбаченими для ведення документів первинного обліку в компанії, наприклад:

• Постановою Держкомстату Росії № 1 від 05.01.2004 р, в якому наведено відомості щодо формування штатного розкладу, рекомендований бланк № Т-3;
• ГОСТами Р 6.30-2003, Р 7.08-2013, що включають загальне поняття «виписка з документа», стандарти її складання, оформлення, засвідчення;
• локальними інструкціями з діловодства.

Виписка дійсна 1 рік (як і в оригіналі). В архіві такі документи зберігаються 5 років.

Зовнішній вигляд

А як же виглядає виписка з штатного розкладу? Виписки часто роблять на фірмовому бланку.

У рекомендованою формою № Т-3 досить виправити табличну частину, видаливши непотрібні рядки, і роздрукувати отриманий документ. Іноді готують фото- або ксерокопію, яку запевняють в обов'язковому порядку, або електронну версію з цифровим підписом.

Далі дізнаємося, як оформити виписку з штатного розкладу зі зразками заповнення.

порядок отримання

Виписка надається за запитом сторонньої організації або письмовою заявою співробітника на ім'я безпосереднього керівника або в кадровий відділ. Ст. 62 ТК РФ говорить: відповідальна особа зобов'язана протягом 3 робочих днів підготувати, запевнити і передати необхідний документ. У журналі обліку робиться запис про запит і видачу виписки. Виписки містять відомості по одній або декільком штатним одиницям.

При її складанні необхідно враховувати положення ст. 88 ТК РФ, яка захищає особисті дані співробітників. Так, виписка для працівника може стосуватися тільки його посади.

Як скласти виписку?

• «Шапка» складається з назви підприємства та його організаційно-правової форми, кодів ОКУД (0301017) та ОКПО .
• Трохи нижче з лівого боку пишуть найменування документа ( «Виписка з штатного розкладу») з реєстраційним номером, датою прийняття і періодом дії оригіналу.
• У правій частині вказують реквізити внутрішнього акту, згідно з яким затверджено ШР, і сумарна кількість одиниць в штаті.

Далі йде таблиця - точно відтворена копія тієї частини розкладу, яка містить потрібну інформацію:

Стовпець Заповнення 1,2 назва відділу (структурного підрозділу) з кодом 3 посаду, розряд, кваліфікація 4 кількість діючих штатних одиниць, включаючи відкриті вакансії і посади за сумісництвом 5 оклад 6-8 премії, додаткові виплати і інше матеріальне стимулювання працівників 9 загальна сума в місяць, яка витрачається на винагороду співробітника 10 примітки

В кінці виконавець вносить свої посаду і ПІБ з розшифровкою, розписується. Стандартно виписку становить HR-фахівець (керівник кадрового відділу), бухгалтер завіряє правильність фінансової інформації. Підпис того, хто затвердив штатний розклад, не потрібно.

Зразок нижче покаже, як зробити виписку з штатного розкладу, бланк форми Т-3 можна скачати тут .

Приклад-зразок виписки з штатного розкладу співробітників

Засвідчення необхідно при наданні документа в сторонню організацію. Укладач пише «Копія вірна», свою посаду, ПІБ, розшифровку, проставляє розпис і «мокрий» відбиток печатки. Нижче обов'язково вказує, де зберігається оригінал. Чи потрібно завіряти виписки, призначені для внутрішнього використання, визначається зазвичай локальними інструкціями підприємства.

Тепер ви знаєте, як зробити виписку з штатного розкладу, розглянемо і важливі нюанси, пов'язані з цим.

Важлива інформація

Що необхідно мати на увазі при підготовці виписок з ШР:

• штатний розклад без окладів, як і виписки з нього, не мають юридичної сили, так як суперечать Постановою Держкомстату № 1. Тарифна сітка повинна бути вказана в графі № 5;
• штатний розклад не прив'язане до конкретних працівникам. Навіть при складанні виписки, призначеної співробітнику, його прізвище вказувати не потрібно;
• філії і представництва самі готують виписки з ШР, якщо такі повноваження закріплені за ними за дорученням або в статуті . В іншому випадку документи запитують в головному офісі.

Виписка з штатного розкладу повинна повністю відповідати оригіналу в скопійованої частини. Помилки, виправлення призведуть до недійсності документа.

• За складання завідомо підробленої паперу посадовцю загрожує як мінімум штраф за ст. 5.39 КоАП РФ.
• Та ж відповідальність передбачена за відмову у видачі виписки. При цьому роботодавець не має права «продавати» або виставляти будь-які умови її отримання: копії документів, що стосуються трудових відносин на підприємстві, будь-яка зацікавлена ​​особа може отримати безоплатно.

Дане відео розповість про складання штатного розкладу в 1С: